Автоматизация отдела продаж дистрибьютора электронных сигарет HQD

Краткая информация о клиенте:

Региональный представитель компании HQD и эксклюзивный дистрибьютор электронных систем доставки никотина бренда HQD. Работает один филиал в г. Санкт-Петербурге в количестве 7 сотрудников (использующие Битрикс24).

Необходимость внедрения Битрикс24, с какими задачами к вам пришел клиент:

Клиент к нам пришел с целью автоматизации бизнеса на старте компании, из учетного ПО была только 1С и база в Excel. Ряд вопросов, которые требовалось решить закрывал именно Битрикс24, а в совокупности с пакетным решением, которое мы предлагаем, внедрение прошло в короткие сроки и с небольшим бюджетом:

1. Упорядочивание клиентской базы.

2. Работа с продажами, клиентами в режиме одного окна (данный пункт закрывает интеграция с 1С).

3. Подключения облачной телефонии для сохранения истории звонков, записей разговора в карточке клиента. А также для идентификации клиента при входящем звонке.

4. Автоматизация, которая не даст менеджеру забыть клиента и напомнит ему о текущих действиях по воронке продаж и своевременное информирование менеджера об оплатах по сделкам.

5. Удобная и прозрачная отчетность по продажам и клиентам.

6. Постановка задач коллегам.

7. Сохранение всей истории работы, коммуникаций и актуального состояния по партнерам и клиентам.

В партнерстве с нами ключевым решением стало, что 1С также поставляется нашей компанией и связка Битрикс24 + 1С позволила успешно решить этот вопрос.

Процесс внедрения, особенности проекта:

Было принято решение делать типовой запуск отдела продаж на тарифе “Стандарт”. В рамках данного пакета было проведено интервью с заказчиком, задан перечень вопросов, которые касаются каждого пункта технической настройки и учтены пожелания по желаемому результату.

Для начала был настроен блок CRM, а именно - воронка лидов, сделок, контактов и компаний, их карточки с использованием пользовательских полей. Следующим этапов настроена автоматизация, использовался функционал роботов и триггеров, они выставляют задачи менеджеру, чтобы напоминать ему о требуемых действиях, а также сообщают об оплатах, которые бухгалтер разносит в 1С.

После настройки CRM и автоматизации подключили модуль Бэкофиса, который позволил менеджерам работать в 1С, выставлять документы, проводить реализации сразу из Битрикс24. Документы сразу попадают в ленту сделки, что ускоряет работу менеджера по продажам.

Контакт-центр связал в себе два канала коммуникаций - почта каждого менеджера подключена в CRM, и письма могут быть оперативно сохранены в лидах и их обработка пойдет по воронке, а облачная телефония в связке с Битрикс24 дает возможность с каждого звонка сохранять лид, либо фиксировать звонок с записью в карточке клиента и также с помощью всплывающей карточки сообщает менеджеру, кто из клиентов звонит.

Для ускорения работы с лидами настроены шаблоны писем, менеджер в два клика отправляет клиентам коммерческие предложения.

База компаний была пополнена из внешнего источника с помощью штатного инструмента импорта.

Доступ к CRM разделен на две роли - руководитель и менеджер, привязка роли настроена на отдел. То есть после приглашения сотрудника в конкретный отдел он автоматически получит доступ без дополнительных настроек.

После настройки и сдачи проекта было проведено онлайн-обучение и написана процессная инструкция, охватывающая весь цикл процессов заказчика.

Теперь аналитика в CRM и отчеты показывают актуальную информацию для руководителей в режиме реального времени с большими возможностями по отборам. Какую-то более глубокую информацию продолжают отслеживать в 1С.

Внедрение прошло без каких-либо подводных камней и технических сложностей, клиент был максимально открыт и готов к запуску, а техническая составляющая была отлажена.

Менеджеры всегда помнят о своих клиентах и сделках, так как Битрикс24 напоминает им об этом в браузере, который всегда открыт в рабочее время, помимо этого мобильное приложение дублирует все уведомления. А задачи и их использование позволяет вести не только дела по клиентам, но и также учитывать пул задач административного звена.

Работа отдела продаж сводится к эффективному использованию справочников CRM в связке с 1С, которая открывается во всплывающем окне Битрикс24. Фиксация обращения, доведение его до сделки, далее менеджер заходит в 1С через Бэкофис 2.0 и формирует нужные документы. далее после получение оплаты Битрикс24 с помощью триггера переводит сделку на следующую стадию и уведомляет менеджера по продаже о полной или частичной оплате.

Тем самым основным рабочем местом для менеджера становится Битрикс24, который закрывает весь цикл потребностей по взаимодействию с клиентом.

Отчетность и аналитику Битрикс24 показывает в полном объеме. Руководитель выставляет на сотрудников план продаж и смотрит в режиме реального времени его выполнение.

Буквально с первых дней сотрудники начали работу после обучения, так как был интерес в продукте и личная мотивация в новом и удобном корпоративном портале.