Цифровой профсоюз в Хабаровском краевом объединении профсоюзов

В структуру Хабаровского краевого объединения входит 20 членских организаций, 875 ППО и 22 городских и районных организаций профсоюзов. Сейчас общая численность членов профсоюза составляет 59 541 человек.

Цель

На момент начала работ у организации уже были выявлены потребности, так как и ранее они работали в Битрикс24. Теперь же стало необходимо провести внедрение для того, чтобы раскрыть потенциал платформы для профсоюза. В первую очередь нужна среда для коммуникации внутри организации, своего рода внутренняя профсоюзная социальная сеть. 

Первый этап внедрения

Так как у сотрудников уже были учетные записи и небольшой опыт работы в Битрикс24, мы первым делом занялись доработкой существующей структуры организации, а если сотрудника не было на портале, то высылали приглашение. 

До внедрения структура организации состояла только из одного отдела где не было руководителей. Порядок в структуре организации позволяет навести порядок в работе организации, настроить права доступа и иерархию. Например, права доступа можно настроить как на конкретных сотрудников, так и в зависимости от должности и отдела.

Чтобы всем было легче ориентироваться в системе мы настроили единое меню и закрепили в нем самые нужные для организации инструменты. Единая рабочая среда позволяет после внедрения всем быстро ориентироваться и затем при желании каждый сможет настроить меню под себя.

Работа с обращениями

Профсоюзные организации обрабатывают различные обращения как от членов профсоюза так и от тех, кто только хочет вступить. Внедряя систему Битрикс24 организация получает возможность получать все входящие сообщения из различных источников в одном месте, фиксировать их и быстро отвечать. 

Для входящих обращений была настроена воронка, то есть алгоритм обработки обращений. Каждое новое обращение уже будет иметь свою траекторию передвижения между стадиями и ответственными.

Ближе к членам профсоюза

Количество социальных сетей и мессенджеров с каждым годом увеличивается, как и их роль в жизни человека. Людям становится намного удобнее общаться там, а не через электронную почту или звонок. Это остается больше для делового общения.

Поэтому организация только выиграет если начнет использовать современные способы коммуникации. Поэтому мы подключаем те социальные сети и мессенджеры, где есть профсоюз. Обычно так подключаются Вконтакте, Одноклассники, Telegram и Viber, но в каждом случае это индивидуально.

Упрощение коммуникации позволяет увеличить лояльность, ведь человеку становиться легче коммуницировать с профсоюзной организацией, он сможет использовать удобный для себя способ общения и будет понимать, что организация действительно прислушивается к потребностям и развивается.

Рабочие группы сортировки информации

Для отделов и направлений были созданы отдельные рабочие группы чтобы было намного легче отсортровать информацию. Группы можно сделать закрытыми и при публикации там записей их увидят только участники группы. Это облегчает работу различных отделов, у них будет свой чат, диск и пространство для публикации записей.

Результаты

Благодаря внедрению Цифрового профсоюза организация получила возможность:

• организовать рабочие процессы в едином цифровом пространстве;

• собрать все обращения в одном месте;

• увеличить оперативность обработки обращений, предотвратить их потерю;

• максимально прозрачно работать над общими рабочими задачами, быстро решать все возникающие вопросы и избегать недоразумений;

• создать собственное хранилище информации: от сообщений в диалогах и беседах и до историй переписок в мессенджерах;

• быстро информировать всех или только нужных сотрудников при помощи отдельных групп.

Организация активно использует доступный функционал и благодаря этому появляется понимание, какие инструменты нужны в дальнейшем. Внедрение Цифрового профсоюза - это живой процесс, позволяющий постепенно создать идеальное рабочее пространство в условиях постоянных изменений и нововведений.