Партнеры
Автопилот
Логистика, закупки, продажи - Семейная ферма

Логистика, закупки, продажи - Семейная ферма

Логистика, закупки, продажи - Семейная ферма

Компания «Семейная ферма» занимается организацией утилизации пищевых отходов магазинов крупных популярных торговых сетей России. Отходы передаются частным фермерским хозяйствам для кормления животных.

Компания клиента выполняет логистическую функцию во взаимодействии магазинов и фермерских хозяйств. На 2023 год, согласно открытым источникам, компания имеет 44 млн. рублей выручки в год.

Для взаимодействия с фермерами ранее использовались группы в Telegram, каждая группа обслуживала одного фермера (всего более 250 фермеров). Процесс работы строился на ежедневном формировании актуального графика посещения магазинов фермерами и ежедневной работы с документами по отгрузкам, оплатам и договорам.

В компании работало ранее 4 сотрудника и директор, которые были перегружены. Сейчас в компании штат до 10 сотрудников.


Клиент столкнулся с рядом проблем, которые требовали автоматизации:

  1. Управление доверенностями:
    Фермерам требовалось предъявить доверенность от компании на водителя, который приехал за товаром. Водители часто менялись и не следили за актуальностью доверенностей, приезжая с просроченными документами. Это приводило к отказам в выдаче товара или возникновению ситуаций, когда доверенность оставалась активной после увольнения водителя. Для оптимизации процессов и снижения влияния человеческого фактора потребовалась автоматизация документооборота.

  2. Учет балансов фермеров:
    Все данные о забранных товарах и оплатах вносились в электронные таблицы Excel. Из-за несвоевременного заполнения этих данных возникали ошибки, что усложняло управление финансовыми потоками. Требовалось выбрать систему, которая могла бы автоматически отслеживать и обновлять балансы фермеров.

  3. Ведение графиков посещений:
    Графики визитов водителей к магазинам также велись в Excel. Некорректное заполнение и отсутствие контроля изменений привели к дублирующим посещениям магазинов или, наоборот, к пропускам, что нарушало логистику. Необходимо было внедрить информационную систему, которая бы автоматически контролировала и обновляла графики, напоминая участникам процесса о необходимых действиях.

  4. Сверка объемов отгрузок:
    Процесс сверки объемов отгрузок с магазинами и фермерами проводился вручную по мере возникновения ошибок, что занимало много времени и приводило к неточностям. Автоматизация этого процесса была необходима для уменьшения человеческого фактора и повышения точности сверок.

Процесс внедрения и особенности проекта

Проект начинался с базового внедрения Битрикс24, но после анализа задач стало ясно, что простых настроек будет недостаточно. Была проведена глубокая проработка технического задания, включающая схемы взаимосвязанных блоков системы, потоков данных внутри и за пределами системы. Также были разработаны методы реализации проекта, и выбраны инструменты Битрикс24 для настройки.

  1. Разработка технического задания:
    На этапе проработки ТЗ выявились особенности, требующие более сложной настройки системы. В итоге было написано техническое задание, охватывающее все аспекты работы компании: от взаимодействия с клиентами до автоматизации документооборота и учета финансов.

  2. Настройка системы:
    Специалисты по автоматизации настроили систему по нескольким направлениям, включая сделки, CRM, роботы и бизнес-процессы. Были загружены шаблоны документов, и настроена их автоматическая отправка клиентам.

  3. Обучение и поддержка:
    После завершения настройки системы специалисты обучили сотрудников компании работе с новой системой. Процесс обучения занял время, так как переход на новый формат работы всегда требует адаптации. В течение двух месяцев после внедрения была предоставлена техническая поддержка, чтобы помочь сотрудникам освоить новые процессы.










 Примеры использования Битрикс24 в рабочих процессах отдела

Автоматизация процессов с помощью Битрикс24 помогает значительно упростить и ускорить работу компаний. Рассмотрим несколько подробных примеров того, как изменились рабочие процессы компании ООО «Семейная ферма», то есть до и после внедрения Битрикс24.

Кейс №1: Автоматизация оформления договоров, доверенностей и дополнительных соглашений с клиентами

До внедрения Битрикс24:

Производилось вручную, в шаблон Word вставлялись «копипастом» реквизиты, или перепечатывались с фото, хранились на разных дисках разных сотрудников, документ распечатывался, подписывался, фотографировался (сканировался) и отправлялся в чате Telegram.

После внедрения Битрикс24:

Номер ДС рассчитывается автоматически. ДС также автоматически направляется ссылкой в чат с клиентом. При этом автоматически создается элемент списка "Каталог доп. соглашений", в котором определяются водители (представители клиента - пк), клиент и магазин (Заказчик), а также график посещения.

Автоматически формируется бланк подписанной Доверенности, при условии наличия активного ДС (автопроверка по срокам и по факту наличия).

*ДС – дополнительное соглашение к Договору.

 Кейс №2: Автоматизация составления графика посещений клиентами заказчика

До внедрения Битрикс24:

Велось в Excel в виде большой таблицы. График посещений из договора заносился в поля таблицы Excel вручную по мере необходимости в течение года по каждому контрагенту (магазину Заказчика) сотрудниками с разных компьютеров. Пользовательские ошибки или несвоевременность занесения графика приводило к логистическим накладкам (не забрали вовремя продукцию или приехали двое, или зря, в неправильный день).

После внедрения Битрикс24:

Список компаний настроен на автоматический вывод полей графика посещений (пн, вт, ср, чт, пт, сб, вс). В каждой ячейке графика расположен контрагент (у клиента Магазин, а у Магазина - Клиент), который в этот день посещает. Таким образом визуально видно, какие дни свободны, а какие заняты. Также рассчитывается автоматически справочная информация о количестве свободных и занятых дней. Система автоматически контролирует, чтобы не было повторных посещений и других накладок.

Кейс №3: Автоматизация передачи отчетных документов и сверки с заказчиками

До внедрения Битрикс24:

Осуществлялась клиентами через Telegram путем отправки сканов накладных и фотографий продукции. По каждому клиенту просматривались сканы накладных и заносились в Excel таблицу сотрудниками.

Сверка производилось ежемесячно по предоставленной Заказчиками Excel таблицы вручную, анализируя сканы всех отчетных документов. С клиентом сверка осуществлялась также по сканам. Составлялась таблицы в Excel по каждому проблемному клиенту по всем отгрузкам (количество продукции, сколько, в какой день отгружено). Сверялись таблицы и Заказчика и подготовленные компанией таблицы.

После внедрения Битрикс24:

Сотрудник при появлении новой сделки в направлении "Отгрузка" проверяет соответствие фотографии накладной и товара, а также заполненных полей по количеству отгруженного товара и закрывает задачу о проверке данных. Автоматически рассчитывается стоимость товара по цене клиента. Все суммы автоматически обновляют БАЛАНС в карточках компаний, что значительно упрощает процедуру сверки.


Для решения задач клиента в Битрикс24 были внедрены следующие настройки:

  1. Автоматизация общения с клиентами через Telegram:
    Система открытых линий позволила организовать удобное взаимодействие с клиентами. Были улучшены возможности идентификации чатов и входа в них прямо из карточки контакта или компании.

    Также появилась возможность массовых рассылок.

    Это значительно сократило время на выполнение этой задачи: вместо более 200 кликов теперь требуется около 10.

  2. Автоматизация процесса выписки доверенностей и контроль сроков их действия:
    Доверенности теперь автоматически выписываются и контролируются, а при их аннулировании уведомления отправляются директорам магазинов.

    Это сократило более 500 часов работы в год, что эквивалентно 3 месяцам работы одного сотрудника.

  3. Организация учета выдачи доверенностей для водителей с заключенными договорами:
    В отличие от прежнего ручного метода, теперь система контролирует, чтобы доверенности выдавались только водителям, с которыми заключены дополнительные соглашения и имеются договоры на вывоз товаров.

    Это снижает нагрузку с менеджеров и убирает риск пользовательских ошибок.

  4. Автоматизация заполнения отгрузочных документов и расчетов:
    Были настроены карточки для ввода данных по оплатам клиентов и автоматизирован расчет количественных показателей отгрузок по каждому клиенту.

    Баланс каждого фермера и магазина теперь рассчитывается автоматически. Сокращение накладных расходов.

  5. Автоматическая отправка актов взаиморасчетов:
    Все акты взаиморасчетов теперь автоматически отправляются фермерам за период по всем оплатам и отгрузкам в суммовом выражении.

    Пункты 3,4,5 сэкономили еще более 500 часов работы в год.

 

Преимущества от внедрения

Автоматизация бизнес-процессов позволила клиенту значительно сократить рутинные операции и перераспределить время сотрудников на более ценные задачи. Это привело к увеличению производительности, росту клиентской базы и увеличению выручки.

Дополнительные преимущества включают:

  • Отсутствие логистических накладок и затрат времени на исправление ошибок.
  • Снижение репутационных рисков.
  • Сразу после внедрения смогли обрабатывать на 30% больше клиентов тем же коллективом, не испытывая перегрузки.
  • Через год после внедрения смогли взять на 100% больше клиентов в обработке благодаря разгрузке сотрудников (то есть в 2 раза больше).
  • Через год после внедрения Битрикс24 компания выросла в 2 раза без изменения численности сотрудников. На данным 2023 года с момента внедрения компания выросла по выручке в 4 раза, во многом благодаря Битрикс24 и автоматизации в нем.

 

Экономический эффект от внедрения на этапе №1

В результате автоматизации клиент сэкономил:

  • 843 854 рублей за первый год, что позволило извлечь дополнительную прибыль.
  • 3 271 561 рублей за три года, что более чем в 10 раз окупило затраты на внедрение Битрикс24.

Рентабельность инвестиций в автоматизацию составила:

  • 228,1% в первый год,
  • 460,3% во второй год,
  • 744,6% в третий год.

Экономический эффект от внедрения на этапе №2

Вторым этапом внедрения стала разработка внешнего обработчика и настройка дополнительной автоматизации в Битрикс24. Вместо привлечения 5 бухгалтеров, дополнительного ТОП-менеджера и внедрения дополнительной системы учета с оплатой её техподдержки, специалисты студии Автопилот настроили для клиента автоматизацию в Битрикс24.

Это позволило сэкономить 1 500 000 руб. в месяц., то есть 18 миллионов рублей в год.


Отзыв заказчика о проделанной работе - https://pgco.bitrix24.ru/~xF2NO
Видеоотзыв - https://disk.yandex.ru/i/toOek5-7fXBNgA
Видеоотзыв на VK видео - https://vk.com/video-196003481_456239064

"Для решения задач по учету и автоматизации коммуникаций с клиентами, а также для организации
документооборота в нашей торгово-закупочной компании мы решили внедрить Битрикс24. Для
этого мы обратились в Студию Автопилот

Команда студии помогла нам значительно снизить рутинные операции, повысить эффективность
сотрудников и извлечь дополнительную прибыль посредством автоматизации.

В Битрикс24 специалисты студии Автопилот настроили для нас автоматическую отправку
‘документов с контролем их актуальности, подсчет баланса взаиморасчетов с клиентами и график
посещений, упростили и систематизировали коммуникации в чатах.

Наша компания стала более технологичной, современной и доходной. Мы смогли сократить
расходы на рутинные операции и увеличить штат сотрудников для продуктивной работы, взяв в
обработку на 30% больше клиентов, чем было до автоматизации.

Сейчас мы продолжаем наше активное и плодотворное сотрудничество и совершенствуем нашу
информационную автоматизированную систему ежемесячно, что дает Нам регулярное упрощение
и улучшение бизнес-процессов

Отдельная благодарность Павлу Геннадьевичу Трошкину, основателю студии и эксперту в области
автоматизации и управления, за качественный бизнес-анализ, ценные предложения и идеи, а
также практическое их воплощение в жизнь.

Качеством, процессом и результатами работы довольны. Рекомендуем Студию Автопилот как
надежного и эффективного подрядчика по автоматизации бизнес-процессов, внедрению
Битрикс24. От лица нашей компании благодарю за хорошую работу и за эффективно настроенный
инструмент, который помогает нам вести бизнес!" 
Логистика, закупки, продажи - Семейная ферма
Золотой
Офис
Волгоград
Москва
Готов приехать
Санкт-Петербург
Волжский
CRM
Автоматизация
Предлагаем рост прибыли в малом и среднем бизнесе с помощью автоматизации и внедрения системы управления.


Наш профиль:
- автоматизация и систематизация процессов малого и среднего бизнеса;
- бизнес-консалтинг и бизнес-моделирование;
- внедрение систем управления проектами на базе PMBoK;
- разработка уникальных ИТ-решений для маркетинговых целей бизнеса (сервисы, мобильные приложения, сайты);
- внедрение Битрикс24.


Отрасли, с которыми работаем:
- производство любого типа;
- строительство, ремонт, монтаж;
- интернет-магазины;
- оптовые и розничные продажи в сфере B2B и B2C;
- проектные организации;
- медицинские центы и салоны красоты;
- юридические и бухгалтерские услуги;
- сельско-хозяйственные предприятия;
- ИТ-компании;
- франчайзинговые компании.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Волгоград, ул.Бульвар 30 лет Победы, д. 23/1, кв(оф).43

Телефон +79581008627

По Битрикс24 звоните: +79581008627

E-mail: info@aupil.com

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
ИТ-аутсорсинг
обучение