Логистика, закупки, продажи - Семейная ферма

1. Краткая информация о клиенте

Компания «Семейная ферма» занимается организацией утилизации пищевых отходов магазинов торговой сети «Перекресток» путем передачи отходов в частные фермерские хозяйства для кормления животных.

Небольшая компания из 4 сотрудников и директора с огромным количеством операций ежедневно.

С Фермерами работали в группах в Telegram. 1 фермер = 1 группа (более 250 Фермеров)

Процесс работы построен на формировании актуального графика посещения Магазинов Фермерами на ежедневной основе.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

Для получения товаров в Магазинах Фермерам необходимо было предоставить доверенность от имени компании клиента именно на того водителя, что приехал. Водители все время менялись и не следили за активностью доверенности, приезжая в магазин с просроченной доверенностью или получали товар после увольнения от Фермера. Для оптимизации процессов и снижение влияния человеческого фактора необходимо было автоматизировать документооборот.

Баланс Фермеров (сколько забрали - сколько оплатили) велся в электронных таблицах Excel (табличного редактора). Несвоевременное заполнение данных по отгрузкам и оплатам приводило к ошибкам. Для решения этой задачи нужно было выбрать информационную систему с возможностью автоматического отслеживания и изменения баланса.

Графики приезда водителей, чтобы забрать товар у магазинов, приходилось вести в электронных таблицах Excel. Некорректное заполнение и не отслеживание каждого изменения, а клиент обслуживал на тот момент 500 магазинов, проводило к дублирующим посещениям Фермерами Магазинов или не вывоз товаров из-за не правильного составления графика. Графики работы необходимо было контролировать с помощью информационных систем, которые бы напоминали участникам процесса о необходимых действиях и всегда отражали бы актуальную информацию.

Сверка объемов отгрузки с Магазинами и Фермерами происходили по мере возникновения ошибок, которых было много. Это происходило вручную. И эту рутину хотелось убрать, чтобы сверка была автоматической и быстрой, чтобы не приходилось перепроверять и рассчитывать все операции за период.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

В начале проект начинался с базового внедрения Битрикс24, но на этапе проработки технического задания пришло понимание, что простых базовых настроек будет недостаточно. Задача более широкая, неординарная и сложная.

Поэтому был произведен рестарт проекта, и было написано техническое задание на всю систему, которая решала бы все поставленные задачи.

Техническое задание включило в себя схемы с взаимосвязанными блоками системы, отразило потоки данных внутри системы и вне её – от клиентов к сотрудникам и наоборот. Также специалистами были проработаны методы реализации проекта, описаны инструменты Битрикс24, которые планировалось использовать для настройки.

После согласования технического задания началась работа специалистов по автоматизации.

Для организации всей сложной системы коммуникаций, документооборота и финансового учета операций по работе с клиентами были выбраны настройки в нескольких направлениях Сделок (что плюс ко всему позволило сэкономить на тарифе Битрикс24), роботы и бизнес-процессы в CRM, задачи, автоматически выставляемые из CRM. Также были загружены шаблоны документов и настроена их автоматическая отправка клиентам.

Для эксплуатации была выбрана уже архивная лицензия облачного Битрикс24 «Команда» (ныне тариф «Стандартный»).

По окончанию настроек специалисты по автоматизации обучили сотрудников клиента и самого клиента новой работе. Это далось не с первого раза, ведь работать по-новому это выход из зоны комфорта и всегда стресс.

Для внедрения Битрикс24 понадобилось 4 месяца, 2 из которых ушло на настройки системы автоматизации, и ещё 2 месяца на обучение и техническую поддержку сотрудников.

По окончанию внедрения начался самый интересный период, когда всё уже работает хорошо, когда все всё поняли и работают по-новому, более эффективно, и теперь есть масса идей по улучшению. В связи с этим сопровождение клиента продолжилось и теперь автоматизация рутинных операций производится на регулярной основе с плотным взаимодействием с клиентом и его сотрудниками. Ведь каждое автоматизированное действие – это дополнительная прибыль каждый месяц!

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

Для решения задач клиента были произведены следующие настройки Битрикс24:

1)      автоматизировано общение с клиентами в открытых линиях через Telegram;

Повысилось удобство идентификации названия чата и возможности входа в чат напрямую из карточки Контакта или Компании (из Сделок), а также появилась возможность формирования массовых рассылок через модуль рассылки. Раньше больше 200 кликов, сейчас около 10 кликов

2)      автоматизирован процесс выписки доверенности и контроль сроков ее действия с автоматической отправкой аннулированной доверенности директорам Магазинов;

3)      организован и настроен учет выдачи доверенностей только для водителей, по которым заключены дополнительные соглашения, а также имеются договора на вывоз товаров (ранее это не делалось);

Пункты 2 и 3 сэкономили более 500 часов в год. Это 3 месяца работы сотрудника.

4)      автоматизировано заполнение отгрузочных документов;

5)      настроены карточки для ввода данных по оплатам клиентов;

6)      автоматизирован расчёт количественных показателей отгрузки по каждому клиенту, а также автоматически считается баланс по каждому Фермеру (клиенту) и Магазину;

7)      автоматизирована отправка Актов взаиморасчетов Фермерам за период по всем оплатам и отгрузкам в суммовом выражении.

Пункты 4-7 сэкономили еще более 500 часов в год.

5. Преимущества от внедрения

Автоматизация позволила клиенту значительно сократить рутинные операции и получить дополнительную прибыль благодаря перераспределению времени сотрудников на более ценные операции, то есть благодаря повышению эффективности работы, и увеличение клиентов в работе на каждого менеджера.

Дополнительно к экономии времени сотрудников клиент получил:

- отсутствие логистических накладок и потерь времени на исправление ошибок, на возврат клиентов, на переговоры об ошибке;

- снизил репутационные риски;

- разгрузил 2 сотрудника, что позволило спокойно взять на 30% больше клиентов в работу, что увеличило выручку.

По итогу согласно расчетам затрат времени ДО автоматизации и ПОСЛЕ, с учетом вложений в сам проект по автоматизации и покупку лицензии клиенту удалось сэкономить 843 854 рублей за первый год = то есть извлечь дополнительную прибыль.

И 3 271 561 рублей за 3 года, что более чем в 10 раз окупает затраты на внедрение Битрикс24.

Рентабельность инвестиций в автоматизацию составляет:

- в первый год 228,1%

- во второй год 460,3%

- в третий год 744,6%

 Примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Предлагаем рассмотреть несколько конкретных подробных и наглядных примеров того, как работало ДО автоматизации в Битрикс24 и как работает ПОСЛЕ.

Кейс №1

Оформление договоров, доверенностей и дополнительных соглашений с клиентами.

ДО

Производилось вручную, в шаблон Word вставлялись «копипастом» реквизиты, или перепечатывались с фото, хранились на разных дисках разных сотрудников, документ распечатывался, подписывался, фотографировался (сканировался) и отправлялся в чате Telegram.

ПОСЛЕ

При обращении нового клиента сотрудник заводит карточку компании и карточки контактов на каждого водителя (представителя клиента), вносит реквизиты Компании и Контактов (физ. лиц). Далее создает сделку с компанией в направлении "Договора", в которой автоматически создается задача по проверке полей. После закрытия задачи осуществляется автоматический переход Сделки на стадию "Активация договора" автоматически формируется бланк Договора с печатью и подписью, ссылка на который направляется автоматически в открытую линию (чат в Telegram) клиенту.

После этого Сделка вручную переносится на стадию "Оформление ДС*", где автоматически создается копия Сделки в отдельном направлении "Доп. Соглашения". В этом направлении при автоматическом переходе (так же после закрытия задачи) на стадию "Активация ДС" автоматически формируется бланк Доп.соглашения с уникальной нумерацией для этого Договора, при условии наличия активного договора (автопроверка по срокам и факту наличия).

Номер ДС рассчитывается автоматически. ДС также автоматически направляется ссылкой в чат с клиентом. При этом автоматически создается элемент списка "Каталог доп. соглашений", в котором определяются водители (представители клиента - пк), клиент и магазин (Заказчик), а также график посещения.

Для каждого водителя (пк) в направлении "Доверенности" создаются Сделки вручную сотрудником. При завершении задачи по заполнению полей Сделка автоматически переносится на стадию "Активация доверенности", в которой автоматически формируется бланк подписанной Доверенности, при условии наличия активного ДС (автопроверка по срокам и по факту наличия).

*ДС – дополнительное соглашение к Договору.

ЧТО СДЕЛАНО ДЛЯ ЭТОГО

Настроены автоворонки для доверенностей, договоров и доп. соглашений, тариф КОМАНДА (на профессиональном использовались бы СМАРТ-процессы)

 Кейс №2

Составление графика посещений клиентами Заказчика.

ДО

Велось в Excel в виде большой таблицы. График посещений из договора заносился в поля таблицы Excel вручную по мере необходимости в течение года по каждому контрагенту (магазину Заказчика) сотрудниками с разных компьютеров. Пользовательские ошибки или несвоевременность занесения графика приводило к логистическим накладкам (не забрали вовремя продукцию или приехали двое, или зря, в неправильный день).

ПОСЛЕ

Список компаний настроен на автоматический вывод полей графика посещений (пн, вт, ср, чт, пт, сб, вс). В каждой ячейке графика расположен контрагент (у клиента Магазин, а у Магазина - Клиент), который в этот день посещает. Таким образом визуально видно, какие дни свободны, а какие заняты. Также рассчитывается автоматически справочная информация о количестве свободных и занятых дней. Система автоматически контролирует, чтобы не было повторных посещений и других накладок.

ЧТО СДЕЛАНО ДЛЯ ЭТОГО

Настроена математика в бизнес-процессах, которая автоматически забирает данные из карточки Сделки по направлению "Доп. соглашения" и формирует в компаниях Заказчиков (Магазины) и Клиентов (Покупатели) графики посещений. Автоматически контролируются повторные посещения и наличие доп. соглашений у всех посетителей каждый день.

Кейс №3

Ежедневная передача клиентом отчетных документов в офис компании и ежемесячная отчетность (Сверка с Заказчиками и клиентами отгрузок продукции)

ДО

Осуществлялась клиентами через Telegram путем отправки сканов накладных и фотографий продукции. По каждому клиенту просматривались сканы накладных и заносились в Excel таблицу сотрудниками.

Сверка производилось ежемесячно по предоставленной Заказчиками Excel таблицы вручную, анализируя сканы всех отчетных документов. С клиентом сверка осуществлялась также по сканам. Составлялась таблицы в Excel по каждому проблемному клиенту по всем отгрузкам (количество продукции, сколько, в какой день отгружено). Сверялись таблицы и Заказчика и подготовленные компанией таблицы.

ПОСЛЕ

Сотрудник при появлении новой сделки в направлении "Отгрузка" проверяет соответствие фотографии накладной и товара, а также заполненных полей по количеству отгруженного товара и закрывает задачу о проверке данных. После этого сделка автоматически переносится на стадию "Завершенное". При этом автоматически создается элемент списка "Отгрузка", в котором указаны количество отгруженного товара и все приложенные документы. Автоматически рассчитывается стоимость товара по цене клиента, указанное в карточке компании для каждого типа товара и по цене Магазина (заказчика), так же указанной в карточке компании для каждого типа товара. Эти суммы автоматически вычитаются из поля БАЛАНС в карточках компаний, что значительно упрощает процедуру сверки.

ЧТО СДЕЛАНО ДЛЯ ЭТОГО

Настроили CRM-форму в открытых линиях для сбора данных от клиентов о количестве полученного товара, фотографий документов и отгружаемого товара. На основании заполненной CRM-формы создается сделка в направлении "Отгрузка" с автоматически заполненными полями о количестве полученного товара и приложенными фотографиями накладных и товара.

    Более подробную информацию и другие внедренные решения можно получить, обратившись к специалистам студии Автопилот.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе - https://pgco.bitrix24.ru/~xF2NO

7. Скриншот портала клиента/логотипа компании-клиента/корпоративного сайта - https://pgco.bitrix24.ru/~riD8y. https://pgco.bitrix24.ru/~XzTwN