Компания «Семейная ферма» занимается организацией утилизации пищевых отходов магазинов крупных популярных торговых сетей России. Отходы передаются частным фермерским хозяйствам для кормления животных.
Компания клиента выполняет логистическую функцию во взаимодействии магазинов и фермерских хозяйств. На 2023 год, согласно открытым источникам, компания имеет 44 млн. рублей выручки в год.
Для взаимодействия с фермерами ранее использовались группы в Telegram, каждая группа обслуживала одного фермера (всего более 250 фермеров). Процесс работы строился на ежедневном формировании актуального графика посещения магазинов фермерами и ежедневной работы с документами по отгрузкам, оплатам и договорам.
В компании работало ранее 4 сотрудника и директор, которые были перегружены. Сейчас в компании штат до 10 сотрудников.
Клиент столкнулся с рядом проблем, которые требовали автоматизации:
- Управление доверенностями:
Фермерам требовалось предъявить доверенность от компании на водителя, который приехал за товаром. Водители часто менялись и не следили за актуальностью доверенностей, приезжая с просроченными документами. Это приводило к отказам в выдаче товара или возникновению ситуаций, когда доверенность оставалась активной после увольнения водителя. Для оптимизации процессов и снижения влияния человеческого фактора потребовалась автоматизация документооборота.
- Учет балансов фермеров:
Все данные о забранных товарах и оплатах вносились в электронные таблицы Excel. Из-за несвоевременного заполнения этих данных возникали ошибки, что усложняло управление финансовыми потоками. Требовалось выбрать систему, которая могла бы автоматически отслеживать и обновлять балансы фермеров.
- Ведение графиков посещений:
Графики визитов водителей к магазинам также велись в Excel. Некорректное заполнение и отсутствие контроля изменений привели к дублирующим посещениям магазинов или, наоборот, к пропускам, что нарушало логистику. Необходимо было внедрить информационную систему, которая бы автоматически контролировала и обновляла графики, напоминая участникам процесса о необходимых действиях.
- Сверка объемов отгрузок:
Процесс сверки объемов отгрузок с магазинами и фермерами проводился вручную по мере возникновения ошибок, что занимало много времени и приводило к неточностям. Автоматизация этого процесса была необходима для уменьшения человеческого фактора и повышения точности сверок.
Процесс внедрения и особенности проекта
Проект начинался с базового внедрения Битрикс24, но после анализа задач стало ясно, что простых настроек будет недостаточно. Была проведена глубокая проработка технического задания, включающая схемы взаимосвязанных блоков системы, потоков данных внутри и за пределами системы. Также были разработаны методы реализации проекта, и выбраны инструменты Битрикс24 для настройки.
- Разработка технического задания:
На этапе проработки ТЗ выявились особенности, требующие более сложной настройки системы. В итоге было написано техническое задание, охватывающее все аспекты работы компании: от взаимодействия с клиентами до автоматизации документооборота и учета финансов.
- Настройка системы:
Специалисты по автоматизации настроили систему по нескольким направлениям, включая сделки, CRM, роботы и бизнес-процессы. Были загружены шаблоны документов, и настроена их автоматическая отправка клиентам.
- Обучение и поддержка:
После завершения настройки системы специалисты обучили сотрудников компании работе с новой системой. Процесс обучения занял время, так как переход на новый формат работы всегда требует адаптации. В течение двух месяцев после внедрения была предоставлена техническая поддержка, чтобы помочь сотрудникам освоить новые процессы.




Примеры использования Битрикс24 в рабочих процессах отдела
Автоматизация процессов с помощью Битрикс24 помогает значительно упростить и ускорить работу компаний. Рассмотрим несколько подробных примеров того, как изменились рабочие процессы компании ООО «Семейная ферма», то есть до и после внедрения Битрикс24.
Кейс №1: Автоматизация оформления договоров, доверенностей и дополнительных соглашений с клиентами
До внедрения Битрикс24:
Производилось вручную, в шаблон Word вставлялись «копипастом» реквизиты, или перепечатывались с фото, хранились на разных дисках разных сотрудников, документ распечатывался, подписывался, фотографировался (сканировался) и отправлялся в чате Telegram.
После внедрения Битрикс24:
Номер ДС рассчитывается автоматически. ДС также автоматически направляется ссылкой в чат с клиентом. При этом автоматически создается элемент списка "Каталог доп. соглашений", в котором определяются водители (представители клиента - пк), клиент и магазин (Заказчик), а также график посещения.
Автоматически формируется бланк подписанной Доверенности, при условии наличия активного ДС (автопроверка по срокам и по факту наличия).
*ДС – дополнительное соглашение к Договору.
Кейс №2: Автоматизация составления графика посещений клиентами заказчика
До внедрения Битрикс24:
Велось в Excel в виде большой таблицы. График посещений из договора заносился в поля таблицы Excel вручную по мере необходимости в течение года по каждому контрагенту (магазину Заказчика) сотрудниками с разных компьютеров. Пользовательские ошибки или несвоевременность занесения графика приводило к логистическим накладкам (не забрали вовремя продукцию или приехали двое, или зря, в неправильный день).
После внедрения Битрикс24:
Список компаний настроен на автоматический вывод полей графика посещений (пн, вт, ср, чт, пт, сб, вс). В каждой ячейке графика расположен контрагент (у клиента Магазин, а у Магазина - Клиент), который в этот день посещает. Таким образом визуально видно, какие дни свободны, а какие заняты. Также рассчитывается автоматически справочная информация о количестве свободных и занятых дней. Система автоматически контролирует, чтобы не было повторных посещений и других накладок.
Кейс №3: Автоматизация передачи отчетных документов и сверки с заказчиками
До внедрения Битрикс24:
Осуществлялась клиентами через Telegram путем отправки сканов накладных и фотографий продукции. По каждому клиенту просматривались сканы накладных и заносились в Excel таблицу сотрудниками.
Сверка производилось ежемесячно по предоставленной Заказчиками Excel таблицы вручную, анализируя сканы всех отчетных документов. С клиентом сверка осуществлялась также по сканам. Составлялась таблицы в Excel по каждому проблемному клиенту по всем отгрузкам (количество продукции, сколько, в какой день отгружено). Сверялись таблицы и Заказчика и подготовленные компанией таблицы.
После внедрения Битрикс24:
Сотрудник при появлении новой сделки в направлении "Отгрузка" проверяет соответствие фотографии накладной и товара, а также заполненных полей по количеству отгруженного товара и закрывает задачу о проверке данных. Автоматически рассчитывается стоимость товара по цене клиента. Все суммы автоматически обновляют БАЛАНС в карточках компаний, что значительно упрощает процедуру сверки.
Для решения задач клиента в Битрикс24 были внедрены следующие настройки:
- Автоматизация общения с клиентами через Telegram:
Система открытых линий позволила организовать удобное взаимодействие с клиентами. Были улучшены возможности идентификации чатов и входа в них прямо из карточки контакта или компании.
Также появилась возможность массовых рассылок.
Это значительно сократило время на выполнение этой задачи: вместо более 200 кликов теперь требуется около 10.
- Автоматизация процесса выписки доверенностей и контроль сроков их действия:
Доверенности теперь автоматически выписываются и контролируются, а при их аннулировании уведомления отправляются директорам магазинов.
Это сократило более 500 часов работы в год, что эквивалентно 3 месяцам работы одного сотрудника.
- Организация учета выдачи доверенностей для водителей с заключенными договорами:
В отличие от прежнего ручного метода, теперь система контролирует, чтобы доверенности выдавались только водителям, с которыми заключены дополнительные соглашения и имеются договоры на вывоз товаров.
Это снижает нагрузку с менеджеров и убирает риск пользовательских ошибок.
- Автоматизация заполнения отгрузочных документов и расчетов:
Были настроены карточки для ввода данных по оплатам клиентов и автоматизирован расчет количественных показателей отгрузок по каждому клиенту.
Баланс каждого фермера и магазина теперь рассчитывается автоматически. Сокращение накладных расходов.
- Автоматическая отправка актов взаиморасчетов:
Все акты взаиморасчетов теперь автоматически отправляются фермерам за период по всем оплатам и отгрузкам в суммовом выражении.
Пункты 3,4,5 сэкономили еще более 500 часов работы в год.
Преимущества от внедрения
Автоматизация бизнес-процессов позволила клиенту значительно сократить рутинные операции и перераспределить время сотрудников на более ценные задачи. Это привело к увеличению производительности, росту клиентской базы и увеличению выручки.
Дополнительные преимущества включают:
- Отсутствие логистических накладок и затрат времени на исправление ошибок.
- Снижение репутационных рисков.
- Сразу после внедрения смогли обрабатывать на 30% больше клиентов тем же коллективом, не испытывая перегрузки.
- Через год после внедрения смогли взять на 100% больше клиентов в обработке благодаря разгрузке сотрудников (то есть в 2 раза больше).
- Через год после внедрения Битрикс24 компания выросла в 2 раза без изменения численности сотрудников. На данным 2023 года с момента внедрения компания выросла по выручке в 4 раза, во многом благодаря Битрикс24 и автоматизации в нем.
Экономический эффект от внедрения на этапе №1
В результате автоматизации клиент сэкономил:
- 843 854 рублей за первый год, что позволило извлечь дополнительную прибыль.
- 3 271 561 рублей за три года, что более чем в 10 раз окупило затраты на внедрение Битрикс24.
Рентабельность инвестиций в автоматизацию составила:
- 228,1% в первый год,
- 460,3% во второй год,
- 744,6% в третий год.
Экономический эффект от внедрения на этапе №2
Вторым этапом внедрения стала разработка внешнего обработчика и настройка дополнительной автоматизации в Битрикс24. Вместо привлечения 5 бухгалтеров, дополнительного ТОП-менеджера и внедрения дополнительной системы учета с оплатой её техподдержки, специалисты студии Автопилот настроили для клиента автоматизацию в Битрикс24.
Это позволило сэкономить 1 500 000 руб. в месяц., то есть 18 миллионов рублей в год.
Отзыв заказчика о проделанной работе -
https://pgco.bitrix24.ru/~xF2NO
Видеоотзыв -
https://disk.yandex.ru/i/toOek5-7fXBNgA
Видеоотзыв на VK видео -
https://vk.com/video-196003481_456239064
"Для решения задач по учету и автоматизации коммуникаций с клиентами, а также для организации
документооборота в нашей торгово-закупочной компании мы решили внедрить Битрикс24. Для
этого мы обратились в Студию Автопилот
Команда студии помогла нам значительно снизить рутинные операции, повысить эффективность
сотрудников и извлечь дополнительную прибыль посредством автоматизации.
В Битрикс24 специалисты студии Автопилот настроили для нас автоматическую отправку
‘документов с контролем их актуальности, подсчет баланса взаиморасчетов с клиентами и график
посещений, упростили и систематизировали коммуникации в чатах.
Наша компания стала более технологичной, современной и доходной. Мы смогли сократить
расходы на рутинные операции и увеличить штат сотрудников для продуктивной работы, взяв в
обработку на 30% больше клиентов, чем было до автоматизации.
Сейчас мы продолжаем наше активное и плодотворное сотрудничество и совершенствуем нашу
информационную автоматизированную систему ежемесячно, что дает Нам регулярное упрощение
и улучшение бизнес-процессов
Отдельная благодарность Павлу Геннадьевичу Трошкину, основателю студии и эксперту в области
автоматизации и управления, за качественный бизнес-анализ, ценные предложения и идеи, а
также практическое их воплощение в жизнь.
Качеством, процессом и результатами работы довольны. Рекомендуем Студию Автопилот как
надежного и эффективного подрядчика по автоматизации бизнес-процессов, внедрению
Битрикс24. От лица нашей компании благодарю за хорошую работу и за эффективно настроенный
инструмент, который помогает нам вести бизнес!"