Корпоративный портал для группы компаний NBCom Group

Группа компаний NBCom Group — это крупная розничная и сервисная сеть, представленная в 15 регионах России. В составе группы — фирменные магазины iPort, Samsung, Sony Centre, Xiaomi и авторизованные сервисные центры iPort и Samsung.
Компания объединяет более 500 сотрудников и специализируется на продаже, обслуживании и ремонте современных технологий. NBCom Group сочетает высокий уровень сервиса, профессиональную экспертизу и широкий ассортимент продукции, делая её надёжным партнёром для потребителей и брендов.
Задачи:

1. Раздел CRM

Задача клиента: начать работу с CRM системой, так как ранее такой системы не было, чтобы повысить конверсию и продажи в рознице и Б2Б, а так же сервисном направлении.

Цели: 

Для розничного подразделения: Видеть в одном месте все точки касания клиента с компанией, обращения на горячую линию, покупки, сервисное обслуживание.

Для корпоративного отдела:

• возможность вести сделки в Б24, а не только в 1С и в Excel;
• собирать статистику по лидам/сделкам, стадиям, времени обработки заявок на каждой стадии.

Для сервисного направления: Возможность принимать заявки с сайта и обрабатывать децентрализованно (по выбору клиента).

Для контакт центра: Единое окно специалиста контакт-центра для приема и обработки обращений клиентов из множества каналов коммуникаций.

2. Полностью переработан процесс Согласование договоров

• Предыдущая версия была реализована на Задачах, всё обсуждение происходило в комментариях, это затрудняло выбор итоговых решений, которые должны попасть в Лист согласований.
• Мы добавили поэтапное согласование договора на основе Универсальных списков и Бизнес-процессов.
• Все согласованные договора сохраняются в едином реестре.
• В согласование встроена проверка контрагента.
• Лист согласования формируется автоматически.

Задача клиента: Обеспечить быстрый поиск необходимых документов. Организовать контролируемый доступ и передачу документов между сотрудниками.

Повысить безопасность сделок, путем повышения ответственности сотрудников за Принятые решения и путем тщательной проверки контрагентов. Повысить скорость подписания путем генерации листа согласования

3. Добавлена воронка Мероприятия

• В отдельной воронке Мероприятий структурирован весь процесс организации мероприятия от отправки приглашений до передачи заинтересованных лидов в отдел продаж.
• Предусмотрена работа с онлайн и оффлайн-мероприятиями.
• Настроена интеграция с сервисом рассылок для отправки транзакционных приглашений.

Задача: У клиента появился зал для проведения мероприятий для B2B клиентов

Для этого понадобился цифровой инструмент работы с мероприятиями: организация, обработка регистраций, обработка в день мероприятия, рассылка после мероприятия.

4. Реализована интеграция CRM с 1С

• Компании и контакты создаются в Битрикс24 и передаются в 1С.
• Добавлена поддержка справочника магазинов.

Так как у клиента 50+ магазинов, и многие БП были построены для розничных подразделений, был реализован справочник, который хранил в себе адреса, режимы работы, телефоны, ответственных, заместителей, управляющих и прочую служебную информацию для работы БП. Пополнялся справочник из БП по открытию новых объектов Клиента.

— документы по планам продаж формируются в 1С и передаются в Битрикс24

Задача: своевременное информирование с уведомлением о прочтении о поступлении новых планов продаж в розничные подразделения

— из 1С создаются внутренние заявки на доставки/перемещения, которые добавляются в список в Битрикс24 и запускают бизнес-процесс

Задача:
Организовать ЭДО логистики внутри Б24 для ухода от бумажных “бегунков”, ускорение приемки товаров в подразделениях.

5. Добавлена интеграция с Контур.Фокусом

• Проверка встроена в процесс создания контрагентов в CRM.
• Также проверяются все контрагенты в процессе Согласования договоров.

Задача: Обеспечить безопасность сделок с новыми и существующими контрагентами, путем автоматической проверки.

6. Добавлена интеграция с MindBox

• Информация о свойствах Контактов передаются в MindBox для формирования сегментов.
• Разработан комплект активити для отправки писем по шаблонам.

Задача: Организовать автоматическую отправку цепочки маркетинговых писем клиентам компании.

Решение задач:

1. Раздел CRM

Важно раскрыть детали: из каких шагов состоял проект и как именно мы это сделали. Задачи каких отделов внутри компании мы решали.

Шаги:

• Создание фокус группы руководителей корп отдела.
• Сбор тех требований.
• Описание процессов работы со сделками клиентов, создание схем
• Описание работы будущей интеграции Б24 и 1С УТ для бесшовного прохождения сделки от заявки до отгрузки
• Настройка воронок, карточек, полей, прав, ролей, добавление кастомизаций для удобства работы (кнопка открытия заказа покупателя  в 1С и наоборот открытие сделки из ЗП 1С УТ)
• Импорт 40К+ Компаний из 1С УТ в Б24
• Настройка модуля обмена на стороне 1С и его кастомизация силами программистов 1С Клиента, настройка логики обмена на стороне Б24 (пример, когда в 1С появлялась отметка об оплате, сделка в Б24 двигалась в следующую стадию)
• Настройка дополнительной интеграции с помощью нашего модуля “Конструктор обмена”
• Настроена интеграция с телефонией Манго и Билайн для записи звонков клиентов/менеджеров
• Настроена интеграция с B2B сайтами клиента по сбору заявок на различные Б2Б услуги, всего 12 направлений деятельности охвачено.
• Тестирование с ключевыми сотрудниками подразделения
• Перенос на продуктивный портал клиента и продолжение тестирования, корректировки

Сдача проекта:
1. Для розничного подразделения было сделано:

• Импорт 600К+ контактов из 1С
• Создана и настроена воронка в Б24
• Настроена ежедневная выгрузка чеков в воронку из 1С УТ в Б24 на стороне 1С для будущей работы e-mail маркетинга
• Обработка и отправка данных в сервис email маркетинга MindBox (по настроенной интеграции)

2. Для сервисного направления было сделано:

• Интеграция с тремя сайтами Клиента, создание сделок по rest api сайтов, настроена маршрутизация заявок в конкретное подразделение выбранное клиентом на сайте
• Настроена воронка с заданиями и оповещениями для сотрудников подразделений

3. Для Контакт центра:

• Создана воронка для получения и обработки входящих заявок с шести розничных сайтов клиента, настроены интеграции с ВК, Авито, Apple Business Chat, Viber, Telegram

2. Полностью переработан процесс Согласование договоров

Шаги:

• Фокус группа и РП
• ТЗ и Схема процесса
• Настройка
• Тестирование
• Разработка инструкции
• Ввод в эксплуатацию на рабочем портале
• Сбор ОС и корректировки

Детали:

1. Настроили интеграцию с КонтурФокус для проверки контрагентов.
2. Задачу оставили только для обсуждения текста договора.
3. После ее завершения настроили отправку заданий БП всем согласующим.
4. Все решения фиксировали в карточке согласования и вывели в лист согласования, который распечатывается перед подписанием.
5. Настроили цепочку заданий сотрудникам по подписанию и отправке/получению оригиналов, тем самым повысили возвратность оригиналов подписанных документов.
6. Все документы фиксировали в новый Реестр договоров.
7. Была организована связь между дополнительными и основными договорами.

3. Добавлена воронка Мероприятия

Шаги и Детали

• Собрана фокус группа Корпоративного маркетинга
• Сбор требований
• Создан универсальный список с мероприятиями в который зашиты все стартовые параметры
• Создана воронка
• Настроена отправка писем-уведомлений участникам с QR кодом
• Тексты писем вынесены в универсальный список так чтобы маркетологи могли самостоятельно верстать письма

В день мероприятия QR код считывался смартфоном и автоматически печатался бейдж участника (интеграция с DataFone) и карточка регистрации двигалась в стадию “Посетил”) что ускоряло процесс физического попадания на мероприятие, не было очередей.

Также настроена интеграция с webinar.ru, если мероприятие было онлайн формата, то задействовала регистрация и цепочка писем самого сервиса, а после окончания мероприятия по интеграции регистрации из сервиса загружались в воронку Мероприятий в Б24.

4. Реализована интеграция CRM с 1С

— документы по планам продаж формируются в 1С и передаются в Битрикс24

Шаги и Детали:

• Сбор фокус группы от управления розничными продажами, отдела контроля
• Сбор требований и составление ТЗ
• Настройка отправки данных на стороне 1С силами программиста 1С клиента
• Настройка на стороне Б24 БП на списке, который получал приказ из 1С и рассылал важную новость в живую ленту по целевым подразделениям

— из 1С создаются внутренние заявки на доставки/перемещения, которые добавляются в список в Битрикс24 и запускают бизнес-процесс

Шаги:

• Фокус группы от логистики, склада и ИТ отдела клиента
• Сбор требований
• Настройки на стороне Б24 и 1С на тестовых порталах
• Тестирование
• Ввод в эксплуатацию

Детали:

• Настройка отправки данных на стороне 1С силами программиста 1С клиента
• Настройка приема данных на стороне Б24, создания связанных списков Рейс, Доставка, Накладная
• Запуск БП на списках, кастомизация интерфейса элемента списка так чтобы вся информация о доставке была видна экспедитору и получателю. Получение груза пользователь - сотрудник компании отмечал в Б24 путем выполнения задания

5. Добавлена интеграция с Контур.Фокусом

Шаги:

• Сбор фокус группы из юристов и бухгалтеров, администрации
• Сбор требований
• Разработка схемы прцоесса проверки и оповещения
• Настройка на тестовом портале
• Тестирование с ключевыми участниками
• Перенос на рабочий портал

Детали:

При создании нового договора с КА, инициировалась проверка КА через внешний сервис Контур.Фокус. Получали полные реквизиты по ИНН и КПП, а также статус КА

Сравнивали полученные реквизиты с теми что были в CRM, оповещали ответственного за компанию в случае расхождения информации.

В случае статуса банкротства, ликвидации или реорганизации из БП информировали участников сделки и согласования договора об опасном статусе, предупреждали юриста и прекращали процесс согласования.

6. Добавлена интеграция с MindBox

Шаги:

• Сбор фокус группы B2C маркетинга
• Сбор требований к параметрам интеграции
• Настройка на тестовом портале
• Тестирование с клиентом
• Перенос на рабочий портал
• Ввод в эксплуатацию

Детали:
Полученные из 1С данные о продажах накапливались в Б24 и передавались во внешний email маркетинг сервис MindBox. На основании параметров количество, частота покупок формировались сегменты для рассылок внутри сервиса.

Корпоративный портал стал основной точкой жизни для всех компании, которая работает в разных городах.

За последние 2 года на проекте были реализованы:

1. Раздел CRM:

• Добавлены отдельные воронки для ведения продаж Коммерческого отдела, Розничных продаж, Проектных продаж, 
• Отдельная воронка Заказ, интегрированная с CRM
• Добавлена проверка контрагента на уникальность: сложная поэтапная процедура из 6 проверок, включая Контур.Фокус
• Добавлен бизнес-процесс для получения дополнительной информации о клиента
• Реализован модуль для сегментации клиентов по категориям, которые не поддерживаются штатным модулем

2. Полностью переработан процесс Согласование договоров

• Предыдущая версия была реализована на Задачах, всё обсуждение происходило в комментариях, это затрудняло выбор итоговых решений, которые должны попасть в Лист согласований 
• Мы добавили поэтапное согласование договора на основе Универсальных списков и Бизнес-процессов
• Все согласованные договора сохраняются в едином реестре
• В согласование встроена проверка контрагента
• Лист согласования формируется автоматически

3. Добавлена воронка Мероприятия

• В отдельной воронке Мероприятий структурирован весь процесс организации мероприятия от отправки приглашений до передачи заинтересованных лидов в отдел продаж
• Предусмотрена работа с онлайн и оффлайн-мероприятиями
• Настроена интеграция с сервисом рассылок для отправки транзакционных приглашений

4. Реализована интеграция CRM с 1С

• Компании и контакты создаются в Битрикс24 и передаются в 1С
• Добавлена поддержка справочника магазинов
• Документы по планам продаж формируются в 1С и передаются в Битрикс24
• Из 1С создаются внутренние заявки на доставки/перемещения, которые добавляются в список в Битрикс24 и запускают бизнес-процесс 

5. Добавлена интеграция с Контур.Фокусом

• Проверка встроена в процесс создания контрагентов в CRM
• Также проверяются все контрагенты в процессе Согласования договоров

6. Добавлена интеграция с MindBox

• Информация о свойствах Контактов передаются в MindBox для формирования сегментов
• Разработан комплект активити для отправки писем по шаблонам

7. Множество бизнес-процессов и решений для удобства сотрудников.

У нас с 2020 года действует договор на адаптации, а с 2021 заключен договор постоянного сопровождения и консультирования. На проекте постоянно работает 4 сотрудника нашей компании: аналитик, архитектор, разработчик, консультант-внедренец.

Отзыв: 

Наша группа компаний NBCom Group включает в себя фирменные магазины iPort, Samsung, Sony Centre, Xiaomi, а также авторизованные сервисные центры iPort и Samsung. Штат 500 человек. Мы - в 15 регионах РФ.

Мы работаем с компанией Бестранк с 2020 года, за это время было реализовано множество ИТ-проектов на базе Битрикс24. В процессе плодотворной работы Бестранк превратились из подрядчика в нашего технологического партнера.

Несмотря на наличие собственного отдела, отвечающего за развитие корпоративного портала на базе Битрикс24, компания Бестранк осуществляет всестороннюю поддержку 24/7 и помогает с развитием его функционала.

За время сотрудничества были реализованы проекты в различных сферах деятельности группы компаний:

• CRM для корпоративного отдела

• Согласование договоров в Б24 для бэкофиса

• Организация и проведение мероприятий на базе воронок CRM Б24 для корпоративного отдела

• Интеграционные решения с 1С УТ и 1С ЗУП, КонтурФокус, TeachBase для нужд многих подразделений группы компаний

Рано или поздно компания упирается в “потолок” штатных возможностей готового программного продукта, которым является Битрикс24, и тогда для решения запросов бизнеса требуются новые, удобные, надежные нештатные решения. Как раз такие и предоставляет компания Бестранк.

Все действующие сотрудники отдела Битрикс24 в нашей компании прошли курсы по Б24 в АУЦ Бестранк, это хороший старт в ИТ профессии, связанной с популярным российским продуктом - Битрикс24. Все новые стажеры также отправляются на курсы в АУЦ.

Как показал опыт работы с Бестранк, их цель - погрузиться глубоко в процессы клиента, понять их и предложить оптимальное решение по запросам бизнеса.

Благодарим за тесное многолетнее сотрудничество весь коллектив компании Бестранк и отдельно ее руководителя Русову Светлану.

Руководитель отдела информационных систем, Павлов Виктор