Тайди

1. Краткая информация о клиенте
 Тайди - Крупнейший дистрибутор на рынке бытовой химии, гигиены и косметики от ведущих зарубежных и отечественных производителей.
 Сотрудники от 300

 2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
 Первый запрос об автоматизации был связан в переносе процессов согласования в Битрикс24. На этом этапе была задача разработать 3 процесса согласования в живой ленте: заявка на акцию, Заявка на согласование коммерческих условий, Заявка на оплату (премии, бонусы клиентам).

 3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Бизнес-процесс по согласованию документов с контролем присутствия участников процесса

Нужно автоматизировать процесс согласования и оплаты счетов в компании. Причем необходимо учесть, что сотрудники, задействованные в процессе (менеджер, руководитель менеджера, исполнительный директор, главный бухгалтер, бухгалтер) могут отсутствовать на рабочем месте. Если кто-то из них находится в отпуске, на больничном или в командировке, то его должны замещать:

• руководителя менеджера - исполнительный директор;


• исполнительного директора - главный бухгалтер;


• главного бухгалтера - бухгалтер;


• бухгалтера - главный бухгалтер (теоретически предполагается, что одновременно не могут отсутствовать главный бухгалтер и бухгалтер).

Вы можете настроить данный бизнес-процесс самостоятельно, следуя описанию алгоритма или заказать у нас его доработку под ваши условия и внедрение на вашем предприятии.

Заказывая автоматизацию данного кейса в Пинол, вы получите рабочий бизнес-процесс «под ключ».

Алгоритм работы бизнес-процесса

После установки данного бизнес-процесса на ваш портал Битрикс24, процесс согласования и оплаты счетов будет работать следующим образом.

І вариант, когда все участники процесса есть на рабочем месте:

1. Менеджер запускает бизнес-процесс.


2. Счет попадает на рассмотрение и согласование руководителю менеджера.


3. Если руководитель подтверждает необходимость оплаты данного счета, то он переходит на согласование к главному бухгалтеру.


4. После согласования у главного бухгалтера документы попадают на проверку к бухгалтеру.


5. Если бухгалтер подтверждает, что документы в порядке, счет возвращается к главному бухгалтеру для совершения оплаты.


6. После оплаты ставится задача менеджеру, запустившему бизнес-процесс, чтобы он собрал закрывающие документы.


7. Когда закрывающие документы собраны, они попадают к бухгалтеру на проверку.


8. Если все документы в порядке, то бухгалтер подтверждает закрывающие документы и бизнес-процесс заканчивает свою работу.

ІІ вариант, когда кто-то из участников процесса отсутствует на рабочем месте:

1. Менеджер запускает бизнес-процесс на утверждение счёта.


2. Руководитель менеджера его согласовывает. Если нет руководителя менеджера, то счёт утверждает исполнительный директор. Если нет исполнительного директора, то счёт попадает на утверждение к главному бухгалтеру. Если нет главного бухгалтера, то утверждение счета переводится на бухгалтера.


3. Далее документы на оплату попадают на согласование к главному бухгалтеру. Если его нет на месте, то вместо него выступает бухгалтер.


4. Следующий этап в бизнес-процессе - это проверка документов бухгалтером. Если бухгалтера нет, то документами занимается главный бухгалтер.


5. Далее главный бухгалтер оплачивает счет. Если главный бухгалтер отсутствует, то счет оплачивает бухгалтер.


6. После оплаты менеджер, инициировавший бизнес-процесс собирает закрывающие документы.


7. Далее закрывающие документы попадают на проверку к бухгалтеру. Если бухгалтера нет на месте, то его роль исполняет главный бухгалтер.


8. После утверждения закрывающих документов, бизнес-процесс прекращает свою работу.
   

Таким образом, данный бизнес-процесс исключает остановки в утверждении и оплате счетов компании из-за отсутствия на рабочем месте кого-либо из участников процесса. Перед тем, как передать на согласование и оплату документы, бизнес-процесс проверит, не отмечен ли данный сотрудник в Битрикс24, как отсутствующий. Если человек находится в отпуске, командировке или на больничном, то бизнес-процесс направит документы на другого сотрудника в соответствие с кадровой политикой компании.

Клиентом были предоставлены 3 схемы согласования. После того как процессы были перенесены в Битрикс24 и протестированы всеми отделами клиента, каждым отделом были предоставлены пожелания по доработке. По предоставленным данным были внесены значительные правки во все процессы для удобства каждого отдела. В процессе согласования участвуют отделы «Эксклюзивных товарных марок», «Отдел расчета бонусов и компенсаций», «Отдел кредитных контролеров», «Федеральной специализированной розницы», «Бухгалтерия», Генеральный директор. Все согласованные процессы на следующем этапе автоматизации необходимо будет интегрировать с 1С, для передачи согласованных документов.

 4 Работа с решением. Достигнутые результаты.
 По итогу выполненных работ завершили первый этап автоматизации работы сотрудников, упрощена схема коммуникаций по каждой конкретной задаче на согласования, сокращены сроки согласований необходимых документов

 5. Преимущества от внедрения
 Клиенту было важно уйти от согласований в компании на бумажных бланках. Уменьшить беготню по кабинетам, напоминать и контролировать по срокам выполнения согласований. Итоги согласований заносятся в универсальные списки, их всегда можно перепроверить контролирующим отделом.

 6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.
  Менеджеру компании необходимо согласовать условия акции для конкретной сети. Он заполняет Заявку на акцию, указывает профильные отделы компании, которые отвечают за определенную линейку продукции, описывает условия, мотивацию и сроки. После старта согласование проходит строго по прописанному маршруту указанных подразделений. Резолюция каждого отдела заносится в историю согласования, крайний согласующий видит решение каждого отдела и на основании этого принимает окончательное решение.

 7. Отзыв заказчика о проделанной работе.
 Заказчик доволен работай нашей компании, согласовываем тз 2го этапа автоматизации.