Полное внедрение Битрикс24 для компании по производству продуктов здорового питания.

1. Краткая информация о клиенте

Клиент - ООО "Источник жизни", г. Иваново.

Основное направление работы - производство и продажа продукции здорового питания. Продают по всей России на своих сайтах и маркетплейсах - Озон, Вайлдберис.
Число сотрудников работающих с Битрикс 19-24

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

В компании на момент сотрудничества не было CRM-системы Битрикс24.

• Какие критерии играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24? 

Расход средств в перспективе на ПО.

• Почему клиент выбрал именно нашу компанию

Наш менеджер отработал возражения и четко объяснил клиенту разницу между другими ПО. Еще важным пунктом в принятии решения стало то, что есть возможность работать в дальнейшем по услуге "Ассистент руководителя отдела продаж". 

Раньше CRM-системой не пользовались, Битрикс24 не было. Работали с заказами в системе МойСклад. Чувствовали нехватку функционала, так как МойСклад - это для заказов, товаров, счетов, отгрузок - в общем, только для продаж и отчетности, автоматизации мало.

Нужны были:

Сразу же приступили к общим настройкам, так как портал создавали с нуля. Настроили CRM для менеджеров по продажам (блок Продажи) и интеграции с системой МойСклад, так как у клиента в первую очередь все завязано на заказах. 

Практически параллельно выполняли подключение каналов коммуникации, сквозной аналитики. После этого перешли на настройку блока Задачи и проекты, а в особенности каскадной задачи (задача с подзадачами), клиенту было важно ставить и отслеживать задачи по запуску новой продукции. Подключили 2 сайта клиента, и они сразу начали передавать заявки от клиентов, интеграция с сайтами отлично передает путь клиента. Это то, что так же нужно было клиенту - сквозная аналитика. Дополнительно мы настраивали отчеты в CRM и задачах и обучали клиента, как пользоваться фильтрами, сквозной аналитикой и CRM-аналитикой. 

Сроки выполнения работ были слегка затянуты из-за новогодних праздников. 

Возникла сложность с интеграцией МойСклад. Приложение не закрывало все потребности клиента (например, приложение не синхронизируется с сущностью Контакт Битрикс24, никак не передает данные контактов контрагентов из МойСклад в Контакты Битрикс24, здесь мы не смогли помочь), были сложности с работой некоторого функционала (есть возможность настраивать соответствие полей МойСклад и Битрикс24, но при этом поля в Битрикс24 должны быть особого типа (инфоблок/строка), что не во всех случаях было удобным клиенту, т.к. нужны были еще и поля типа “Список” с множественным выбором, Файл и др), а поддержка отвечала очень неохотно и особо помощи не приносила. К сожалению, полной автоматизации добиться не удалось, нами было задействовано принудительное обновление сделки, предложенное разработчиками приложения, с помощью вебхука, но данное решение не дало необходимого эффекта ввиду особенностей работы триггеров Битрикс24. В качестве решения, клиент самостоятельно планирует изменять стадию сделки на стороне МойСклад после оплаты счета, в Битрикс24 настроена полная автоматизация и дополнительных действий не требуется. После обновления модуля обмена разработчиками приложения, была настроена интеграция новых счетов Битрикс24 со счетами МС, синхронизация работает корректно.

С некоторыми трудностями удалось справиться при помощи функции множественного редактирования полей в МойСклад, так мы смогли перенести Статусы контрагентов из МойСклад в Битрикс24 сначала в текстовое поле карточки Компании, а потом вручную переносили эти значения в поле “Тип компании” с нужным клиенту типом поля “Список”. 

Несмотря на все перечисленные сложности, нами была настроена и реализована грамотная двухсторонняя синхронизация контрагентов МойСклад с Битрикс24, их финансовые показатели, сделки Битрикс24 с заказами МойСклад, товары, а также двухсторонняя выгрузка счетов со всеми дополнительными полями.

Бонусно мы внедрили клиенту 2 бизнес-процесса:

• Бизнес-процесс "Что улучшить?": подразумевается внесение сотрудниками предложений по улучшению работы компании, усовершенствованию процессов, сбора идей и др. при помощи формы отправки. Сотрудник заполняет форму, после чего директору ставится задача на рассмотрение предложенной идеи. Этот процесс упрощает сбор предложить, помогает не забыть о поданной идее и не тратить время на дополнительные согласования, обсуждения и хождения по кабинетам.

• Бизнес-процесс "Увольнение сотрудника": подразумевается запуск процесса увольнения, указывается сотрудник и платформы/материалы/информация/регламенты, к которым нужно закрыть доступ, после чего ставятся задачи бухгалтеру, HR, директору, тех. специалисту с регламентами проведения процесса увольнения (на отключение доступов, передачу дел и задач, расчет и др.), что упростит весь процесс увольнения и поможет не забыть что-либо сделать.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

Клиент самостоятельно начинал внедрять сотрудников в Битрикс24, саботажа не было, так как коллектив молодой и авторитет руководителя в компании четко обозначен. Мы помогали информацией, настроили Базу знаний с инструкциями по работе в Битрикс24, а под конец завершения внедрения провели 2 обучения - для сотрудников по работе в Битрикс24 и для руководителей - помимо всего прочего, как собирать отчетность, как контролировать сотрудников, как настраивать самостоятельно и др.

Сейчас сотрудники особенно активно работают с разделом CRM, так как поток заказов идет постоянно, и с блоком Задачи и проекты. А руководители плотно изучают возможности сбора и ведения отчетности.

Автоматизация, которую мы настроили, помогает не только качественно обрабатывать лиды, сделки, но и напоминает вовремя связываться с клиентами, и даже на некоторых стадиях делает это сама при помощи роботов на отправку писем. Также помогает руководителям всегда быть в курсе положения дел и при этом тратить минимум времени на контроль, система сама обращает внимание руководства на нарушения регламентов. 

Особенных сложностей в процессе работ не возникло. 

В компании мягко произошел переход работы в портал Битрикс24. Мы помогали информацией, настроили Базу знаний с инструкциями по работе в Битрикс24, а под конец завершения внедрения провели 2 обучения - для сотрудников и Для руководителей 

Основные задачи решены:

Множество рутинной работы мы переложили на CRM-систему Битрикс24, сократили времязатраты на многие операции, которые ранее были ручными, теперь все работает в 1 системе Битрикс24 (и продажи, и задачи, и сквозная аналитика) - это явно упрощает жизнь компании и дает возможность клиенту уделять больше времени другим задачам.

КИТ Медиа - это логичное и понятное внедрение, профессиональные и грамотные ответы на вопросы по работе системы. Перед компанией стояла нелегкая задача, но все получилось.

Очень довольны сотрудничеством! Рекомендуем компанию КИТ Медиа, как надежного партнера по настройке и внедрению Битрикс24.