Партнеры
WebMens
Внедрение CRM, разработка приложения «Expo Solutions Group»

Внедрение CRM, разработка приложения «Expo Solutions Group»

Внедрение CRM, разработка приложения «Expo Solutions Group»
Краткая информация о клиенте:

Компания: ООО "ЕСГ ГРУПП"

О Компании: ООО "ЕСГ ГРУПП" - ведущая выставочная компания полного цикла, специализирующаяся на организации конгрессно-выставочных мероприятий в рыбной отрасли. Компания предлагает современные решения в сфере организации участия в отраслевых выставках «под ключ».

Число сотрудников работающих в Битрикс24: 20 человек

Город / филиал: Головной офис - Москва, Филиал China Fisheries & Seafood Expo - Циндао, Китай, Филиал Seafood Expo Global - Брюссель, Бельгия.

ПЕРВЫЙ ЭТАП:

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Проведя аудит мы отметили несколько ключевых болей компании:
  1. Большая не структурированная клиентская база – порядка 20 000 компаний. Работа с клиентской базой велась в Excel, отсутствовал контроль коммуникации с клиентом, некоторых клиентов забывали добавлять в список. 
  2. Вручную производилось формирование всех контактных данных по клиенту и данных о заказанных услугах.
  3. Отсутствовала истории взаимодействия с клиентом и наглядная аналитики в целом по клиентской базе. 
  4. Производился ручной расчет вознаграждения менеджеров по продажам и отсутствовал контроль внесенной оплаты за оказываемые услуги. Также вручную формировался список клиентов для технического отдела, по которым необходим монтаж спец. оборудования

Процесс внедрения, особенности проекта:

Клиент выбирал между несколькими системами, поэтому мы решили безвозмездно настроить и продемонстрировать весомую часть решения на ДЕМО портале Битрикс24.

В итоге клиент выбрал Битрикс24 и нашу компанию и дополнительно отметил, что Битрикс24 позволили решить задачи, которые выходили за рамки стандартных функций CRM системы. Также ему понравилась стоимость лицензии и предлагаемый функционал за эту стоимость

После дальнейшего глубокого анализа рабочих процессов отдела продаж были поставлены следующие задачи:
  • Структурирование, сегментация и импорт клиентской базы 20 000 компаний и контактов.
  • Настройка карточек компании, контакта, сделки.
  • Настройка 2-х воронок продаж: продажа выставочных услуг и продажа рекламных услуг.
  • Подключение email ящиков сотрудников
  • Необходимость автоматизации процесса расчета вознаграждения менеджеров.
  • Автоматизация процесса учета оплаты за услуги. 
  • Автоматизация процесса формирования списка клиентов по которым необходимо участие технического отдела.
  • Контроль выполнения работ техническим специалистом
Работа с решением. Достигнутые результаты

Импорт клиентской базы разделили на несколько подзадач. Продумали сегментацию клиентов по имеющимся признакам. Под определенные признаки создали поля в карточках компаний и контактов.

Очистили клиентскую базу от лишней информации. Большой объем работы провели с расчисткой телефонных номеров, основная трудность заключалась в том, что номера телефонов были представлены в разных форматах, было несколько номеров в одном поле и много иностранных номеров

В компании очень специфичные сделки – цикл сделки от 2 до 8 месяцев. Под такую технологию работы были продуманы этапы воронки продаж, которые позволяют четко определить, что сейчас происходит с клиентом и какое следующее действие нужно предпринять для успешной сделки.

Для хранения всей истории взаимодействия с клиентом были подключены личные email ящики всех менеджеров по продажам

Менеджеры получают определенный процент от каждой сделки. Процент зависит от определенных условий сделки. Мы автоматизировали процесс расчета процентов с помощью бизнес-процесса в сделках. Теперь в определенный момент система создает строку в списке, автоматически рассчитывает сумму вознаграждения менеджера и разбивает выплаты не три этапа. С помощью разграничений прав доступа к строкам списка, каждый менеджер видит только свои выплаты, а администратор контролирует список по всем менеджерам

Оплата за оказанные услуги проходит в несколько этапов. Мы автоматизировали процесс расчета выплат с помощью бизнес-процесса в сделках. Контроль выплат осуществляет бухгалтер. В момент внесения данных по выплате автоматически пересчитывается сумма долга

По сделкам с определенными признаками необходима техническая подготовка площадки. Мы автоматизировали процесс формирования списка для технического специалиста. 

Дополнительно создается задача для подтверждения техническим специалистом, что он ознакомился с техническими требованиями

Преимущества от внедрения:
  • Повысилась эффективность работы с клиентами. Теперь каждый менеджер видит всю историю взаимодействия с клиентом и четко понимает каике действия необходимо предпринять для продвижения сделки по воронке продаж. Благодаря контролю коммуникации по всем сделкам менеджеры не забывают о важных звонках и письмах
  • Благодаря сегментации клиентской базы, менеджеры планируют работу с клиентами в порядке приоритетности.
  • Появилась прозрачность в выплатах процентов менеджерам
  • Автоматизация формирования списка заданий для технического специалиста освободила время менеджеров, а технический отдел получил полный набор информации, необходимой для выполнения своих обязанностей
  • В целом работа с клиентами стала прозрачной и структурированной
ВТОРОЙ ЭТАП:

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Ранее в данной компании нами выполнялось базовое внедрение Битрикс24 (отстроены воронки продаж, сегментирована клиентская база, реализован контроль коммуникаций). В этот раз к нам обратилась маркетолог, которая попросила автоматизировать привлечение участников выставок через сайт https://seafoodexporussia.com.  На момент обращения все лиды с сайта вносились на портал Битрикс24 вручную.

Было необходимо реализовать следующие возможности:
  1. регистрация посетителей и представителей СМИ на мероприятие через сайт;
  2. бронирование стендов арендаторами через сайт;
  3. создание личного кабинета на сайте для арендаторов, чтобы они могли в них редактировать информацию о себе и добавлять участников;
  4. формирование базы контактов проявивших интерес к мероприятию для дальнейшей сегментации и адресной рассылки приглашений на следующие мероприятия
  5. получение аналитики о контактах реально посетивших мероприятие и тех, кто не пришел
  6. получение аналитики по источникам новых контактов
Процесс внедрения, особенности проекта:

В процессе обсуждения потребностей были проанализированы все пожелания и трудности отдела продаж и отдела маркетинга.

Нами было принято решение разработать локальное приложение в Битрикс24, которое будет иметь несколько модулей:
  • модуль Администрирования
  • модуль для встройки в карточку Сделки
  • модуль для размещения на сайте. 
  • модуль для экспорта данных участников мероприятия (для печати бейджей)
Работа с решением. Достигнутые результаты

Реализацию проекта разбили на несколько шагов

Шаг 1. Регистрация посетителей и представителей СМИ. 

Для участия в выставке в качестве посетителя человек заходит на сайт и переходит в раздел регистрации. Далее он вносит свои личные данные, данные своей компании, и регистрируется.

 На основе переданных с сайта данных система формирует в CRM Компанию и Контакт, а также Сделку в направлении «Посещение мероприятия» в стадии «Ожидание посещения».

Ответственным за сделку назначается сотрудник из отдела маркетинга. При этом автоматически отправляется письмо с приглашением и QR-кодом на E-MAIL участника. Кроме того, в базу данных Приложения добавляется запись с данными участника и кодом регистрации. Эти записи будут использоваться для функционала по регистрации посетителей на выставке и печати бейджей.

При регистрации представителя СМИ создается сделка в статусе «Ожидание проверки». Сделки в таком статусе проверяет менеджер.

Если менеджер отказывает в регистрации данного лица, то переводит сделку в стадию «Проиграна». При этом на E-MAIL отправляется письмо с отказом в регистрации.

Если менеджер согласовал регистрацию данного представителя СМИ, то он переводит сделку в стадию «Ожидание посещения». При этом, автоматически отправляется письмо с приглашением и QR-кодом на E-MAIL из контакта сделки. Кроме того, в базу данных добавляется запись с данными представителя СМИ и кодом регистрации.

Эти записи также будут использоваться для функционала по регистрации посетителей на выставке и печати бейджей.

Шаг 2. Бронирование стендов через сайт.

Для участия в выставке в качестве арендатора человек заходит на сайт в раздел бронирования стенда.

Далее он указывает контактные данные, желаемую площадь аренды и запрашивает условия аренды.

На основе переданных с сайта данных система в CRM создает Компанию, Контакт и  Сделку в направлении «Выставочные услуги». Сделка получает стадию «Новая». Ответственным за Контакт, Компанию и Сделку назначается сотрудник отдела продаж.

Шаг 3. Личный кабинет для арендаторов.

Менеджер связывается с контактом из сделки в направлении «Выставочные услуги», редактирует данные в CRM, заводит субэкспонентов (при необходимости). 

Далее менеджер создает личный кабинет для экспонента(субэкспонента) и направляет ему на электронную почту логин/пароль. 

В личном кабинете экспонент(субэкспонент) имеет возможность отредактировать данные о компании, а также добавить участников с автоматической регистрацией в CRM и отправкой E-Mail с приглашением. 

При редактировании данных в личном кабинете автоматически обновляются данные в карточке компании. 

Возможность редактирования данных через личный кабинет завершается в определенную дату, указанную в настройках Приложения.

Также у менеджера есть возможность блокировки личного кабинета.

Шаг 4. Настройка CRM-маркетинга

За 1 день до мероприятия всем участникам отправляется SMS-уведомление с напоминанием о мероприятии. Отправка сообщений из Битрикс24 осуществляется с помощью сервиса СМС.РУ

Для E-MAIL – рассылок из Битрикс24 используется сервис Send-Pulse с использованием транзакционных писем через SMTP-протокол.

Преимущества от внедрения:
  • После разработки и внедрения Приложения у сотрудников значительно сократилось время на обработку регистраций участников мероприятия. 
  • Благодаря личному кабинету арендатора снизилось количество ошибок при передаче информации об участниках. 
  • Автоматическая отправка писем по настроенным E-Mail шаблонам, генерация QR-кодов посетителей, готовый экспорт данных для бейджей также существенно сократили временные издержки сотрудников.
  • Благодаря CRM-маркетингу сотрудники быстро и легко выполняют массовые рассылки напоминаний о мероприятии.
Отзыв заказчика о проделанной работе:

Сотрудники ООО "ЕСГ ГРУПП" высоко оценили преимущества от автоматизации на всех этапах и планируют дальнейшие работы с нами.
Внедрение CRM, разработка приложения «Expo Solutions Group»
Золотой
Лидер продаж
2021 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2021 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: За успешную работу с заявками Битрикс24
Офис
Краснодар
Готов приехать
Новороссийск
Сочи
Интернет магазин + CRM
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Специалисты нашей компании имеют опыт работы в сфере автоматизации бизнеса более 8 лет. Раскроем возможности Вашего тарифа на Максимум.

Оказываем следующие услуги:
— Внедрение CRM
— Настройка бизнес-процессов
— Обучение сотрудников
— Интеграции с внешними системами
— Разработка приложений под облачный или коробочный Битрикс24.

Предоставляем решения для различных отраслей бизнеса:
1. Производство
2. Строительство
3. Гостиничный бизнес
4. Оптовая и розничная торговля
5. Сфера услуг
6. Школы, семинары, мастер-классы
7. Медицина
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Краснодар, ул. Кожевенная д. 10, оф. 2

Телефон 8 (861) 213-94-34

По Битрикс24 звоните: 8 (861) 213-94-34

E-mail: start@webmens.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
обучение