Облачное решение Битрикс24 для ИП Буга Сергей Дмитриевич

К нам обратился клиент, который специализируется на производстве и монтаже входных и межкомнатных дверей. У клиента есть свой небольшой ассортимент производимых дверей, а также он занимается установкой дверей других производителей.

Годовой оборот клиента 60 млн. руб.

Количество сотрудников более 15 человек.

• Диспетчера пропускают звонки и теряют заказы.
• База клиентов хранилась в Excel.
• Зарплата сотрудников и расчеты с дилерами (сдельная) производятся в Excel, что приводит к ошибкам в расчетах.
• Владельцу компании не хватает понимания, что происходит в бизнесе. Слишком много времени уходит на контроль сотрудников и разбор спорных ситуаций с конечными заказчиками.
• Сотрудники общаются по работе в личных чатах. Рабочая переписка, задачи и файлы теряются.

 

Выбор был сделан в пользу ИС «Битрикс24», т.к. это универсальная информационная среда, которая сочетает в себе множество необходимых клиенту функций, таких как:

·         Сбор заявок от дилеров и история работы с каждой заявкой,

·         Сбор и хранение базы данных клиентов

·         Запись и хранение телефонных разговоров

·         Общение сотрудников и обмен документами внутри системы

 

Наша компания смогла предложить клиенту автоматизацию рутинных задач и максимально прозрачный контроль работы сотрудников, а также увеличение конверсии и качества работы с заявками на всех этапах.

• Внедрили CRM, подключили телефонию и настроили воронки продаж (для каждого направления своя)
• Настроили права доступа к базе клиентов в CRM
• Настроили автоматизацию повторяющихся бизнес-процессов и задач сотрудникам в зависимости от этапа сделки.
• Внедрили корпоративный чат и видеозвонки, научили сотрудников клиента работать с задачами и заданиями бизнес-процессов в Битрикс24. Также сделали видеоинструкции по работе с Битрикс24 для будущих сотрудников.

На первом этапе настроили базовый функционал CRM под клиента, а именно: создали несколько воронок под каждое направление бизнеса (в каждой воронке свои стадии), настроили права доступа для сотрудников при работе с CRM, подключили почту и телефонию (все общение с клиентами и дилерами теперь хранится в CRM).

На втором этапе создали CRM-формы для сбора заявок от дилеров (теперь все заявки сразу попадают в CRM в свою воронку, а клиенты в базу CRM), диспетчер получает автоматическую задачу «обработать новую заявку». После этого внедрения ни одна заявка не была потеряна.

На третьем этапе добавили автоматические задачи для замерщиков и монтажников (когда сделка попадает на этап замера или монтажа, определенные сотрудники получают уведомление об этом). В процессе тестирования третьего этапа, выяснилась необходимость передачи файлов замера/монтажа с адреса в сделку. Нами было предложено решение заменить автоматические задачи на задания бизнес-процесса. Выездной сотрудник сразу с места замера/монтажа делал фотографии на телефон и через мобильное приложение битрикс24 загружал в задание процесса. Фотографии попадали сразу в сделку. На этом же этапе было проведено обучение всех выездных сотрудников работе с мобильным приложением Битрикс24 и заданиями бизнес-процесса.

На четвертом этапе создали автоматический расчет стоимости работ, зарплаты монтажника и других важных экономических параметров.

На пятом этапе добавили автоматическую отправку информации о работе с заявкой (статусы, фото замера/монтажа, расчет стоимости работ) на почту дилеру, от которого данная заявка поступила.

На шестом этапе были созданы отчеты для владельца бизнеса по видам деятельности.

На заключительном этапе все исходящие из системы документы были стилизованы под логотип клиента. Также были даны рекомендации по развитию личного бренда.

Экономический эффект от внедрения более 4,5 млн рублей в год. (определен заказчиком) Это значительное увеличение прибыли, которое свидетельствует о высокой эффективности внедренных решений и оправданности инвестиций. Такой результат позволяет компании не только укрепить свои позиции на рынке, но и планировать дальнейшее развитие и расширение бизнеса.

Инвестиции в развитие информационной системы составили менее 0,5 млн рублей. Это относительно небольшие затраты, которые быстро окупаются за счет получаемого экономического эффекта. Вложенные средства позволили модернизировать систему, повысить ее производительность и обеспечить более эффективное управление бизнес-процессами.

Проект реализовывался в несколько этапов, что позволило тщательно проработать каждую стадию и обеспечить высокое качество конечного продукта. Такой подход гарантировал, что все аспекты внедрения были учтены и оптимизированы для достижения максимальной эффективности.

На первом этапе заказчику был предоставлен MVP на базе Программы для ЭВМ "1С-Битрикс24". Лицензия Стандартный, что позволило работать в системе практически сразу. Это дало возможность быстро оценить функциональность и преимущества системы, а также адаптировать ее под специфические нужды компании без значительных временных затрат.

В процессе реализации проекта, при наполнении проекта новым функционалом, было произведено несколько этапов обучения, а также созданы видеоуроки для пользователей. Это обеспечило плавное внедрение новых возможностей и позволило сотрудникам быстро освоить новые инструменты, что в свою очередь повысило их продуктивность и уверенность в работе с системой.

В завершающем этапе, для собственника бизнеса была настроена автоматическая генерация финансовых отчетов с индивидуальными настройками доступа. Это решение значительно упростило процесс получения актуальной финансовой информации, обеспечив удобный и безопасный доступ к данным, что способствует более оперативному и обоснованному принятию управленческих решений.