ООО «ЕСТЭК»

1. Краткая информация о клиенте

О компании ООО "Эстек"

Компания «Эстек» работает на рынке систем безопасности с 2012 года. Основные наши виды деятельности — это продажа, систем видеонаблюдения, контроля доступа, охранной сигнализации, домофонов, офисной телефонии и кабельной продукции.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

Требовалось настроить воронку продаж для тендерного отдела и адаптировать ее под бизнес-процесс. 

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Решение 

Для тендерного отдела, была разработана своя воронка продаж, а стадии сделки адаптированы под бизнес-процесс.

Этап «Поиск лота»

Поиск лотов, происходит, через Лиды. 

На ответственного менеджера за поиск лотов ставится задача для поиска. 
В случае если будет найден подходящий лот, менеджер занимающийся поиском лота должен поставить задачу на проект менеджера.
В задаче указано, если подходящий тендер найдет, то его необходимо добавить сделку в направление «Тендеры».

Этап «Обработка заявки»

Уведомление о новой задаче, будет направлено менеджерам групповой чат с помощь активити «Отправка уведомлений в групповой чат» на платформе «Пинкит». 

Когда менеджер создает новую сделку, автоматически ставиться задача на запрос продукцию у поставщика с запросом КП. 

Если поставщик предоставляет всю запрошенную информацию. Ставится задача на принятие решения. 

Этап «Принятие решения» 

Задача на приятие решения ставится на Тендерного специалиста, который и будет принимать решение по участию в тендере. В задаче будет указана сделка и номер заявки.

Далее если результат участия положительный, ставится другая задача с указанием номера заявки о принятии решения участия в тендере.

С указанием, что необходимо передвинуть сделку в стадию «Подача заявления».

Этап  «Подача заявления» 

На этом этапе ставится задача на Подачу заявки на участие в торгах по заявке. 

После подачи заявки, ставится другая задача Проверить разъяснения на площадке по заявке №.

И проставить дату торгов.

Если дата не проставлена, ответственному по торгам будет направлено соответствующее уведомление.

Далее ставится задача Участие в тендере по заявке №. И сделка переходит на следующий этап.

Этап «Торги»

На этом этапе проверяется, внесена ли дата проведения торгов. 

Если нет, то данные берутся из сделки и проставляются в календарь автоматически. После этого уведомляется об этом ответственный. 

Штатным уведомлением Битрикс24 и почтовым письмом. 

Далее в день торгов, ответственному приходит оповещение о том, что Необходимо указать выиграли тендер или нет по заявке. 

Если ДА - ставится задача на Заполнить данные по срокам тендера по заявке  
Если НЕТ - сделка меняет статус. 

Этап «Документы» 

На этом этапе, формируются все документы по выигранной заявке. После формирования пакета документов, сделка переходит в другой статус.

Этап «Исполнение заказа»

На этом этапе сделка меняет направление воронки. 

Этап «Отгрузка» 

На этом этапе формируется товарная накладная по заявке.

Ставится задача, в которой сказано, что нужно Сформировать информацию в Exel.

На основании файла, ставиться другая задача Сформировать товарную накладную по заявке №.

После закрытия задачи, ставится другая задача, в рамках которой нужно подписать Товарную накладную.

После подписания накладной, ставится другая задача в которой сказано, что нужно Сверить товары по отгрузке и накладной заявке №.

После исполнения этой задачи ставиться еще одна, в которой сказано, Вложить товарную накладную для заказчика по заявке №.

Последним этапом, ставится задача Выполнить отгрузку по заявке №.

После того, как товар будет отгружен, задачу нужно будет закрыть. По закрытию задачи, сделка переходит на другой статус.

Этап «Получение оплаты»

Проверяется поступление оплаты от клиента. Если оплаты нет ставится задача на  связь с клиентом. 
Если есть оплата, приходит соответствующее уведомление. 

Бизнес-процесс завершается.    

4. Результат

Удалось настроить воронку продаж для тендерного отдела и адаптировать ее под бизнес-процесс. 

5. Преимущества от внедрения

Таким образом, настроенный бизнес-процесс, помогает каждому участвующему сотруднику на каждом этапе сделки. На каждом из этапов, прописано, что необходимо сделать на следующем шаге. Вся работа от поиска заявки до отгрузки клиенту стала прозрачной и понятной. 

Если вашей компании необходим такой же или похожий бизнес-процесс, или обучение сотрудников работе на портале Битрикс24, то присылайте ваш запрос, чтобы мы доработали данный бизнес-процесса именно под ваши условия. 

6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Работа в отделе в первые недели использования портала стала эффективнее на 37%

7. Отзыв заказчика о проделанной работе.

По словам заказчика внедрение было оценено как новый шаг в развитии компании.