Автоматизация продаж производственной компании ТЭКО-ФИЛЬТР

Краткая информация о клиенте:

Предприятие ТЭКО-ФИЛЬТР занимается производством промышленных фильтров и оборудования водоподготовки.  

Главное направление деятельности предприятия — проектирование и изготовление оборудования для ремонта и реконструкции установок химводоочистки теплоэнергетических объектов различной мощности (от коммунальных и производственных котельных до ТЭЦ, ГРЭС, АЭС), а также предприятий всех отраслей промышленности. Компания производит оборудование как для ремонта и реконструкции установок водоподготовки с сохранением существующих режимов работы, так и для перевода в более эффективные технологические схемы. 

Проблемы:

- Долгая обработка входящих заявок;
- Потеря клиентов на разных этапах;
- Отсутствия прозрачности в работе менеджеров.

Ключевая задача внедрения: автоматизировать процесс обработки заявок на всех этапах работы. 

Команда RuMaster совместно с Маркетинговым отделом и Отделом продаж компании ТЭКОФИЛЬТР разработали план внедрения автоматизации, который включал в себя:

• Стандартизацию процесса обработки заявок;
• Настройку автоматизированных бизнес-процессов по согласованию заявок;
• Шаблонные поручения и напоминания сотрудникам о ключевых действиях при работе с заявкой, чтобы минимизировать потери заявок при работе;
• Обучение персонала компании работе по новому процессу, сопровождение и помощь в освоении Битрикс24.

Стандартизация процесса:

Процесс обработки заявки был разделен на два подпроцесса: 

• квалификация и резолюция заявки;

• обработка и реализация заявки. 

За первый процесс отвечает диспетчер. В его обязанности входила проверка контрагента, актуализация и дополнение заявки необходимой информацией, резолюция заявки у руководителя. 

После отправки документов и получения оплаты, система извещала менеджера и специалиста по тендерам о получении оплаты. С этого момента менеджер ставил задачу на производство о старте работ. 

Для получения уведомлений об оплате специалистами компании RuMaster была проведена интеграция Бирикс24 с 1С системой ТЭКОФИЛЬТР, обмен товарами, контрагентами, счетами.

С помощью инструмента “Задачи и Проекты” Менеджер и Руководитель производства контролировали производство и поставку продукции.
После внедрения этого инструмента появилось прозрачность в процессе, а у менеджера - возможность оперативно коммуницировать с заказчиком в экстренной ситуации. 

После выполнения настроек была проведена обучающая сессия с разбором всех сценариев и деталей процесса для каждого из отделов компании. 

Результаты внедрения:

- Стандартизированный процесс работы диспетчеров и менеджеров при обработке заявки;
- Прозрачность движения заявки по этапам;
- Минимизация бумажного документооборота, появилась возможность работать удаленно;
- Инструменты контроля для руководителей компании;
- Увеличение объема обрабатываемых заявок;
- Уменьшение объема потерянных заявок.