Разработка приложения по автоматизации процессов ООО «РАДА»

Краткая информация о клиенте

Компания: ООО "РАДА"

О Компании: Компания занимается оказанием бухгалтерских услуг

Число сотрудников работающих в Битрикс24: 30 человека

Город: Москва

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

К нам обратился руководитель компании с вопросом о возможности переноса функционала от стороннего приложения в Битрикс24. Битрикс24 в компании уже использовался на уровне функций корпоративного портала. 

Выбор в пользу нашей компании был обоснован наличием нужных компетенций и наличием собственных разработчиков в штате

После предварительного аудита были выявлены следующие задачи:

1. Автоматизация процесса периодической отправке счетов на оплату услуг и закрывающих документов
2. Автоматизация процесса постановки задач по обслуживанию клиентов по выбранным параметрам
3. Внедрение электронного документооборота КЭДО для кадровых процессов с целью оптимизации сроков и снижения затрат на обработку документов, учитывая увеличение числа сотрудников, работающих удаленно.

Процесс внедрения, особенности проекта.  

Для автоматизации процесса периодической отправки счетов на оплату услуг и закрывающих документов, была разработана отдельная воронка продаж. 

Сотрудник создает сделку, указывает необходимые параметры и объем оказываемых услуг. Далее сделка переходит в нужную стадию и запускаются автоматические действия, которые в нужное время отправят клиенту в виде email сообщения счет на оплату, по окончанию периода выполнения работ, автоматически отправят сообщение с закрывающими документами. 

Далее создается копия сделки и алгоритм повторяется снова, без участия пользователя. 

Работа с решением. Достигнутые результаты

Для автоматизации процесса постановки задач по обслуживанию клиентов, мы разработали собственный модуль который полностью закрывает потребности клиентов.

Функционал приложения:

1. В модуле предусмотрено два интерфейса: Администратор и Планировщик. Интерфейс «Администратор» - предназначен для добавления / редактирования налогов. Можно задавать название, в какой группе будут поставлены задачи, активность данного налога, Крайний срок сдачи, периодичность, за сколько дней напомнить про сдачу
2. На начальном этапе ответственный сотрудник проставляет по компании следующие параметры: выбирает список отчетов, которые необходимо сдавать по компании, дату аванса, дату зарплаты, сотрудника ответственного за налоги, сотрудника ответственного за зарплату
3. Сохраненные параметры попадают в планировщик, который в нужную дату и время создает задачи на ответственного сотрудника с нужными сроками 

Для удобной и правильной работы нами было проведено ряд обучающих уроков, и записаны обучающие видео.

Выполнены работы по КЭДО:

• Помощь в подаче заявке на подключение Госключа к сервису Битрикс24 КЭДО

• Помощь в Оформление доверенности на Госуслугах

• Подключения провайдера Госключ в Битрикс24 КЭДО

• Помощь в подготовке ЛНА (Положение о переходе на КЭДО). 

Предоставление шаблонов на:

• Положения о переходе на КЭДО

• Приказ о введении КЭДО

• Согласие о переходе на КЭДО

• Контроль и помощь с установкой и настройкой ГосКлюч.

• Определение пилотной группы для проведения подписания

• Обучение бухгалтеров по заведению/согласованию/подписанию документов. работе с системой

Преимущества от внедрения

• Значительно оптимизировался процесс по подготовке документов на оплату услуг и закрывающих документов. Это высвободило время специалиста для выполнения других важных задач. Руководитель компании в любой момент времени может проверить, по всем ли компаниям запущен процесс.
• Задача по переносу функционала со стороннего сервиса была выполнена полностью, теперь сотрудникам не надо работать в двух разных сервисах и все функции сотрудник выполняет в едином интерфейсе Битрикс24. Дополнительно освободилось время, т.к. теперь не нужно дублировать реквизиты компании в двух сервисах.

• Сокращение времени обработки кадровых документов на 40%, что позволило ускорить процессы согласования и подписания.

• Увеличение удовлетворенности сотрудников на 25% за счет более удобного и быстрого доступа к документам из любой точки.

• Снижение количества ошибок в документах на 70% благодаря автоматизированным проверкам и шаблонам.

• Увеличение скорости подписания документов на 50%, что улучшило оперативность взаимодействия между сотрудниками.

• Повышение производительности отдела кадров на 30% за счет автоматизации рутинных задач.

• Уменьшение затрат на бумажный документооборот на 60%, благодаря переходу на электронные документы.

Отзыв заказчика о проделанной работе

Руководитель Заказчика отметил, что благодаря оптимизации процессов и проведенному обучению, использование Битрикс24 в компании ООО "Рада" перешло на новый уровень. Вовлеченность и эффективность работы увеличилась. Также Заказчик высоко оценил отметил нашу компетенцию и тщательный подход к работе.