Автоматизация внутренних процессов АНО «АртМастерс»

Краткая информация о клиенте

Компания: АНО "АртМастерс"

О компании: Организацией мероприятий, чемпионатов творческих компетенций.

Число сотрудников работающих в Битрикс24: не более 10 человек

Город: Москва.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

В компанию обратилась специалист отдела делопроизводства Кристина, с обращением по реализации процесса согласования договоров и автоматизации его с помощью Битрикс24.

Проблемы и боли с которыми обратились в компанию :

1. Нет точной последовательности хода согласования договоров.
2. Нет возможности отслеживать какие договора согласованы, а какие нет.
3. Нет единого места работы с согласованием договоров

Процесс внедрения, особенности проекта.  

С клиентом провели подробный аудит текущего процесса согласования договоров. Детально проанализировав процесс согласования, было принято решение реализовать процесс согласования договоров в Битрикс24 с помощью процессов в ленте новостей.

После проведения аудита процесса согласования договоров, было составлено ТЗ, в котором подробно расписали логику и ход процесса согласования. 

Работа с решением. Достигнутые результаты

Ход согласования договоров, у клиента начинается с заведения самой заявки и указания данных для договора. Инициатор процесса сам определяет перечень лиц, которые будут участвовать в согласовании.

Далее начинается процесс по согласованию самой заявки, который проходит согласование руководителем инициатора и сотрудниками финансового отдела. В каждом задании у сотрудников есть возможность вернуть процесс на доработку инициатору или делопроизводителю.

Следующим этапом заявка поступает в юридический отдел и на этом этапе происходит формирование макета договора для согласования.

После макет договора проходит так согласование у руководителя Инициатора и сотрудников финансового отдела. После всех согласований макет договора переходит к Делопроизводителю. И на этом этапе уже происходит автоматическое формирование номера договора.

В случае необходимости внесения изменений и повторного согласования у сотрудников. Предусмотрена возможность доработки заявки с выбором на какой этап вернуть задание.

При успешной проверке договора Делопроизводителя, действие процесса передает договор Руководителю для согласования.

После успешного согласования договора, инициатор процесса производит отправку договора контрагенту, ожидает получения подписанного договора и передает его Делопроизводителю.

И на последнем этапе действие у делопроизводителя для помещения договора в архив как бумажный так и электронный.

Для понимания как проходило согласование договора, на каждом этапе производится запись в отдельный реестр «Лист согласования». 

Преимущества от внедрения

• Компания получила портал, в котором сотрудники могут полноценно коммуницировать друг с другом. Общаться в чатах, в комментариях, совершать звонки внутри портала.
• Появилось единое место ведения базы контрагентов, с возможностью сохранения истории взаимодействия.
• Настроенная логика работы процесса согласования дала четкое понимание на каком этапе находится процесс. Это позволило контролировать ход согласования и избегать задержек в согласовании.
• У сотрудников отражаются только те задания, по которым им надо выполнить действие. В каждом действии выводится информация по заявке, для сокращения времени согласования договора. Не надо отдельно открывать данные заявки и сверять их с договором.
• Возможность отправки процесса на доработку, дала компании гибко проводить согласование без заведения новых заявок на согласование.
• В самом реестре согласования договоров, происходит автоматический подсчет номеров заявок. Идет отражение кто запустил процесс и когда это было сделано. Так же поле со статусом согласования позволяет отбирать не согласованные договора и работать с ними для ускорения согласования.
• По итогам настройки Бизнес процесса, компания получила полноценный, понятный инструмент по согласованию договоров.

Отзыв заказчика о проделанной работе
Кристина осталась довольной итогами внедрения Битрикс24 и разработки бизнес-процесса, особо отметив пунктуальность и гибкость наших специалистов в вопросах разработки оптимального алгоритма действий по работе бизнес-процесса.