ИП Марковина Мария Сергеевна

Торговая компания «ГРИМА ИМПОРТ»: как облегчить жизнь отделу закупок?

Краткая информация о клиенте:

Клиент:  ИП Марковина М. С.

Город: Москва

Направление деятельности: Розничная торговля товарами

Web: в разработке

Тариф Битрикс24: Компания

Количество сотрудников: 20-50

Компания "ГРИМА ИМПОРТ" занимаются розничной торговлей товарами потребления на различных площадках Маркетплейсов. 

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Рост компании обратил внимание руководства на недостаток прозрачности процессов и неслаженность работы коллектива. Рутинные задачи исполнялись медленно, между отделами присутствовала несогласованность действий, было много дополнительных звонков и действий, чтобы узнать актуальное состояние сделки, задачи или документа. Ко всему прочему, мешало отсутствие контроля над работой сотрудников. Информацию о текущем положении дел можно было получить только из их уст.

Поэтому пришли к выводу, что пора внедрять CRM Битрикс24, которая сделает работу подчинённых прозрачной, удобной и оперативной, а руководители всегда будут держать руку на пульсе.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Регламентированные и понятные процессы, устранение хаоса в работе;

• Автоматизированная и оперативная постановка задач;

• Чаты и обмен файлами в едином месте;

• Автоматизированный контроль выполнения задач;

• Прикрепление переписок, задач, звонков и документов к каждой соответствующей карточке клиента и сделки;

• Аналитические показатели для принятия стратегических решений;

• Сохранение истории работы по задачам и сделкам.

Опасались, что сотрудники будут долго и болезненно привыкать к новой CRM и учиться работе в ней. Но, после базового обучения INVO Group, подчинённые постепенно начали понимать удобство работы в Битрикс24. Особенно активно порталом пользуется отдел закупок.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Соучредитель

• Роль в проекте: ответственный со стороны заказчика за проект, предоставление информацию о работе компании и ее процессов, участие в проработке логики.

• Что было важно: структурировать и оцифровать бизнес, делегировать операционную деятельность, внести ясность в картину деятельности сотрудников.

Директор по закупкам

• Роль в проекте: предоставление и согласование информации по отделу закупок и поставок.

• Что было важно: сделать удобное рабочее пространство для отдела закупок, упорядочить регламенты, оцифровать процессы и получать с них аналитику.

С каким сложностями столкнулись на этапе внедрения:

1. По окончании внедрения 2 недели ждали обновления от самой компании Битрикс24, что немного задержало старт работ с уже готовым проектом. Но, в итоге, получили удобный и интуитивно понятный портал, с использованием новейших разработок в этой CRM.

2. Совершенствование логики процессов привело к использованию новой технологии Битрикс24 – Smart-процессов. Пришлось быстро разобраться в их функционале, как текущем, так и планируемом развитии.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

1.1. Настроен smart-процесс «Закупки», который контролирует этапы закупок, выполнение задач с необходимым результатом и в срок. Внутри процесса настроены:

1.1.1. Воронка закупок в РФ.

1.1.2. Воронка закупок в Китае.

1.1.3. Воронка поиска товаров в Китае.

1.2. Настроен smart-процесс «Поставки», который автоматизирует контроль выполнения задач и напоминания по ним, своевременно выявляет ошибки в работе. Внутри процесса настроено:

1.2.1. Воронка поставок.

1.3. Настроен smart-процесс «Карточка товара», который концентрирует все наименования товаров в формате списка в Битрикс24 для дальнейшего автоматизированного использования при работе по задачам и процессам. Также связан с первым двумя Smart-процессами.

2. Контакт-центр:

2.1. Подключена почта, которая позволяет принимать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

3. Задачи (группы/проекты):

3.1. Группа для обучения.

3.2. Группа бухгалтерии.

3.3. Группа закупок.

3.4. Складская группа.

3.5. Группа для аналитиков.

3.6. Группа для контент-менеджера.

3.7. Группа для работы с отзывами.

3.8. Группа стратегического развития.

Все группы структурируют работу компании. В каждой в соответствии с тематикой настроены участники, календарь, чаты, канбаны, и можно проверить как актуальные задачи, так и историю выполненных.

4. Аналитика:

4.1. Отчет по конверсии сделок.

4.2. Отчёт эффективности и скорости работы сотрудников.

5. Облачное хранение данных:

5.1. Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

6. Чат и видеозвонки:

6.1. Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

6.2. Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения:

1. Руководителю видна результативность каждого сотрудника;

2. Структурирована работа отделов;

3. С руководителей сняты операционные задачи, освободилось время для управления компанией;

4. Сотрудники видят свои задачи и прогресс по ним.

Сопротивление от персонала еще встречается, но уже сходит на «нет». Блок закупок так хорошо автоматизирован, что сотрудники отдела сразу перешли работать в CRM. По количеству поставленных и выполненных задач видно, что автоматизация им облегчила жизнь.

Работа с бухгалтерией стала невероятно удобной. В Битрикс24 видно: когда счет оплачен, когда документ взят в работу, какие задачи еще не выполнялись. Больше не нужно звонить и спрашивать, теперь информация об актуальном состоянии документов доступна в один клик.

Однозначно будут рекомендовать INVO Group для внедрения Битрикс24.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Быстрая обратная связь от команды внедрения;

• Хороший, оперативный документооборот;

• Пунктуальность сотрудников;

• Соблюдение сроков внедрения, высокая скорость работы;

• Оперативное и понятное обучение;

• Доведение задач до конца.