Окна Саратова

Информация о клиенте.

Компания занимается производством и продажей пластиковых окон в Саратове.

Число сотрудников до 50 чел.

Необходимость внедрения Битрикс24.

В компании есть два отдела продаж, отдел производства, отдел рекламации. Необходимость в единой системе контроля сотрудников ключевых отделов назрела уже давно. Компания обратила внимание на Битрикс24 как продукт позволяющий объединить функционал корпоративного портала, CRM, маркетинга. Визуализировать структуру компании. Повысить эффективность и безопасность работы с существующей клиентской базой путем разграничения доступа к данным и повышению уровня контроля основного бизнес процесса двух отделов продаж.

Мы предложили комплексный подход внедрения системы по схеме:

• Проведение предпроектного аудита компании - составили подробную карту процессов компании, определили ключевые задачи и цели, предложили план поэтапного внедрения системы;

• Импорт данных о клиентах, распределение клиентов по отделам и ответственным;

• Базовую настройку системы  - обучение персонала, распределение ролей, создание основных стадий ключевых бизнес процессов, определение набора дополнительных полей, настройка карточек сущностей, прав, каналов коммуникации;

• Автоматизацию бизнес процессов - отдела региональных продаж, отдела прямых продаж, процесс обработки рекламаций;

• Автоматизацию документооборота - создание шаблонов документов: счета, акты, накладные, договора для нескольких юр. лиц;

• Обучение и техническая поддержка - контроль эффективности работы сотрудников в системе.

Процесс внедрения.

Процесс внедрения проходил по плану, компания выделила ответственного сотрудника, обладающего необходимыми полномочиями, который вместе со специалистами нашей компании активно влиял на процесс адаптации сотрудников, а так же контролировал сроки и своевременную оплату, что позволило обеспечить непрерывность и качество процесса адаптации.

В результате внедрения Битрикс24, менеджеры компании стали активно пользоваться системой, все коммуникации и записи звонков хранятся в системе. Произведена автоматизация двух отделов продаж и отдела рекламации (работа с новыми клиентами, работа с дилерами, обработка рекламаций). Создана интеграция с производственной системой WinDraw.

Проблемы, с которыми столкнулись:

• Сложности в понимании логики системы - решили путем проведения вебинаров, создания линии поддержки для сотрудников;

• Нерегулярное финансирование развития проекта - адаптировали план к сезонности бизнеса;

• Отсутствие должного контроля по правильной работе менеджеров - регламентация процессов контроля, настройка системы отчетности;

• Система "Мои звонки" сохраняет записи не со всех моделей телефонов - перешли на ВАТС Мегафон.

Работа с решением.

В результате года эксплуатации,  можно сказать, что сотрудники в системе работают. Информация о клиентах храниться упорядочено. Настроена и используется интеграция с WinDraw, как с системой расчета заказа. 

В результате аудита портала выявлены проблемы и предложены решения:

• Текущие настройки автоматизации не полностью отвечают изменившейся логике бизнес процессов - предложена техническая поддержка для регулярной работы по адаптации процессов и обучению сотрудников;

• Работа с существующими и новыми клиентами в целом ведется эффективно, но используется не все возможности -  своевременное внедрение нового функционала в рамках технической поддержки.

Преимущества от использования решения:

• Увеличение продаж за счет более плотной работы с базой клиентов;

• Повышение уровня контроля работы сотрудников в отделах продаж и рекламаций;

• Увеличение лояльности клиентов;

• Повышение уровня безопасности коммерческой информации.