Транспортная компания Тринлок

CRM битрикс 24 внедрение в логистике.

 Руководитель Вадим обратился к нам по совету наших клиентов, была выбрана CRM-система Битрикс24.

Решили использовать облачное решение CRM тариф Команда

 1. Клиент - транспортно-экспедиционная компания «ТРИНЛОК»

Специализируются на организации внутрироссийских и международных грузоперевозок. Команда работает на рынке логистических услуг первый год. Компания также активно использует привлеченный транспорт.

Проект по внедрению Битрикс24 в группе компаний реализовывался компанией UMAX.

2. Цель и особенности проекта

Создание системы управления для полного контроля транспортными заказами, взаимоотношениями с клиентами (CRM), учета корреспонденции, создания договоров и выставления счетов.

3. ГЛАВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ:

Вся документация была разрозненной: многочисленные папки на жёстком диске и в «облаке», файлы в Word и Google-документы, согласования в почте и в WhatsApp. Найти концы было просто невозможно. Необходимо было отслеживать все процессы и задачи на каждом этапе.

Необходимо было разделить работу на задачи и выполнять их одна за другой. И каждый сотрудник всегда должен знать, что и к какому сроку он должен сделать по каждой из перевозок. Ему не нужно каждый раз думать «А какая задача следующая? Что нужно делать именно сейчас?». Он просто смотрит свой план в сервисе и выполняет те задачи, которые для него уже сгенерированы.

Для каждой задачи устанавливается дедлайн. Если задача не выполнена в срок, всем заинтересованным лицам приходит уведомление.

На данный момент компания хранит «облаке» всю текущую документацию. За время работы над перевозкой она может поменяться несколько раз. И у всех сотрудников должен быть моментальный доступ к актуальной версии всей проектной документации.

3. Размещение информации обо всех пользователях бизнес-процессов

В основе этой работы лежит база данных обо всех пользователях, которые работают в компании. К карточке каждого сотрудника можно прикрепить электронные копии документов. Информация о сотрудниках хранится в личных карточках, элементах CRM и связанных с ними задачах.

В работы с этим блоком созданы:

·         База учета всех сотрудников

·         База учета документов водителей

4. работы по внедрению CRM Битрикс 24

База CRM содержит информацию о клиентах, перевозчиках и контрагентах, действующих и изучаемых. К каждому перевозчику, клиенту и контрагенту привязываются сотрудник из числа менеджером и сотрудник из числа логистов.

Функционал доработанной CRM-системы позволяет:

·         Добавлять новых клиентов, перевозчиков, контрагентов.

·         Добавлять дополнительные взаимосвязи полей между карточками всех участников процесса.

·         Создавать договора на основе разработанных шаблонов, сканировать документы и управлять ими (например, отслеживать срок действия) через CRM.

·         Управлять оплатами от клиентов, отслеживать дебиторскую задолженность.

5. Генерация всех документов для транспортных заказов по шаблонам. На основе данных, введенных в транспортный заказ (заявка/письмо уведомление и т.д.) и карточку клиента (договор), можно быстро и по шаблону создать необходимый документ

 6. Платежный календарь, который представляет собой список счетов и сроков оплаты на неделю. Есть возможность отследить счета, срок по которым уже прошел, но оплата произведена не была.

7. Генерация различных отчетов.

 Результат

Реализация проекта по внедрению Битрикс24 в группе компаний заняла 1,5 месяца. После разработки система была поставлена на постоянную поддержку в нашей компании. В результате, она и сейчас продолжает развиваться и наращивать свой функционал.

Для клиента была очень важно иметь возможность вести списки водителей и транспорта с подробной информацией по каждому. Эта задача была реализована через универсальные списки, настроены необходимые поля и доступ к спискам.

Список сделок мы максимально адаптировали под список выездов по заказам, добавили необходимые поля, настроили этапы обработки заказов, удобные фильтры и, конечно же, бизнес-процесс, в котором предусмотрели всё до мелочей. Работа с клиентом происходит по разному сценарию в зависимости от того, физическое это лицо или юридическое, и на какой срок заключается контракт. Каждый сотрудник выполняет определенные действия бизнес-процесса, операторы решают вопросы заполнения заявки, подготовки коммерческих предложений и контрактов, назначает транспорт и водителя, исходя из данных по заказу.

Внедрение прошло достаточно легко, руководитель находился на связи, отвечал на наши вопросы, тестировал работу портала сам и с нашим участием, высказывал возможные пожелания, чтобы работа его компании была максимально эффективной и удобной. Сотрудников в компании менее 12 человек.

 Бюджет на внедрение — 150 тыс.рублей.

Благодаря автоматизации компания стабильно работает с клиентами в рамках утвержденных регламентов, без потери времени на всех этапах продаж и не тратит усилий на документооборот по сделке.