Судоходная компания "Новая Волна"

NewWaveShipping

Город: Санкт-Петербург

Сфера деятельности: Судоходная компания

Число сотрудников: 5-10

Тариф – «Команда»

NewWaveShipping - это судоходная компания, которая с 2009 года профессионально занимается арендой теплоходов и катеров в Санкт-Петербурге и перевезла более 15 000 клиентов и туристов.

Запрос – настроить работу с входящими обращениями клиентов из всех существующих у компании источников (сайт, социальные сети, телефон), выстроить воронки продаж для разных направлений деятельности. Настроить процесс бронирования транспортных средств так, чтобы менеджеры могли видеть доступность транспортных средств и в момент обращения клиента сообщать ему всю актуальную информацию. Также, настроить процесс создания документов (договор, приложение, акт, счет).

 Исходя из запроса, требовалось следующее:

- CRM;

- контакт-центр (виджет, форма обратной связи на сайт, онлайн-чат, вконтакте, интеграция с сервисом chat2desk)

- телефония, запись звонков;

- бизнес-процесс «Бронирование»;

- бизнес-процесс «Документооборот».

Перечень работ:

Были выполнены следующие работы:

·         Настройка портала Битрикс24

·         Импорт клиентской базы в CRM

·         Импорт сделок в CRM

·         Обучение персонала работе с CRM

·         Подключение телефонии

·         Подключение внешних источников обращений

·         Создание бизнес-процессов

Итоги:

1. Настроена карточка Сделки: добавлены поля, в которых содержится информация о выбранном клиентом транспортном средстве, детальная информация о рейсе;

2. Контакт-центр: настроены виджет на сайт, форма обратной связи на сайт, онлайн-чат, вконтакте, интеграция с сервисом chat2desk;

3. Телефония: при входящих звонках создаются сделки, сохраняются записи разговоров;

4. Бизнес-процесс «Документооборот» - в зависимости от выбранных при запуске значений параметров (тип компании - ИП/Юридическое лицо/Физическое лицо; тип документа – договор/агентский договор/счет/акт/приложение) генерирует документ по шаблону.

Бизнес-процесс запускается менеджером вручную на карточке сделки. Учтено замечание заказчика о том, что агентский договор заключается единожды, а при повторных обращениях создаются только приложения к нему. В связи с этим, при запуске бизнес процесса «Документооборот» и выборе типа документа «Агентский договор» проверяется условие, заключен ли уже договор (заполнено ли поле в карточке компании, в котором хранится номер договора), и если да, то менеджеру придет уведомление о том, что договор уже заключен и необходимо сделать только приложение. Если же агентский договор еще не заключен, то запускается дополнительный бизнес-процесс на карточке компании, создается документ, а его номер фиксируется в специальном поле в карточке компании.

Также, заказчика не устраивали стандартные нумераторы, поэтому для данного бизнес-процесса был создан собственный, в котором хранится число и дополнительный символ «Н» или «Б», который проставляется в зависимости от выбранного значения параметра «Способ оплаты» - наличные/безнал.

В рамках создания данного бизнес-процесса был создан «Реестр документов» на базе универсального списка, в котором хранятся все созданные бизнес-процессом документы. На общем диске компании созданы папки для каждого вида документов. Для каждого нового агентского договора бизнес-процессом в папке «Агентские договора» создается новая папка с названием компании.

5. Бизнес-процесс «Бронирование» - в зависимости от выбранного в сделке транспортного средства (катер/теплоход/яхта) сделка заносится в соответствующий список бронирования. Списки бронирования необходимы для того, чтобы отслеживать свободное время и планировать экскурсии.

Бизнес процесс срабатывает автоматически, при попадании сделки на стадию «Бронь поставлена». В этот момент информация о сделке заносится в соответствующий список. В списках отображена информация о выбранном средстве передвижения, где начинается и где заканчивается экскурсия, время начала и окончания, подготовки и сбора, количество человек, перечень дополнительных услуг, ответственный менеджер, стадия сделки.

Если поменять транспортное средство в сделке, то бронь из текущего списка перенесется в новый. Если сделку закрыть с отрицательным результатом, то информация о брони уйдет.

В рамках создания данного бизнес-процесса было создано 3 списка бронирования («Катера», «Теплоходы», «Яхты») на базе универсальных списков. Поля списка соответствуют полям в карточке сделки.

С внедрением и настройкой портала сложностей не возникло, сроки были соблюдены. Клиент активно пользуется CRM-системой Битрикс24.

Весь настроенный функционал работает в соответствии с требованиями заказчика.

Перспективы:

- Настройка модуля CRM-маркетинг – для определения эффективности различных рекламных каналов (VK, Instagram, офлайн-реклама).

Отзыв:

Заказчик высоко оценил уровень оказанных услуг. После проведенного обучения не возникло проблем с работой в системе. На все заданные вопросы своевременно были получены ответы, ожидания совпали с реальностью.

Заказчик отметил, что порекомендовал бы наши услуги и другим компаниям.