CRM в Google таблицах
CRM
создать бесплатно

CRM в Google таблицах

CRM в Google таблицах
Наталья Хайду
15 декабря 2022
Обновлена: 27 января 2023
246

Зачем нужна CRM, как она помогает увеличивать продажи и как ее пошагово внедрить, узнайте в видеодокладе «Из таблиц в CRM: тропа войны или путь к успеху».


Мелкий и средний бизнес не всегда готов выделить бюджет на дополнительные бизнес-инструменты. При этом каждый руководитель понимает, что автоматизация процессов позволит улучшить работу менеджеров и увеличить продажи. В таком случае стоит начать знакомство с CRM в виде Гугл Таблиц. В статье расскажем, как создать CRM на базе Google SpreadSheet и с какими сложностями придется столкнуться.


Что такое CRM и для чего ее используют


CRM расшифровывается как Customer Relationship Management и в переводе означает «управление взаимоотношениями с клиентами».

Система позволяет:

  • сохранять и структурировать лиды;
  • анализировать продажи на каждом этапе воронки;
  • контролировать работу менеджеров в режиме реального времени.


Как сделать CRM в Гугл Таблицах


Когда вы покупаете CRM-систему для учета клиентской базы, разработчик направляет к вам специалиста, который настроит программы и обучит менеджеров пользованию софтом. Работа в CRM на базе Гугл не требует специальных навыков. А информация о систематизации данных лежит в свободном доступе.

Рассмотрим, как создать шаблон Гугл-таблицы для ведения клиентов на примере автосервиса.

  1. Откройте Google Документы и выберите Таблицы.
  2. Для создания нового файла нажмите на плюсик в верхнем левом углу.
  3. В файле для отдела продаж добавьте нужное количество листов. В нашем случае это база клиентов, акции, звонки, встречи.
  4. На листе База клиентов заполните шапку. Например, ФИО клиента, дата рождения, номер телефона, суть звонка, дата следующего ТO, статус обслуживания, стоимость услуг, комментарии, напоминание, менеджер.
  5. Вручную внесите все известные данные о покупателях. Особое внимание обратите на столбец с комментариями. Чем больше неформальной информации он содержит, тем проще выстраивать личные продажи.
  6. Пропишите формулы для тех столбцов, информация в которых будет меняться в зависимости от изменения данных, внесенных вручную. Например: напоминание, дата следующего ТО, стоимость услуги.
  7. На отдельном листе создайте шаблон для карты клиента. Во время поступления заявки менеджер вносит данные в соответствующие поля и запускает скрипт для заполнения основной таблицы. После этого карточка автоматически очищается, а все данные нового клиента отображаются в таблице на листе База клиентов.

При наличии в штате большого количества менеджеров стоит создать отдельную таблицу для директора.

Шаблон Гугл таблицы для базы клиентов


Плагины для автоматизации Google SpreadSheets


Для упрощения расчетов, а также для исключения ошибок при вводе одних и тех же данных в Google SpreadSheet, автоматизируйте работу CRM с помощью плагинов. Это модули, которые расширяют возможности программы, сайта или ПК.

Плагином называется отдельный модуль, который подключают к основной программе. Например, можно установить плагин по авторассылке писем.

Ведение CRM в Гугл упрощают следующие программы:

  • Power Tools наводит порядок в таблицах Гугл CRM: удаляет повторяющуюся информацию, сравнивает или очищает данные в ячейках, добавляет заглавные буквы или пропущенный по смыслу текст.
  • Email Address Extractor извлекает в таблицу почтовые адреса клиентов из базы по заданным параметрам, чтобы облегчить настройку точечной рассылки писем.
  • Risk Solver помогает проанализировать оценку рисков по методу Монте-Карло.
  • YAMM помогает рассылать десятки электронных писем одним щелчком мыши.
  • autoCrat объединяет данные из нескольких таблиц в документе, а также создает PDF.
  • Geocode by Awesome Table выносит на карту все координаты адресов из базы.

Если бесплатные плагины не справляются с вашими запросами, то обратитесь к специалисту, который пропишет модуль, решающий текущую задачу.


Как написать макрос в Гугл Таблице?


Макрос — это мини-программа, которую записывают непосредственно внутри Google Sheets. Она позволяет автоматизировать типовые повторяющиеся операции. Однократно пропишите последовательность действий и программа будет следовать этому плану.

Вернемся к примеру с автосервисом. Допустим, стоит задача — перенести данные из Карточки клиента в Базу клиентов. Гугл CRM-система позволяет настроить автоматический перенос. Для этого запишите отдельный макрос:

Схема процесса:

  1. В верхнем меню страницы Google таблиц выберите Расширения > Макросы > Записать макрос > Использовать абсолютные ссылки.
  2. В Базе клиентов выделите пустую строку под шапкой таблицы > Щелкните ПКМ (правая кнопка мыши) > Вставить строки выше: 1.
  3. Затем перейдите на лист Карточка клиента и выделите первое значение. В нашем примере это ФИО клиента > Копировать > вернитесь в Базу клиентов > ПКМ по первой ячейке в столбце ФИО клиента > Специальная вставка > Вставьте только значение.
  4. Таким же образом скопируйте номер телефона в верхнюю ячейку второго столбика листа База клиентов.
  5. Проделайте то же самое с остальными данными из Карточки клиента.
  6. После того как вы скопировали все данные в основную таблицу, удалите информацию из Карточки клиента и установите курсор на верхней ячейке, с которой вы всегда начинаете заполнять таблицу > Сохранить.
  7. Введите наименование макроса в соответствующее поле в новом окне. Для запуска макроса задайте ему значение горячих клавиш. Например, CTRL+ALT+SHIFT+7.
  8. Проверьте корректную работу макроса, заполнив все поля в Карточке клиента и нажав комбинацию горячих клавиш.

Если вы запускаете макрос впервые, то в открывшемся окне предоставьте разрешение: Продолжить — Выбрать аккаунт — Разрешить.


Сравнение CRM-системы и Google Таблицы


CRM-система в Гугл-таблицах подходит для хранения и обработки небольшого числа лидов, поэтому такой вариант выбирает малый бизнес. Если клиентов несколько сотен или планируется масштабирование компании, вести учет и анализ данных выгоднее в ПО.


Преимущества CRM в Google Таблицах


Плюсы ведения CRM в Гугл таблицах:

  • бесплатное использование;
  • общий доступ к таблицам;
  • возможность подключения плагинов;
  • доступность и простота в освоении — не нужно специальное обучение для сотрудников.

Недостатки Google Таблиц как полноценной CRM-системы


Минусы Google CRM видны при разрастании клиентской базы. Слабые места использования Гугл таблиц в качестве CRM:

  • Все контакты нужно вводить вручную.
  • Нет разграничения прав доступа.
  • В облаке периодически происходят сбои, и часть данных может утекать в общий доступ.
  • Нет защиты от человеческого фактора. Невнимательность сотрудника, забывшего снять фильтры или скрывшего часть ячеек, может привести к искажению анализа данных.
  • Сложно работать в мобильной версии.

При ведении крупного бизнеса с большим потоком клиентов и достаточным штатом менеджеров стоит обратить внимание на полноценную CRM-систему. Например, Битрикс 24.


Частые вопросы по CRM в Google Таблицах


Как автоматизировать таблицы Гугл в качестве CRM?

Плагины и макросы снижают объем рутинной работы по заполнению, ведению и анализу таблиц.


Какие есть плюсы и минусы использования Гугл Таблиц в качестве CRM-системы?

Бесплатный сервис, большое количество плагинов, единовременные платежи за покупку сложных модулей для совершенствования автоматизации CRM в Google Sheets делают их привлекательными для малого или начинающего бизнеса. Однако из-за отсутствия разделения доступа к функционалу, высокой вероятности ошибок при вводе данных и утечки сведений о клиентах, многие предпочитают работать с проверенными CRM-системами.



Итоги

  • CRM в Google таблицах подойдет для тех, кто хочет автоматизировать бизнес-процессы, но не готов тратить на это дополнительный бюджет.
  • Табличная CRM позволяет систематизировать данные о клиентах и регулярно их обновлять, сокращает время на добавление новой информации. Решение подходит для простого учета клиентов и сделок, отчетности и планирования.
  • CRM в Google имеет как плюсы, так и минусы. К преимуществам CRM в Google Sheets относят отсутствие затрат, широкие возможности кастомизации, простоту ведения. Среди недостатков отмечают низкий уровень безопасности данных и человеческий фактор.
  • CRM в табличном виде не подойдет крупным фирмам и планирующим масштабирование, а также компаниям с большим штатом менеджеров.

Рейтинг:
Вам также может понравиться
Что такое рентабельность продаж: формулы и примеры расчета
04.04
CRM

Что такое рентабельность продаж: формулы и примеры расчета

Зачем CRM-система банку и как ее внедрить
25.01
CRM

Зачем CRM-система банку и как ее внедрить

Внедрение CRM-системы на предприятии: этапы и возможные ошибки
03.02
CRM

Внедрение CRM-системы на предприятии: этапы и возможные ошибки

Зачем CRM-система на производстве и как ее внедрить
11.01
CRM

Зачем CRM-система на производстве и как ее внедрить

Для чего нужна CRM-система: цели и задачи внедрения
19.12
CRM

Для чего нужна CRM-система: цели и задачи внедрения

Зачем CRM-система в логистической компании и как ее внедрить
29.01
CRM

Зачем CRM-система в логистической компании и как ее внедрить

CRM-система: примеры и виды, какие бывают CRM, классификация
25.03
CRM

CRM-система: примеры и виды, какие бывают CRM, классификация

Какую CRM-систему выбрать: критерии оценки
30.03
CRM

Какую CRM-систему выбрать: критерии оценки

Зачем CRM-система в автосервисе и как ее внедрить
13.01
CRM

Зачем CRM-система в автосервисе и как ее внедрить