Организовав хранение корпоративной информации в CRM Битрикс24 через приложение «База знаний», компания «РусГрупп» решила целый пул проблем, связанных с внутренним обменом данными. Организация занимается снижением цен на электроэнергию различным коммерческим потребителям - предприятиям, крупным объектам недвижимости, продуктовым магазинам и т.д. В их работе упорядочивание информации имеет немалую важность. «Приложение "База знаний" мы используем последние 2-3 года. Оно помогает нам собрать в одном месте часто используемую информацию, которая требуется в работе и которую легко найти прямо в панели Битрикс24. Благодаря данному приложению нам удалось сократить количество времени, затрачиваемое на поиск информации, удалось её структурировать и дать доступ к ней всем сотрудникам.» отмечает представитель компании Александр Нам.


Зачем нужна база знаний?

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с вопросом организации хранения данных и их оперативной передачи между членами команды. Хаос в данном случае приводит к нерациональному расходованию ресурсов и потере прибылей.

Когда в компании нет единого места для сбора информации и она хранится разрозненно на компьютерах сотрудников, на почтовом сервере и облачном диске, то данные регулярно теряются, путаются и забываются. Это создает рассогласованность действий и неприятные проволочки в работе всей организации. Особенно остро это ощущается в периоды смены сотрудников.

Как быстро ввести в курс дела нового сотрудника? Куда обратиться в поисках ключа к нестандартной проблеме? Где взять обучающие материалы для повышения квалификации? Что делать, если сотрудник заболел, а доступа к его документации нет? Эти и многие другие вопросы решаются с помощью универсального ключа — внутренней базы данных компании. Это действительно волшебная таблетка от множества ежедневно возникающих проблем, связанных с информационным обменом в рамках группы людей, работающих во имя единой цели.

Артемий Шурыгин - генеральный директор Центра недвижимости и права «Градомиръ» в г. Сергиев Посад Московской области, - поделился своим положительным опытом использования приложения в организации: «База знаний позволила нашей компании объединить в одном месте всю необходимую для работу информацию. Для нашего бизнеса свойственна текучка кадров и для нас особенно ценным этот сервис оказался для ввода в работу новых сотрудников. Хорошо организованная в компании База знаний позволяет экономить самое дорогое и ценное – время.»

Установка приложения «База знаний» позволила компании оптимизировать процессы, касающиеся работы с информацией. Здоровая работа организации строится на четко систематизированной структуре и упорядоченности документооборота, а экономия времени напрямую связана с ростом эффективности, выражающемся в том числе и в денежном эквиваленте.

Другая фирма - «КовкаПРО» - молодая развивающаяся компания, которая продает и производит инструменты для кузнечного дела и обработки металла также использует «Базу знаний» как библиотеку данных. Руководитель направления Мария Щедрина отмечает, что благодаря этому приложению удалось рационализировать работу с данными: “Мы стали использовать приложение одновременно с Битрикс24, так как возникла необходимость структурировать большой объем внутренней информации. За 1,5 года использования Приложение показало себя с лучшей стороны, все работает быстро.”

Скомпилировав отзывы пользователей данного приложения, мы смогли выделить ключевой функционал Базы знаний в рамках деятельности среднестатистической компании.

Проблемы, решаемые путем внедрения Базы знаний

  • оптимизация бизнес-процессов, касающихся работы с информацией;
  • минимизация зависимости данных от человеческого фактора, что способствует сохранению данных при кадровых перестановках;
  • сокращение времени, затрачиваемого на поиск и передачу данных;
  • актуализация и структуризация информации с разделением ее по уровням доступа в соответствии с иерархией пользователей;
  • доступ к библиотеке не зависит от времени и географического местоположения пользователя;
  • ускорение процесса обучения и адаптации новых сотрудников;
  • накопление данных по тематике и специфике деятельности компании, что расширяет для членов команды возможности повышения квалификации и обмена опытом;
  • создание базы решений проблемных ситуаций, обратившись к которой можно найти прецеденты-подсказки к возникшим в работе трудностям;
  • создание удобных каналов коммуникации и улучшение принципов взаимодействия между членами коллектива и структурными подразделениями;
  • повышение производительности труда и снижение ресурсозатрат, вызываемых заминками при дефиците информации;
  • создание единого информационного поля компании, позволяющего отслеживать происходящие бизнес-процессы без отрыва коллектива от деятельности.


Отзывы других фирм о приложении «База знаний»

«Эффективность любого бизнеса основывается на грамотном управлении процессами внутри компании. Правильно организовать работу сотрудников маркетингового агентства FireSeo помогло приложение в Битрикс24 – «База знаний». С помощью программы ежедневный рабочий процесс стал проще и масса задач решается в разы быстрее.

Например, есть задача зарегистрировать домен, открыть клиенту доступы к рекламной кампании, составить ТЗ программисту - теперь не нужно дергать каждого сотрудника, спрашивать, на какой стадии процесс. В приложении все наглядно и доступно по каждому пункту - информацию можно получить моментально. С каждым днем мы улучшаем рабочий процесс вместе с приложением «База знаний»!» - комментирует представитель агентства «FireSeo», которое разрабатывает и развивает сайты всевозможных тематик, занимается поисковой оптимизацией, контекстной рекламой и другими видами работ в интернет-маркетинге.

«Мы пробовали разные решения - текстовые файлы на Битрикс24.Диске, групповые чаты в телеграмм по названиям компаний-клиентов (представьте себе их количество) , GoogleDocs. Но решением, которое стало востребованным и позволило добиться максимальной прозрачности информационного хранилища, оказалась именно «База знаний» от IT-Solution - за счёт удобного доступа и тесной интеграции с “родительским” продуктом.» - признает исполнительный директор компании «CloudSolutions», занимающейся внедрением и поддержкой решений IP-телефонии на базе Asterisk и интеграцией Битрикс24.

«Мы сами активно используем в работе нашей команды инструменты облачного Битрикс24, одно из которых - База знаний, о которой идёт речь в данной статье. Благодаря этому приложению нам удалось значительно снизить потери времени на поиск необходимой информации и облегчить доступ к хранимым данным, что ощутимо повысило продуктивность работы предприятия: во-первых, размещаемая там информация структурирована (мы храним данные по задачам в разрезе каждого клиента), во-вторых, за счёт Markdown-разметки информация хорошо читается, а, в-третьих, приложение и хранимые в нем данные доступны в мобильной версии Bitrix24. Все эти моменты позволяют нашим сотрудникам быстро решать задачи клиентов, подчас используя только мобильный телефон для удалённого подключения.»

Особенности программного решения «База знаний»

С базой знаний, разработанной компанией IT-Solution, быстро разберется любой пользователь компьютера и интернета — интерфейс прост, интуитивно-понятен и логичен. Это приложение встраивается прямо в CRM и позволяет организовать хорошо каталогизированную библиотеку данных, где буквально в пару кликов можно создать или отредактировать статью, отследить историю изменений конкретной страницы или всей базы знаний, сохранить себе в «Избранное» любые опубликованные материалы или поделиться ссылкой с коллегой. Отдельное удобство разработки заключается в доступности Базы знаний в мобильном приложении — то есть, где бы пользователь ни находился, он может обратиться к хранилищу данных. При этом для каждой статьи можно настроить доступ определенным сотрудникам или группе работников.

Приложение «База знаний» устанавливается абсолютно бесплатно. Корпоративная Википедия под рукой — это очень удобно.

На сегодняшний день более 3100 компаний установили Базу знаний.

Попробовать «Базу Знаний»