Task AI

Версия 1
Делегируйте ассистенту «Task AI» рутинную работу по созданию и ведению карточек задач. «Task AI» проанализирует исходящую почту руководителя и автоматически создаст карточки на ее основе.

По любым вопросам о работе цифрового ассистента "Task AI", а также специальных условиях для Вашего бизнеса Вы можете обращаться по электронному адресу: taskai-bot-demo-staging@ntr.ai

Вход в приложение

Чтобы войти в аккаунт в Task-AI необходимо:

1. Войти в Битрикс-24;
   
2. Открыть приложение Task-AI из списка установленных в организации.
   

При входе в Task-AI авторизация происходит автоматически. Приложение отобразит данные и права того аккаунта, через который был совершен вход в Битрикс-24.

Настройки Task-AI

Каждый пользователь может установить персональные настройки, которые помогут пользоваться приложением максимально удобно.

Настройка часового пояса

Чтобы ассистенты Task-AI создавали задачи с правильными сроками, пользователь может указать часовой пояс, в котором он находится. Для этого необходимо:

1. Открыть вкладку «Настройки» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать вкладку «Персонализация» в боковом меню слева;
   
3. Нажать на поле «Часовой пояс» или на иконку выпадающего меню в поле «Часовой пояс»;
   
4. Из появившегося списка выбрать нужный часовой поиск и кликнуть на строку, где он указан.
   

Настройка модерации задач

Модерация задач – дополнительная возможность приложения Task-AI, которая реализуется с помощью паркинг-листа.

При включении функции модерирования задач, вы сможете видеть сформированные карточки до того, как они попадут на доску в Битрикс-24. При этом паркинг-лист дает возможность отредактировать карточку задачи, если это требуется. Более подробно про работу с редактированием и подтверждением задач можно узнать в разделе «Паркинг-лист».

Чтобы включить для своего аккаунта модерацию задач, необходимо:

1. Открыть вкладку «Настройки» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать вкладку «Персонализация» в боковом меню слева;
   
3. Если переключатель около заголовка «Модерация через паркинг-лист» серый, нужно нажать на него;
   
4. Если переключатель фиолетовый, значит модерация через паркинг-лист включена.
   

Цифровые ассистенты

Данная вкладка предназначена для ознакомления со списком ассистентов, а также созданию и редактированию ассистентов (только для роли «администратор»).

Поиск ассистента

Любой пользователь может воспользоваться строкой поиска и найти подходящего ассистента для работы. Для этого необходимо:

1. Открыть вкладку «Настройки» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать вкладку «Цифровые ассистенты» в боковом меню слева;
   
3. Нажать на строку поиска;
   
4. Ввести в активной строке поиска запрос.
   

Создание ассистента (администратор)

Для того чтобы приложение Task-AI могло управлять вместо вас задачами в Битрикс-24, нужно создать цифрового ассистента.

Цифровой ассистент – это особый алгоритм, который работает с конкретным ящиком в электронной почте. Каждый ассистент работает только на одном проекте. Для каждого нового ассистента администратору нужен отдельный почтовый ящик (рекомендуется обратиться к системному администратору вашей организации).

Чтобы создать нового ассистента, администратору необходимо:

1. Открыть вкладку «Настройки» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать вкладку «Цифровые ассистенты» в боковом меню слева;
   
3. Нажать кнопку «Новый ассистент»;
   
4. В появившемся окне нужно совершить следующие шаги:
   
   • Нажать на поле «Проект» либо на иконку выпадающего списка в поле «Проект»;
     
   • В появившемся списке выбрать проект, в который ассистент будет создавать задачи;
     
   • Нажать на поле «Email»;
     
   • Ввести в поле email ящика, который был создан для ассистента. Например: taskai-bot-auto-staging@yandex.ru
     
   • Нажать на поле «Username»;
     
   • Ввести в поле данные, которые используются для входа в аккаунт ящика почты из поля email. Например: taskai-bot-auto-staging
     
   • Нажать на поле «Password»;
     
   • Ввести в поле password тот пароль, который используется для входа в аккаунт ящика почты из поля email. Например: 123456
     
   • Нажать на поле «Почтовый домен» или на иконку выпадающего списка в поле «Почтовый домен»;
     
   • Из выпадающего списка выбрать один из популярных почтовых доменов: Gmail, Yandex, Mail.ru Либо выбрать «Другое», если ящик создан на домене, который не был упомянут выше;
     
   • Если вы выбрали «Другое», вам нужно будет заполнить еще два поля характеристик вашего домена:
     
     1. Нажмите на поле «imap server:port»;
        
     2. Введите параметры imap server (если вы не знаете что вводить, обратитесь к системному администратору вашей организации);
        
     3. Нажмите на поле «smtp server:port»;
        
     4. Введите параметры smtp server (если вы не знаете что вводить, обратитесь к системному администратору вашей организации);Нажмите кнопку «Сохранить».
        

Если все параметры были введены верно, приложение Task-AI создаст нового ассистента. Если приложение Task-AI не сможет войти в ящик почты, параметры которого вы указали, появится предупреждение, что во введенных вами данных ошибка.

Если вы уверены, что все было введено правильно, но приложение все равно показывает ошибку создания ассистента, пожалуйста, обратитесь в службу поддержки.

Редактирование ассистента (администратор)

Администратор может отредактировать данные ассистента, если появилась потребность изменить ящик почты, с которым он работает.

Для этого необходимо:

1. Открыть вкладку «Настройки» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать вкладку «Цифровые ассистенты» в боковом меню слева;
   
3. Выбрать ассистента, данные которого требуется отредактировать и нажать на его название, чтобы редактировать;
   
4. Проект, к которому привязан ассистент изменить нельзя. В появившемся окне можно совершить следующие шаги:
   
   • Нажать на поле «Email»;
     
   • Ввести в поле новый email ящика, который был создан для ассистента. Например: taskai-bot-auto-staging@yandex.ru
     
   • Нажать на поле «Username»;
     
   • Ввести в поле данные, которые используются для входа в аккаунт ящика почты из поля email. Например: taskai-bot-auto-staging
     
   • Нажать на поле «Password»;
     
   • Ввести в поле password тот пароль, который используется для входа в аккаунт ящика почты из поля email. Например: 123456
     
   • Нажать на поле «Почтовый домен» или на иконку выпадающего списка в поле «Почтовый домен»;
     
   • Из выпадающего списка выбрать один из популярных почтовых доменов, к которому ящик из поля email привязан: Gmail, Yandex, Mail.ru Либо выбрать «Другое», если ящик создан на домене, который не был упомянут выше;
     
   • Если вы выбрали «Другое», вам нужно будет заполнить еще два поля характеристик вашего домена:
     
     1. Нажмите на поле «imap server:port»;
        
     2. Введите параметры imap server (если вы не знаете что вводить, обратитесь к системному администратору вашей аргиназами);
        
     3. Нажмите на поле «smtp server:port»;
        
     4. Введите параметры smtp server (если вы не знаете что вводить, обратитесь к системному администратору вашей организации);
        
     5. Нажмите кнопку «Сохранить».
        

Если все параметры были введены верно, приложение Task-AI изменит данные ассистента. Если приложение Task-AI не сможет войти в ящик почты, параметры которого вы указали, появится предупреждение, что во введенных вами данных ошибка.

Если вы уверены, что все было введено правильно, но приложение все равно показывает ошибку редактирования ассистента, пожалуйста, обратитесь в службу поддержки.

Удаление ассистента (администратор)

Администратор может удалить ассистента.

Для этого необходимо:

1. Открыть вкладку «Настройки» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать вкладку «Цифровые ассистенты» в боковом меню слева;
   
3. Выбрать ассистента, данные которого требуется отредактировать и нажать иконку «Удалить»;
   

Настройки доступа (администратор)

При установлении приложения Task-AI вашей организацией, все пользователи, которые относятся к ней, будут автоматически перенесены в базу данных Task-AI. Далее раз в неделю приложение Task-AI будет синхронизировать списки с базой данных Битрикс24, поэтому если в вашей организации появятся новые аккаунты или какие-то аккаунты будут удалены, Task-AI сделать аналогичные действия в своей базе пользователей.

Так как права в приложении Task-AI у пользователя будут такие же, как в вашей организации в Битрикс24, могут потребоваться изменения этих прав.

Чтобы администратору изменить права доступа для конкретного пользователя, необходимо:

1. Открыть вкладку «Настройки» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать вкладку «Настройки доступа» в боковом меню слева;
   
3. Найти пользователя, которому требуется изменить права:
   
   1. С помощью поиска:
      
      • Нажать на строку поиска;
        
      • Ввести в строке имя искомого аккаунта;
        
      • С помощью бегунка найти имя нужного аккаунта в списке пользователей;
        
      • Нажать на поле с ролью пользователя или нажать на иконку выпадающего списка в поле с ролью пользователя;
        
      • В выпадающем списке выбрать новую роль данному пользователю
        

Пользователь может смотреть список ассистентов

Модератор может смотреть список и создавать/редактировать ассистентов.

Администратор может смотреть список и создавать/редактировать ассистентов, а также настраивать права других пользователей.

Паркинг-лист

Паркинг-лист помогает пользователям контролировать задачи, которые создаются в Битрикс24.

После того, как вы отправили письмо с задачами, указав при этом ассистента Task-AI, алгоритмы анализируют ваше электронное письмо. Если в вашем профиле включена модерация через паркинг-лист, вы увидите созданные ассистентом задачи в соответствующей вкладке.

Устройство паркинг-листа

В паркинг-листе есть три больших раздела, которые помогают структурировать работу с задачами:

1. Неподтвержденные задачи из выбранного письма
   
2. Текст письма, из которого сформированы задачи
   
3. Список писем
   

Кнопка «Настройки» позволяет пользователю вернуться во вкладку с настройками

При нажатии на выпадающий список пользователь может выбрать список писем, которые появятся в левом меню

Пользователь может выбрать, как отсортировать письма в левом меню:

• по возрастанию даты отправки письма
  
• по убыванию даты отправки письма
  

При большом количестве писем пользователь может перемещаться по страницам при помощи иконок «вправо» и «влево», а также нажимая на номера страниц.

Подтверждение задач

Для того чтобы пользователь подтвердил создание задачи (задач), необходимо:

1. Открыть вкладку «Паркинг-лист» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать из списка писем то, задачи которого нужно подтвердить;
   
3. Если необходимо отредактировать карточку задачи, можно: нажать на название задачи, изменить его в появившемся окне и нажать кнопку «Готово», если нужно принять изменения, или кнопку «Отмена», если название нужно оставить в изначальном варианте;
   
4. Нажать на имя исполнителя:
   
   1. Удалить исполнителя, нажав на крестик в появившемся окне;
      
   2. Нажать на поле «Добавить исполнителя»;
      
   3. Выбрать нового исполнителя из выпадающего списка;
      
   4. Выбрать нового исполнителя с помощью поиска;
      
   5. Нажать кнопку «Готово» если нужно принять изменения в исполнителях или кнопку «Отмена» если нужно оставить список исполнителей в изначальном варианте;
      

5. Нажать на дату крайнего срока исполнения задачи и выбрать новую дату крайнего срока задачи;
    6. Нажать на приоритет задачи и выбрать новый приоритет задачи в появившемся списке;
    7. Нажать на кнопку «Назначить файлы». В появившемся окне нажать на поле добавить файл или на иконку показа списка в поле добавить файл. В выпадающем списке выбрать файлы из письма, которые нужно прикрепить к задаче. Нажать кнопку «Готово» если нужно принять изменения в файлах или кнопку «Отмена» если нужно оставить список файлов в изначальном варианте. Пользователь может принять задачу (подтвердить создание задачи в Битрикс24), нажав кнопку «Принять».

• Пользователь может сделать задачу подзадачей и наоборот с помощью перемещения карточки. Перемещать карточку задачи нужно с помощью иконки перемещения;  Если задача имеет родительскую задачу, нумерация будет выглядеть как  «номер задачи.номер подзадачи»
  
• Пользователь может нажать кнопку «Подтвердить все», чтобы подтвердить все задачи, созданные на основе письма;
  
• Пользователь может нажать кнопку «Добавить задачу», чтобы создать новую задачу на основе письма:
  
  1. В появившейся карточке пользователь может отредактировать все параметры, которые может отредактировать в задаче, созданной ассистентом;
     
  2. Чтобы сделать созданную задачу подзадачей, нужно:
     
     1. Зажать левой кнопкой мыши кнопку передвижения;
        
     2. Перетащить карточку так, чтобы синяя ограничительная линия под задачей, которая станет родительской, отображалась только под белой частью карточки;
        
  3. Пользователь может нажать на поле «Выбрать задачу»;
     
     1. Пользователь может подтвердить несколько задач, выбрав их, а затем нажав кнопку «Подтвердить выбранные».
        

Удаление задач

Пользователь может удалить сформированные ассистентом задачи. Для этого необходимо:

1. Открыть вкладку «Паркинг-лист» в панели верхнего меню;
   
2. Выбрать из списка писем то, задачи которого нужно подтвердить;
   
3. Пользователь может удалить задачу, нажав на знак корзины в карточке задачи.