Оформите подписку Битрикс24.Маркет Плюс и используйте более 1 500 полезных приложений, представленных в каталоге.
TaskAI – это виртуальный ассистент, которому Вы можете поручить обработку нужных Вам писем для формирования карточек с задачами в Битриксе.
Как работает?
Вы отправляете письмо, в котором произвольно описываете задачу одному исполнителю или несколько связанных задач нескольким исполнителям, и ставите в копию почту виртуального ассистента. Он получает письмо, на его основании выделяет задачи, их исполнителей, сроки, важность и автоматически вносит все эти параметры в карточки Битрикса. Вам не надо заходить в Битрикс и набирать несколько карточек, все задачи поставлены на контроль одним письмом.
Если вам прислали письмо с задачами для Вас или предложениями, требующими рассмотрения и принятия решения, и Вам важно их не потерять, то Вы пересылаете письмо Ассистенту, а он формирует задачи в Битриксе на Вас из соответствующего письма. Таким образом, Вы будете иметь возможность регулярного просмотра полного списка своих дел.
Вы можете делегировать задачи и перенаправить письмо, адресованное Вам, на сотрудника и поставить в копию ассистента ТАСК-АИ – он заведет карточку на назначенного Вами исполнителя по входящему письму. Вы не забудете о том, что делегировали задачу и сможете проконтролировать ее исполнение инструментами Битрикса.
Для чего нужен TaskAI:
чтобы исключить двойной ввод информации. Задачи, обсуждаемые в переписке по электронной почте, больше не надо отдельно вносить в Битрикс;
чтобы минимизировать риски потери задач. Зачастую не поставленные на контроль в Битрикс задачи пропадают из поля зрения и не выполняются в срок;
чтобы обеспечить полноту информации о выполняемых задачах и повысить продуктивность работы.
Безопасность TaskAI:
ассистент будет обрабатывать только те письма, которые выбрал пользователь;
ассистент может не формировать карточки в Битриксе до подтверждения пользователем;
ассистент работает на корпоративной почте компании и отправленные письма не видит никто, кроме тех, кому они были отправлены.
Версия 1
Делегируйте ассистенту «Task AI» рутинную работу по созданию и ведению карточек задач. «Task AI» проанализирует исходящую почту руководителя и автоматически создаст карточки на ее основе.
Вход в приложение
Чтобы войти в аккаунт в Task-AI необходимо:
При входе в Task-AI авторизация происходит автоматически. Приложение отобразит данные и права того аккаунта, через который был совершен вход в Битрикс-24.
Настройки Task-AIКаждый пользователь может установить персональные настройки, которые помогут пользоваться приложением максимально удобно.
Настройка часового поясаЧтобы ассистенты Task-AI создавали задачи с правильными сроками, пользователь может указать часовой пояс, в котором он находится. Для этого необходимо:
Модерация задач – дополнительная возможность приложения Task-AI, которая реализуется с помощью паркинг-листа.
При включении функции модерирования задач, вы сможете видеть сформированные карточки до того, как они попадут на доску в Битрикс-24. При этом паркинг-лист дает возможность отредактировать карточку задачи, если это требуется. Более подробно про работу с редактированием и подтверждением задач можно узнать в разделе «Паркинг-лист».
Чтобы включить для своего аккаунта модерацию задач, необходимо:
Данная вкладка предназначена для ознакомления со списком ассистентов, а также созданию и редактированию ассистентов (только для роли «администратор»).
Поиск ассистентаЛюбой пользователь может воспользоваться строкой поиска и найти подходящего ассистента для работы. Для этого необходимо:
Для того чтобы приложение Task-AI могло управлять вместо вас задачами в Битрикс-24, нужно создать цифрового ассистента.
Цифровой ассистент – это особый алгоритм, который работает с конкретным ящиком в электронной почте. Каждый ассистент работает только на одном проекте. Для каждого нового ассистента администратору нужен отдельный почтовый ящик (рекомендуется обратиться к системному администратору вашей организации).
Чтобы создать нового ассистента, администратору необходимо:
Если все параметры были введены верно, приложение Task-AI создаст нового ассистента. Если приложение Task-AI не сможет войти в ящик почты, параметры которого вы указали, появится предупреждение, что во введенных вами данных ошибка.
Если вы уверены, что все было введено правильно, но приложение все равно показывает ошибку создания ассистента, пожалуйста, обратитесь в службу поддержки.
Редактирование ассистента (администратор)Администратор может отредактировать данные ассистента, если появилась потребность изменить ящик почты, с которым он работает.
Для этого необходимо:
Если все параметры были введены верно, приложение Task-AI изменит данные ассистента. Если приложение Task-AI не сможет войти в ящик почты, параметры которого вы указали, появится предупреждение, что во введенных вами данных ошибка.
Если вы уверены, что все было введено правильно, но приложение все равно показывает ошибку редактирования ассистента, пожалуйста, обратитесь в службу поддержки.
Администратор может удалить ассистента.
Для этого необходимо:
При установлении приложения Task-AI вашей организацией, все пользователи, которые относятся к ней, будут автоматически перенесены в базу данных Task-AI. Далее раз в неделю приложение Task-AI будет синхронизировать списки с базой данных Битрикс24, поэтому если в вашей организации появятся новые аккаунты или какие-то аккаунты будут удалены, Task-AI сделать аналогичные действия в своей базе пользователей.
Так как права в приложении Task-AI у пользователя будут такие же, как в вашей организации в Битрикс24, могут потребоваться изменения этих прав.
Чтобы администратору изменить права доступа для конкретного пользователя, необходимо:
Пользователь может смотреть список ассистентов
Модератор может смотреть список и создавать/редактировать ассистентов.
Администратор может смотреть список и создавать/редактировать ассистентов, а также настраивать права других пользователей.
Паркинг-листПаркинг-лист помогает пользователям контролировать задачи, которые создаются в Битрикс24.
После того, как вы отправили письмо с задачами, указав при этом ассистента Task-AI, алгоритмы анализируют ваше электронное письмо. Если в вашем профиле включена модерация через паркинг-лист, вы увидите созданные ассистентом задачи в соответствующей вкладке.
Устройство паркинг-листаВ паркинг-листе есть три больших раздела, которые помогают структурировать работу с задачами:
Кнопка «Настройки» позволяет пользователю вернуться во вкладку с настройками
При нажатии на выпадающий список пользователь может выбрать список писем, которые появятся в левом меню
Пользователь может выбрать, как отсортировать письма в левом меню:
При большом количестве писем пользователь может перемещаться по страницам при помощи иконок «вправо» и «влево», а также нажимая на номера страниц.
Подтверждение задачДля того чтобы пользователь подтвердил создание задачи (задач), необходимо:
Пользователь может удалить сформированные ассистентом задачи. Для этого необходимо: