Отраслевая CRM для некоммерческих организаций и благотворительных фондов
Отраслевая CRM для некоммерческих организаций и благотворительных фондов. В бесплатной версии две главные основные воронки обязательные для любой НКО: привлечение средств от благотворителей (воронка в Сделках), отбор в программу помощи заявителей на получение помощи (воронка в Лидах). Воронки созданы с учетом специфики работы НКО – необходимости множественных согласований с различными отделами внутри, которые теперь автоматизированы благодаря CRM, в платных тарифах подключается дополнительный функционал – автоматическая сегментация и простановка статусов, хронометраж стадий воронок.
-
Оценка
-
Установок386
-
Разработчикdatabridge
Глоссарий
Фандрейзер – сотрудник некоммерчесокй организации, отвечающий за общение с благотворителями и другими организациями в целях привлечения средств на уставные цели организации.
Под сделкой в CRM системе может пониматься любое взаимодействие организации с внутренними или внешними лицами, будь то благотворители или благополучатели. В частности, как сделку можно расматривать пожертвование, оплату помощи или даже публикации сборов на сайте.
Введение
Битрикс24 – инструмент организации любых внешних взаимодействий организации через процессы-воронки.
В бесплатной версии Битрикс24 нам доступны две воронки:- воронка в «Сделках» - привлечение средств благотворителей,
- воронка в «Лидах» - прием заявителей в программу оказания помощи.
В обычной CRM «Лиды» - это картотека учета взаимодействий с внешними контактами, которые с высокой вероятностью не принесут никакого результата. В благотворительности под эту схему подходит работа по отбору заявок на оказание помощи и отсеву непрофильных заявок.
В «Сделках» настроена базовая воронка по привлечению средств в организацию. Поскольку любая информация такого рода важна, даже если привлечение средств не состоялось.
В платных версиях становятся доступными следующие воронки:
На тарифе «Старт»
- Волонтерство – процесс приема новых кандидатов в волонтерскую программу.
На тарифе «CRM+»
- Электронные пожертвования - процесс получения пожертвований с автоматическими уведомлениями без участия сотрудника.
- Сборы на сайте - процесс согласования материалов к публикации на сайте НКО.
- Оказание помощи - процесс согласования и оплаты помощи от НКО для людей, принятых в программу.
Основные справочники
Для отражения деятельности типовой НКО в системе заведены типовые значения для обязательных справочников.
Типы сделок:
- Пожертвование разовое;
- Пожертвование рекуррент – пожертвование, которое автоматически списывается без дополнительного участия благотворителя;
- Коррекционная запись
- Общие - позволяют отражать в системе записи, не являющиеся пожертвованиями, но также имеющие оценку в рублях;
- Продажи – например, билетов на благотворительные мероприятия;
- Оплаты
Типы контактов:
- Благотворитель – для общих благотворителей
- Благотворитель In-kind – для помощи товаром
- Благополучатель – кто принял программу оказания помощи
- Партнеры – совместные акции
- Волонтер – помогает делом
- Сотрудник компании – относится к компании, поэтому все взаимодейтсвия относятся к компании, где работает человек
- Журналист
Типы компаний:
- Общий благотворитель
- Поставщик – поставщик медицинских товаров
- Мед. Учреждение
- Партнер – совместные акции, мероприятия и прочее
- Помощь товарами (in-kind) – помогают товарами
- Корпоративное волонтерство – помогают делами
В этой CRM настроены дополнительные поля, часть из которых рассчитана на работу отдельных воронок, и они сгруппированы в разделы в Карточках контакта, компании, сделки, лида.
Карточка ЛидаВ лидах добавлено множество полей, большая часть из них необходима, поскольку в Лидах настроена воронка приема заявителей в Программу помощи, и эти поля используются в анкете заявителя (вариант для адресных фондов):
- Откуда вы о нас узнали
- Получатель: Статус заявителя
- Получатель: Заявитель
- Получатель: Адрес регистрации получателя помощи
- Получатель: Учреждение, в котором предполагается оказание помощи
- Получатель: Медицинский диагноз подробно
- Получатель: Контакты мед. специалиста
- Получатель: Имя мед. специалиста
- Получатель: Гражданство
- Получатель: Набор медицинских документов
- Получатель: Набор общегражданских документов для решения (паспорта, свидетельства о рождении, справки о наличии инвалидности, справки с работы и пр)
- Получатель: Запрашиваемая сумма
- Получатель: Срочность помощи
- Получатель: Дата / начали сбор документов
- Получатель: Дата / собран пакет документов
- Получатель: Дата / согласовано бюджетным руководством
- Получатель: Время / начали сбор документов
- Получатель: Время / сбора документов
- Получатель: Время / бюджетное согласование
Поля, которые заполняются в ходе работы над Лидом.
- Получатель: Ответственный от фандрейзинга
- Получатель: Причина отказа по заявке на помощь
- Получатель: ссылки на файлы в облачном хранилище
Карточка контакта
Дополнительные поля в карточке Контакта введены в связи с тем, что контакт используется во множестве воронок. Во-первых, Контакт наследует в поля данные, заполненные при работе воронки Лидов, т.к. они нужны для работы, если Контактом является благополучатель помощи:
- Получатель: Срочность помощи
- Получатель: Ответственный от фандрейзинга
- Получатель: Статус заявителя
- Получатель: Заявитель
- Получатель: Адрес регистрации получателя помощи
- Получатель: Учреждение, в котором предполагается оказание помощи
- Получатель: Медицинский диагноз подробно
- Получатель: Контакты мед. специалиста
- Получатель: Имя мед. специалиста
- Получатель: Гражданство
- Получатель: Набор медицинских документов
- Получатель: Набор общегражданских документов для решения (паспорта, свидетельства о рождении, справки о наличии инвалидности, справки с работы и пр)
- Получатель: Запрашиваемая сумма
Дальше идут поля, необходимые для работы блока автосегментации в воронках «Общие пожертвования» и «Электронные пожертвования» (см. «Блок автоматическая сегментация» в описании воронки «Общие пожертвования»).
- Пожертвования: статус донорства
- Пожертвования: сумма всего
- Пожертвования: кол-во всего
- Пожертвования: дата последнего
- Пожертвования: успешные сумма максимального
Дальше идут поля, необходимые для работы с контактами-волонтерами в воронке «Волонтерство», эти данные поступают из анкеты волонтера и необходимы для поиска волонтеров в базе по критериям.
- Волонтерство: типы
- Волонтерство: статус
- Волонтерство: дополнительно
Поля, необходимые для работы воронки «Электронные пожертвования»:
- Служебные уведомление о неуспешном
Другие поля необходимые для работы с Контактами во всех воронках:
- Служебные welcome pack отправлен – для отметок о том, что благотворителю отправлено приветственное письмо.
- Служебные Имя с банковской карты – если имя изначально неизвестно, но становится известно имя с банковской карты.
- Служебные Имя в форме сайта – если человек заполнял поле «ФИО» на сайте.
- Служебные Рассылочное Обращение - для отправки рассылок
- Пол
- Откуда вы о нас узнали
- Дата рождения
Карточка Компании
Дополнительные поля для карточки Компании необходимы для работы блока автосегментации в воронках «Общие пожертвования» и «Электронные пожертвования» (см. «Блок автоматическая сегментация» в описании воронки «Общие пожертвования»).
- Сумма пожертвований
- Дата пожертвования
- Сумма пожертвования максимальная
Карточка сделки
Дополнительные поля для карточки Сделки, необходимы для работы в нескольких воронках. В основной и доступной на всех тарифах воронке «Общие пожертвования» используются следующие поля, которые полагается заполнять на различных стадиях в ходе работы по «Общему пожертвованию»
- Классификация помощи
- Требуется договор
- Требуется отчет
- Отчетные документы - ссылки
- Целевой сбор пожертвования
- Причина отказа подробно
- Учтено в сегментации
- Дата / Контрольный срок для связи
- Дата / Вопрос отложен до
В отдельный блок хронологии работы по «Общему пожертвованию» включены следующие поля
- Дата / Начата работа
- Дата / Получено согласие
- Дата / Подписаны договора
- Дата / Получено на счет
- Дата / отчета требуемая
- Дата / отчета фактическая
- Время / Начата работа
- Время / Получено согласие
- Время / Подписание договоров
- Время / Подготовка отчетов
- Время / Получение на счет
Для работы воронки «Волонтерство»
- Волонтерство причины отказа
- Волонтерство варианты встречи
Для работы воронки «Электронные пожертвования»
- Электронные: ID в Платежном шлюзе
- Электронные: Банковская карта срок действия
- Электронные: Платежный шлюз
- Электронные: ID подписки рекурент
- Электронные: Банковская карта номер
- Электронные: причина отказа список
- Электронные: активное уведомление
Для работы блока хронологии воронки «Сборы на сайте»
- Сбор: Дата / собраны материалы
- Сбор: Дата / опубликован
- Сбор: Дата / собран
- Сбор: Дата / отчитать
- Сбор: причина прерывания
- Сбор: Время / согласования
- Сбор: Время / сбора
- Сбор: Время / подготовки отчета
- Сбор: ссылки на отчетные документы
Воронка «Общие пожертвования»
Воронка «Общие пожертвования» организована в «Сделках» и доступна в любой версии, нужна для организации процесса по любым пожертвованиям (и юр. и физ. лиц), где требуется индивидуальная работа с благотворителем ,быть постоянно на связи и отслеживать решение о пожертвовании.
Начиная с бесплатного тарифа Битрикс24, воронка «Общие пожертвования» разделена на 7 стадий типичных для большинства НКО и благотворительных фондов:
Получен контакт – это стартовая стадия процесса. Предполагается, что «Сделки» создаются вместе с «Контактами» именно в этой стадии, когда кто-либо из фонда получил контакты человека или компании,но совершенно неизвестно, о какой помощи НКО может идти речь. Эта стадия предполагает, что ответственный сотрудник,которым обычно является штатный фандрейзер организации, максимально быстро выйдет на связь с человеком и начнет общение.
Направлено обращение – стадия означающая, что отвествтенный уже предпринял попытку связаться: написал или позвонил контакту.
Вышли на связь – стадия означающая, что удалось связаться и провести первичные переговоры. На этой стадии пока не известно ни сумма, ни тип помощи, главная задача этой стадии зафиксировать, что контакт с человеком состоялся – ему рассказали о фонде, о возможностях и способах помощи,человек ушел «думать».
Согласовали выделение – стадия означающая, что человек вернулся с решением, рекомендуется на этой стадии заполнить три поля:
- Сумма (сделки) – на этой стадии нужно понимать объемы возможной помощи для того, чтобы руководители могли составлять прогноз и бюджет.
- Классификация помощи – отражает характер помощи. Варианты Классификации помощи:
- Общее пожертвование – общий вариант для всех, кто не попадает в нижеследующие категории:
- Партнер – предполагается совместная акция, кобрендинг, совместное мероприятие.
- In-kind – для тех, кто помогает продукцией.
- Волонтерство – для тех, кто хочет волонтерить любым способом.
3. Требуется договор: возможны варианты «Да» или «Нет». Необходимо, чтобы картотека «Сделки» пополнялась информацией, для контроля за составлением договорной базы.
Подписали документы – стадия означающая, что вы все согласовали и остается только дождаться поступления средств на счет.
Поступили средства – на этой стадии необходимо указать, требуется ли отчет о расходовании средств.
Финальная успешная стадия называется «Получено и отчитано» - такая формулировка означает, что работа по привлечению средств заканчивается только тогда, когда пожертвователю предоставлен отчет или он отказался от его получения.
В воронке предусмотрены «неуспешные» стадии: отказался, мы отказали и отложено. Для «Отказался» и «Мы отказали» настоятельно рекомендовано указать причину такого положения дел, для того, чтобы в дальнейшем при возобновлении работы не упустить из виду информацию. Для стадии «Отложено» – обязательно указывается, когда можно вернуться к рассмотрению вопроса, чтобы эту информацию обязательно сохранить для руководства и тех, кто с благотворителем будет работать в следующий раз.
В тарифе «Старт» на этой воронке включается механизм обязательного заполнения полей воронки:
На стадии Согласовали выделение – система в обязательном порядке потребует заполнить три поля:
1) Сумма.
2) Классификация помощи – отражает характер помощи.
3) Требуется договор.
На стадии Поступили средства – на этой стадии требуется указать «Требуется отчет».
В «неуспешных» стадиях все рекомендательное станет обязательным: для «Отказался» и «Мы отказали» требуется указать причину. Для стадии «Отложено» – обязательно в поле «Дата / Вопрос отложен до» указывается, когда можно вернуться к рассмотрению вопроса.
В тарифе «CRM+» и более высоких «Бизнес-тарифах» на разных стадиях начнет работать автоматизация и уведомления, в частности блок «Сегментация» и блок «Хронология» (см. ниже).
Получен контакт – на этой стадии система поставит для ответственного Задание (видно в CRM > «Дела») как можно быстрее связаться с человеком, чтобы начать общение, попробовать дозвониться или написать письмо. Если ответственный переведет «Сделку» (то есть пожертвование) на следующую стадию, дело считается автоматически сделанным.
Направлено обращение – стандартный срок ожидания ответа на письмо или попыток дозвониться составляет трое суток. Система уведомит ответственного на вторые и третьи сутки ожидания. На четвертые отправит на контроль руководителю.
Вышли на связь – при переходе на эту стадию ответственному автоматически ставится задание рассказать потенциальному благотворителю о возможностях помощи.
Согласовали выделение – на этой стадии сработает автоматический классификатор, если человек указан как контакт от компании (юридического лица), его статус сменится на «Сотрудник компании», чтобы в дальнейшем понимать взаимодействия человека носят личный или рабочий характер. Дальше действия классификатора будут зависеть от выбранной в поле Классификации помощи – будет меняться тип Контакта или Компании. Это помогает в будущем находить нужные элементы в картотеках Контакты и Компании соответственно при поиске потенциальных повторных пожертвований.
Указана Компания в Сделке | Да | Нет |
Изменяемое поле классификатором | Тип компании | Тип контакта |
Партнер | Партнер | Партнеры |
In-kind | Помощь товарами (in-kind) | Благотворитель in-kind |
Волонтерство | Корпоративное волонтерство | Волонтер |
Если обязательное поле "требуется договор" установлено «Да», то система создаст ответственному за сделку («Общее пожертвование») сотруднику задачу в Задачник на подготовку договорной базы (по умолчанию дается трое суток).
Автоматическую постановку задачи можно переключить на другого сотрудника ,выбрав ответственным за задачу в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Общие пожертвования.
Стадия «Согласовали выделение» > Задача подготовить договорную базу.
Поступили средства – на этой стадии для физ. лиц (кроме типа «Сотрудник компании») сработает автоматическая сегментация (см. ниже), также если в обязательном поле для этой стадии «Требуется отчет» указать «Да» ,то система поставит автоматическую задачу в задачник. Через 30 дней напомнит о задаче, если сделка (пожертвование) остается без движения, еще через 1 день уведомит руководителя.
Автоматическую постановку задачи можно аналогично переключить на другого сотрудника , выбрав ответственным за задачу в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Общие пожертвования.
Стадия «Согласовали выделение» > Задача подготовить отчет.
Финальная успешная стадия называется «Получено и отчитано» - на этой стадии отработает сегментация, если была пропущена стадия «Поступили средства».
Для стадии «Отложено» – система поставит ответственному задачу вернуться к рассмотрению вопроса на дату, указанную в поле «Дата / Вопрос отложен до».
Блок автоматическая сегментация – раздел карточки Контакты.
Работает в CRM+ и бизнес-тарифах. Блок состоит из ряда полей, удобных для фильтрации и подбора участников новых маркетинговых акций. Рассмотрим подробнее каждое из них:
Пожертвования: успешные сумма всего – считаются по сумме всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель активности.
Пожертвования: успешные кол-во всего – считаются по количеству всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель активности.
Пожертвования: успешные сумма максимального – считаются по максимальной из всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель потенциала фандрейзинга, удобен для построения выборок.
Пожертвования: успешные сумма послед – сумма последней по хронологии из успешных сделок (Общие пожертвования).
Пожертвования: успешные дата последнего – считаются любые сделки (Общие пожертвования), начатые, успешные или неуспешные, важно для удержания.
Блок Хронология общего пожертвования – в Карточке сделки.
Работает в CRM+ и бизнес-тарифах.
Состоит из двух блоков – поля, содержащие даты перехода стадий.
- Дата / Начата работа (для стадии «Направлено обращение»)
- Дата / Получено согласие
- Дата / Подписаны договора
- Дата / Получено на счет
- Дата / отчета фактическая (дата перехода в стадию «Получено и отчитано»).
И поля, отсчитывающие время нахождения в основных стадиях в днях.
- Время / Начата работа (дней от момента создания до перевода в стадию «Направлено обращение»)
- Время / Получено согласие (от «Направлено обращение» до «Получено согласие»)
- Время / Подписание договоров (от «Получено согласие» до «Подписание договоров»)
- Время / Получение на счет (от «Подписание договоров» до «Получение на счет» )
- Время / Подготовка отчетов (от «Получение на счет» до «Получено и отчитано»)
Эти поля нужны для подготовки Отчетов по хронологии в модуле CRM > Отчеты ,где выведены средние сроки нахождения сделок («Пожертвований» в стадиях), отчеты по хронологии полезны для нахождения узких мест в деятельности.
Воронка «Лиды»
В данной сборке представляет собой процесс принятия просителя в программу помощи организации для чего выделены стадии:
Получена анкета – есть 2 способа попадания анкет систему: через ручной ввод в Картотеке Лиды (Кнопка «добавить Лид») или через заполнение заявителем анкеты на оказание помощи на сайте НКО. Анкета доступна в модуле CRM-формы Битрикс24 (CRM > (Еще…) > CRM-формы). Предлагается два варианта анкет на выбор:
- для адресного фонда – подробные поля по медицинским показаниям
- для остальных фондов – упрощенная форма.
Подходящую из анкет можно вставить через экспорт кода на свой сайт и начать собирать заявки. При необходимости можно изменить анкеты ,например, выставить иного ответственного сотрудника, которому в работу будут попадать заявки.
В этой стадии ответственный должен предпринять попытку связаться с заявителем по указанным номерам.
- Связались – на этой стадии необходимо добиться от заявителя необходимого пакета документов для рассмотрения руководством
- Документы проверены – на этой стадии проверенные документы необходимо передать руководству.
- Согласовано руководителем – решение принято, необходимо информировать заявителя.
Успешная стадия «Принят в программу помощи» - по нажатию этой стадии предполагается создавать «Контакт» в основной базе (картотеке Контакты CRM). Все сохраненные документы и поля перенесутся в Контакт в раздел карточка благополучателя.
Неуспешные стадии
- Отказался
- Отложен
- Мы отказали
- Дубликат или спам
Начиная с тарифа «Старт» Битрикс24, станет обязательным поле «Получатель: ссылки на файлы в облачном хранилище» в стадии «Документы проверены» , для сохранения всей истории обращений. При желании Файлы можно также складывать в карточку в поля для файлов.
Обязательность можно отключить в настройках поля.
В тарифе «CRM+» и более высоких «Бизнес-тарифах» на разных стадиях начнет работать автоматизация и уведомления, в частности блок «Сегментация» и блок «Хронология» (см. ниже).
- Получена анкета – система отправит ответственному уведомление и поставит задание связаться с заявителем.
- Связались – система отправит ответственному уведомление, а также автоматически поставит задачу собрать и проверить документы по заявителю. Далее ,если в заявке (Лид) к этому моменту в поле «Ответсвенный фандрейзер» укажут какого-либо сотрудника организации, то система начнет отправлять этому сотруднику («ответственному фандрейзеру») уведомления о смене статуса заявки, чтобы он был заранее готов начать работу.
В настройках робота, который ставит задачу на подготовку документов, можно сменить ответственного за задачи по сбору документов, которому они будут попадать в задачник.
CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Лиды.
Стадия «Связались» > Задача подготовить документы > Ответственный.
- Документы проверены - система отправит сотруднику, указанному в поле «ответственный фандрейзер» уведомления о смене статуса, а ответственному за заявку поставит задачу согласовать прием заявителя в программу помощи у руководства.
В настройках робота, который ставит задачу согласовать можно сменить ответственное лицо, которому они будут попадать в задачник. Возможно сделать так, чтобы задачи автоматически ставились руководителю программ организации. Для этого нужно настроить «Робот» Битрикс24.
CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Лиды .
Стадия «Документы проверены» > Задача согласовать документы > Ответственный.
- Согласовано руководителем – ответственный за заявку получит уведомление, сотрудник в поле «ответственный фандрейзер» получит задачу начать искать финансирование помощи заявителю.
- Успешная стадия «Принят в программу помощи» . По нажатию этой стадии надо создавать «Контакт» в базе типа «Благополучатель» и предполагается, что согласованные в программу далее попадут в «Сделки» типа «Оказание помощи», где пойдет процесс собственно закупки и оказания помощи принятому в программу человеку.
Блок хронология заявки - в карточке Лида
Состоит из следующих полей, которые автоматически заполняются, начиная с тарифа CRM+ и в бизнес- тарифах (в прочих тарифах она существует, но заполнять можно по желанию вручную) . Состоит из трех дат и трех временных интервалов в днях для последующего анализа работы по заявкам и поиска трудных мест.
- Получатель: Дата / начали сбор документов– автоматически на стадии «Связались»
- Получатель: Дата / собран пакет документов – стадия «Документы проверены»
- Получатель: Дата / согласовано бюджетным руководством – стадия «Согласовано руководителем»
- Получатель: Время / начали сбор документов – автоматически на стадии «Связались»
- Получатель: Время / сбора документов – стадия «Документы проверены»
- Получатель: Время / бюджетное согласование – стадия «Согласовано руководителем»
Воронка в Сделках «Волонтерство»:
В бесплатной версии Битрикс24 от воронки работает только блок карточка волонтера в общей карточке Контакта, смысл этой карточки хранить основные данные по волонтерам, чтобы через выборки мгновенно получать целевые списки волонтеров из базы
Сама воронка начинает работать с тарифа "Старт". Воронка «Волонтерство»: организована в Картотеке «Сделки» (Направление «Волонтерство»), доступна в версии CRM+ и бизнес-тариф, нужна для организации процесса по привлечению волонтеров.
В данной отраслевой CRM предложена реализация типичного процесса согласования волонтеров из следующих стадий:
- «Поступление анкеты» - Предполагается, что воронка начинается с заполнения волонтерской анкеты на сайте НКО, которая разработана через модуль CRM-формы Битрикс24 (CRM > (Еще…) > CRM-формы > Анкета волонтера). Начать «Сделку» (приема в волонтеры) можно и заполнив самостоятельно. Все контакты, заполнившие эту анкету приобретают тип «Волонтер».
- «Приглашен на встречу» для знакомства и подписания документов с НКО после проверки анкеты.
- Финальных стадий «Принят в волонтеры» и для неуспешных «Не выходит на связь» и «Отказался»
Начиная с тарифа "Старт", обязательными являются поля:
- Для стадии «Приглашен на встречу» - обязательно указание на конкретную встречу из справочника поля "Волонтерство варианты встречи".
Перечень справочника настраивается в настройках полях Настройки форм и отчетов > Пользовательские поля > Сделка >Волонтерство варианты встречи > Список.
- Для стадий «Отказался» - поле «Причина отказа подробно».
Начиная с тарифа CRM+ и в бизнес- тарифах, начнут работать автоматические уведомления и отправки в воронке на стадиях:
- «Поступления анкеты» - ответственный сотрудник получит уведомление о заполнении каждой анкеты. Ответственного за волонтеров сотрудника можно менять в с настройках CRM формы: CRM > Еще… > CRM-формы > Анкета волонтера > раздел Ответственный.
- «Приглашен на встречу» - теперь переход в данный статус автоматически отправляет уведомление о регистрации на встречу (из списка вариантов в поле "Волонтерство варианты встречи") на email, указанный при регистрации! Благодаря этому можно в режиме списка всем кандидатам проставить нужные варианты встречи и массово перевести в этот статус, всем уйдут уведомления от Битрикс24.
Для изменения подписи в письме ответсвенный сотрудник может внести свои имя, фамилию, должность и рабочий телефон в карточку сотрудника Битрикс24. Альтернативно можно найти робота в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Волонтерство > Стадия «Зарегистирован на встречу» > Отправить письмо.
Воронка «Сборы на сайте» доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах, необходима для контроля за прохождением сборов.
Для этого создано 6 стадий:
- Запланирован – на этой стадии предполагается подготовка всех материалов, необходимых для публикации (фото, видео, текст).
- На согласовании руководства – ждет согласия на публикацию
- Размещена на сайте – старт сборов
- Сбор на сайте закрыт – сумма собрана
- Сбор закрыт и отчитан – финальная успешная стадия, предполагается, что работа заканчивается в момент сбора всех отчетных документов.
- Сбор прерван – неуспешная стадия.
- На стадии «Сбор завершен» система потребует ввести предельный срок подготовки отчета в поле «Сбор: Дата / отчитать».
На стадиях работают автоматические уведомления и включается хронометраж стадий:
- Запланирован – ответственному сотруднику ставится автоматическая задача подготовить материалы на сайт.
- На согласовании руководства – ответственному ставится задание разместить на сайте.
- Размещена на сайте – ответственному приходит уведомление о старте сборов.
- Сбор на сайте закрыт – ответственному ставится задание подготовить и разместить на сайте отчетные документы.
- Сбор закрыт и отчитан – ответственному приходит уведомление о завершении сборов.
- Сбор прерван – неуспешная стадия, переходит на контроль руководителю.
Блок хронология сбора в Карточке Сделки
Состоит из нижеследующих полей, автоматически заполняются в тарифе CRM+ и бизнес- тарифах (в бесплатной версии поля существуют, но заполнять можно только ручным вводом). Состоит из четырех дат и временных интервалов по дням для последующего анализа работы сборов и поиска трудных мест.
- Сбор: Дата / собраны материалы
- Сбор: Дата / опубликован
- Сбор: Дата / собран
- Сбор: Дата / отчитать
- Сбор: Время / сбора материалов
- Сбор: Время / согласования
- Сбор: Время / сбора
- Сбор: Время / подготовки отчета
Воронка «Оплата помощи»
Доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах, необходима для контроля за прохождением оплат.
Для этого создано 8 стадий:
- Запланирован – на этой стадии необходимо связаться с оказывающей лечение (или соц. услуги) организацией
- Связались с клиникой – связь установлена, проведены переговоры о вариантах оплаты.
- Предоплата/гар.письмо отправлено – согласована форма предплаты (деньги или гарантийное письмо).
- Начато оказание помощи – оказывающая лечение организация начала оказание услуг.
- Финальная оплата – услуги оказаны, требуется оплата.
- Финальная успешная стадия воронки называется «Помощь оказана и закрыто документами» – предполагается, что работа завершена только когда собраны закрывающие документы.
- Финальная неуспешные стадии – «Мы отказались» и «Контрагент отказался».
В воронке работают автоматические уведомления и задачи на стадиях:
- Запланирован – на этой стадии система поставит ответственному задание связаться с лечащим учреждением
- Связались с клиникой – будет поставлена задача подготовить документы на оплату, можно изменять ответственного за задачу , например, установить делопроизводителя ответственным.
- Предоплата/гар.письмо отправлено – на этой стадии система поставит ответственному (можно сменить получателя задач в настройках «Роботы») задание обеспечить начало оказания медицинских услуг (помощи) в организации – контрагенте.
- Начато оказание помощи – приходят уведомления через 14 и 28 дней с момента перехода в стадию.
- Финальная оплата – будет поставлена задача собрать все закрывающие документы, можно изменять ответственного за задачу ,например, установить делопроизводителя ответственным.
Воронка «Электронные пожертвования»
Доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах. Воронка похожа на «Общие пожертвования» ,очень сильно упрощена в части индивидуальной работы с фокусом на автоматические почтовые уведомления (требуется подключение собственной почты в Битрикс24). Предполагается, что с такими пожертвованиями не ведется никакой индивидуальной работы, задача этой воронки рассылать автоматические уведомления для формирования лояльности и удержания благотворителей в этой воронке.
В этой воронке всего четыре стадии:
- Начато – сайт (или другой автоматизированный источник) зафиксировал начало оформления пожертвования, однако, ответа платежного шлюза не поступпало.
- Успешно – из платежного шлюза пришло уведомление об успешном прохождении.
- Отказ – из платежного шлюза пришло уведомление об отказе в прохождении платежа пожертвования.
- Возврат – из платежного шлюза пришло уведомление о возврате средств контакту.
В воронке работает блок автоматическая сегментация (см. раздел «Блок автоматическая сегментация» в "Общие пожертвования"), которая работает точно также, как и в воронке «Общие пожертвования», и настроены триггерные письма-автоответы по стадиям "Электронных пожертвований".
Автоматические (триггерные) письма настроены через модуль «Роботы» CRM и работают на основе данных сегментации, установлена защита на отправку в сутки не более одного уведомления человеку.
- Начато – из этой стадии в течение двух суток сделка (электронное пожертвование) будете переведено в статус «Отказ», поскольку отсутствие ответа от платежного шлюза означает, что пожертвование уже не будет завершено так как платежные шлюза автоматически закрывают сессии.
- Успешно:
- В случае первого в жизненном цикле благотворителя пожертвования уходят письма welcome – их задача поприветствовать человека в базе благовторителей и рассказать ему, что вы время от времени планируете с ним связываться. На разовые и рекуррентные уходят различные письма. При первом рекуррентном пожертвовании человеку будет отправлено welcome рекуррентное, даже если он до этого получил welcome разовое.
- Для всех остальных пожертвований будут уходить письма «очередные спасибо».
- Отказ – из платежного шлюза пришло уведомление об отказе в прохождении платежа пожертвования: По сделкам (пожертвованиям) тип «Разовое пожертвование» и тип «Рекуррентное пожертвование» уведомления различны.
- Возврат – из платежного шлюза пришло уведомление о возврате средств контакту