Когда бизнес растет и документов становится много, бумажный документооборот начинает тормозить работу. Каждый договор надо распечатать, подписать, отсканировать, передать второй стороне из рук в руки. Если где-то находят ошибку — приходится полностью переделывать бумаги и запускать весь процесс заново.
Сэкономить силы и время помогает электронный документооборот. В материале разбираемся, как подписывают документы онлайн, зачем это нужно бизнесу и как внедрить систему ЭДО.
Что такое система электронного документооборота
Электронный документооборот, или ЭДО, — это система, которая позволяет заменить бумажные документы на цифровые. Вместо распечатанных договоров, актов, счетов или приказов сотрудники работают с их электронными версиями.
ЭДО позволяет работать с электронными документами как с бумажными. Закон приравнивает эти категории: договоры, акты, справки в цифровом виде принимают в суде, налоговой службе и в банках. Система защищает информацию: шифрует данные, отслеживает действия с бумагами, проверяет электронные подписи.
Внедрение ЭДО в организации позволяет законно и надежно:
- Создать договор в специальной программе, отредактировать его электронно.
- Подписать бумагу электронной подписью.
- Отправить договор на согласование коллеге, руководству или подрядчику через защищенный канал связи.
- Получить подтверждение, что документ доставлен и подписан.
- Сохранить документ в цифровой архив и потом найти и открыть его в любое время.
Такой процесс снижает риски, что информация пропадет, если бумагу кто-то потеряет или испортит. А еще экономит время и деньги.
Пример. Бизнесу нужно оформить нового сотрудника, а для этого — подготовить около девяти документов. В них входят заявление о приеме на работу, трудовой договор в двух экземплярах, приказ о приеме, соглашение на обработку персональных данных и другие бумаги.
Когда отдел кадров делает это вручную, на одного сотрудника он тратит несколько часов рабочего времени и от 500 до 1000 рублей. В эту сумму входят траты на бумагу, обслуживание принтеров и сканеров, хранение и пересылку бумаг. А если где-то обнаружится ошибка, то документы нужно будет повторно распечатать и отправить.
Если все то же самое делать в ЭДО, то на весь процесс уйдет не больше 30 минут — документы создаются по шаблону, часть информации подтягивается автоматически. Финансово это тоже выгодно: цифровые бумаги обойдутся в 50-100 рублей. Такая цена получается за счет того, что сервисы ЭДО берут плату в среднем 7-10 рублей за один документ вне зависимости от количества страниц в нем. В дополнение к этому договоры и соглашения всегда будут в доступе и не придется искать место в шкафу, чтобы их хранить.Системы ЭДО делятся по типу документов, с которыми работают:
- Внутренний. В этом случае бумаги передают между отделами компании: коллеги обмениваются служебными записками, приказами, заявками на товары. ЭДО помогает быстрее согласовывать решения и снижает количество ошибок. Все сотрудники с доступом к системе могут отследить статус: где документ сейчас, нужно ли внести правки.
- Внешний. Такой ЭДО нужен, чтобы обмениваться бумагами с клиентами, поставщиками, подрядчиками. По системе отправляют счета, акты, договоры, закрывающие документы. Похожий тип также используют для работы с физлицами: например, страховая организация может подписывать медицинские полисы по СМС.
- Кадровый. Нужен, чтобы работодатели и сотрудники подписывали трудовые договоры, заявления на отпуск и другие бумаги. С 2022 года компании могут перевести всех сотрудников на КЭДО, но только с их согласия.
- Для госорганов. С помощью таких систем компании отчитываются перед налоговой, пенсионным фондом, Росстатом, судебными приставами и другими ведомствами. Все отчеты для них можно подписывать и отправлять через ЭДО.
Для некоторых компаний электронный документооборот — обязательное требование. Например, если организация выставляет счета-фактуры, то по закону она должна передавать их только в электронном виде и только через специальную систему. То же касается бизнеса, который торгует маркированной продукцией, — без ЭДО он не сможет отчитаться перед государственными системами.
Как внедрить систему электронного документооборота
Чтобы внедрить ЭДО в организацию, недостаточно просто установить программу. Чтобы система работала, нужно выстроить процессы, договориться с контрагентами и обучить сотрудников. Ниже — пошаговая инструкция, которая поможет настроить ЭДО и встроить его в деятельность компании.
Шаг 1. Изучите, с какими документами работает компания
Начните с инвентаризации: какие документы вы создаете, какие получаете, кто с ними работает. У завода это могут быть акты приемки товара и накладные на отгрузку. У ИП со своим магазином одежды — договоры с поставщиками, чеки и возвраты.
По итогу инвентаризации составьте список, в котором будут:
- виды документов;
- отделы или сотрудники, которые с ними работают;
- типовые шаблоны;
- сколько документов каждого типа оформляют в месяц.
Это поможет понять масштаб: сколько документов проходит через отделы и как часто с ними работают. Когда вы видите, сколько договоров, актов или заявлений сотрудники оформляют ежемесячно, можно оценить, какая система вам нужна и на какой модели оплаты вам лучше остановиться.
Шаг 2. Выберите провайдера ЭДО
На этом этапе внедрения системы электронного документооборота важно выбрать подходящего оператора электронного документооборота. Он отвечает за юридическую значимость, шифрование, хранение и доставку документов. Подробнее про выбор системы мы рассказали в следующем разделе.
Когда выбираете провайдера, обращайте внимание на несколько вещей:
1. Как он подключает компанию к системе.
2. Какие электронные подписи поддерживает.
3. Сколько стоит обслуживание.
4. Как работает техподдержка.
Важный момент — связь системы ЭДО и бизнес-инструмента, которым пользуется ваша компания. Лучше, чтобы сервисы были от одного разработчика: так вам будет проще передавать данные между платформами. Если вы уже работаете в CRM или цифровой бухгалтерии, уточните, предлагает ли ваш провайдер систему ЭДО, как это делает Битрикс24.
Шаг 3. Создайте электронные подписи
В электронном документообороте используют три типа подписей: КЭП — квалифицированную, НЭП — неквалифицированную и ПЭП — простую.
КЭП оформляют через Минцифры. Это единственный вариант, который полностью приравнивается к ручной подписи. Она подходит, чтобы заверять договоры с физическими лицами, внутренние служебные записки, все документы с контрагентами, декларации и отчеты для налоговой службы и других ведомств, а также заявления в суд.
НЭП выдают операторы ЭДО. Она подходит, чтобы подписывать договоры с физлицами, вести внутренний документооборот и обмениваться первичными бумагами с контрагентами, например актами и накладными. В этом случае компании прописывают в договоре, что соглашаются считать НЭП полноценной заменой ручной подписи. Но государственные ведомства и суд такую подпись не считают официальной.
ПЭП — логин, пароль или код из СМС. Это самый простой вид подписи: он не гарантирует, что документ не меняли после того, как заверили, или что его одобрил нужный человек. ПЭП не подходит, чтобы работать с государственными ведомствами или подписывать важные финансовые бумаги. Однако ее можно использовать, чтобы заверять договоры с физлицами, служебные записки или накладные и акты с подрядчиками.
Шаг 4. Настройте систему ЭДО
Начать стоит с шаблонов документов. В таких формах уже есть все данные, остается заполнять только переменные поля: инициалы контрагентов, суммы, сроки. Если у компании есть заготовки, сотрудники быстрее оформляют документы и реже ошибаются.
После этого можно настроить маршруты согласования. Система должна «знать», кто и в какой последовательности просматривает документ. Например, сначала менеджер проверяет данные, потом юрист — текст, бухгалтер — реквизиты, затем руководитель согласовывает финально. Для каждого типа бумаг можно настроить свой путь.
Вот что еще можно подключить:
- Автоматическое подписание — если у документа стандартная форма и его подписывает один и тот же человек, система может ставить подпись по расписанию или триггеру. Например, сразу после согласования или каждый день в 18:00.
- Связь с CRM — система может автоматически подгружать в документы реквизиты клиентов, номера заказа, сумму и другие данные. Тогда сотрудникам не придется ничего копировать.
- Ограниченные права — можно задать настройки для того, чтобы бухгалтерия видела только счета, HR — кадровые документы, юрист — договоры. Чем меньше людей видят документы, тем ниже вероятность, что мошенники украдут информацию, если обманут сотрудника.
Шаг 5. Обучите сотрудников
Покажите команде, как выбирать шаблон документов, как заполнять его, запускать маршрут согласования, ставить подпись и отправлять клиенту. Дайте сотрудникам возможность попробовать все на тестовом примере и подготовьте памятки или видеоинструкции.
Еще одна хорошая практика — создавать инструкции и чек-листы для разных ролей. Например, для бухгалтеров и для юристов.
Шаг 6. Подключите первых пользователей
Не стоит переводить весь документооборот в онлайн в один день — это может парализовать работу компании. Новый формат, программа, процессы — все это может запутать вашу команду и партнеров.
Начните с малого: выберите один отдел и проверьте, как сотрудники справляются с процессами на реальных задачах. Уточните, удобно ли специалистам, где возникают вопросы, а что, наоборот, показалось самым комфортным в работе. Этот опыт пригодится, чтобы доработать шаблоны, упростить процессы и объяснить их остальной команде.
Параллельно подключайте подрядчиков. Лучше начать с одного контрагента: объяснить ему, почему вы переходите на ЭДО, и рассказать, как работать с цифровыми документами. Хорошая практика — предложить чек-лист и инструкцию. Когда партнер поделится обратной связью, можно доработать систему и раскатывать ее и на других подрядчиков.
Шаг 7. Постепенно дорабатывайте систему
Подключайте больше отделов, подрядчиков, процессов. Когда основные документы уже подписываются электронно, можно двигаться дальше. Переводите на ЭДО внутренние бумаги: приказы, заявления, заявки на закупки, служебные записки. Это особенно полезно, если у вас несколько филиалов или удаленная команда.
Как выбрать систему ЭДО
1. Определите, зачем вам система. Проект по внедрению электронного документооборота должен начинаться с целей. Сформулируйте, какие задачи вы хотите решить и с какими документами работать электронно. Возможно, вам нужна только система КЭДО.
2. Изучите рынок. Обращайте внимание, подходят ли системы разных разработчиков под требования Федеральной налоговой службы: решение должно поддерживать работу с форматом XML XML хранит и передает данные в виде текста, который понимают и люди, и компьютеры , квалифицированными подписями и шифровать документы.
Уточняйте, как устроено хранение документов в системе: где они лежат, кто имеет к ним доступ, сколько лет они будут доступны. По закону большинство бумаг нужно хранить в среднем до пяти лет. Например, согласие на обработку персональных данных должно быть у организации три года. Если нарушить правило, компания может получить штраф до 10 тысяч рублей.
Также важно посмотреть, как работает поиск: можно ли искать по ИНН, дате, номеру, получателю, статусу. Это особенно важно в больших компаниях: если поиск позволяет искать только по одному параметру, то сотрудникам все равно придется вручную искать файлы и они никак не сэкономят время.
3. Выберите тариф. Есть системы, где вы платите за каждый отправленный документ. Есть те, кто продает подписку, а внутри дает безлимит. Правильного варианта нет — выбирайте то, что подойдет вам и покроет ваши объемы документов.
А если вы хотите навести порядок не только в документах, но еще и в делах — забирайте наш чек-лист. Он поможет справиться с многозадачностью, успевать больше и уставать меньше. Заходите в Telegram-канал «Битрикс24 для бизнеса».
FAQ
Да, так делают многие. Например, когда еще не все подрядчики подключились, но оформлять документы как-то нужно. Или наоборот: все коммуникации с бизнес-партнерами переведены на ЭДО, а общение с самозанятыми осталось на бумаге. В этом нет ничего плохого, но лучше заранее прописать, что именно и в каком формате оформляется, чтобы не было путаницы.
Электронный документооборот обязаны вести компании, которые занимаются госзакупками и продают маркированные товары.
- Госзакупки. Федеральный закон №44 обязывает компании оформлять акты приемки товаров и услуг в цифровом виде. Это называется электронным актированием.
- Маркировка товаров. Государство отслеживает оборот таких продуктов с помощью системы «Честный знак». Компания передает данные, если товар переходит в собственность другому участнику рынка. Например, когда производитель продает изделия розничному магазину. Отправлять информацию можно только через оператора ЭДО.
Что в итоге
- ЭДО — электронный документооборот. Система, которая помогает перенести бумаги в электронный формат. Цифровые документы с подписью несут такую же юридическую ценность, как и бумажные.
- Чтобы выбрать систему ЭДО, обратите внимание на то, есть ли у оператора возможность интеграции с вашей CRM и возможность работы с налоговой. Еще уточните, как хранятся документы и сколько это стоит.
- Этапы внедрения электронного документооборота в организации: изучить документы, выбрать провайдера, оформить электронные подписи, настроить систему, обучить сотрудников и подключить контрагентов.