Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда менеджер подготовил договор с подрядчиком, согласовал его с юристом и отправил финансовому директору. Но руководитель в командировке, а ждать его нет времени. В результате договор подписывают наспех, а через месяц выясняется, что один из пунктов не вписывается в финансовые интересы бизнеса.
Так бывает, если в компании не выстроена система согласования документов. Разбираемся, почему так происходит, какие есть схемы согласования и как автоматизировать процесс.
Что такое согласование документов и зачем его выстраивать
Согласование — это процесс последовательного или параллельного рассмотрения документа несколькими ответственными сотрудниками. Каждый проверяет документ в зоне своих компетенций, согласовывает, дорабатывает или направляет замечания другим участникам. Итог согласования — подписанный договор, приказ, соглашение или другой документ.
Кажется, что в процессе согласования все просто. Но если нет системы, то он превращается в хаос. Один сотрудник ждет ответа юриста, другой уже внес правки в свою версию файла, третий вообще не знает, что документ у него. По данным исследования hh.ru, 38% работников тратят на согласование документов больше шести часов в неделю. При этом один не подписанный вовремя договор может обернуться для компании штрафами и испорченной репутацией.
Когда бизнес-процесс согласования документов выстроен как система, каждый участник знает, что от него ждут и в какой срок. Сохраняется история изменений, все видят статус документа в реальном времени, а руководителю не нужно звонить юристу, чтобы узнать, где завис договор. Такую систему получится организовать, если в компании есть электронный документооборот.
Какие документы чаще всего требуют согласования
Не каждый документ в компании нужно проверять и согласовывать с несколькими ответственными сотрудниками. Но есть бумаги, где цена ошибки высока, и именно на них команда тратит больше всего времени.
Договоры с контрагентами. Обычно юрист проверяет формулировки, финансовый директор или главный бухгалтер — условия оплаты, руководитель — соответствие документа общей стратегии компании. Один пропущенный пункт может обернуться судебным разбирательством.
Счета на оплату. Согласование счетов — это возможность контролировать расходы компании и не выходить за рамки бюджета.
Коммерческие предложения. Если не проверить КП перед тем, как отправить его клиенту, есть риск, что менеджер пообещает условия, которые компания не сможет выполнить.
Технические задания. ТЗ — это документ, по которому будут работать команды. Если его не согласовать с разработчиками, дизайнерами и заказчиком внутри компании, итоговый результат почти наверняка не будет соответствовать ожиданиям.
Кадровые документы. Трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, инструкции по охране труда стоит согласовывать, чтобы избежать конфликтов с сотрудниками и претензий от контролирующих органов.
Регламенты и политики. Внутренние документы, которые регулируют работу компании, желательно согласовывать с профильными руководителями и юристами. Регламент, который не проверил нужный специалист, — потенциальный источник конфликтов.
Как устроен процесс согласования: маршруты и участники
Маршрут согласования — это последовательность, в которой документ обходит участников. Выбор маршрута напрямую влияет на скорость процесса и качество итогового решения.
Последовательное согласование
Документ переходит от одного участника к другому строго по цепочке: пока первый не вынес решение, второй не получит документ. Например, договор сначала смотрит юрист, затем финансовый директор и только потом подписывает генеральный директор.
Плюс такого подхода в том, что каждый участник видит комментарии предыдущего. Минус — в скорости. Если один согласующий недоступен, блокируется весь процесс. Последовательная схема хорошо работает там, где важна строгая иерархия проверки: сначала юридическая чистота, потом финансовые условия, потом управленческое решение.
Параллельное согласование
Все участники получают документ одновременно и работают с ним независимо. Руководитель подписывает документ после того, как все отреагировали.
Плюс параллельного согласования в том, что процесс идет быстрее. Но есть и минусы: участники могут внести противоречивые правки и их придется сводить воедино отдельно. Параллельная схема подходит для внутренних документов с низким риском. Например, заявлений на отпуск, где нужны подписи HR и руководителя, но их решения независимы.
Смешанная схема
Часть участников идет последовательно, часть — параллельно. Например, юрист и финансист смотрят документ одновременно, а после их одобрения он попадает к генеральному директору.
Это самый гибкий вариант для сложных документов с несколькими независимыми зонами проверки. Настроить такую логику вручную сложно: здесь уже нужна электронная система согласования документов, в которой можно настроить условиями перехода между этапами.
Где чаще всего ломается процесс согласования
Большинство компаний сталкивается с похожими проблемами при согласовании документов. Вот самые распространенные.
Согласующий недоступен, а замены нет. Если финансовый директор в командировке, а руководитель отдела на больничном, документ просто лежит. Никто не знает, кто должен принять решение вместо него, потому что это нигде не прописано.
Несколько версий одного документа. Юрист внес правки в один файл, менеджер — в другой, клиент прислал свою редакцию. В итоге приходится тратить несколько часов, чтобы внести все правки в одну версию.
Непонятно, на каком этапе завис документ. Руководитель хочет знать статус договора и по очереди звонит секретарю, юристу и финдиректору. Этот ручной контроль отнимает время, которое можно потратить на более важные задачи.
Сроки нигде не зафиксированы. Когда нет дедлайна, у участников нет мотивации согласовывать документы как можно быстрее. В результате документ может лежать неделями и формально это не будет нарушением.
Замечания приходят устно. Такие комментарии теряются или искажаются. Например, юрист что-то сказал на встрече, менеджер запомнил иначе — и договор ушел с ошибкой.
Нет истории изменений. Через месяц после подписания возник спор: кто внес этот пункт и почему? Если согласование шло устно, по почте и в мессенджерах, найти ошибку будет сложно.
Как выбрать систему согласования документов
Управлять согласованием будет проще, если все участники работают в одном пространстве и не переключаются между почтой, мессенджерами и таблицами. Рынок предлагает разные инструменты: можно разработать систему самостоятельно, использовать классическую СЭД или BPM-платформу. Программа для согласования документов может быть встроенным модулем корпоративной платформы или отдельным сервисом. В таблице сравнили разные варианты по нескольким критериям:
| Критерий | Собственная разработка | Система электронного документооборота | BPM-платформа |
| Настройка маршрутов | Только с программистом | Ограниченная | Без программирования |
| Интеграция с другими системами | Сложно реализовать | Возможна частичная | Широкие возможности |
| Мобильный доступ | Обычно нет | Есть | Есть |
| Уведомления и напоминания | По запросу | Базовые настройки | Гибкие настройки |
| Стоимость внедрения | Высокая | Средняя | Средняя/низкая |
Что проверить перед покупкой
Прежде чем покупать систему, оцените ее по этим пунктам:
Настройка маршрутов без программирования. Процессы в компании меняются. Если каждый раз нужен разработчик, согласование будет дорогим и медленным. Поэтому ищите систему, в которой есть визуальный конструктор маршрутов.
Интеграция с инструментами, которые уже используете. Уведомления о задачах согласования должны приходить туда, где работают сотрудники: на почту, корпоративную платформу или в мессенджер. В системе, которая живет отдельно, работать будет неудобно.
Мобильный доступ. Руководители часто бывают в разъездах. Поэтому возможность согласовывать документы с телефона — это необходимость, а не бонус.
Уведомления и напоминания. Система должна сама напоминать участникам о документах, которые ожидают решения. Иначе это тот же ручной контроль, только в красивой обертке.
История версий. Важно, чтобы в системе автоматически сохранялась информация о том, кто и когда внес правки, согласовал или отклонил документ и с каким комментарием. Это защищает компанию в случае споров с контрагентами, контролирующими органами или сотрудниками.
Электронная подпись. Для внешних договоров может потребоваться квалифицированная ЭП. Убедитесь, что система ее поддерживает или интегрируется с сервисами ЭП.
Как автоматизировать согласование в Битрикс24
Согласование в Битрикс24 строится на бизнес-процессах — это визуальный конструктор, где маршрут документа собирается из блоков без написания кода. Можно задать последовательность участников, условия перехода между этапами, сроки и автоматические уведомления.
Где это настраивается. Чтобы запустить процесс согласования, откройте Ленту, нажмите «Еще» и выберите «Процессы». Там находятся доступные шаблоны — можно запустить готовый или настроить собственный маршрут.
Как собрать маршрут. В конструкторе добавляются этапы согласования в нужном порядке. Для каждого этапа назначается ответственный — конкретный сотрудник или роль, например «руководитель юридического отдела». Если согласующий может отсутствовать, сразу указывается замена: задача уйдет к заместителю автоматически.
На каждом этапе устанавливается дедлайн. Когда участник нажимает «Согласовать», документ автоматически переходит к следующему по цепочке. Если нажал «Отклонить» — процесс останавливается, инициатор получает уведомление с комментарием, вносит правки и запускает согласование заново.
Уведомления. Для каждого участника настраивается оповещение — в чате Битрикс24, по электронной почте или push-уведомлением. Если дедлайн приближается, а реакции нет, система отправит повторное напоминание.
Готовые шаблоны. Чтобы не строить маршрут с нуля, удобно начать с типового шаблона — в системе есть заготовки для стандартных сценариев согласования. Их можно адаптировать под свои условия: добавить этапы, изменить участников, задать дополнительные условия переходов. Все действия фиксируются в истории: кто, когда и какое решение принял.
Частые вопросы
Система электронного документооборота (СЭД) — это система хранения и движения документов в компании: создание, регистрация, хранение, поиск, архивирование. Согласование — это один из процессов внутри СЭД или любой другой платформы, который описывает, как именно документ проходит проверку и получает одобрение.
Можно вести СЭД без автоматизации согласования документов: хранить их в системе, но согласовывать по почте. И наоборот — автоматизировать согласование на платформе, которая не является классической СЭД. Битрикс24 относится ко второму варианту: это не СЭД в традиционном смысле, но инструменты согласования в ней работают полноценно.
Для внутренних документов — приказов, служебных записок, внутренних регламентов — электронная подпись, как правило, не нужна. Достаточно, чтобы система зафиксировала действие: кто и когда нажал «Согласовать» или «Отклонить». Это юридически значимое действие внутри компании, если порядок согласования прописан во внутренних регламентах.
Для внешних договоров ситуация иная. Все зависит от требований второй стороны и отраслевого регулирования. В ряде сфер достаточно простой электронной подписи, в других нужна только квалифицированная. Этот вопрос стоит проработать с юристом еще на этапе выбора системы.
Самый надежный вариант — заранее назначить заместителя для каждого участника маршрута. В Битрикс24 это можно сделать в настройках бизнес-процесса: если основной участник не ответил в течение определенного срока, задача автоматически переходит к заместителю.
Также стоит установить предельный срок ожидания на каждом этапе: когда дедлайн истекает, система уведомляет руководителя или переводит документ к следующему участнику по заданному сценарию. Это снимает зависимость всего процесса от одного человека.
Что в итоге
- В компаниях, в которых нет системы согласования документов, договоры подписывают по нескольку недель или допускают ошибки. Это грозит финансовыми и временными потерями, а еще есть риск испортить репутацию.
- Если выстроить систему согласования, компания сможет контролировать процесс. Каждый документ будет проходить через нужных сотрудников в нужном порядке, а история согласования — сохраняться автоматически.
- Выбирая систему электронного согласования документов, смотрите не на набор функций, а на то, насколько легко настроить маршрут, интегрировать систему с уже используемыми инструментами и обеспечить мобильный доступ.
- В Битрикс24 автоматизировать согласование документов можно через конструктор бизнес-процессов. Здесь есть гибкие маршруты, получится назначить заместителя, настроить автоматические уведомления — без программирования и долгого внедрения.