Иногда руководители распределяют задачи интуитивно. Поручают их тому, у кого есть свободное время или кто скорее всего справится. В итоге одни сотрудники перегружены, другие работают вполсилы, а дедлайны срываются. Чтобы этого не происходило, нужно учитывать навыки и компетенции команды и правильно выстраивать процесс. В статье разберем, как оценить загрузку и распределить задачи так, чтобы сроки не срывались, а сотрудники не выгорали.
Какие есть последствия неправильного распределения задач в команде
Если распределять задачи сотрудникам хаотично, это приведет к ошибкам и потерянным деньгам компании. Разберем, что идет не так, когда руководитель распределяет дела интуитивно.
Падает производительность. Это подтверждают исследования. По информации от Atlassian, если неправильно распределять задачи, производительность команды упадет на 40%. Это происходит, когда задача попадает к человеку без нужных компетенций. Он потратит на нее больше времени, чем опытный специалист. К тому же некомпетентного сотрудника нужно контролировать. Так простая задача может превратиться в затяжной проект.
Растут недовольство и текучка. Если нагрузка распределяется неравномерно, сотрудники теряют мотивацию, количество конфликтов возрастает. Опытные специалисты могут уйти к конкурентам, вместе с ними компания потеряет их навыки. Искать замену — дорого. Так, по данным HR-консалтинговой фирмы AS Russia, средняя стоимость замены сотрудника в России составляет 221 340 рублей.
Руководитель теряет контроль. Когда задачи нигде не фиксируются, через пару дней уже никто не помнит, кому что поручили и когда это нужно сделать. Ответственность размывается, сроки срываются. Сложно проверить, как продвигается работа, и вовремя увидеть проблемы.
Страдает делегирование. Когда нет системы, руководитель боится передавать задачи и считает, что проще все сделать самому. Но в итоге у него не остается времени на сложные стратегические задачи, потому что он решает ежедневные проблемы и занимается только операционными делами.
Как оценить загрузку сотрудников, чтобы грамотно распределять задачи
Прежде чем поручить задачу, нужно понять, у кого есть навыки и время, чтобы справиться с ней. Разберем три инструмента, которые помогут увидеть это.
Доска задач. На ней создают колонки с разными статусами, например: «На очереди», «В работе», «Готово». Команда размещает задачи на доске с колонками по этим статусам. Так все сразу видят, что происходит с проектом.
Создать канбан-доску можно в Битрикс24. Вы можете добавлять новые колонки и менять их названия, перемещать задачи по этапам и отслеживать прогресс. Еще в Битрикс24 легко увидеть загрузку каждого сотрудника: сколько задач у него в работе, какие из них срочные. Так вы поймете, кто из команды свободен, а кто уже работает на пределе.
Планерки и статус-встречи. Встречи по 10-15 минут в начале дня или недели помогают быстро выявить, кто перегружен, а кто может взять новую задачу. Формат простой: каждый кратко говорит, чем он занят и есть ли что-то, что тормозит работу.
Личный разговор с сотрудником. Таблицы и доски показывают количество задач, но не то, сколько времени они действительно занимают. Например, у одного сотрудника в списке три мелких поручения на полдня. А у другого — одна задача, в которую нужно погрузиться на неделю. Чтобы понять реальную загрузку, важно регулярно обсуждать с членами команды не просто перечень дел, а содержание задач и приоритет. В диалоге можно увидеть, где нужно больше ресурсов, чем кажется на первый взгляд.
Сравним три инструмента:
| Инструмент | Что показывает | Когда применять |
| Доска задач | Количество задач, сроки, статусы | Ежедневно, когда ставите задачу |
| Планерка | Текущий статус работы, блокеры | Раз в день или раз в неделю |
| Личный разговор | Реальное состояние и нагрузка | В сложных проектах, при большом количестве задач, признаках стресса у сотрудника |
Какие методы распределения задач работают лучше всего
Нет универсального способа распределять задачи между сотрудниками — грамотный руководитель использует разные подходы в зависимости от ситуации. Разберем три основных метода.
По компетенциям. Задачу делегируют тому, у кого есть нужные навыки. Для этого нужно учитывать компетенции команды. Наглядно увидеть их поможет таблица, где по горизонтали — сотрудники, по вертикали — ключевые компетенции, а в ячейках — оценка уровня владения. Например, от 1 до 4, где:
- 4 — экспертный уровень;
- 3 — базовый;
- 2 — работнику нужна помощь;
- 1 — навык слабо развит или отсутствует.
Задачи отдавайте сотрудникам с оценками 3 и 4, а когда есть время, развивайте компетенции тех, у кого стоит 1 и 2. Это нужно, потому что если постоянно давать сложные и интересные задачи только профессионалам, они выгорят. А остальные так и не вырастут и не смогут заменить опытных специалистов.
По приоритетам. Не все задачи одинаково важны. Прежде чем решать, кому поручить дело, нужно понять, насколько оно срочное и критичное для бизнеса. В этом помогает матрица Эйзенхауэра. Она делит задачи на четыре типа:
- Важные и срочные. Их нужно делегировать наиболее опытным и компетентным специалистам. Тем, кто может справиться быстро и кого не нужно контролировать.
- Важные, но не срочные. Можно запланировать и отдать сотрудникам, у которых есть время на то, чтобы сделать работу качественно.
- Срочные, но не важные. Их можно поручать менее загруженным сотрудникам.
- Не важные и не срочные. Такие задачи можно не делать совсем или автоматизировать.
С учетом личных интересов. Люди работают лучше, когда задача им нравится или помогает развить нужный навык. Это не значит, что бизнес должен подстраиваться под каждого сотрудника. Но стоит учитывать предпочтения команды, чтобы повысить вовлеченность и мотивацию.
Чтобы понять интересы и сильные стороны, спрашивайте сотрудников лично и напрямую, какие задачи даются легче всего, что хотелось бы попробовать. Обращайте внимание на то, какую работу человек делает с удовольствием, а какая вызывает стресс и дается тяжело. Еще понаблюдайте, по каким вопросам коллеги чаще всего обращаются к сотруднику и просят его совета.
Как распределять задачи: пошаговая инструкция
Когда задачи не систематизированы, срочные дела висят неделями, важные поручения забываются, а сотрудники перегружены или, наоборот, ничем не заняты. Делимся алгоритмом, который поможет избежать таких проблем.
Шаг 1. Составьте список задач и определите приоритеты
Прежде чем распределять задачи, соберите их в одном месте. Не держите в голове, не оставляйте в личных сообщениях и не записывайте на стикерах — все, что нужно сделать, должно быть в общей системе. Это может быть таск-трекер, доска в CRM или даже обычная таблица, доступная всей команде.
Когда все задачи собраны, определите, какие из них действительно важны прямо сейчас, что можно сделать в течение недели. А от чего лучше отказаться или отложить на другой месяц.
В Битрикс24 для этого удобно использовать общую доску команды: все задачи видны в одном окне, можно сразу сортировать по срокам и статусам. В карточках задач можно назначать ответственных, устанавливать сроки и приоритеты, прикладывать необходимые для работы файлы. Крупные дела удобно разбивать на подзадачи, добавлять чек-листы и отслеживать прогресс.
Шаг 2. Оцените ресурсы команды
Посмотрите на доске задач или в CRM, кто из сотрудников сейчас загружен, а у кого есть свободное время. Но чтобы увидеть более полную картину, уточните занятость на планерке.
Учитывайте не только загруженность, но и компетенции. Оцените, есть ли у человека нужные навыки для этой задачи. Не поручайте сложные переговоры новичку, даже если он свободен, и не отдавайте аналитику тому, кто ненавидит цифры и никогда не составлял отчеты.
В Битрикс24 сотрудники могут фиксировать, сколько времени потратили на каждую задачу. Руководитель видит, куда уходит время команды, и может оптимизировать процессы. Еще в CRM можно настроить правила: например, когда задача переходит в статус «Готово», руководителю автоматически создается новая задача на проверку. Или, когда приближается дедлайн, система напоминает об этом ответственному.
Шаг 3. Поставьте задачу ответственным
У каждой задачи должен быть один главный ответственный. Даже если над задачей работает несколько человек, кто-то один отвечает за результат. Именно он координирует, собирает обратную связь и сдает работу. Остальные — участники, у которых свои зоны ответственности внутри этой задачи. Такую структуру работы выстраивайте в CRM, где у одной задачи может быть постановщик, исполнитель и соисполнители.
Формулируйте поручение так, чтобы у сотрудника не оставалось вопросов. В этом поможет метод SMART. По нему задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и с четким ограничением по времени.
| Плохо | Хорошо |
| «Займись презентацией для клиента» | «Подготовь презентацию для клиента на 10 слайдов к пятнице, 18:00. Нужно показать динамику продаж за квартал и три предложения по росту. Макеты и данные во вложении» |
| «Собери отчет по продажам» | «Сформируй отчет по продажам за февраль в разрезе менеджеров. Срок — среда, 12:00. Данные выгружай из CRM, пришли в Excel с итоговой таблицей и сводкой по плану-факту» |
| «Напиши пост в соцсети» | «Напиши пост для Telegram о новом продукте. Задача: заинтересовать целевую аудиторию и регистрации на вебинар. Тема, фактура и ссылки — в прикрепленном файле. Срок — завтра до 14:00» |
Когда задача сформулирована четко, сотрудник сразу понимает, что делать, к какому сроку и какой результат должен получиться. Так он не отнимает время руководителя вопросами и меньше ошибается.
В Битрикс24 можно обсуждать все в чате задачи. Так любой сотрудник, который подключается к работе, увидит историю переписки. Это удобно и экономит время.
Шаг 4. Отслеживайте результаты
Контролировать — это не значит отвлекать сотрудника каждый час с вопросом «ну как там?». Такой подход может раздражать и демотивировать. Заранее договаривайтесь о промежуточных точках, в которые человек сам сообщает о прогрессе.
Например, если задача «подготовить статью на сайт» на неделю, договоритесь, что во вторник он покажет план, а в четверг — черновик. Так вы сможете увидеть проблемы сразу, а не после дедлайна.
Для быстрых и простых задач достаточно автоматического уведомления о том, что они завершены. Битрикс24 позволяет видеть прогресс — руководитель заходит в задачу, смотрит статус и не отвлекает сотрудника.
канбан-доски и автоматизируйте процессы.
Какие ошибки руководители допускают, когда распределяют задачи
Даже опытные управленцы иногда распределяют задачи неправильно. Вот пять распространенных ошибок, из-за которых страдает продуктивность команды.
Все отдают одному надежному сотруднику. Когда есть человек, который всегда справляется с задачами, ему начинают поручать все подряд: срочное, сложное, ответственное. Со временем он может выгореть от большого количества работы и в итоге уволиться. А другие члены команды так и не получат опыта в новых задачах и не вырастут.
Не объясняют, зачем нужна задача. В таком случае сотрудник не понимает, на что влияет результат. Без контекста мотивация падает, а качество страдает. Всегда объясняйте: зачем эта задача, как она связана с целями проекта. Люди работают лучше, когда понимают, что их вклад важен.
Не фиксируют договоренности. Задачи обсуждают устно на планерке или в коридоре между делом, в общем чате, где сообщения теряются. В итоге через несколько дней никто не помнит точных сроков и подробностей. Начинаются споры, кто о чем говорил и нет. Чтобы этого избежать, все задачи нужно ставить в электронных системах, например в CRM, и указывать зоны ответственности и сроки.
Игнорируют загрузку сотрудников. Делегируют задачу тому, кто оказался в поле зрения, и не уточняют, есть ли у человека время. В итоге один сотрудник ведет пять проектов одновременно, а другой не занят. Прежде чем дать поручение, смотрите на реальную загрузку на доске задач и уточняйте это у подчиненного.
Не дают обратную связь по выполненным задачам. Человек сдал работу и ждет реакции, но руководитель молчит. Сотрудник не знает, все ли сделал правильно, нужно ли что-то исправить, можно ли было сделать лучше. Без обратной связи невозможно расти и понимать, насколько твой труд ценен. Даже короткий комментарий и благодарность за работу помогают скорректировать действия и сохранить мотивацию.
Частые вопросы
Главное отличие от офиса в том, что вы не можете подойти к сотруднику и лично уточнить статус. На удаленке особенно важно фиксировать все письменно: в общих таблицах, личных чатах с работником, в карточках CRM. А задачи ставить с четкими сроками и подробностями, чтобы они не терялись.
Используйте общую доску в CRM или таск-трекере, где каждый видит, кто чем занят. Это помогает избежать ситуации, когда задача зависает, потому что все думают, что ею занимается другой.
Проводите еженедельные или ежедневные синки на 10-15 минут, чтобы сверять статусы и замечать проблемы до того, как сорвется дедлайн. Обязательно договаривайтесь о промежуточных точках контроля: так вы быстро узнаете, что идет не так.
Сначала разберитесь в причинах. Часто проблема не в человеке, а в том, как и кому поставили задачу. Например, не описали критерии результата или поручили тому, у кого недостаточно компетенций. Каждый случай требует своего подхода.
Если задачу сформулировали корректно, поговорите с сотрудником. Возможно, человек перегружен и физически не успевает. Или у него пропала мотивация. Спросите, что мешает справляться. Может, нужна помощь коллег, дополнительное обучение или пересмотр загрузки.
Торопиться с кадровыми решениями и сразу увольнять человека не стоит. Но если все попытки исправить ситуацию не помогают, лучше расстаться с сотрудником.
Есть несколько признаков: дедлайны срываются, качество работы падает, сотрудники становятся раздраженными или замкнутыми. Но лучше не ждать, пока это случится, а следить за загрузкой регулярно.
Ежедневно анализируйте доску задач: если у большинства сотрудников задачи копятся быстрее, чем закрываются, это говорит о проблеме. Обращайте внимание на переработки. Когда некоторые сотрудники регулярно задерживаются или работают в выходные, это указывает на то, что вы неправильно распределяете нагрузку. Не ждите, когда подчиненные сами укажут на проблемы. Спрашивайте команду напрямую: «Не тонет ли кто в задачах?», «Есть ли что-то, что тормозит работу?»
Зависит от задачи и ситуации. Руководитель может не согласовывать с сотрудником текущие задачи, которые соответствуют его должностным обязанностям. Если же проект крупный, а задачи нестандартные, стоит обсудить их с подчиненным. Это поможет вместе спланировать нагрузку и увидеть проблемы. Например, что у сотрудника уже есть срочные и трудоемкие задачи, и тогда нужно их перераспределить.
Кроме того, когда у человека есть возможность высказать мнение, он воспринимает задачу позитивнее. Мотивация и чувство ответственности от этого растут.
Что в итоге
- Оценивайте загрузку перед тем, как назначить задачу. Не полагайтесь на ощущения — смотрите на доску задач или уточняйте занятость на планерке.
- Фиксируйте задачи письменно, чтобы сотрудники не забывали о договоренностях. Описывайте все подробно: что нужно сделать, когда, какого результата важно достичь и по каким критериям его будут оценивать.
- Назначайте одного ответственного. Даже если над задачей работает несколько человек, кто-то один отвечает за результат. Иначе ответственность размывается, и задача может зависнуть.
- Объясняйте контекст. Люди работают с большей отдачей, когда понимают, зачем нужна задача и как она влияет на общую цель.
- Давайте обратную связь. Даже короткий комментарий по итогам работы помогает сотруднику расти и понимать, как он справляется.
- Используйте программы для распределения задач между сотрудниками. Битрикс24 позволяет видеть загрузку команды в одном окне, поручать дела, назначать ответственных и дедлайн и отслеживать прогресс. Когда все в системе, руководитель тратит меньше времени на то, чтобы контролировать команду.