Менеджер забыл перезвонить клиенту, дизайнер сорвал дедлайн, а копирайтер отдал не тот текст заказчику. Такое бывает, когда в команде десятки активных задач и нет системы контроля. Навести порядок поможет планировщик задач для сотрудников. Этот инструмент используют, чтобы распределять работу, отслеживать сроки и нагрузку каждого члена команды.
В статье рассказываем, зачем бизнесу нужны планировщики задач, как выбрать подходящий инструмент и какие сервисы работают в России.
Зачем нужны планировщики задач
Главная причина сорванных сроков — не отсутствие мотивации, а забытые задачи. Поручение прозвучало на созвоне, промелькнуло в чате и исчезло. Планировщик задач превращает такие разовые договоренности в понятный список дел со сроками и ответственными. Вот с чем еще помогают планировщики:
Напоминают про важные дела
Когда задач много, легко что-то упустить. Например, менеджер забыл перезвонить клиенту и сорвал сделку. Дизайнер пропустил дедлайн, и запуск рекламной кампании пришлось отложить. Бухгалтер не отправил отчет вовремя, и компания получила штраф.
Программа для контроля выполнения задач сотрудниками решает эти проблемы. Система напомнит о важных делах, приближающихся дедлайнах и не даст ничему потеряться. Каждый сотрудник видит свой список задач и понимает, что нужно сделать сегодня, завтра и на следующей неделе.
Упрощают работу в команде
Сотрудникам важно понимать, кто за что отвечает и на каком этапе работа. Без системы эти процессы превращаются в хаос. В итоге дублируются и застревают, потому что неясно, кто за них отвечает.
Доска задач для сотрудников показывает полную картину проекта. Руководитель видит дела каждого специалиста и может перераспределить нагрузку, если нужно. Все понимают, кто и за что отвечает, и могут планировать работу.
Экономят время
Рутинные задачи отнимают массу времени. Каждую неделю нужно составить отчет, каждый понедельник — провести планерку, каждый месяц — отправить счета клиентам.
Планировщик умеет создавать повторяющиеся задачи автоматически. Система сама напомнит о еженедельном отчете, добавит планерку в календарь и подскажет, когда отправлять счета. Специалист тратит время на работу, а не на планирование.
Повышают продуктивность
Когда задачи четко структурированы, легче сосредоточиться на главном. Сотрудник видит приоритеты, понимает, что важно сделать сегодня, а что можно отложить. Нет ощущения хаоса и паники, когда кажется, что нужно делать все и сразу.
Программа для распределения задач между сотрудниками помогает расставлять приоритеты. Можно ранжировать дела по важности и спланировать день так, чтобы успеть главное. Некоторые планировщики поддерживают методики вроде матрицы Эйзенхауэра или техники Pomodoro.
Как выбрать планировщик задач
Сначала нужно понять, для чего он вам нужен. Один инструмент подходит для простого списка, другой — для сложных проектов с множеством зависимостей. Вот шаги, которые помогут выбрать планировщик под ваши задачи.
Шаг №1. Определите цели
Прежде чем выбирать программу для задач сотрудникам, определите ключевые трудности, которые она должна решать. Если вы ищете систему для личного планирования, подойдет простое приложение с базовыми функциями. Для команды из трех — пяти человек нужен сервис с возможностью совместной работы. Крупному бизнесу требуется платформа с интеграциями, автоматизацией и детальной аналитикой.
Определите, сколько человек будут работать с системой. Какие процессы нужно автоматизировать. Нужна ли интеграция с другими сервисами — почтой, мессенджерами, CRM. Ответы на эти вопросы помогут сузить выбор и не переплачивать за функции, которые не используете.
Шаг №2. Оцените функции
Базовый набор любого планировщика — это создание задач, установка сроков и назначение ответственных. Но современные системы умеют гораздо больше. Вот на что стоит обратить внимание:
- Напоминания и уведомления. Система должна напоминать о приближающихся дедлайнах и новых задачах. Важно, чтобы уведомления можно было настроить — выбрать каналы и частоту.
- Приоритеты и метки. Возможность помечать задачи по важности, добавлять теги и категории помогает структурировать работу.
- Подзадачи и чек-листы. Крупные задачи удобно разбивать на мелкие шаги. Это помогает не упустить детали и отслеживать прогресс.
- Повторяющиеся задачи. Если есть регулярные дела, система должна уметь создавать их автоматически по расписанию.
- Совместная работа. Для команды важны комментарии, обсуждения, возможность прикреплять файлы и упоминать коллег.
- Интеграции. Хороший планировщик работает с другими сервисами — календарями, почтой, мессенджерами, облачными хранилищами.
- Мобильное приложение. Доступ к задачам со смартфона позволяет работать из любой точки.
- Отчеты и аналитика. Для руководителя важно видеть статистику — сколько задач выполнено, где возникают задержки, насколько загружены сотрудники.
Шаг №3. Проверьте доступность
Важно учитывать, работает ли сервис в России. Российским компаниям, которые работают с персональными данными, важно хранить их на отечественных серверах.
Также обратите внимание на локализацию. С интерфейсом и техподдержкой на русском языке работать проще.
Проверьте, есть ли у сервиса мобильные приложения для iOS и Android. Многие сотрудники работают со смартфонов, и важно, чтобы календарь задач для сотрудников верно отображался.
Шаг №4. Рассчитайте бюджет
Большинство планировщиков предлагают бесплатную версию с ограничениями. Обычно в них есть лимит на количество пользователей, задач или проектов. Для малого бизнеса или личного использования бесплатного тарифа часто достаточно.
Платные версии открывают расширенные функции — больше пользователей, интеграции, автоматизацию, приоритетную поддержку. Стоимость обычно рассчитывается за одного пользователя в месяц. Цены варьируются от 300 до 2000 рублей на человека в зависимости от возможностей системы.
При выборе тарифа посчитайте, сколько вы реально сэкономите времени и денег благодаря планировщику.
| Название планировщика | Для кого | Ключевая особенность | Бесплатная версия |
| Битрикс24 | Для команд и бизнеса любого размера | Объединяет задачи, CRM, чаты и видеозвонки | Есть, можно подключить 5 пользователей |
| TickTick | Для личных задач | Встроенный Pomodoro-таймер | Есть, но с ограничениями |
| Todoist | Для личных задач и небольших команд | Простой интерфейс с системой достижений | Есть, доступен базовый функционал |
| Microsoft To Do | Для пользователей экосистемы Microsoft | Интеграция с Outlook и Teams | Полностью бесплатно |
| Any.do | Для личных задач: индивидуальных и совместных | Интуитивный интерфейс и голосовой ввод | Есть, но с ограничениями |
| «ЛидерТаск» | Для малого и среднего бизнеса | Работает без подключения к интернету | Есть бесплатный пробный период |
| «Мегаплан» | Для малого и среднего бизнеса | Автоматическое создание задач из CRM | Есть бесплатный пробный период |
Битрикс24 — для команд и бизнеса
Битрикс24 — это полноценная платформа для совместной работы. Система объединяет управление задачами, общение в чатах, хранение документов, CRM и аналитику в одном пространстве. Не нужно переключаться между десятком программ — все инструменты под рукой.
Гибкое управление задачами. В карточках задач можно назначать ответственных, устанавливать сроки и приоритеты. Крупные дела удобно разбивать на подзадачи, можно добавлять чек-листы и отслеживать прогресс. Система поддерживает зависимости между задачами — если одна не завершена, следующая не начнется.
Встроенный искусственный интеллект. AI в Битрикс24 может преобразовать голосовое или видеосообщение в чате в задачу, сделать резюме встречи или длинного обсуждения в чате, написать или отредактировать текст, предложить идею, заполнить поля в CRM.
Визуализация проектов. Доступна работа в удобном формате. В Битрикс24 есть списки задач, канбан и скрам, доски, диаграмма Ганта, а также коллабы для работы с внешними пользователями, например подрядчиками. Это позволяет видеть всю загрузку или этапы проекта.
Учет времени. Сотрудники могут фиксировать, сколько часов потратили на каждую задачу. Руководитель видит, куда уходит время команды, и может оптимизировать процессы.
Автоматизация процессов. Можно настроить правила, по которым система будет работать. Например, когда задача переходит в статус «Готово», автоматически создается новая задача на проверку и назначается руководителю. Или, когда приближается дедлайн, система отправляет напоминание ответственному.
Интеграция с другими инструментами. Внутри Битрикс24 задачи связаны с остальными инструментами — почтой, календарем, облачным хранилищем, CRM. Все проекты обсуждения и файлы в одном окне.
Хранение данных в России. Данные клиентов хранятся на российских серверах.
Подробная аналитика. Можно смотреть отчеты по выполнению задач, загрузке сотрудников, срокам проектов. Система показывает узкие места и помогает улучшать процессы.
Кому подойдет. Битрикс24 создан для команд от трех человек и компаний любого масштаба. Подходит агентствам, IT-компаниям, производственным предприятиям, розничному бизнесу. Если вам нужна не просто программа для отслеживания задач сотрудников, а полноценная система для управления бизнесом, попробуйте Битрикс24.
Стоимость. Бесплатная версия для команды до пяти человек с базовым функционалом. Платные тарифы от 2490 рублей в месяц открывают расширенные возможности — больше пользователей, автоматизацию, интеграции и приоритетную поддержку. Подробнее о том, как выбрать тариф в Битрикс24, читайте в этой статье.
TickTick — для личных задач
TickTick — простой и функциональный календарь задач для сотрудников, который подходит для личного планирования. Интерфейс интуитивный, функций достаточно для ежедневной работы.
Ключевые возможности:
Естественный язык ввода. Опишите задачу, и система ее поставит. Например, «Позвонить клиенту завтра в 15:00» автоматически превратится в задачу с напоминанием на завтра на три часа дня.
Встроенный Pomodoro-таймер. Можно использовать технику Pomodoro прямо в приложении. Установите таймер на 25 минут, работайте над задачей, потом отдохните. Календарь и расписание. Планируйте день, неделю или месяц. Перетаскивайте задачи на календаре, меняйте даты и время.
Трекер привычек. Он позволяет отмечать ежедневные ритуалы — зарядку, чтение, медитацию. Система покажет статистику и поможет не сбиваться с ритма.
Умные списки. Автоматические подборки задач — на сегодня, на неделю, просроченные, без срока. Не нужно создавать фильтры вручную, система сама группирует задачи.
Для кого подойдет. TickTick подходит для личного планирования, студентам, фрилансерам и всем, кто хочет организовать свою жизнь. Если работаете в одиночку или команда маленькая, TickTick подойдет.
Стоимость. Бесплатная версия с ограничениями на количество списков и календарей. Премиум-версия от 35,99 доллара в год открывает все функции. Оплатить можно через личный или корпоративный PayPal.
Todoist — для простого управления делами
Todoist — один из самых популярных минималистичных планировщиков. Интерфейс простой, при этом функционал достаточный для серьезной работы. Если не любите сложные системы с десятками настроек, Todoist — для вас.
Ключевые возможности:
Четыре уровня приоритетов. Отмечайте задачи флажками от P1 до P4. Красный флажок — критически важно, серый — можно отложить. Система автоматически сортирует список по приоритетам.
Проекты и разделы. Группируйте задачи по проектам, внутри создавайте разделы. Например, проект «Запуск продукта» с разделами «Разработка», «Маркетинг», «Продажи». Все структурировано и понятно.
Метки и фильтры вроде @важно, @офис, @звонки можно добавлять к задачам. По меткам удобно смотреть выборки. Например, посмотреть все задачи с @звонки на сегодня.
Отслеживание продуктивности. Геймификация мотивирует выполнять дела. За каждую завершенную задачу начисляются очки. Система показывает статистику — сколько дел сделано за день, неделю, месяц. Можно соревноваться с собой или коллегами.
Повторяющиеся задачи. Можно настроить расписание, по которому система будет создавать новые задачи. Например, каждый день, каждый понедельник, первое число месяца.
Голосовой ввод. Можно диктовать задачу голосом, и приложение преобразует речь в текст. Это удобно, когда руки заняты или нет времени печатать.
Кому подойдет. Todoist подходит для личного использования и небольших команд до пяти человек. Если цените простоту и не нужны сложные функции, Todoist справится отлично.
Стоимость. Бесплатная версия с базовым функционалом — до пяти активных проектов и типовые фильтры. Премиум-доступ стоит от 360 рублей в месяц. Напрямую оплатить российской картой не получится, нужно использовать сервисы-посредники или зарубежную карту.
Microsoft To Do — для пользователей экосистемы Microsoft
Программа для постановки задач сотрудникам от Microsoft интегрируется с Outlook и Teams. Это бесплатный планировщик, который подходит для тех, кто работает в Microsoft 365. Интерфейс простой, синхронизация мгновенная, функций достаточно для базового планирования.
Ключевые возможности:
Список «Мой день». Каждое утро система предлагает задачи, которые нужно сделать сегодня. Можно добавлять свои или использовать предложения на основе сроков и приоритетов.
Интеграция с Outlook. Письма можно превращать в задачи одним кликом. Установите флажок на письме, и оно появится в Microsoft To Do с текстом и ссылкой на оригинал. Не нужно копировать вручную.
Совместные списки. Можно создавать их и вести вместе с коллегами. Например, так удобно планировать командные проекты и закупки для офиса.
Напоминания и повторы. Установите напоминания на определенное время. Настройте повторяющиеся задачи — каждый день, неделю, месяц.
Файлы и заметки можно прикреплять к задачам, добавлять заметки и комментарии. Все хранится в облаке и доступно с любого устройства.
Кому подойдет. Microsoft To Do подходит тем, кто работает в экосистеме Microsoft. Если используете Outlook, Teams, OneDrive, планировщик станет естественным продолжением инструментов.
Стоимость. Полностью бесплатно. Доступно всем пользователям Microsoft 365 и бесплатным аккаунтам Microsoft.
Any.do — для минималистов
Any.do — красивый и простой планировщик с фокусом на дизайн. Интерфейс минималистичный, функций достаточно для базового планирования. Если цените эстетику и не хотите разбираться в сложных настройках, Any.do подойдет.
Ключевые возможности:
Список «Сегодня». В центре — список задач на сегодня. Можно добавлять новые, отмечать выполненные, переносить на другие дни. Все остальные задачи скрыты, чтобы не отвлекать.
Голосовой ввод. Задачи можно диктовать голосом, и Any.do преобразует речь в текст. Планировщик поддерживает русский язык.
Синхронизация с Google Calendar. Все встречи и задачи отображаются в одном месте. Удобнее планировать день, когда все события на виду.
Напоминания по месту. Any.do может напомнить о задаче, когда вы приходите в определенное место. Например, напомнить купить молоко, когда проходите мимо магазина.
Совместные списки, которыми можно делиться с семьей или коллегами. Удобно для планирования покупок, поездок или совместных проектов.
Кому подойдет. Any.do подходит для личного использования. Если нужен простой и красивый планировщик без лишних функций, это хороший выбор.
Стоимость. Бесплатная версия с базовыми функциями. Премиум от 5,99 доллара в месяц открывает напоминания по месту, темы оформления и безлимитные вложения. Для оплаты подписки понадобится зарубежная карта.
«ЛидерТаск» — для личной и командной продуктивности
«ЛидерТаск» — российская платформа с акцентом на бизнес-задачи. Данные хранятся в России, интерфейс на русском, техподдержка говорит на родном языке. Ключевые возможности:
Проекты и подзадачи. В системе можно создавать проекты и разбивать их на этапы и задачи. Для каждой задачи назначаются ответственные, устанавливаются сроки и приоритеты. Все задачи отображаются в единой ленте.
Делегирование и контроль. Руководитель делегирует задачи и отслеживает их выполнение. Система показывает, кто из сотрудников справляется с работой, а кому нужна помощь. К задачам можно добавлять комментарии и оставлять заметки.
Встроенный органайзер. Личные дела планируются в том же приложении. Для них есть отдельная вкладка. Удобно, когда разные типы задач можно вести в одном месте и при этом не путаться.
Отчеты и графики. Есть отчеты по выполнению задач, загрузке сотрудников и срокам. Система строит графики и диаграммы, которые можно экспортировать в PDF или Excel.
Офлайн-режим. С задачами можно работать без интернета. Все изменения синхронизируются, когда появляется связь. Это важно для тех, кто часто бывает в командировках или регионах с плохим интернетом.
Кому подойдет. «ЛидерТаск» подходит малому и среднему бизнесу, руководителям, которым нужен простой и понятный инструмент с российской поддержкой.
Стоимость. Бесплатный пробный период 30 дней. Платные тарифы от 250 рублей на пользователя в месяц. Есть корпоративные тарифы с индивидуальными условиями.
«Мегаплан» — для автоматизации задач
Программа для постановки задач сотрудникам «Мегаплан» — российская CRM-система с модулем задач. Связывает продажи, задачи и бизнес-процессы в единую систему. Подходит компаниям, которые хотят автоматизировать рутину.
Автоматизация бизнес-процессов. После того как вы настроите воронки продаж, система автоматически создаст задачи для менеджеров на каждом этапе. Когда клиент переходит в статус «Счет отправлен», «Мегаплан» создает задачу «Перезвонить через три дня».
Учет времени и отчеты. Сотрудники фиксируют время работы над задачами. Система автоматически считает стоимость работы, формирует отчеты по проектам и клиентам. Удобно для агентств и консалтинговых компаний.
Интеграция с IP-телефонией. «Мегаплан» интегрируется с телефонией и записывает звонки. После звонка система автоматически создает задачу «Обработать звонок» и прикрепляет запись.
Мобильное приложение. Полноценное приложение для iOS и Android позволяет работать с задачами, клиентами и отчетами со смартфона. Все данные синхронизируются в реальном времени.
Хранение данных в России. Данные клиентов хранятся на российских серверах.
Кому подойдет. «Мегаплан» подходит малым и средним компаниям, которые хотят связать задачи с продажами. Если нужно автоматизировать бизнес-процессы и видеть, как задачи влияют на выручку, «Мегаплан» даст нужные инструменты.
Стоимость. Бесплатный пробный период 14 дней. Платные тарифы от 1990 рублей в месяц на компанию до пяти пользователей. Корпоративные тарифы рассчитываются индивидуально.
Частые вопросы
Ищите инструмент с хорошими возможностями для совместной работы и приемлемой ценой. Сравните три варианта: полноценную платформу с задачами, чатами и документами в одном месте, специализированное ПО для проектного управления или простую канбан-доску.
Для российских компаний рассмотрите локальные сервисы с серверами в стране и поддержкой на русском.
Главное — определите цели и приоритеты: цена, функции, интеграции или простота. Протестируйте два-три варианта бесплатно и выберите тот, в котором команде комфортнее работать.
Да, большинство планировщиков поддерживают экспорт в CSV. Нужно скачать данные в одной системе, перенести в Excel и загрузить в новую. Некоторые сервисы предлагают прямую миграцию — без промежуточных файлов.
Если прямой миграции нет, используйте сервисы-интеграторы — они переносят задачи между системами автоматически.
При миграции могут потеряться комментарии, история или, например, вложения. Лучше сохранить важные данные перед переносом.
Для личного планирования бесплатных версий обычно достаточно. Они закрывают базовые потребности: можно создавать задачи, напоминания, списки.
Платная версия нужна, если хотите расширенные функции: неограниченное количество проектов, фильтры, автоматизацию, интеграции.
Начните с бесплатной версии. Если упираетесь в ограничения через месяц-два, переходите на платный тариф. Годовые подписки дешевле месячных.
Главное — показать пользу, а не заставлять. Объясните, какие проблемы решает система: напоминает о задачах, дедлайнах, приоритизирует дела.
Проведите обучение, поделитесь видеоинструкциями. Начните с одного небольшого проекта, поработайте две недели, соберите обратную связь.
Подавайте пример: сами ставьте задачи, отслеживайте выполнение. Если руководитель не пользуется системой, команда тоже не будет.
Не наказывайте за ошибки на начальном этапе. Планировщик должен быть помощником, а не инструментом контроля.
Что в итоге
- Планировщик задач для сотрудников — это необходимость для любого бизнеса, который хочет работать продуктивно. Планировщики помогают не терять важные дела, видеть полную картину проектов и экономить время на рутине.
- Выбор планировщика зависит от размера команды и задач. Для личного использования подойдут простые бесплатные инструменты вроде TickTick, Todoist или Any.do. Для небольших команд до десяти человек подойдет Microsoft To Do.
- Среднему и крупному бизнесу нужны продвинутые системы с автоматизацией, аналитикой и интеграциями. В Битрикс24 есть полный набор инструментов для совместной работы — задачи, чаты, документы, CRM, ИИ-помощник.
- Российским компаниям стоит обратить внимание на Битрикс24, «ЛидерТаск» и «Мегаплан». Они работают стабильно, легко оплачиваются и предлагают поддержку на русском языке.
- Не бойтесь пробовать разные варианты. Большинство сервисов дают бесплатный период или базовую версию без ограничений по времени. Протестируйте два-три планировщика, поработайте в каждом неделю-две и выберите тот, в котором команде комфортнее работать. Правильно подобранная программа для контроля выполнения задач сотрудниками может окупиться уже в первый месяц использования.