Специалисты — многозадачные, процессы — быстрые, каналов коммуникации — очень много. В таких условиях работает бизнес сегодня. Команда обсуждает дела в чатах, обговаривает задачи на созвонах, переписывается в мессенджерах и по почте.
При таком темпе легко что-то забыть, неверно расставить приоритеты или пропустить дедлайн. Справиться с хаосом помогает система контроля задач. Читайте в статье, как выстроить процессы, автоматизировать задачи и отказаться от микроменеджмента.
Почему теряются задачи
У каждой команды свои процессы и трудности. Однако чаще всего сотрудники забывают об обязанности по одной из этих причин или из-за их совокупности.
Много каналов для обсуждений. Сотрудники делятся идеями в Telegram, решают вопросы по почте, на созвонах. Когда нужно приступить к задаче, специалист тратит много времени и усилий на то, чтобы проверить все каналы и восстановить контекст проекта.
Один канал для всех обсуждений. Если команда обсуждает все дела в общем чате, в нем быстро возникает путаница. Одно обсуждение прерывает другое, рабочие задачи смешиваются с шутками. В итоге важная информация теряется в сотне сообщений не по делу.
Много задач параллельно. Специалистам все чаще приходится работать в режиме многозадачности, они должны постоянно переключаться между разными проектами и контекстами. В большом потоке легко забыть даже о важном деле, если никто не напомнит.
Нет ответственного. Если руководитель не назначает исполнителя, сотрудники могут подумать, что задачу уже взял кто-то другой. В итоге никто не приступит к проекту. Или ответственность возьмет самый инициативный специалист, а не тот, кому положено отвечать за дело на самом деле.
Нет фиксации задач. Руководитель говорит на созвоне или пишет в чате, что нужно сделать, назначает исполнителя. Сотрудник соглашается, но задача остается в мессенджере и теряется среди других дел специалиста.
Если в компании хаотичные процессы, руководителю приходится вручную контролировать работу команды. Часто это приводит к микроменеджменту — ситуации, когда менеджер согласует каждый шаг специалистов, перепроверяет результаты и все время уточняет, как идут дела. Такой подход вредит и руководителю, и сотрудникам:
- Менеджер тратит время и силы на текущие задачи. В результате не успевает заниматься стратегией и планированием. Или старается сделать все и быстро выгорает.
- Специалисты чувствуют, что им не доверяют. Перестают проявлять инициативу, теряют мотивацию.
Избежать этого помогают специальные системы — например, как на картинке ниже.
Зачем подобные сервисы нужны компаниям и как организовать контроль выполнения задач сотрудниками, расскажем в следующей главе.
Зачем бизнесу система управления задачами
Система управления задачами, планировщик задач или таск-менеджер — это инструмент, который фиксирует все рабочие поручения в одном месте и хранит информацию об исполнителе и сроках. Задача проходит весь путь внутри системы — от постановки до результата.
В таск-трекере руководитель видит общую картину проекта, а сотрудник получает понятные приоритеты. Процессы становятся более прозрачными, потому что система:
- организует контроль задач;
- позволяет назначить ответственного за поручение и зафиксировать срок;
- показывает всю историю обсуждений проекта;
- собирает статусы всех задач в одном месте;
- сама напоминает сотрудникам о дедлайнах;
- автоматически создает задачи из звонков, лидов или сообщений;
- собирает статистику об эффективности команды и отдельных сотрудников.
Вот как меняется работа команды, когда в отделе внедряют систему управления задачами.
| Аспект работы | Без системы | С системой |
| Ответственность | Сотрудники перекладывают ответственность или не понимают, кто за что отвечает | Руководитель назначает задачу конкретному исполнителю, это видит сам сотрудник и его коллеги |
| История обсуждений | Хранится в разных чатах и каналах коммуникации, трудно найти нужную информацию | Вся необходимая информация хранится в карточке задачи |
| Контроль выполнений задач | Руководителю приходится вручную уточнять у сотрудников, на каком этапе поручения | Система автоматически уведомляет руководителя, что задача перешла на другой этап или что у нее истекает срок |
| Загрузка команды | Руководитель часто не видит, сколько задач стоит у каждого сотрудника и насколько хорошо он с ними справляется | Система сама собирает данные по загрузке, показывает руководителю количество задач и эффективность каждого специалиста и команды в целом |
| Результат работы | Неочевиден, не зафиксирован, хранится в чатах или просто обсуждается на созвонах | Прикреплен к задаче в виде файла, описания или чек-листа, к нему всегда можно вернуться и просмотреть |
Excel и мессенджеры с этим не справляются. Таблица не напомнит о просрочке, не покажет ответственного и не сохранит историю обсуждений. А в чатах легко потерять поручение или важные детали. Планировщик задач лучше справляется с задачей систематизировать работу команды. С его помощью легко фиксировать задачи, назначать исполнителей и сроки. Система сама уведомляет ответственных о новых делах, показывает руководителю загрузку команды и хранит историю работы в одном месте.
Как выбрать инструмент для управления задачами
Выбирайте систему, в которой команде удобно работать каждый день. Если трекер усложняет привычный порядок дел, сотрудники вернутся к старым инструментам. Вот что должен предлагать подходящий сервис:
- Поддерживать высокий темп работы. У сотрудника должно уходить не больше минуты на то, чтобы создать задачу.
- Использовать возможности автоматизации. Расшифровка голосового ввода, способность выделить главное из большого текста, возможность автоматически заводить карточку по триггеру и напоминать о просроченных делах — все это упрощает работу команды.
- Собирать отчеты. Планировщик задач должен сам отслеживать, кто чем занят, формировать статистику по загрузке и эффективности отдела в целом и отдельных сотрудников, подсвечивать проблемные места.
- Находиться на российских серверах. Этот пункт действует для инструментов, которые работают по модели On-cloud. Сотрудники не смогут вносить персональные данные в инструмент, если он находится на оборудовании за рубежом, — это законодательное требование.
- Быть частью корпоративной системы. Удобно, когда специалисты могут сохранять поручения в том же окне, где общаются с коллегами и ведут сделки.
Как руководителю контролировать задачи сотрудников в системе
Руководителю важно не только быстро ставить задачи, но и легко контролировать их выполнение. Важно, чтобы не приходилось глубоко погружаться в каждую проблему, и он мог быстро понять, что происходит. В этом помогут инструменты Битрикс24. Они позволяют:
Вести счетчик задач. С его помощью руководитель может фильтровать поручения по срочности. Входящие зеленые — это дела без срока или те, что только предстоит выполнить. Запланированные подсвечены красным и обозначают поручения, которые требуют внимания или уже просрочены.
Просматривать изменения во всех задачах. В каждой карточке в Битрикс24 есть свой чат. В нем собирается все, что происходит в проекте: сообщения участников, смена исполнителя, новые наблюдатели, отметки о старте и завершении работы.
Все чаты можно просматривать в одном списке. Достаточно открыть его, чтобы сразу увидеть, как продвигается каждая задача: где команда обсуждает правки, где поручение только взяли в работу, а что уже закрыли.
Если нужно вникнуть в детали, можно открыть чат и пролистнуть переписку. Или перейти в задачу и продолжить работу там.
Оценивать нагрузку сотрудников. Руководитель может быстро просмотреть количество задач и эффективность всего отдела в статистике или оценить эффективность конкретного сотрудника.
Контролировать завершение задач. С помощью настроек руководитель может запретить сотрудникам закрывать карточки, пока те не приложат файл или не заполнят описание.
Автоматически напоминать сотрудникам о сроках. Битрикс24 позволяет выставить напоминания даже на промежуточные этапы в длинных задачах. В зависимости от настроек, система может за неделю или за день до дедлайна напомнить сотруднику, что нужно запросить информацию, позвонить клиенту или вернуться к задаче. Уведомление получат и исполнитель, и руководитель.
Как исполнителю организовать работу с задачами в системе
При высокой нагрузке исполнитель может потеряться в объеме работы, неверно расставить приоритеты или пропустить сообщение от руководителя. Система управления задачами помогает ему сориентироваться, даже когда проектов очень много. В Битрикс24 для специалистов есть свои удобные инструменты.
Фокусировка задач. Сотрудник может просматривать задачи в виде списка, универсального канбана или в режиме «Мой план». Он позволяет просмотреть полный объем дел и отсортировать их актуальности, срочности или проекту. Так сотрудник может быстро оценить свою загрузку и грамотно расставить приоритеты.
Чек-листы. Руководитель либо сам сотрудник могут прикрепить к задаче список дел, которые необходимо выполнить. Каждый шаг можно отмечать галочкой для наглядности.
Шаблоны задач. Специалист может настроить карточку для типовых задач, которые регулярно появляются в работе. В таком шаблоне можно заранее задать описание, сроки, чек-лист и другие параметры. В следующий раз не придется оформлять все с нуля — достаточно выбрать нужную заготовку. Например, вот так выглядит готовая форма в редакции Журнала Битрикс24.
AI. В Битрикс24 работает искусственный интеллект BitrixGPT — он помогает специалистам оформлять задачи. Достаточно своими словами описать, что нужно сделать. А нейросеть все зафиксирует, подробно опишет детали и предложит, как сформулировать поручение понятнее.
Как команде вести совместную работу над задачами
Система управления задачами должна учитывать потребности не только отдельных сотрудников, но и команды целиком. Для совместной работы пригодятся инструменты Битрикс24.
Роли в задаче. Они позволяют распределить ответственность между участниками проекта и настраивать отдельные правила для каждого сотрудника:
- Постановщик оформляет поручение и настраивает карточку. Может запретить другим сотрудникам изменять срок или закрывать задачу, пока те не прикрепят файл или не заполнят описание.
- Исполнитель — основной ответственный. Система напоминает ему о сроках, он видит все изменения и комментарии, работает с чек-листами. Исполнитель может закрыть задачу, если выполнит условия, которые требует постановщик.
- Соисполнитель отвечает за часть задачи. Он получает уведомления о комментариях и изменениях, но не может закрыть задачу, даже если выполнил свою часть работы.
- Наблюдатель следит за задачей, но не вмешивается. Он получает уведомления о важных этапах, может оставлять комментарии, но не может менять условия или сроки задачи, принимать ее или закрывать.
Роли в чек-листах. Если задача включает несколько сотрудников, для каждого пункта чек-листа руководитель может указать исполнителя. Например, копирайтер создает текст для лендинга, дизайнер формирует макет, а SEO-специалист расставляет теги. Закрыть задачу можно, только когда все исполнители поставят галочку напротив своего пункта в чек-листе.
Чаты задач. К каждой задаче прикреплен чат, где все ответственные могут обсуждать работу. Вся важная информация закреплена в карточке, а в чате сотрудники могут задавать вопросы и предлагать идеи, как в мессенджере. Так команда сохраняет контекст, но не теряет информацию.
Звонки из карточки задач. Если обсуждение затягивается, участники могут собраться на встречу прямо из карточки. В карточке есть кнопка звонка: там же можно выбрать формат — аудио или видео. Искать ссылку на встречу и переходить в другую программу не придется, а договоренности останутся в том же чате, где идет работа.
Частые вопросы
Поначалу сотрудники могут сопротивляться переменам. В этом случае нужно обучить команду и объяснить, какую пользу они получат от новой системы.
Покажите, как легко можно завести задачу прямо из переписки, проведите несколько мастер-классов, создайте памятки по основным процессам. А также назначьте ответственного, к которому сотрудники смогут обращаться с вопросами по новому таск-трекеру.
Руководитель скатывается в микроменеджмент, когда собирает статусы вручную. Если про этап проекта он может узнать только из личного сообщения, ему приходится часто отвлекать специалистов.
Таск-трекер освобождает его от этой рутины. Руководителю достаточно открыть список задач или канбан-доску, чтобы сразу увидеть, кто на каком шаге. Система сама присылает уведомления, когда исполнитель двигает срок или закрывает этап. В работу команды начальник вмешивается только при сбоях и серьезных задержках, а освободившееся время тратит на стратегические вопросы.
Соисполнитель отвечает за свою часть работы. Например, юрист только согласует договор, но не составляет его и не передает клиенту. В этом случае исполнителем будет менеджер, а юрист — соисполнителем.
Наблюдатель получает уведомления, но не влияет на задачу напрямую. Обычно на эту роль назначают руководителя или менеджера, которым нужно следить за проектом, но не всегда нужно погружаться в детали.
Что в итоге
- Когда у сотрудников много задач и каналов обсуждений, им легко потерять нужную информацию, а договоренности трудно зафиксировать. Из-за этого задачи теряются и возникает хаос в процессах.
- Система управления задачами позволяет структурировать работу команды, фиксировать задачи и сроки, назначать ответственных и вовремя напоминать сотрудникам о важных делах.
- Битрикс24 помогает руководителю управлять задачами с помощью счетчиков, чатов, настроек задач и автоматических напоминаний и прозрачной таблицы нагрузки сотрудников.
- Битрикс24 позволяет распределять роли и ответственность в конкретной задаче, указывать исполнителей в чек-листах и хранить информацию о проекте в чатах задач.