Как выставить счет на оплату: пошаговая инструкция

Что такое счет на оплату и зачем он нужен

Счет на оплату — это документ, который исполнитель выставляет заказчику. Клиент видит, когда, за что и сколько должен заплатить, а также куда перевести средства.

Когда компания заказывает работу у подрядчика, бухгалтерия не может перевести ему деньги без основания. Для учета расходов и налогов ей нужен официальный документ. Счет и выступает документальным основанием для платежа.

Он решает несколько задач:

• Исключает путаницу с суммой оплаты и размером НДС — они указаны в документе.
• Содержит реквизиты исполнителя — компании не нужно запрашивать их отдельно.
• Фиксирует срок оплаты — заказчик знает, до какой даты нужно перевести деньги.
• Имеет юридическую силу — при спорах его можно использовать в суде.

Обязателен ли счет на оплату по закону

По закону счет не является обязательным документом, и единой формы, по которой его нужно составлять, нет. Компания может сотрудничать с исполнителем без счета, если прописала в договоре все условия оплаты: сумму, реквизиты и сроки.

Но важно обратить внимание на детали:

• Если в договоре компания использовала формулировку «оплата на основании счета», исполнитель должен его выставить.
• ООООбщество с ограниченной ответственностью. Это коммерческая организация или юридическое лицо, которую создали одно или несколько лиц и разделили уставный капитал на доли и ИПИндивидуальный предприниматель. Это физическое лицо, которое самостоятельно ведет предпринимательскую деятельность используют счет как вспомогательный документ для бухгалтерии, чтобы проводить платежи и контролировать задолженность.
• При разовых сделках счет в виде счета-договора либо счета-оферты может заменять договор. Для этого он должен содержать все ключевые условия: предмет сотрудничества, сумму, реквизиты и сроки оплаты.
• Самозанятые не обязаны выставлять счет. Единственный документ, который нужен им, чтобы подтвердить оплату, — чек в приложении «Мой налог». Однако, если заказчик — юридическое лицо, он может попросить счет для отчетности, чтобы бухгалтер компании обосновал расход перед налоговой.

Какие данные и реквизиты нужно указать в счете

Строгой формы у счета нет, но есть набор данных, без которых документ будет неполным. Вот что нужно включить.

Реквизиты исполнителя или продавца

• Наименование для ООО, ФИО для ИП или самозанятого.
• ИНН.Идентификационный номер налогоплательщика, уникальный цифровой код: 12 цифр для физлиц, 10 — для юрлиц
• КППКод причины постановки на учет. Это девятизначный код, который присваивают только юридическим лицам (ООО) при регистрации в ФНС. Он дополняет ИНН для ООО.
• Юридический адрес.
• Банковские реквизиты — расчетный счет, БИКБанковский идентификационный код. Это уникальный девятизначный номер, который Центральный банк РФ присваивает каждому финансовому учреждению в России. Его можно найти в реквизитах счета в приложении банка, название банка и корреспондентский счет.

Реквизиты заказчика или покупателя

• Наименование для ООО, ФИО для ИП или самозанятого.
• ИНН.
• КПП для ООО.
• Юридический адрес.

Сведения о сделке

• Дата формирования счета и его порядковый номер. Нумерацию счетов ведут с начала календарного года — с 1 января, и каждый год отсчет начинается с единицы.
• Перечень товаров или услуг с количеством и ценой за единицу.
• Итоговая сумма.
• Данные об НДС или пометка «Без НДС» — для ООО и ИП на УСНУпрощенная система налогообложения. Это специальный льготный режим, который заменяет основные налоги вроде НДС и налога на прибыль, единым платежом, самозанятых и ИП на НПДНалог на профессиональный доход. Это специальный налоговый режим для самозанятых граждан и ИП без сотрудников.
• Номер договора, если он был заключен.
• Срок оплаты, если нужен.
• Подписи сторон.

Как правильно выставить счет клиенту: пошаговый алгоритм

Порядок подходит для ИП, ООО и самозанятых.

Шаг 1. Выберите способ для создания счета

Вариантов несколько — используйте тот, что подходит вашему объему документов:

• Шаблон в Word или Excel. Простой способ: исполнитель скачивает готовый бланк и заполняет вручную. Подходит тем, кто выставляет счета редко: фрилансерам, небольшим подрядчикам, самозанятым с парой заказчиков в месяц.
• Бухгалтерский сервис. 1С, МойСклад, Контур.Бухгалтерия и другие программы формируют счета автоматически — достаточно выбрать контрагента и указать услугу. Удобно при большом потоке документов: система сама проставляет номер, подтягивает реквизиты и подсчитывает итог.
• Онлайн-банк. Большинство банков позволяют создать счет прямо в личном кабинете и сразу отправить заказчику ссылку на него по почте или в мессенджере.
• CRM-система. Если исполнитель ведет клиентскую базу и сделки в CRM, счет можно сформировать прямо из карточки сделки. Данные о заказчике подтянутся автоматически и вводить реквизиты вручную не придется.
• Приложение «Мой налог» — для самозанятых. В разделе «Новая продажа» нужно выбрать «Выдать счет» и заполнить данные о заказчике и услуге. Приложение сформирует готовый для отправки документ в формате PDF.

Шаг 2. Заполните реквизиты сторон

Сверьте данные с договором или проверьте через сервис «Прозрачный бизнес» от ФНС. Это занимает меньше минуты и исключает ошибки. Если работаете с постоянными заказчиками, удобно хранить их реквизиты в CRM или бухгалтерском сервисе.

Шаг 3. Укажите товары или услуги

Каждую позицию пропишите отдельной строкой и уточните наименование, количество, цену за единицу и итоговую стоимость. Пишите конкретно: не «услуга», а «разработка логотипа», — тогда у заказчика не возникнет вопросов, а у налоговой службы — повода для проверки.

Шаг 4. Проверьте сумму и НДС

Компании и ИП на общей системе налогообложения (ОСНО) начисляют НДС по ставке 22%. При реализации некоторых видов товаров и услуг НДС может быть снижен до 10% или 0%. ООО и ИП на УСН, которые не превысили лимит дохода в 20 миллионов, ИП на патентной системе или НПД, а также самозанятые делают пометку «Без НДС».

Если бизнес платит НДС, есть два способа учесть его в счете:

1. Во всех графах «Цена» за единицу товара или услуги указать цены без НДС. В графе с итоговой суммой отразить стоимость без учета налога. Налог из расчета полной стоимости товаров указать отдельной строкой внизу, в графе «НДС».
2. Включить НДС в цену за единицу товара и итоговую сумму. Тогда вместо графы «НДС» нужно сделать графу «В том числе НДС» и указать в ней сумму налога.

Шаг 5. Подпишите и отправьте счет заказчику

Кто должен подписывать:

• ООО — руководитель, главный бухгалтер и печать, если есть.
• ИП — предприниматель, печать не требуется.
• Самозанятый — сам, печать не требуется.

Так как по закону счет не является обязательным документом, строгой необходимости в подписи может не быть, если только это не счет-договор. Однако на практике в случае разногласий с контрагентом только подписанный счет будет иметь юридическую силу.

Отправить счет заказчику можно курьером или почтой, а также в электронном виде — по e-mail, через мессенджер или другой рабочий сервис. Когда исполнитель отправляет счет через специальные бухгалтерские, банковские или CRM-сервисы, он может подписать счет с помощью электронной цифровой подписи. Бумажный документ стороны подписывают от руки. В таком случае исполнителю нужно составить его в двух экземплярах: один для себя, второй для заказчика. Если возникнет спор по оплате, экземпляр со всеми реквизитами и суммой станет весомым аргументом.

После того как исполнитель сделал работу, а заказчик ее оплатил, стороны обычно заключают акт выполненных работ. Таким образом, счет приглашает к оплате — до сделки или в момент ее заключения, а акт подтверждает, что исполнитель выполнил работу или передал товар.

Бухгалтер сможет автоматически выставлять счета с помощью специального сервиса. Особенно удобно интегрировать такой сервис в бизнес-процессы компании — рассмотрим, как это работает в Битрикс24.

Как выставить счет в Битрикс24

Здесь документ можно создать прямо в системе — данные о заказчике и товарах подтянутся автоматически и реквизиты не придется заполнять вручную. Вот пошаговая инструкция, как это сделать.

Создать счет

Есть три способа: из карточки сделки, из карточки компании или контакта, из раздела «Счета».

Из карточки сделки. Подходит, когда сделка уже в процессе и нужно быстро выставить счет клиенту.

1. Перейдите в раздел CRM → Сделки. Откройте нужную карточку.

2. Нажмите «Счет» в правом верхнем углу.

3. Все данные из сделки, в том числе реквизиты и товары, перенесутся автоматически.

Из карточки компании или контакта. Способ подходит для разовых услуг, когда нужно выставить счет, не создавая сделку.

1. CRM → Клиенты → Компании → откройте нужную карточку.

2. Счета → Добавить счет. Реквизиты компании перенесутся автоматически, а товары нужно добавить вручную.

Из раздела «Счета». Удобно, когда работаете со списком счетов и хотите создать новый, не переходя в другие разделы.

1. CRM → Продажи → Счета.

2. Нажмите «Создать».

Заполните все поля, укажите клиента и сделку по счету и нажмите «Сохранить».

Отправить счет

Из счета, который вы создали ранее, нужно сформировать документ, готовый к отправке.

1. CRM → Продажи → Счета.

2. В правом верхнем углу нажмите «Документ» и выберите готовый шаблон, который можно отредактировать.

Итоговый документ можно скачать и распечатать, чтобы подписать и отправить в бумажном виде. Также можно подписать счет с помощью ЭЦП: для этого нужно воспользоваться одним из приложений для электронного документооборота по подписке.

Отправить счет клиенту можно прямо из интерфейса Битрикс24: через SMS-сервис, по электронной почте, через чат или приложение для электронного документооборота. С помощью системы роботов и триггеров счета можно создавать и пересылать полностью автоматизированно.

Частые вопросы