Качество работы во многом зависит от того, как ставят задачи. Если сотрудник не понимает, каким должен быть результат, он делает по-своему — и получается не всегда так, как нужно. В итоге команда тратит время на правки и теряет мотивацию.
Этого можно избежать, если сразу понятно и четко ставить задачи и контролировать поручения без микроменеджмента. Рассказываем, как этого добиться.
Читайте статью, а если удобнее смотреть — включайте видео с продакт-менеджером Битрикс24 Региной Алимбаевой. Она за минуту объясняет, как передавать дела так, чтобы их выполняли быстро и качественно.
Что такое постановка задач для сотрудников
Постановка задачи — это процесс, в котором руководитель формулирует задание: описывает результат, сроки и условия.
От четкой формулировки выигрывают трое: исполнитель, руководитель и команда. Разберем, что получает компания:
- Специалист сразу приступает к работе. Если в задаче есть все вводные, исполнителю не нужно самому искать информацию и можно сразу переходить к делу.
- Руководитель тратит меньше времени на контроль. Когда задачу формулируют четко, не нужно постоянно проверять, правильно ли ее выполняет сотрудник. Достаточно сверяться в промежуточных точках и оценивать итоговый результат.
- Становится меньше правок. Если сотрудник знает, какой результат нужен и по каким критериям его оценят, он меньше ошибается.
- Команда работает согласованно. Когда у каждого есть свои задачи с понятными сроками, члены команды не мешают друг другу вопросами. Знают, когда каждому приступать к своей части работы.
- Проще планировать работу. Руководитель понимает, что и когда сделает каждый специалист. Может планировать свои действия и общий ход работы над задачей.
Какие есть типы задач для сотрудников
Задачи делятся на четыре типа. У каждого свои особенности — от них зависит, как ставить поручение и как его контролировать.
| Тип задач | Описание | Примеры | Как действовать руководителю |
| Стратегические | Определяют развитие бизнеса на год и дальше | Выйти на новый рынок, запустить новую товарную линейку | Выделять отдельное время на планирование, разбивать на этапы |
| Тактические | Шаги к стратегическим целям. Обычно их ставят на месяц или квартал | Исследовать конкурентов, провести рекламную кампанию | Разбивать на подзадачи, назначать ответственных и объяснять им суть задания, проверять итог |
| Операционные | Повседневные задачи, которые обеспечивают текущую работу бизнеса | Сдать отчет, отгрузить товар клиенту, выставить счет | Автоматизировать и делегировать сотрудникам |
| Ситуативные | Возникают неожиданно | Перезвонить клиенту, заменить сломанное оборудование | Приоритизировать. Важные — решать сразу. Менее срочные — делегировать и решать после первостепенных |
Как ставить задачи по SMART
SMART — это методика постановки задач. С ее помощью просто расписать желаемый результат в деталях.
Аббревиатура расшифровывается по названиям критериев.
- Конкретная (Specifiс). Четко обозначайте ожидаемый результат и избегайте абстракций. Пример: увеличить конверсию сайта на 30%.
- Измеримая (Measurable). Прописывайте критерии, по которым вам и вашим сотрудникам будет легче оценить результат. Это могут быть суммы прибыли или количество новых клиентов.
- Достижимая (Achievable). Оцените выполнимость задачи. Для этого обращайте внимание на ресурсы: сроки, количество и опыт персонала, бюджет. Если чувствуете, что чего-то не хватает, снизьте планку. Например, вместо «увеличить продажи на 40% за месяц» — «увеличить продажи на 20% до конца года».
- Значимая (Relevant). Покажите, как задача связана с целью бизнеса. Сотрудник, который не видит своего вклада в общий результат, делает работу формально. Объясните связь прямо: «Рост конверсии на 5% даст миллион выручки в месяц. Настрой чат-бот для входящих заявок — конверсия вырастет как раз за счет этого».
- Ограниченная во времени (Time-bound). Не используйте размытые формулировки вроде «быстро» или «срочно». Вместо этого обозначайте в таск‑трекере дедлайны с небольшим временным запасом, чтобы сотрудник успел выполнить задачу.
Как могут выглядеть задачи для сотрудников: примеры
- Для аналитика. Собрать данные по посещаемости сайта за последние три месяца: среднее время просмотра страницы, количество уникальных пользователей и конверсия в заявку. Подготовить отчет в таблице с графиками по каждому показателю. Срок: до пятницы, 18:00. В понедельник в 11:00 обсуждаем результаты.
- Для копирайтера. Написать текст email-рассылки для клиентов: предложить скидку 30% на CRM до конца месяца. Нужно прописать тему, прехедер, заголовок, основной блок, призыв к действию и кнопку. Предложить два варианта заголовка. Срок: среда, 15:00.
- Для маркетолога. Подготовить анкету для опроса постоянных клиентов. Это те, кто совершил больше трех покупок за последние полгода. До 10 вопросов, цель — выявить основные проблемы в работе сервисной службы. Срок: четверг, 12:00.
- Для верстальщика. Сверстать главный экран мобильного приложения по макету от дизайнера. Макет лежит в общей папке (ссылка). На экране должны быть отражены все пункты меню, их тоже можно найти в облачном диске. Срок: до 25-го числа текущего месяца, 18:00. Перед сдачей важно проверить адаптивность на смартфоне.
Алгоритм постановки задач сотрудникам
Результат во многом зависит от того, как сотруднику поставили задачу. Ниже пошаговый алгоритм, который помогает корректно делегировать дела.
- Выберите исполнителя. Учитывайте его навыки и текущую загрузку. Если у человека уже много задач в работе, стоит выбрать менее занятого сотрудника.
- Опишите задачу. Пропишите конкретные действия. Например, не «разобраться с клиентом», а «позвонить Иванову, уточнить причину задержки оплаты и согласовать новую дату». Чем детальнее описание, тем меньше сотрудник додумывает и ошибается.
- Обозначьте результат. Что должно получиться в итоге и в каких цифрах. Например, вместо «улучшить конверсию» — «повысить конверсию из заявки в оплату с 10 до 15%». Конкретный результат помогает оценить, корректно ли специалист выполнил задачу.
- Погрузите в контекст. Объясните, зачем выполнять задачу, как она повлияет на общие цели. Расскажите, кто еще участвует в работе, от кого зависит результат, что уже сделали до этого.
- Обозначьте сроки. Если задача простая и ее можно выполнить за пару дней, достаточно определить итоговую дату. Когда в задаче много вводных, она состоит из нескольких этапов, лучше поставить промежуточные контрольные точки — дни, когда вы смотрите предварительные итоги.
- Предоставьте доступы и материалы. Все, что нужно для работы: контакты, документы, пароли от необходимых программ.
Какие бывают ошибки при постановке задач
Даже опытные руководители иногда ошибаются, когда передают дела. Например, неправильно оценивают занятость сотрудника, забывают показывать примеры и давать инструкции. Вот что часто делают не так.
Ставят нереалистичные цели. Стоит смотреть на текущие показатели и ставить цель, которую реально достичь. Большую задачу лучше разбить на несколько этапов с отдельными сроками.
Не проверяют промежуточные результаты. Руководитель интересуется только итогом работы, а промежуточные этапы игнорирует. Ошибки обнаруживаются в последний момент, когда переделывать все уже некогда. Делите задачу на этапы и проверяйте результат каждого.
Используют негативную мотивацию. Руководитель угрожает штрафами, выговорами или увольнением, чтобы сотрудник хорошо сделал задачу. В долгосрочной перспективе это снижает вовлеченность и инициативу. Вместо этого лучше объяснять, почему работа важна и как она повлияет на общие результаты.
Не дают примеров и инструкций. Если задача незнакомая, сотрудник может сделать ее по-своему, а руководитель получит не тот результат. Предлагайте референсы, показывайте удачные и неудачные примеры и точно описывайте, чего ожидаете от подчиненного.
Поручают слишком много дел одновременно. Сотрудник не понимает, за что хвататься в первую очередь, и выполняет все формально или упускает важное. У каждой задачи должен быть приоритет, а их количество — соответствовать реальной загрузке человека.
Как контролировать выполнение задач
Вопрос «как продвигается задача» несколько раз в день не ускоряет работу. Сотрудник отвлекается, теряет ход мысли и начинает нервничать. Статус дел руководитель видит и без расспросов — достаточно настроить систему, в которой работает команда. Рассказываем, как это сделать, и показываем на примере Битрикс24.
Настройте автоматические уведомления. Битрикс24 может напоминать сотрудникам о дедлайнах и уведомлять руководителя, что задача просрочена. Эта функция поможет вовремя увидеть проблему и помочь специалисту.
Проверяйте качество. Когда сотрудник закрывает задачу или показывает промежуточные итоги, оценивайте результат. Если ошибки повторяются, разбирайте их со специалистами. Обсуждайте, что именно не получается и как это исправить
Используйте канбан-доску. На ней сотрудники могут перемещать карточки задач по колонкам, например «В работе», «На проверке», «Готово». Руководитель видит, на каком этапе каждая задача и где они зависают.
Если в колонке «В работе» скопилось много задач, значит, есть проблема, и сотрудники не успевают. Нужно либо перераспределить задачи, либо убрать часть второстепенных дел, либо помочь с приоритетами.
Частые вопросы
Остановите сотрудника сразу, как заметили ошибку. Скажите конкретно, что именно он сделал не так, и покажите на примере, как должно быть. Не ограничивайтесь общими фразами — сотрудник должен точно понять, как можно было бы действовать иначе.
После этого скорректируйте его решения: объясните, что нужно исправить в первую очередь, и установите новую точку контроля — например, через день. Так вы не допустите повторной ошибки.
Правильная постановка задач для сотрудников может предупредить эту проблему. Формулируйте поручения четко и конкретно.
Не задавайте закрытые вопросы по типу: «Понятно?», «Справишься?», «Остались вопросы?». Ответы не покажут, совпадает ли ваше видение задачи с тем, как сотрудник ее понял.
Попросите пересказать задачу своими словами. Если подчиненный ошибается, корректируйте его. Даже если общий смысл сотрудник передает верно, детали он может упустить. Можно задать уточняющие вопросы: «Какой результат должен быть?», «С кем нужно согласовать первый этап?».
Уточните план задач для сотрудника, например, с чего он начнет и когда. Если сотрудник не понимает, как будет работать над задачей, помогите ему разделить ее на части и проговорите ход выполнения.
Когда подчиненный регулярно просит дополнительное время, это не всегда значит, что он пытается затянуть работу. Часто за этим стоят объективные причины: недооценили сложности на старте, нет согласованности в работе отделов или подчиненный боится сдать некачественный результат.
Выясните, что именно мешает. Возможно, сотруднику не хватило полномочий или он ждал больше информации. Спросите, что его стопорит, и помогите решить эту проблему.
Следующий шаг — скорректировать сроки вместе. Пусть сотрудник сам назовет новую дату и объяснит, почему именно столько времени ему нужно. Если просьбы повторяются по одной и той же задаче, вероятно, ее нужно разбить на этапы с промежуточными точками контроля.
Что в итоге
- Результат задачи зависит от того, как ее поставили. Четкая формулировка исключает недопонимание и снижает количество вопросов.
- Формулируйте задачи по SMART. Каждая должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и с реалистичным сроком.
- Когда ставите задачу, соблюдайте алгоритм: выберите исполнителя, опишите результат и контекст, обозначьте сроки, дайте доступы и убедитесь, что сотрудник все понял.