Понятия эффективность и результативность иногда используют как синонимы, однако это разные показатели. Первый определяет, как компания использует ресурсы. Второй — достигает ли команда целей. Можно работать результативно, но неэффективно и наоборот.
В статье разбираемся, в чем разница между этими понятиями, как оценить показатели и повысить их.
Что такое эффективность
Эффективность — это соотношение ресурсов, которые вкладывает компания, и результатов работы. Чем меньше времени и средств тратит команда, чтобы добиться цели, тем выше эффективность.
Показатель используют, чтобы оценивать качество процессов. Он отражает, как команда движется к результатам: быстро ли закрывает задачи, рационально ли расходует бюджет, правильно ли распределяет нагрузку между сотрудниками. Если эффективность высокая — все идет хорошо. Если низкая — где-то есть проблемы, которые нужно найти и устранить.
Чтобы рассчитать эффективность, используют формулу:
Эффективность = Результат / Затраченные ресурсы
- Результат — это измеримый итог работы. Например, количество единиц товара, объем продаж в рублях, число привлеченных клиентов.
- Затраченные ресурсы — это то, что компания вложила, чтобы достигнуть результата. Например, человеко-часы, деньги, материалы.
Пример. Два производственных цеха в разных городах выпускают одни и те же детали. Их ресурс — часы работы линии, а результат — количество изготовленных деталей.
Цех в Волгограде за 40 часов работы выпускает 200 деталей.
Эффективность = 200 деталей / 40 часов = 5 деталей в час.
Цех в Екатеринбурге те же 200 деталей выпускает за 20 часов.
Эффективность = 200 деталей / 20 часов = 10 деталей в час.
Эффективность часто оценивают в динамике — смотрят показатели за разные периоды. Такой подход помогает увидеть тенденции: улучшается ситуация или ухудшается, работают ли изменения в процессах.
Организации также сравнивают эффективность между отделами, филиалами или проектами. Например, один офис продаж закрывает пять сделок за неделю, а другой — такое же количество за месяц. Можно изучить, как работает первая команда, и распространить этот опыт на всю компанию.
Что такое результативность
Результативность — это мера того, насколько бизнес достигает цели. Она показывает, выполняет ли команда план и получает ли нужный результат.
Когда компания оценивает результативность, она смотрит на итог работы. Но при этом не учитывает, какие ресурсы использует команда.
Показатель используют, чтобы контролировать выполнение планов. Если команда регулярно не достигает нужных результатов, возможно, цели слишком амбициозные или в процессах есть проблемы. Еще результативность помогает оценивать работу сотрудников. Она указывает, кто из специалистов хорошо справляется с задачами, а кому нужна поддержка.
Результативность измеряют по-разному. Простые дела проверяют по факту: сделано или не сделано. Измеримые цели обычно оценивают в процентах от плана. Например, нужно было закрыть 50 сделок, закрыли 60 — результативность 120%.
Пример. Компания поставила двум менеджерам по продажам цель: за квартал заключить контракты на 1 миллион рублей. Константин помог бизнесу заработать 1,2 миллиона рублей, а Антон — 750 тысяч рублей. Константин показал отличный результат — достиг цели и перевыполнил ее на 20%. Результативность Антона оказалась ниже: он закрыл план только на 75%. По итогам квартала руководитель отдела продаж принимает решение, как развивать команду. Награждает Константина премией. И встречается с Антоном, чтобы разобраться, почему не получилось выполнить план.
Руководителю важно знать, как команда справляется с работой. Битрикс24 помогает держать руку на пульсе. Таск-трекер собирает все дела в одном месте и показывает, какая нагрузка у каждого сотрудника, на каком этапе находятся задачи и когда специалисты покажут результаты. Создайте свой Битрикс24 — это бесплатно.
и проектами в удобном таск-трекере.
В чем разница между эффективностью и результативностью
Эффективность показывает, как компания использует ресурсы. Результативность — достигает ли бизнес целей. Можно выполнить план, но потратить слишком много средств. Или сэкономить, но не получить 100% результата. Чтобы наглядно увидеть разницу, рассмотрим четыре сценария.
| Оценка | Пример | Итог |
|
Эффективность: растет Результативность: растет |
Компания перевыполнила годовой финансовый план. Расширять команду продаж для этого не пришлось | Команда достигла высокого результата с теми ресурсами, которые у нее были |
|
Эффективность: падает Результативность: растет |
Компания перевыполнила план по продажам, но наняла дополнительных менеджеров | Команда достигла высокого результата. Но на это ушло больше ресурсов, чем планировалось |
|
Эффективность: растет Результативность: падает |
Компания выполнила 90% плана. Расширять штат не пришлось | Команда не достигла цели. Но не использовала больше ресурсов, чем планировала |
|
Эффективность: падает Результативность: падает |
Компания выполнила 70% плана продаж. При этом наняла дополнительных менеджеров | Команда не достигла результата. При этом не смогла оптимально использовать все ресурсы |
Бизнес добивается успеха, когда оба показателя растут: команда достигает целей и не перерасходует ресурсы. Как этого добиться, рассказываем в следующей главе.
Как повысить эффективность и результативность
Чтобы бизнес развивался, нужно стараться достигать целей с оптимальными затратами. То есть работать и результативно, и эффективно.
Как компании работать эффективнее
Автоматизируйте рутинные процессы. Передайте однообразные операции цифровым инструментам. Программы могут отправлять сообщения, напоминать о дедлайнах, формировать счета и документы. Таким образом освобождать время сотрудников на более сложные и важные задачи.
Автоматизировать процессы лучше постепенно — начинать с простых процессов и со временем передавать системам все больше операций. Как сделать первые шаги:
- Выберите задачи, которые хотите поручить цифровым инструментам. Начните с двух-трех задач, которые отнимают много времени и повторяются регулярно.
- Изучите доступные решения. Соберите список сервисов от разных компаний и сравните их возможности.
- Возьмите пробный период. Многие разработчики дают доступ к бесплатной версии сервиса или предлагают тестовый режим. Используйте это время, чтобы протестировать интерфейс, проверить ключевые функции и понять, насколько удобно работать в новой среде. Подключите несколько сотрудников и соберите их мнения.
- Настройте инструмент под свои задачи. Адаптируйте программу под процессы компании.
- Обучите команду работать с программой. Подготовьте инструкции, проведите презентацию и ответьте на вопросы специалистов. Покажите, как система упростит их работу и сэкономит время.
- Расширяйте систему и анализируйте эффект. Регулярно запрашивайте обратную связь у команды и смотрите на статистику. Узнавайте, какие функции используют чаще всего, где возникают сложности, что можно улучшить. На основе этих данных корректируйте настройки и подключайте дополнительные модули.
Битрикс24 можно попробовать бесплатно и без ограничений по количеству пользователей. Автоматизируйте процессы и повышайте показатели с помощью одного сервиса.
канбан-доски и автоматизируйте процессы.
Развивайте навыки сотрудников. Когда специалисты проходят курсы или посещают конференции, они узнают, как организовать работу эффективнее. Осваивают новые инструменты, изучают методы, которые экономят время, и учатся избегать типичных ошибок. В результате команда работает быстрее и качественнее.
Мотивируйте сотрудников учиться и поддерживайте команду. Предлагайте проходить курсы и участвовать в профессиональных мероприятиях. Поощряйте тех, кто развивается самостоятельно.
Используйте техники тайм-менеджмента. Рабочий день часто проходит неэффективно, потому что человек отвлекается, прокрастинирует или, наоборот, пытается успеть все сразу. Разберем три техники тайм-менеджмента, которые помогают грамотно управлять временем.
- Pomodoro. Инструмент предлагает работать циклами: 25 минут фокусироваться на одном деле без телефона и соцсетей, а после — 5 минут отдыхать. После четырех таких периодов — делать перерыв 25-30 минут. Это помогает сохранять высокую концентрацию, не перегружаться и сохранять продуктивность.
- «Съесть лягушку». «Лягушка» — самое сложное или неприятное дело дня. Его нужно выполнить в первую очередь, пока есть силы. Это снимает стресс и убирает прокрастинацию. Остальной день пройдет легче, потому что главное уже позади.
- Правило двух минут, чтобы не копить мелкие задачи. Если дело требует меньше двух минут, например, ответить на короткое письмо, подтвердить встречу, — лучше сделать его сразу.
Эти техники повышают личную эффективность руководителей и специалистов. Используйте их в своей работе и делитесь инструментами с коллегами.
Как работать результативнее
Ставьте цели по методике SMART. Хорошая задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и с четким ограничением по времени. Например, вместо «увеличить продажи» лучше задать конкретную цель: «повысить средний чек в категории Х на 15% к 1 декабря через продажу сопутствующих товаров». Так каждый сотрудник сможет понять, что требуется сделать и какие критерии покажут, что команда выполнила план.
Используйте KPI. Это ключевые показатели эффективности, которые измеряют результаты работы сотрудника или команды в цифрах. KPI подсказывают сотрудникам, к чему нужно стремиться и какие цели преследует компания.
KPI будут помогать специалистам достигать целей, если правильно их поставить.
- Выбирайте показатели, которые влияют на бизнес. KPI могут касаться прибыли, удержания клиентов или качества продукта. Не гонитесь за количеством метрик — лучше отслеживать две-три важные метрики.
- Регулярно обсуждайте результаты работы. Обсуждайте цифры с сотрудниками. Спрашивайте, что получается, а что мешает выполнить план. Анализируйте не только итоги месяца, но и промежуточные результаты, чтобы вовремя корректировать действия.
- Обращайте внимание и на личные, и на командные цели. Поощряйте сотрудников за индивидуальные достижения и за вклад в общий результат.
Разбивайте цели на шаги. План с конкретными этапами помогает видеть прогресс и понимать, что делать дальше. Например, цель «нанять менеджера по продажам» можно превратить в такой список действий:
- Составить портрет кандидата до 10 марта.
- Опубликовать вакансию до 15 марта.
- Отобрать подходящих кандидатов до 29 марта.
- Провести первые интервью до 15 апреля.
- Выбрать финалиста до 18 апреля.
- Отправить оффер до 20 апреля.
Каждый шаг — понятная задача с конкретным результатом. Так проще контролировать процесс и замечать, если что-то идет не так.
Частые вопросы
Да, это возможно, и именно к этому нужно стремиться. Когда вы автоматизируете процессы, команда тратит меньше времени на рутину и может сосредоточиться на важных задачах — так растет эффективность. Одновременно четкие цели по SMART и понятные KPI помогают достигать результатов — растет результативность.
Начните с малого: выберите один процесс для автоматизации и поставьте одну измеримую цель. Когда увидите первые улучшения, масштабируйте подход на другие направления. Главное — двигаться поэтапно и регулярно анализировать, что работает, а что нужно изменить.
Баланс зависит от типа задачи и ситуации в компании. Для рутинных операций — обработки заявок, согласования документов — важнее скорость. Здесь помогает автоматизация: системы делают работу быстро и без ошибок.
Для сложных проектов — например, разработки продукта — на первом месте качество. Спешка приведет к ошибкам, которые потом обойдутся дороже.
Чтобы найти баланс, определите приоритеты для каждой задачи. Спросите себя: что будет, если мы сделаем это быстрее, но с недочетами? Если последствия серьезные — выбирайте качество. Если ошибку легко исправить — можно ускориться.
Ставьте реалистичные сроки, учитывайте загрузку команды и регулярно собирайте обратную связь от сотрудников и клиентов. Так вы поймете, где можно ускориться, а где нужно больше внимания к деталям.
Что в итоге
- Эффективность и результативность — разные показатели. Эффективность показывает, как компания использует ресурсы: время, деньги, людей. Результативность отражает, достигает ли бизнес поставленных целей.
- Ключевое отличие эффективности и результативности в том, что результативность отвечает на вопрос «Сделали ли мы то, что планировали?», а эффективность — «Не потратили ли мы на это слишком много времени и денег?».
- Чтобы повысить эффективность, автоматизируйте повторяющиеся задачи, обучайте команду, используйте техники тайм-менеджмента: Pomodoro, «Съесть лягушку», правило двух минут.
- Чтобы повысить результативность, нужно четко видеть цели и достигать их. Для этого ставьте цели по SMART, разбивайте их на этапы, используйте KPI.