Когда коллеги завершают проект, они собираются и обсуждают, как все прошло. Что получилось хорошо, где были сложности, что можно сделать по-другому в следующий раз. Такие встречи называют ретроспективами.
Иногда они проходят формально — говорит только руководитель, остальные молча кивают. А бывает, что встречи превращаются в хаос: сотрудники перебивают друг друга, обсуждают все подряд, теряют фокус. Разбираемся, как не допустить таких ситуаций, организовать и провести ретроспективу.
Что такое ретроспектива
Ретроспектива (ретро) — это командная встреча, на которой обсуждают завершенный проект или прошедший период работы. Разбираются, что сработало, где были сложности и как не допустить их в будущем.
Ретроспектива пришла из Agile — гибкой системы управления проектами, где работа делится на короткие отрезки времени или спринты. Перед каждым этапом команда планирует, какие задачи будет выполнять. Во время спринта занимается только тем, что задумала. А после устраивает ретро и обсуждает, что получилось, а что пошло не так.
Сегодня ретроспективы проводят даже те команды, которые не работают по agile-методологии. Например, отдел кадров может обсуждать, как прошел проект «Ежегодная оценка сотрудников». Такие встречи улучшают процессы в любом коллективе. На ретро не просто смотрят на результаты работы: коллеги обсуждают проблемы и удачные решения, думают, что можно сделать иначе и какие техники стоит использовать чаще.
Обычно специалисты собираются, когда заканчивается проект. Но необязательно ждать до конца, чтобы провести ретро. Встречу можно организовать после одного из этапов, а еще — если возникают проблемы в начале или середине работы. Внеплановое собрание устраивают, например, когда специалисты не понимают, кто отвечает за задачи.
Чтобы решить эту проблему, команда может подключить Битрикс24. Платформа помогает организовать дела: здесь можно ставить задачи, назначать исполнителей и дедлайны, обсуждать дела в мессенджере и проводить видеозвонки. Система сохранит всю историю проекта, и, когда придет время ретро, специалисты легко вспомнят, как шла работа.
Зачем проводить ретроспективу
Причина № 1. Чтобы вовремя устранять недочеты
Бывает так, что команда игнорирует шероховатости в процессах, потому что они не сильно влияют на итоговый результат. Но мелочей становится все больше и в конце концов они приводят к крупным ошибкам: штрафам или потерям клиентов. Ретро помогает увидеть эти недочеты до того, как они дойдут до критической точки.
Пример. Арт-директор Виталий заметил, что на последнем проекте дизайнеры часто не укладывались в сроки. Например, делали баннер неделю вместо обычных трех дней.
На ретро команда быстро нашла причину. Оказалось, менеджер проекта ставил задачу так: «Нужен баннер для клиента, сделайте красиво». Дизайнеры уточняли детали, ждали ответ, переделывали работу.
Чтобы решить проблему, коллеги обсудили шаблон технического задания для дизайнеров. Договорились, что все будут использовать только его. В результате на следующем проекте менеджер ставил понятные и четкие задачи, а исполнители делали картинки качественно и в срок.Причина № 2. Чтобы укреплять доверие в команде
Разговоры об ошибках — это всегда нелегко. Ретроспектива помогает команде честно и открыто давать обратную связь. Когда коллеги знают, по каким правилам они будут обсуждать работу, конструктивная критика не вызывает страха и паники.
Пример. На ретроспективе разработчик Сергей рассказал, что боится задавать вопросы в общем чате. Ему кажется, что все подумают: «Опять он спрашивает что-то элементарное». Коллеги удивились и объяснили, что сами часто не все понимают, просто не всегда в этом признаются.
На ретро договорились: любые уточнения — это нормально и если непонятно, то лучше переспросить, чем сделать не то. Атмосфера в команде изменилась: переписка стала теплее.Причина № 3. Чтобы не повторять ошибки
Если команда допускает один и тот же недочет, стоит провести ретро. Встреча нужна, чтобы разобраться, почему так происходит и можно ли делать иначе. Возможно, достаточно ввести простое правило, чтобы сотрудники перестали наступать на одни и те же грабли.
Пример. Веб-студия «Арифметика» часто выполняла заказы с опозданием. Клиенты злились, сотрудники извинялись и обещали исправить ситуацию, но проблема повторялась.
Тогда менеджер Денис собрал ретроспективу и предложил обсудить последний проект. Дизайнер сдал макеты вовремя, но верстальщик не успел — он ждал правки от клиента две недели. Когда комментарии пришли, времени на верстку почти не осталось.
Команда решила изменить подход. Теперь верстальщик начинает работу сразу, когда получает дизайн. Правки от клиента он вносит позже, уже в готовый продукт. В результате три следующих проекта специалисты смогли сдать точно в срок.Как провести ретроспективу
Шаг № 1. Определите, о чем будете говорить
Встретиться можно по разным поводам: команда закончила проект, завершила спринт или просто хочет обсудить итоги недели. Выберите конкретные ситуации и темы, которые хотите разобрать, и предупредите участников встречи, о чем пойдет разговор. Старайтесь, чтобы вопросов было не больше пяти: лучше не превращать ретро в диалог «обо всем и сразу», иначе коллегам будет сложно удерживать фокус и искать решения.
Пример. Команда «АйТи-отдел» закончила проект — корпоративный сайт для производителя сыра «Мышь». Продакт-менеджер Виталий решил провести ретроспективу.
Он заранее предупредил команду: «Завтра разбираем проект для компании “Мышь”. Обсудим, как здорово и быстро мы согласовали дизайн и почему сайт вышел на неделю позже».Шаг № 2. Заранее договоритесь о правилах
Чтобы встреча прошла спокойно и команда общалась по делу, нужны общие правила. Они могут звучать так:
- Говорим по очереди.
- Не перебиваем.
- Обсуждаем действия и процессы, а не людей.
- Не спорим, а уточняем.
Если в команде принято перебрасываться шутками, лучше заранее проговорить этот момент и отметить, что сотрудникам надо быть внимательнее и сдержаннее.
Пример. Виталий скидывает в чат команды памятку, как правильно давать обратную связь. Он просит всех быть вежливыми и тактичными друг с другом. Делиться не только минусами, но и плюсами. Не переходить на личности и обсуждать только факты.
В конце менеджер отдельно просит команду не затягивать встречу. Если коллеги захотят поговорить о жизни, они смогут встретиться после ретро.Шаг № 3. Выберите формат
Можно разработать свой сценарий встречи или использовать один из популярных форматов. Рассказываем про три методики.
Метод «Три вопроса». Это самая простая схема. Задайте ход встречи с помощью трех вопросов:
- Что получилось хорошо?
- Что мешало?
- Что можно было сделать по-другому?
Пример. Виталий начинает встречу с первого вопроса: «Что у нас получилось хорошо?» Дизайнер Катя говорит, что команда хорошо попала в запросы клиента: заказчик почти не оставлял правки.
Переходят ко второму вопросу: «Что мешало?» Тестировщик Михаил жалуется, что тексты для сайта приходили в последний момент и он не успевал проверить все страницы. Катя соглашается — без готовых текстов было сложно понять, как будут выглядеть страницы сайта.
На третий вопрос «Что можно было сделать по-другому?» команда предлагает в следующий раз подключать копирайтера в самом начале проекта и фиксировать дедлайн для текстов. Виталий записывает все предложения.Способ 4Ls. Команда отвечает на четыре вопроса, чтобы взглянуть на работу с разных сторон и понять, что важно:
- Liked — что понравилось.
- Learned — чему научились.
- Lacked — чего не хватило.
- Longed for — чего хотелось бы.
В ретроспективе по методу 4Ls каждый участник сначала пишет или озвучивает свои ответы на четыре вопроса. После этого команда вместе обсуждает общие темы, выделяет, что получилось хорошо и стоит сохранить, что требует улучшения, а что стоит добавить в планы на будущее.
Пример. Виталий предлагает команде поработать с онлайн-доской. Создает четыре колонки и просит каждого сделать стикеры со своими мыслями.
Катя в колонке Liked пишет: «Учитывать запросы клиента». В Learned — «Освоила новый инструмент для анимации». В Lacked — «Не хватало четких текстов для страниц». В Longed for — «Хотелось больше времени на детали».
После заполнения команда группирует похожие стикеры и обсуждает их. Выясняется, что всем не хватало четкого процесса работы с текстами. Решают назначить ответственного, который будет собирать их в самом начале проекта.Метод «Пять почему». Он помогает дойти до первопричины, а не застревать на «симптомах». Для этого команда на каждую причину проблем задает вопрос «Почему?» и может прийти к неожиданным выводам.
Пример. Команда Виталия решила разобрать главную проблему — сайт для «Мыши» вышел на неделю позже срока. Начали копать глубже:
- Почему опоздали с запуском? Тестирование затянулось.
- Почему тестирование затянулось? Тестировщик Михаил нашел много ошибок в каталоге товаров.
- Почему в каталоге было много ошибок? Разработчик Алексей не учел все виды сыров при верстке карточек товаров.
- Почему не учел все виды? Получил неполный список продукции от заказчика.
- Почему список был неполным? Не попросили у клиента полную базу товаров в начале проекта, а остановились только на примерах.
Шаг № 4. Дайте всем высказаться
Если на ретро говорят только активные сотрудники, а остальные отмалчиваются — это тревожный сигнал. Чтобы избежать такого, можно заранее подготовить адженду — список тем и вопросов, которые каждый сможет обдумать заранее. Так у всех будет возможность подготовиться и высказать свои мысли.
Пример. В команде «АйТи-отдела» есть тихий разработчик Сережа, который молчит на всех встречах. Чтобы подключить сотрудника к разговору, менеджер Виталий предложил новый формат работы.
Сначала все сотрудники напишут в общем документе темы, которые хотят поднять на ретро. А потом проголосуют в чате, что важно обсудить.
Сережа написал, что тестировщики часто пропускают ошибки. За эту тему проголосовало много коллег, и вопрос подняли на ретро.Шаг № 5. Запишите решения
Если не зафиксировать выводы, то ретроспектива потеряет смысл. Важно определить, что именно вы сделаете, чтобы не допустить ошибок в будущем. Отметить, кто за это отвечает и к какому сроку нужно закончить.
Пример. По итогам ретро команда приняла три решения:
- Менеджер Виталий до среды создаст чек-лист, какие данные нужно получать от заказчика перед началом работы.
- Разработчик Алексей добавит в процесс этап согласования технических требований.
- Через две недели коллеги проведут мини-ретро и расскажут, как работает новый процесс.
Бывает так, что после ретро хочется все перевернуть: в плане десятки задач, а мыслей еще больше. Из-за этого легко перегрузить себя и команду. Чтобы не утонуть в задачах, забирайте наш чек-лист по продуктивности в телеграм-канале «Битрикс24 для бизнеса».
FAQ
Первая ошибка — ретро превращают в «способ выпустить пар». Если люди просто жалуются, но при этом не ищут и не хотят найти решение, то встреча теряет смысл.
Вторая ошибка — на встрече говорит только руководитель. В этом случае разговор превращается в лекцию, где один человек объясняет, что делать можно, а что нельзя. Важно дать каждому возможность высказаться, даже тем, у кого нет готового ответа.
Третья ошибка — ничего не делать после встречи. Если команда обнаружила ошибку, обсудила ее и ничего не сделала, то люди просто начнут воспринимать такие встречи как лишнюю нагрузку. Важно зафиксировать, каким образом коллеги исправят недочеты.
Начните с простого: поблагодарите за участие, напомните, что так вы вместе улучшаете совместную работу. Хорошо помогает фасилитатор — человек, который модерирует встречу, задает вопросы, следит за тем, чтобы никого не перебивали.
Иногда помогает разминка: каждый рассказывает, как себя чувствует, или делится тем, что хорошего было на неделе. Это снимет напряжение, особенно если в команде есть новенький или предстоит непростой разговор.
Что в итоге
- Ретроспектива в Agile — это встреча, которая помогает обсудить проект и выяснить, что было хорошо, что не удалось и что можно изменить. Такой разговор помогает сделать процессы комфортнее для всей команды.
- Ретро проводят, если закончился один из этапов проекта, случилась проблема или сотрудники полностью закончили задачу.
- Ретроспектива помогает не повторять ошибки, укрепляет доверие в команде, и позволяет решать проблемы до того, как они успели серьезно повлиять на результат.
- Есть несколько этапов ретроспективы: определиться, о чем вы будете говорить, договориться о правилах, выбрать формат, дать всем высказаться и зафиксировать решение.