Когда у компании нет четкого финансового плана, возникают кассовые разрывы и срываются платежи. Непонятно, окупаются ли вложения в маркетинг или оборудование. А иногда на счетах лежат свободные деньги, которые можно было вложить в развитие, но никто об этом не знает.
Бюджетирование решает эти проблемы — помогает планировать доходы и расходы, контролировать финансовые потоки и принимать обоснованные решения. В статье разбираем основы бюджетирования: что это такое, какие виды бюджетов существуют и как выстроить процесс без типичных ошибок.
Что на самом деле означает бюджетирование
Бюджетирование — это план доходов и расходов компании на определенный период. Простыми словами, бизнес прогнозирует выручку и решает, куда потратить деньги или где их взять, если не хватает.
Методы бюджетирования часто путают с бухгалтерским учетом. Но это разные вещи. Учет показывает, что уже случилось с деньгами — сколько пришло и ушло. С помощью бюджетирования компания планирует расходы и доходы заранее, предотвращает кассовые разрывы.
Например, организация планирует открыть новый офис. Бюджетирование показывает: на ремонт нужно 2 миллиона рублей в августе, на мебель — 800 тысяч рублей в сентябре, на наем сотрудников — 1,5 миллиона рублей в октябре. Так становится понятно, сколько денег понадобится и когда, можно ли покрыть расходы из выручки или придется брать кредит.
Зачем нужно бюджетирование компании
Контролировать расходы. Без бюджетирования может произойти кассовый разрыв, когда не хватает денег на обязательные расходы: зарплату, аренду. В таком случае приходится срочно искать деньги: просить клиентов выплатить аванс, брать кредит или забирать средства из оборота.
Планировать развитие. Принципы бюджетирования показывают, сколько денег компания может потратить на рост. Если вы видите, что через полгода накопится миллион свободных средств, можете спланировать запуск продукта, наем сотрудников или покупку оборудования.
Бюджет также показывает, какие проекты окупятся быстрее. Хотите открыть второй магазин или запустить онлайн-продажи? Составьте бюджеты для обоих вариантов, сравните затраты и выручку, выберите более выгодное направление.
Оценивать продуктивность. Бюджет показывает, какие отделы работают хорошо, а какие требуют изменений. Каждое подразделение получает свой план: отдел продаж должен принести определенную выручку, маркетинг — уложиться в расходы, производство — не превысить затраты на материалы. В конце периода вы сравниваете план и факт и видите, кто выполнил задачу.
Если отдел продаж выполнил план на 70%, нужно разбираться: может, менеджеры плохо работают или план был нереалистичным. Если маркетинг потратил весь бюджет, но не привел нужное количество клиентов — пора менять стратегию.
Пример. IT-компания спланировала годовой бюджет для каждого из трех направлений: разработка сайтов, мобильных приложений и систем автоматизации.
Через полгода финансовый директор проанализировал результаты. Сайты принесли прибыль на 30% выше плана. Приложения вышли на самоокупаемость — выручка покрыла расходы. Автоматизация принесла убыток 400 тысяч рублей, потому что для сложных и долгосрочных проектов не хватило ресурсов сотрудников.
Руководители компании решили продолжить развивать направление сайтов, подняли цены на разработку приложений и начали искать специалистов, которые усилят направление систем автоматизации.Принимать верные управленческие решения. С помощью бюджетирования компания получает данные, чтобы на их основе принимать стратегические решения. Руководитель опирается на конкретные показатели — сколько приносит каждое направление, где растут расходы, какие проекты окупаются. Это снижает риски и позволяет принимать решения на основе фактов, а не интуиции.
Пример. Онлайн-школа запустила три направления курсов: по маркетингу, дизайну и программированию. Бюджет показал: маркетинг приносит 60% выручки при 30% расходов, дизайн — 25% выручки при 40% расходов, программирование — 15% выручки при 30% расходов.
На основе этих данных руководитель решил увеличить вложения в маркетинг, оптимизировать расходы на дизайн и пересмотреть курс по программированию. Без бюджета компания бы действовала наугад и теряла прибыль.Какие виды бюджетирования существуют
Бюджеты бывают разные, и каждый решает свою задачу. Компания может вести только один или сразу несколько — все зависит от размера бизнеса и того, что нужно контролировать. Маленькому магазину часто хватает двух видов бюджета, а производству или сетевой компании нужно больше. Рассказываем, какие виды бюджетирования существуют и для чего они нужны.
Операционный бюджет. Это план повседневной работы компании. Операционный бюджет показывает, сколько товара нужно продать, сколько произвести, какие закупки сделать, сколько денег уйдет на зарплаты и другие регулярные расходы.
С помощью операционного бюджета становится понятно, сможет ли компания работать прибыльно при существующих объемах продаж и затратах.
Финансовый бюджет. Это движение средств по месяцам, которое отражает, когда на счет придут деньги и когда и на что их нужно потратить. Компания может быть прибыльной на бумаге, но столкнуться с кассовым разрывом, потому что деньги от клиентов приходят не вовремя.
Финансовый бюджет показывает, хватит ли денег на выплаты персоналу и поставщикам в каждый конкретный месяц или нужно подготовиться к дефициту.
Инвестиционный бюджет. Это план крупных вложений в развитие: покупка оборудования, открытие нового офиса, разработка нового продукта. Здесь важно понять, через сколько месяцев инвестиция окупится и начнет приносить прибыль.
Инвестиционный бюджет помогает принять решение: стоит ли тратить большие деньги сейчас или лучше подождать, когда накопится достаточно свободных средств.
Мастер-бюджет. Это объединение всех трех видов в одну систему. Мастер-бюджет показывает полную финансовую картину компании на год: что будет с текущей работой, когда ожидать поступление денег и какие крупные инвестиции планируются.
Мастер-бюджет обычно ведут компании среднего и крупного размера, потому что это система сложная и требует много данных из разных подразделений.
Как организовать бюджет
Вот пошаговая инструкция, как внедрить систему бюджетирования.
Шаг 1. Определите цель. Цели бюджетирования помогают компании не уходить в минус, планировать наем и сравнивать, какие направления приносят больше прибыли. От выбранных целей зависит, какие именно бюджеты вести и насколько детально их считать.
Шаг 2. Соберите данные. Процесс бюджетирования начинается со сбора данных. Обычно берут данные минимум за прошлый год: месячную выручку, структуру расходов, изменения цен, сезонные провалы и пики. Источники удобнее всего искать в бухгалтерской отчетности, управленческих таблицах, CRM и банковских выписках, чтобы картина была полной.
Шаг 3. Спрогнозируйте показатели. Возьмите выручку за прошлый год и умножьте на планируемый рост — процент, на который компания хочет увеличить продажи. Например, если в прошлом году заработали 10 миллионов рублей, а продажи стабильно растут на 20% в год, планируйте выручку 12 миллионов.
Но важно учесть сезонность. Если летом продажи обычно падают на 30%, а зимой растут на 40%, распределите выручку по месяцам с учетом этих колебаний. Так прогноз будет реалистичнее.
Шаг 4. Составьте бюджет. Распределите плановую выручку и расходы на каждый месяц, подсчитайте остатки на конец каждого периода.
Удобнее всего сразу выписать все статьи доходов и затрат — зарплаты, аренду, закупки, маркетинг, налоги, — а потом посмотреть, как меняется остаток денег от месяца к месяцу. Если в каком-то месяце остаток уходит в минус, это сигнал о кассовом разрыве: компании не хватит денег на обязательные платежи.
В такой ситуации лучше найти решение заранее — например, договориться об отсрочке с поставщиками, перенести часть расходов или найти дополнительное финансирование, чтобы не останавливать работу.
Шаг 5. Работайте с бюджетом. Раз в месяц сравнивайте план с реальностью. Компании сами выбирают, какое отклонение считать критичным, но в большинстве случаев ориентируются на диапазон 10-15%. Если факт отличается от плана больше чем на 15%, стоит обратить внимание на причины. Возможно, план был нереалистичным или ситуация на рынке сильно изменилась.
Какие инструменты помогут с бюджетированием
Основы бюджетирования можно внедрить в обычной Excel. Для малого бизнеса этого часто достаточно. Таблицы гибкие, их легко переделать, не нужно никаких навыков программирования.
Компании побольше используют специальные программы, например «1С». В них можно собирать данные из разных подразделений, строить сложные отчеты, сравнивать план и факт автоматически. именно бюджеты вести и насколько детально их считать.
В CRM Битрикс24 есть интеграция с «1С» — так вы сможете синхронизировать данные о клиентах, счетах, сделках, заказах и реквизитах.
Частые вопросы
Обычно бюджет пересматривают раз в квартал. Если реальность сильно отличается от плана — продажи упали на 20%, изменились условия на рынке — корректируйте бюджет, не дожидаясь окончания квартала.
Сначала разберитесь в причинах. Может, спрос упал из-за сезонности, конкуренты снизили цены или прогноз был слишком оптимистичным.
Если это разовый сбой из‑за крупного заказа или единовременного расхода, достаточно учесть ошибку и скорректировать план на следующий период.
Если отклонения повторяются из месяца в месяц — нужно пересматривать стратегию: прогноз спроса, цены, маркетинг, ассортимент или даже саму бизнес‑модель.
Да. Бюджет — это не заполнение форм для налоговой, а реальное управление деньгами компании. Вы не обязаны разбираться в сложностях налогового учета или следить за всеми стандартами.
Главная задача — просто и понятно распределять доходы и расходы, уметь считать остатки денег, видеть, на что хватит средств и где может быть кассовый разрыв.
Обычно для работы с бюджетом хватает обычных арифметических навыков и базовых знаний Excel — сложить доходы, вычесть затраты и вовремя заметить разницу между планом и фактом.
Часто проблемы начинаются с завышенных ожиданий: в бюджет закладывают рост на 50%, хотя по опыту бизнес стабильно растет на 15-20%.
Еще одна типичная ошибка — игнорировать сезонность и планировать одинаковые продажи на весь год, хотя в низкий сезон выручка падает.
Иногда бюджет составляют один раз и не возвращаются к нему месяцами — в итоге он перестает быть рабочим инструментом и превращается в формальность.
Другой перекос — пытаться расписать в бюджете каждую мелочь до копейки и тратить массу времени на детализацию, которая почти не влияет на управленческие решения.
Еще одна проблема — страх вносить правки в уже утвержденный бюджет, хотя на самом деле это гибкий план, который стоит пересматривать с учетом изменений внутри компании и на рынке.
Что в итоге
- Бюджетирование помогает управлять деньгами предсказуемо, а не реагировать на проблемы по факту. Вы заранее видите, где будут разрывы в кассе, сколько денег можно вложить в развитие и насколько реалистичны планы компании. Вместо сюрпризов — осознанные решения.
- Цели бюджета простые, но важные: контролировать, куда уходят деньги, не допускать ситуаций, когда денег не хватает на зарплату или налоги, видеть, какие направления работают, а какие тянут компанию вниз.
- Начать работу с бюджетом можно так: возьмите прошлогодние данные, добавьте планируемый процент роста, составьте таблицу по месяцам. Потом добавьте анализ трендов, сезонности и других факторов, которые влияют на выручку.
- За полгода работы с бюджетом вы разберетесь в особенностях вашего бизнеса: когда падают продажи, какие расходы можно урезать, где скрыты возможности для роста. Когда наладите систему, можно добавить другие виды бюджетов — инвестиционный, бюджет по подразделениям.
- Бюджет — живой документ, он меняется вместе с компанией. Важно пересматривать бюджет, когда что-то меняется в бизнесе или на рынке. Главное — не просто составить бюджет, а начать работать с ним регулярно.