Автоматизировать можно практически любые направления бизнеса — и рекрутинг не исключение. Сервисы могут собирать отклики кандидатов из разных каналов, фильтровать резюме, рассылать приглашения, формировать отчеты. В результате повышать эффективность работы команды.
Рассказываем, как цифровые инструменты ускоряют процессы, какие сервисы есть на рынке и как избежать ошибок при внедрении.
Какие процессы можно автоматизировать
Компании могут передать цифровым инструментам почти все задачи, которые относятся к найму: от публикации вакансий до подготовки отчетности. Разбираем, какие процессы можно автоматизировать и какие программы для этого используют.
Сбор резюме
Рекрутеры публикуют вакансии и получают отклики кандидатов в разных каналах: от сайтов-агрегаторов до социальных сетей. Чтобы собирать резюме, специалисты используют ATS-системы.
ATS-системы — программы, которые помогают компаниям автоматизировать подбор персонала. Они собирают и сохраняют резюме кандидатов, а также позволяют отслеживать этапы найма.
Стандартные ATS похожи на CRM: рекрутеры перемещают карточки с информацией о кандидатах по воронке найма точно так же, как менеджеры по продажам двигают клиентов до этапа сделки.
ATS интегрируются с популярными площадками, на которых работодатели размещают вакансии. В результате системы могут автоматически размещать предложения, собирать и обрабатывать отклики кандидатов. Программы автоматически добавляют данные соискателей в их карточки.
Дополнительное преимущество — ATS формируют пул талантов. Даже если кандидат не подходит, его резюме остается в системе. В результате рекрутеры смогут обратиться к специалисту в будущем, чтобы закрыть новую вакансию.
Возможности ATS не всегда используют в отдельных сервисах. Например, если бизнес уже работает в Битрикс24, команде необязательно подключать отдельную систему для найма. Специалисты могут автоматизировать рекрутинг в привычном рабочем пространстве: настроить карточки кандидатов, создать воронку найма, интегрировать hh.ru и другие агрегаторы резюме. Зарегистрируйтесь и попробуйте сами.
Первичный скрининг
Скрининг — это первоначальный отбор резюме из массива откликов. На этом этапе рекрутеры оценивают навыки и опыт кандидатов. Затем выбирают специалистов, которые максимально отвечают требованиям вакансии.
На некоторые позиции могут приходить сотни откликов. Чтобы не обрабатывать все вручную, рекрутеры используют системы с искусственным интеллектом. Специалисты задают критерии — опыт работы, навыки, уровень образования. ИИ читает каждое резюме, составляет портрет кандидата и сравнивает его с требованиями вакансии. В результате отбирает подходящих соискателей.
Коммуникация с кандидатами
52% соискателей не примут предложение о работе, если им не понравится процесс найма — даже если сама вакансия их привлекает. На впечатление от отбора сильно влияет то, как компания общается с талантами: насколько быстро отвечает, предупреждает ли о следующих этапах и не забывает ли о договоренностях.
Системы автоматизации рекрутмента могут взять на себя часть задач по коммуникации. Например, сервисам можно поручить благодарить всех соискателей за отклики. Для этого достаточно создать шаблон письма и настроить триггер — условие, при котором система отправит сообщение. Таким же образом программы могут напоминать о собеседованиях, передавать кандидатам тестовые задания, присылать отказы.
Отчетность и аналитика
Информацию об эффективности найма не обязательно собирать вручную. Платформы автоматизации рекрутмента формируют отчеты в несколько кликов. Они показывают ключевые метрики: время закрытия вакансии, конверсию на каждом этапе воронки, эффективность источников кандидатов, количество активных вакансий и закрытых позиций.
Руководитель видит, если какой-то этап стал узким местом, и может оперативно внести изменения в процесс. Аналитика также помогает обосновать бюджет на рекрутинг и показать ценность работы команды.
Какие системы подойдут для автоматизации рекрутинга
Битрикс24
Российская платформа для комплексной автоматизации бэк-офисных процессов компании. Битрикс24 объединяет в одном окне сразу несколько инструментов: от CRM и контакт-центра до мессенджера, таск-менеджера и платформы для видеозвонков Синк AI. Есть возможности и для оптимизации процессов найма.
Для рекрутеров Битрикс24 предлагает Цифровое рабочее место — пространство с разными сценариями автоматизации. Например, можно настроить систему так, чтобы она автоматически собирала отклики и уведомляла специалистов о сообщениях новых кандидатов. Резюме и истории переписок будут оставаться в карточках.
Цифровое рабочее место для рекрутеров в Битрикс24 выглядит как воронка найма с карточками кандидатов и отдельными роботами. Команда может подключить штатные возможности или добавить готовые решения из Маркетплейса. Например, подключить hh.ru или «Авито Работу».
При этом Цифровое место бесшовно связано с другими инструментами Битрикс24. Рекрутеры могут обрабатывать отклики на своей доске и при этом оставаться в едином пространстве со всей компанией. Общаться с нанимающими менеджерами в мессенджере, планировать собеседования через календарь и проводить видеозвонки. Работать можно с компьютера или с мобильного приложения.
Talantix
Российская CRM-система для HR-специалистов. Talantix собирает резюме на разных площадках, оценивает соискателей и подсказывает, кого пригласить на собеседование. Рекрутерам не приходится переключаться между каналами и вручную переносить отклики кандидатов в одно место.
Также Talantix предлагает специалистам воронку найма. Рекрутеры могут перемещать карточки кандидатов, когда соискатели проходят на следующие этапы отбора. Сервис автоматически отправляет нужные сообщения и сообщает, если приходит отклик.
Кроме того, система собирает отчеты об эффективности отбора. Talantix помогает находить узкие места в воронке и распределять нагрузку команды. Подсказывает, сколько времени уходит на то, чтобы закрыть позицию, и позволяет эффективно планировать наем.
«Хантфлоу»
Российская платформа для автоматизации рекрутинга. «Хантфлоу» помогает командам управлять процессом найма: от публикации вакансии до онбординга сотрудника. Система собирает отклики с разных площадок, ведет базу кандидатов и автоматизирует рутинные задачи рекрутеров.
Можно создать воронку найма под процессы конкретной компании — добавить нужные этапы, настроить автоматические действия на каждом шаге, назначить ответственных. Рекрутеры и нанимающие менеджеры могут оставлять комментарии в карточках кандидатов, обмениваться мнениями и принимать решения вместе. Система фиксирует все действия — кто и когда посмотрел резюме, пригласил на интервью или отклонил кандидата.
Работать можно через веб-версию или мобильное приложение. Данные синхронизируются между устройствами — рекрутер может просмотреть резюме в дороге и отправить кандидату сообщение со смартфона.
«Поток»
Российская платформа предлагает инструменты для точечного и массового поиска сотрудников. Она автоматически собирает отклики с hh.ru, SuperJob, «Авито Работы» и других площадок. Резюме попадают в карточки кандидатов вместе с переписками, статусами и комментариями. «Поток» отправляет нужные сообщения, напоминает о задачах и фиксирует результаты.
Система также собирает аналитику по эффективности рекрутинга. Она показывает, какие каналы приводят больше кандидатов, где возникают узкие места в процессе и сколько времени уходит, чтобы закрыть каждую позицию.
Какие ошибки допускают, когда внедряют цифровые сервисы
1. Внедряют систему без конкретных бизнес-целей. Иногда компании формулируют размытые задачи: «оптимизировать подбор персонала» или «ускорить наем». В результате руководители не понимают, какие функции нужны команде и как потом определить, что бизнес достиг результата.
Как избежать ошибки. Выделите конкретную болевую точку процесса. Затем определите, что именно вы хотите исправить и каким образом. После этого зафиксируйте показатель, который должен измениться после внедрения системы.
Например: «Сейчас больше половины кандидатов не получают обратную связь — рекрутеры не успевают вручную писать кандидатам. Это вредит бренду работодателя. Нужна система, которая будет автоматически отправлять сообщение каждому соискателю. Через месяц после внедрения 100% специалистов будут видеть ответ в течение двух часов».
2. Игнорируют подготовку команды. Цифровые инструменты упрощают работу, но только если специалисты владеют ими. Без обучения команда может саботировать новые правила и продолжить трудиться по-старому. Так легче, чем самостоятельно осваивать сервис для бизнеса.
Как избежать ошибки. Включите в план внедрения этап адаптации сотрудников. Организуйте тренинги по базовым функциям: как формировать воронки кандидатов, настраивать фильтры, работать с шаблонами писем. Определите куратора — человека, который разберется в программе и сможет консультировать коллег.
3. Не стандартизируют работу в системе. Когда каждый рекрутер ведет кандидатов по собственному сценарию, начинается хаос. Один специалист забывает обновлять статусы, другой — не фиксирует результаты интервью. В итоге невозможно понять, на каком этапе находятся вакансии и где теряются таланты.
Как избежать ошибки. Разработайте единые стандарты для всех участников процесса. Например: «В карточках кандидатов, которым отказывают, нужно обязательно указать причину». Оформите требования в виде регламента или чек-листа, передайте документ команде.
Частые вопросы
Показатель ROI определяет, сколько прибыли приносит каждый рубль, который компания уже вложила или собирается инвестировать в проект. Чтобы рассчитать метрику для системы по автоматизации рекрутинга, надо сравнить затраты на сервис и экономию от него.
Начните с подсчета затрат. Сложите стоимость лицензии на систему, расходы на внедрение и обучение команды, время IT-специалистов на интеграцию и поддержку. Это инвестиции в автоматизацию.
Затем оцените экономию. Сделать это можно после внедрения — когда у компании уже есть данные по работе сервиса, или перед — чтобы спрогнозировать результаты. Здесь рассмотрим ситуацию, в которой у бизнеса пока нет информации.
Оцените текущую ситуацию с подбором персонала. Посчитайте, сколько специалистов занимается наймом, какую зарплату получает каждый из них и сколько часов ежедневно команда тратит на рутинные операции: обработку откликов, переписку с кандидатами и ведение учета.
Дальше сравните затраты и экономию. Если второй показатель выше, значит ROI положительный и инвестиции окупаются.
Да, часть процессов можно упростить с помощью цифровых инструментов. Что можно передать сервисам для бизнеса:
- Подготовку к собеседованию. Чат-бот с нейросетью изучит резюме и описание позиции. Затем подскажет, на что обратить внимание на встрече и о чем стоит спросить кандидата.
- Визуализацию процесса найма. Воронка в ATS покажет, на каком этапе находится каждый кандидат. Можно быстро посмотреть, кто ждет встречи, а кому нужно отказать.
- Аналитику. Платформа для рекрутинга сохранит всю переписку, записи звонков и заметки с встреч. Вся команда сможет увидеть контекст и будет принимать решения на основе полной картины.
Автоматизация освобождает время для главного — живого общения с топовыми специалистами и оценки их соответствия культуре компании.
Что в итоге
- Автоматизация рекрутинга освобождает команду от рутины и ускоряет наем. Системы собирают отклики из разных каналов, фильтруют резюме по заданным критериям, отправляют сообщения кандидатам и формируют отчеты.
- Выбор платформы для автоматизации рекрутмента зависит от задач бизнеса. Если компания уже работает в Битрикс24, можно настроить рекрутинг прямо там — в едином пространстве с CRM, мессенджером и календарем.
- Три главные ошибки при внедрении — размытые цели, отсутствие обучения и хаос в процессах. Формулируйте конкретные задачи от системы с измеримыми показателями, обучайте команду и определяйте единые стандарты работы для всех рекрутеров.