Как в «Кабель.РФ» перевели кадровые процессы в Битрикс24 и увеличили конверсию воронки подбора на 83%

Как работали раньше

У кадровых специалистов не было единого места, в котором можно было бы хранить данные о каждом кандидате или сотруднике. Вместо этого информация находилась в Excel-таблицах, личных календарях, отдельных сервисах для электронных подписей, а иногда существовала в формате устных договоренностей между отделами.

Это приводило к проблемам:

• Подбор кадров был непрозрачным. Руководитель не мог посмотреть полную информацию о кандидате и узнать, на какой стадии вакансия. Ему приходилось спрашивать это в личных сообщениях.
• Согласование кадровых документов занимало много времени.
• Кадровому специалисту приходилось вручную связывать между собой IT-отдел, бухгалтерию и руководителей.
• Было трудно собирать аналитику по текучести кадров и причинам увольнений.

Особенно остро сложности проявлялись на этапе адаптации. Новый сотрудник мог до десяти дней ждать доступов к рабочим системам, оборудованию и внутренним регламентам. Чтобы он их получил, кадровому специалисту приходилось вручную связываться с разными отделами. Инструкции передавали в виде файлов или ссылок, а иногда просто теряли. В результате адаптация длилась две — три недели вместо нескольких дней, а вовлеченность новых сотрудников снижалась.

Чего мы хотели на старте

Нам нужно было перевести все кадровые процессы в единое цифровое пространство Битрикс24. Система должна была дать нам инфраструктуру, которая бы объединила:

• подбор персонала;
• оформление сотрудников;
• адаптацию и обучение;
• оформление увольнений, больничных, отпусков и отсутствий;
• внутренний документооборот.

Ключевыми принципами стали централизация данных и гибкость системы. Мы хотели, чтобы информация о каждом сотруднике хранилась в карточке и была доступной нужным отделам. А еще — чтобы отдел кадров сам менял логику процессов и не обращался каждый раз к разработчикам.

Автоматизация была поэтапной. Мы начали с основных кадровых процессов, которые требовали больше всего трудозатрат от специалистов и которые можно было улучшить быстрее всего.

• 2020-2023 — внедрили базовые процессы: оформление отпусков, больничных, прием и увольнение сотрудников.
• 2023 — запустили системное обучение стажеров и программу наставничества.
• 2023-2024 — модернизировали адаптацию.
• 2024-2025 — развивали программы наставничества для разных отделов.
• 2025 — внедрили электронный кадровый документооборот с Битрикс24 КЭДОЭлектронный кадровый документооборот, или КЭДО.

Систему настраивали владельцы процессов подбора, кадрового учета, обучения и наставничества, а также бизнес-аналитики компании. При необходимости подключались интеграторы и разработчики — например, для интеграции Битрикс24 с 1С-КАМИН. По мере эксплуатации мы постоянно дорабатывали систему.

Например, в программе наставничества изначально было предусмотрено большое количество задач с фиксированными датами встреч. Наставники не всегда вовремя заполняли данные, поэтому логику упростили: теперь они сами назначают встречи, когда это нужно. Это снизило нагрузку на систему контроля и сделало процесс более гибким.

Как мы автоматизировали работу с кадрами в Битрикс24

Мы выстроили единую цифровую среду, которая охватила полный жизненный цикл сотрудника в компании — от подбора до завершения сотрудничества.

Подбор персонала

Когда руководителю отдела нужен еще один специалист в команду, он запускает в Битрикс24 смарт-процесс «Новый сотрудник». Процесс состоит из двух воронок — «Поиск» и «Оформление», внутри которых есть стадии — этапы работы по вакансии. Все это система показывает в виде канбан-доски, на которой есть колонки — стадии, и карточки — заявки на вакансии.

Рассмотрим, какие этапы входят в воронку «Поиск».

1. Новая вакансия. Руководитель отдела создает заявку на вакансию. В карточке заявки он выбирает должность и передает всю информацию, которая поможет HR-специалистам найти подходящего кандидата.
2. Доработка вакансии. Если такой должности в отделе еще нет, руководитель совместно с HR-специалистом описывает обязанности и зону ответственности.
3. Согласование вакансии. Новую роль в штате утверждают при участии руководителя отдела кадров.
4. Заявка в работе. HR размещает вакансию на hh.ru и начинает искать кандидата.

5. Загруженные кандидаты. Поскольку мы настроили интеграцию hh.ru с Битрикс24, все отклики кандидатов на эту вакансию попадают в систему автоматически. У каждого кандидата появляется карточка, в которой хранятся его контакты и вся история взаимодействия с ним.

6. Первичные собеседования. HR-специалист связывается с кандидатами, рассказывает о компании, узнает опыт и ожидания по зарплате. Тем, кто прошел этот этап отбора, HR отправляет тестовое задание или сразу назначает собеседование с руководителем отдела.
7. Утверждение. На этой стадии проходит финальное согласование кандидата с руководителем, а при необходимости — с директором компании.
8. Сбор документов. HR-специалист запрашивает у кандидата все бумаги для трудоустройства.
9. Проверка службой безопасности. Перед трудоустройством служба безопасности проверяет документы будущего сотрудника и его историю.

10. Резерв. Если кандидат по каким-то причинам не прошел одну из финальных стадий, HR-специалист сообщает ему об этом и сохраняет его контакт на будущее. Это помогает быстро найти замену, если с кандидатом, которого утвердили на вакансию, что-то не складывается.

Далее, если кандидат выходит на работу, он попадает в воронку «Оформление». Его ждут:

1. Подготовка рабочего места. Специалисту выдают оборудование и доступы в системы.
2. Стажировка. Сотрудники некоторых должностей — например, менеджеры по продажам — проходят обучение, а после экзамена переходят в штат.
3. Оформление. Если стажировка специалисту была не нужна, он сразу становится сотрудником компании и подписывает документы для трудоустройства.
4. Испытательный срок. Руководитель составляет на этот период план работ, а новый сотрудник его подписывает.
5. Знакомство с компанией. Сотрудник изучает, как устроена компания, читает регламенты, проходит инструктажи и знакомится с командой. Параллельно этому процессу идет его испытательный срок. За неделю до окончания срока руководитель решает, остается ли специалист в компании, и если да, готовит план его дальнейшего развития.
6. Корпоративный опрос. Когда кандидат становится сотрудником компании, HR-специалист, который вел вакансию, запускает опрос для всех участников процесса.

7. Обратная связь. После месяца работы в компании HR предлагает сотруднику оставить обратную связь, чтобы увидеть процесс со стороны кандидата и учесть этот опыт в будущем.

Таким образом, внутри системы HR-специалист общается с кандидатами, назначает интервью и фиксирует результаты собеседований. Руководители отделов получают доступ к информации о кандидатах через интерфейс Битрикс24 и участвуют в принятии решений.

Адаптация

В компании есть несколько процессов по адаптации новых сотрудников. Например, мы используем чат-бота, который включается на этапе оформления сотрудника и ведет его по шагам адаптации.

Чат-бот работает так:

• Присылает сотруднику документы по охране труда, чтобы тот с ними ознакомился.
• Когда специалист указывает, что прочитал документы, чат-бот отправляет информацию об этом в его карточку в Битрикс24. Затем он автоматически формирует документы в КЭДО и присылает их на подпись сотруднику.
• После этого чат-бот предлагает изучить базу знаний компании и пройти тестирование.

• Если сотрудник долго не реагирует, чат-бот отправляет ему и его руководителю напоминание.

А когда адаптация завершена, чат-бот помогает специалисту искать нужную информацию в базе знаний компании.

Помимо поддержки чат-бота, руководитель и HR-специалист сопровождают нового сотрудника на протяжении всего адаптационного периода. Система автоматически формирует задачи, связанные с изучением внутренних процессов, обучением и прохождением тестов.

Программы наставничества

В отделах продаж и IT есть дополнительные программы наставничества. У них отдельные смарт-процессы с собственными воронками.

Для менеджеров по продажам процесс выглядит так:

• Выбор наставника. Руководитель отдела назначает специалиста, ответственного за обучение новичка.
• Оформление. Отдел кадров оформляет сотрудника на стажировку.
• Общие задачи. В течение месяца наставнику приходят задачи изучить со стажером определенный материал или область знаний, например, как устроен каталог на сайте.
• Обучение. Стажер выполняет задания и получает обратную связь от наставника.
• Контроль работы. Каждый месяц из «1С» приходит информация по конверсии стажера, и тот вместе с наставником делает выводы о своем прогрессе.
• Обратная связь. Когда стажировка заканчивается, система присылает наставнику и стажеру задачи на обратную связь, чтобы они оценили процесс.

• Расчет премии. Если стажер выполнил план продаж, система запускает процесс по выплате премии. Руководитель наставника и директор по продажам согласовывают оплату, после чего задача переходит в бухгалтерию.

Переход в штат

После того как сотрудник проходит отбор и выходит на стажировку, система автоматически создает для него профиль с правами стажера. Когда стажер успешно сдает экзамен, он становится сотрудником отдела и получает полный набор рабочих доступов.

Если для того, чтобы выполнить задачу, сотруднику нужен дополнительный доступ к системам, он запускает бизнес-процесс и запрашивает его. Теперь ему не надо обращаться в IT-отдел — система автоматически направляет запрос нужным специалистам.

Базовые кадровые процессы

Система автоматизировала основные кадровые процедуры:

• прием и увольнение сотрудников;
• оформление отпусков, больничных и отсутствий;
• оформление справок и внутренних запросов.

Специалисту достаточно выбрать нужную процедуру, указать даты и базовую информацию — дальнейшие действия система выполняет автоматически.

Рассмотрим на примере смарт-процесса «Отсутствие или отгулы».

• Если сотруднику нужен отгул, он может создать карточку в самом процессе или написать чат-боту, который создаст карточку за него. Внутри будет вся необходимая информация: тип отгула — за свой счет или по рабочим вопросам, сроки, замещающий сотрудник и причина.

• Руководителю приходит задача согласовать отгул. Если он его подтверждает, система создает заявление и отправляет его в КЭДО для подписи.
• Задачу проконтролировать подписание получают сотрудник, который запустил процесс, и отдел кадров.

Информация об отгуле сотрудника автоматически появляется в графике отсутствий, в профиле сотрудника в Битрикс24 и в «1С» — например, чтобы на менеджера по продажам не распределялись заявки в период его отсутствия. На всех этапах процесса все ответственные получают уведомления и понимают, что сейчас происходит и что им нужно сделать.

Смарт-процесс «Отсутствие или отгул»

Электронный документооборот

Раньше мы использовали отдельный сервис электронных подписей, чтобы подписывать кадровые документы. Кадровым специалистам приходилось переключаться между несколькими системами. Периодически у сотрудников возникали проблемы с доступом, а также они могли забывать, где именно находится документ для подписи.

В 2025 году мы перешли на Битрикс24 КЭДО. Теперь система автоматически формирует документы внутри бизнес-процесса и отправляет их сотруднику на подпись прямо в рабочем интерфейсе. Кадровый специалист проверяет документ и контролирует, что сотрудник подписал его. Это сокращает объем ручной работы при оформлении приказов и снижает количество технических ошибок.

Документ, который смарт-процесс «Отсутствие или отгулы» сформировал и отправил на подпись в КЭДО

Читайте по теме: Что такое КЭДО и как работает кадровый электронный документооборот.

Какие результаты мы получили

Сегодня все кадровые процессы компании работают в одной системе — от заявки на вакансию до увольнения. Данные о кандидате и сотруднике хранятся в его карточке, и к ним есть доступ у каждого отдела, который участвует в процессе. Чтобы узнать, как идет подбор, руководитель открывает канбан-доску смарт-процесса «Новый сотрудник» и видит, на какой стадии вакансия, какие кандидаты в работе и где возникла задержка. Кадровому специалисту больше не приходится вручную связывать IT-отдел, бухгалтерию и руководителей: запросы на доступы, согласования отгулов и премий система сама направляет ответственным. Документы на подпись она формирует внутри бизнес-процессов и отправляет сотруднику в КЭДО, поэтому переключаться между сервисами не нужно.

Сильнее всего изменилась адаптация. Раньше новичок ждал доступов до десяти дней, а инструкции терялись среди файлов и ссылок. Теперь, когда сотрудник выходит на стажировку, система сама создает ему профиль с правами стажера, а дополнительные доступы он запрашивает через бизнес-процесс. Регламенты и инструкции собраны в базе знаний. Бот ведет новичка по шагам адаптации и присылает напоминание ему и руководителю, если сотрудник долго не реагирует. Наставники в отделах продаж и IT получают задачи по обучению стажера, а данные о его конверсии приходят из «1С» каждый месяц.

Изменения мы оценили в цифрах. По итогам внедрения Битрикс24:

• срок закрытия вакансий сократился на 36,4%;
• доля увольнений в период адаптации уменьшилась вдвое — на 50%;
• удовлетворенность сотрудников во время адаптации выросла на 10%;

• конверсия воронки подбора увеличилась на 83,3%.

Частые вопросы