Бонусы и премии в компаниях обычно привязывают к KPI — показателям, по которым оценивают работу сотрудников. Нередко считать эти метрики руководителям приходится вручную: в конце месяца уточнять результаты работы в чатах, сводить данные из CRM, а затем передавать информацию в бухгалтерию.
Пока команда небольшая, подсчеты занимают немного времени. Но чем больше в штате сотрудников, тем дольше и сложнее сводить цифры. Производитель уличного спортивного оборудования KENGURU PRO решил упростить расчет и обратился к компании «ПУСК».
Читайте, как специалисты автоматизировали расчет KPI для производителя уличного спортивного оборудования.
Почему ручной расчет KPI тормозит бизнес
KENGURU PRO уже 15 лет производит уличные спортивные площадки под ключ. Компания работает с клиентами по всей России — от Калининграда до Владивостока.
До начала проекта в KENGURU PRO уже действовала система мотивации: для должностей были свои KPI, на основе которых сотрудники получали бонусы. Проблема возникла, потому что плановые показатели вели в таблице, факт выполнения фиксировали в Битрикс24, а итоговые суммы вносили в другой файл. Чтобы проверить результат, приходилось вручную сравнивать данные. Такой подход приводил к трем видам проблем.
1. Ошибки в расчетах. При переносе данных можно было дважды учесть результат или применить устаревшую формулу. В итоге специалисты получали бонусы по неправильным расчетам.
2. Сложные согласования. В процессе было множество шагов. Сначала руководители рассчитывали бонусы в таблице и отправляли расчеты сотрудникам. Специалисты проверяли, все ли их достижения учли, и вносили свои комментарии. Менеджеры возвращались к таблице, пересчитывали сумму и заново делились файлом. В итоге получалось несколько версий документов, в которых было легко запутаться.
3. Отсутствие прозрачности. Сотрудники получали итоговый бонус, но не всегда понимали, из каких результатов он сложился. Руководителю приходилось объяснять расчеты. Это отнимало время и иногда приводило к конфликтам.
Чтобы решить эти проблемы, команда компании «ПУСК» автоматизировала расчет бонусов для специалистов.
Какими способами можно автоматизировать расчет KPI
Автоматизировать расчет KPI сотрудников можно с помощью четырех инструментов.
| Способ | Плюсы | Минусы | Трудозатраты |
| Таблицы с формулами | Не нужен бюджет на внедрение | Если в команде больше 10 сотрудников, в расчетах могут появляться ошибки. Нет истории согласования | Настроить можно в течение часа |
| Инструменты Битрикс24 | Можно настроить смарт-процесс под нужные этапы согласования. Данные для расчета система забирает автоматически из задач и сделок | Нужно продумать логику до запуска | От нескольких дней до недель |
| Приложения из Маркетплейса Битрикс24 | Есть готовые формулы для бонусов и KPI | Не покрывают нестандартные цепочки согласования и метрики под конкретные должности | Несколько часов |
| Специализированная система (1С:УПЦ) | Закрывает весь цикл: постановка целей, оценка сотрудников, расчет премий, выгрузка в 1С:ЗУП | Нужен большой бюджет, потребуется помощь специалистов для настройки и обучения | Месяцы |
Мы выбрали для клиента второй путь. Система мотивации уже действовала, логика расчета была нестандартной. Готовые приложения не покрывали нужные метрики, а разворачивать «1С» ради одной задачи было нецелесообразно. Для расчета не понадобилось подключать отдельную программу — все осталось внутри Битрикс24, которым компания уже и так пользовалась.
Какой сценарий мы реализовали в Битрикс24
Основой решения стал смарт-процесс «Расчет KPI» в Битрикс24. Это настраиваемый реестр карточек с полями, стадиями, правами доступа и автоматическими действиями. Карточка хранит данные сотрудника и статус расчета, а сам расчет выполняет BI-конструктор: он собирает факт из задач и применяет формулы.
Руководитель получает итоговый показатель и данные, на основании которых его рассчитывали. Это упрощает проверку и снимает большую часть вопросов.
В проекте клиента цикл расчета запускается в одну и ту же дату каждого месяца. Вот как он выглядит:
- Система создает карточки расчета KPI на новый период работы. Карточка проходит стадии «Начало работы», «В работе», «Согласование», «Завершение» и «Успех». Этап показывает текущий статус и следующего ответственного, поэтому его не нужно искать в переписке.
- Сотрудники выполняют рабочие задачи и фиксируют в них результаты.
- BI-отчет автоматически собирает фактические данные и применяет формулы для количественных показателей, веса и ограничения, предусмотренные для конкретной должности. Система учитывает сроки, просрочки, объем работы и другие признаки.
- Когда срок подходит к концу, система автоматически переводит карточку на этап «Согласования». Затем уведомляет руководителя, что финальные расчеты нужно проверить.
- Когда руководитель подтверждает бонус, система формирует задачу для HR или бухгалтерии. В ней указывается сотрудник, расчетный период и согласованная сумма.
- После выплаты карточку переводят в завершенный статус. В следующем месяце процесс повторяется по той же логике.
Такой подход к расчету можно использовать для разных ролей. Например:
- у ассистента отдела развития можно учитывать сроки выполнения задач и корректность документооборота;
- у ивент-менеджера — соблюдает ли он этапы подготовки мероприятий;
- у бренд-менеджера — выполняет ли проектные задачи, насколько материалы соответствуют требованиям;
- у 3D-визуализатора — сроки подготовки рендеров и количество итераций правок.
Набор метрик различается, но схема расчета и согласования остается общей. Подобную схему можно использовать везде, где итог работы зависит от нескольких показателей и результат нужно согласовать. Например, так можно оценивать, соблюдают ли сроки в сервисных подразделениях. Контролировать показатели отделов закупок, производства или подбора персонала. А еще рассчитывать бонусы менеджеров по продажам и премии проектных команд.
Можно поменять источники данных, формулы и участников, а логика останется прежней. Если сотрудники фиксируют факт работы в Битрикс24, система сможет автоматически рассчитывать показатели. Ответственный специалист будет проверять результат, а согласующий — получать готовые данные.
Что видят участники процесса
- Сотрудники видят, за какой период идет расчет, какие задачи влияют на бонус и какие результаты учитываются в итоговой цифре. Если есть расхождения, можно отправить ссылку на карточку расчета руководителю и обсудить все до выплаты.
- Руководитель получает итоговую цифру и основание для проверки: BI-отчет, показатели и список задач сотрудника. Расчет можно подтвердить или доработать.
- HR и бухгалтер получают согласованные сведения с периодом и суммой. Этапы и история действий есть в карточке, поэтому не нужно выяснять в чатах, кто подтвердил расчет.
Права доступа настраивают по ролям. Например, сотрудник может посмотреть только свой бонус, руководитель — расчеты команды, а HR и бухгалтерия — нужные для их работы показатели и согласования.
Какой эффект получила компания
В KENGURU PRO больше не рассчитывают KPI вручную в отдельных таблицах.
Данные собираются из рабочих задач, формулы применяются автоматически, согласование идет по заданному маршруту.
- Руководитель видит, из чего сложился каждый бонус.
- Сотрудник понимает связь между своими результатами и выплатой.
- HR и бухгалтерия получают согласованные данные в одном формате.
Эффект проявляется не только в экономии времени. За каждой суммой теперь стоит источник, правильная формула, ответственный и история согласования. Сотрудники получают бонусы по объективным показателям, а это снижает количество спорных ситуаций и делает систему мотивации устойчивой при росте команды.
Частые вопросы
Автоматизация расчета KPI — это перенос сбора данных, расчета по формулам и согласования результата из ручных операций в систему.
Работает это так: сотрудник выполняет задачи, результаты фиксируются в программе. Система берет эти данные, применяет формулы и веса для конкретной должности. Далее расчет уходит на согласование: руководитель проверяет цифры. А затем HR или бухгалтерия получает готовую сумму и выплачивает бонус.
Автоматически считаются количественные показатели: сроки выполнения задач, количество закрытых сделок, сумма выручки, процент просрочек. Система берет их из задач и CRM и применяет формулу.
Качественные показатели — корректность документов, соответствие материалов требованиям, соблюдение этапов — руководитель подтверждает вручную по установленным критериям.
Первая ошибка — автоматизировать расчет, когда нет системы мотивации. Если нет утвержденных показателей, весов и формул, система ничего не улучшит.
Вторая ошибка — не навести порядок в данных. Если менеджеры не закрывают задачи или не фиксируют результаты, отчеты не будут давать достоверную информацию.
И последняя — попытаться охватить все должности сразу. Начинать стоит с одной роли или одного отдела, чтобы отладить логику на небольшом масштабе.
Сначала выбрать показатели, которые отражают результат работы специалистов. Затем определить, где хранятся достоверные данные: в задачах, в CRM, в учетной системе. Далее — прописать формулы и веса для каждой должности. После этого — выбрать инструмент, и только потом настраивать расчет и согласование.
Да. Данные из «1С» можно загружать в BI-отчет или в смарт-процесс по заданному расписанию. Excel подходит как промежуточный источник, если выгрузка настроена автоматически. Если данные в Excel вносят вручную, автоматический расчет KPI не даст эффекта, останутся ошибки.
Что в итоге
- Рассчитывать KPI вручную можно, если команда небольшая. Когда штат увеличивается, а условия расчета усложняются, в отчетах могут появляться ошибки. Согласования часто затягиваются, а сотрудники не понимают, из чего сложился бонус.
- Прежде чем автоматизировать KPI, нужно выстроить систему мотивации: утвердить показатели, веса, формулы и правила обработки исключений. Без этого система не улучшит процесс.
- Битрикс24 позволяет настроить нужные этапы согласования и показатели для каждой должности, при этом не подключать отдельную систему. Факт выполнения фиксируется в задачах, система автоматически применяет формулы и веса, согласование проходит по стадиям карточки KPI.