Корпоративный портал

1. Краткая информация о клиенте: Корпоративный портал для ГК «Автомакон»
Корпоративный портал на платформе «Битрикс24» был создан для IT-компании «Автомакон». «Автомакон» — системный интегратор, который выполняет широкий пул задач в области автоматизации ритейла, дистрибуции, производства, логистики, фарминдустрии госсектора. Компания предлагает передовые и наукоемкие технологии: комплексную автоматизацию бизнеса любого масштаба, заказную разработку программного обеспечения, в т. ч. на платформе 1С, консалтинг, внедрение сложных информационных систем, а также разработку инновационных решений в области машинного обучения, аналитики, управления данными, IoT. Штат компании насчитывает 800 специалистов, работающих удаленно из разных городов России и мира. Компания включает 8+ направлений, каждое из которых оперирует собственными бизнес-процессами и методиками работы.

2. Необходимость внедрения Битрикс24: Цели и Задачи проекта
На момент обращения компании, у нее существовала неотложная потребность в упорядочении и систематизации рабочих процессов. Каждое направление имело свои собственные бизнес-правила и методы, что часто приводило к неразберихе и снижению продуктивности. Было очевидно, что для эффективной работы нужно внедрить единую систему для комплексного управления всеми процессами компании. В качестве инструмента для достижения поставленной цели было выбрано создание современного, удобного в использовании многофункционального корпоративного портала на базе «Битрикс24». На этот выбор повлияли следующие факторы:
● широкий функционал;
● отличные возможности для интеграций с другими системами;
● умеренные технические требования;
● оптимальная стоимость;
● высокая скорость работы системы;
● надежный уровень безопасности;
● удобный интерфейс для управления контентом.
Перед командой разработкой были поставлены следующие задачи:
● Создать и внедрить доступный для всех для специалистов компании «Автомакон» корпоративный портал с прозрачной организационной структурой, телефонным справочником, новостной лентой;
● Автоматизировать распределение занятости специалистов в проектах;
● Систематизировать внутренние мероприятия для специалистов;
● Повысить уровень информационной открытости, скорости и качества коммуникаций для решения профессиональных вопросов;
● Интегрировать корпоративные сервисы в единую систему;
● Повысить вовлеченность специалистов компании в корпоративную жизнь.

3. Процесс внедрения, особенности проекта:  Этапы проекта
Проект был запущен в 2020 году и реализован за 3 месяца.
Этапы реализации проекта (укрупнённо):
● Построение концепции и архитектуры CRM;
● Настройка, оптимизация бизнес-процессов;.
● Проработка дизайна;
● Наполнение контентом Базы знаний.
● Разработка инструкций и инструментов для сотрудников, в том числе новостные и обучающие материалы.
Дополнительная информация по внедрению
Первичные настройки, приглашение сотрудников
Загрузка оргструктуры компании, списка сотрудников, контактов
Организация доступа к порталу для сотрудников, создание учетных записей.
Загрузка всей официальной информации, которая нужна сотрудникам:
- реквизиты и юридические данные;
- руководство и контактные данные;
- миссия, ценности, презентация о компании;
  - создание раздела “Карьера, вакансии”.
Загрузка неформальной информации:
- фото и видео;
- дни рождения сотрудников;
 - доска почета.
 - корпоративные мероприятия и объявления.
Задачи на каждый день:
- приказы и распоряжения с контролем ознакомления;
- новости и события;
- вакансии.
Подключение сервисов:
- заявка в IT-техподдержку сотрудников;
- есть идея (гипотезодельня);
- заявка на отпуск.
Внутренние процессы
Создание базы знаний (внутренние правила и документы + библиотека специалиста (wiki), быстрый поиск, возможность задать вопрос.
Управление проектами;
HR-задачи
Раздел для нового сотрудника:
- о компании;
- необходимые документы;
- правила и курс нового сотрудника ( чек-листы для новых сотрудников: что сделать, куда сходить, какие документы предоставить и т.д.).
Корпоративное обучение:
- настройка модуля “Обучение и тестирование”, системы аттестации;
-  канбан-доски и задачи Битрикс24 для демонстрации прогресса сотрудника;
-  отслеживание индивидуального плана развития сотрудника.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты. Что было реализовано: Новый корпоративный портал
Важной частью проекта стало замещение внутреннего корпоративного сайта, ранее используемого более чем 8 подразделениях ГК «Автомакон» в качестве корпоративного портала. В рамках этой работы часть модулей «Битрикс24» была полностью или частично изменена. Для раздела и всего портала разработали дизайн, соответствующий корпоративному стилю компании.
Активно используются персонализированные настройки левого меню и более 35+ бизнес-процессов, некоторые из них предназначены для всех направлений и разделены разработанными условиями распределения.
На главной странице появляются все новости компании:
●     ключевые события
●     важные объявления
●     другая информация
На Главной также отображается лента событий. Сотрудники могут комментировать новости, ставить лайки. На экране есть виджет реферальной программы, календарь мероприятий, список новых сотрудников и уведомления о днях рождениях коллег.
 Модуль обмена данными
Управление персоналом в ГК «Автомакон» осуществляется с помощью внутренней системы собственной разработки. Для передачи в «Битрикс24» актуальной информации о сотрудниках был разработан интеграционный модуль для обмена данными.
Модуль бизнес-процессы
Руководители назначают задачи и отслеживают процесс их исполнения. Автоматизированы напоминания о задачах. Добавлена возможность смены ответственного по задачам, а также процесс по созданию дел, которые позволяют специалистам планировать работу, соблюдать регламент работы и не забыть про клиентов.
Модуль Диск
Настроили единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удаленно. Все данные хранятся в системе и доступны ответственным лицам, количество запущенных процессов превышает тысячи запусков и ускоряет работу множество подразделений, что включает взаимодействие с кадрами, производственный учет, аналитические данные по различным коммуникациям.
База знаний
Для удобства работы специалистов было решено создать единую Базу знаний. Ранее вся информация о компании хранилась разрозненно: в Excel-таблицах, в файлах Word или вообще в распечатанном виде.
В Базе доступна необходимая информация для новых специалистов: в разделе «Привет, новичок!» содержится презентация о компании, упоминания в СМИ, другие материалы о корпоративной культуре компании. А в разделе «Университет» — внутренние обучения.

5. Преимущества от внедрения: Результаты проекта
После завершения работ компания «Автомакон» получила современный, доступный и удобный в использовании инструмент коммуникации, отвечающий всем современным стандартам.
Были реализованы все поставленные задачи и достигнуты следующие результаты:
● создана единая для всей компании база знаний, содержащая нормативную документацию, внутренние регламенты и правила работы, а также отдельные разработанные компоненты: «Вакансии», «Вопрос-Ответ»;
● создано единое информационное пространство, где сотрудники могут общаться друг с другом, а руководство — публиковать новости и информировать коллектив о важных событиях компании;
● проведена автоматизация рутинных бизнес-процессов;
● реализован удобный и понятный интерфейс сайта;
● налажена отчетность по делам специалистов.
Производительность сотрудников увеличилась в среднем на 30%, рабочий процесс организован более ясно и систематично, онбординг новых специалистов происходит бесшовно. Кроме того, руководству доступны новые средства для мониторинга выполнения задач. Компания «Автомакон» признала внедрение решений и их эксплуатацию успешными.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Мы рады поделиться с вами нашими впечатлениями от успешного внедрения корпоративного портала на платформе «Битрикс24». Для компании «Автомакон» этот шаг оказался весьма значимым и принес нам множество преимуществ.
С начала внедрения системы «Битрикс24» в нашем бизнесе мы заметили значительный рост эффективности и улучшение внутренних коммуникаций. Портал обеспечил нашу компанию множеством инструментов для управления задачами, проектами и работой с клиентами. Это позволило нам повысить производительность и снизить временные затраты на решение административных задач.
Один из ключевых моментов, который мы выделяем, — это возможность внедрения персональных рабочих пространств для сотрудников и создания совместных проектов. Это сделало работу команд более прозрачной и скоординированной, что способствует более эффективному взаимодействию и, как следствие, более оперативного оказания услуг клиентам.
Ранее отсутствовала база знаний для специалистов компании. Информация для ответов на запросы хранилась разрозненно: в Excel-таблицах, в файлах Word или вообще в распечатанном виде. После создания корпоративного портала все специалисты в курсе новостей компании, а новички не теряются в потоке информации. Это позволило значительно разгрузить HR-специалистов.
Мы также высоко оцениваем возможности аналитики и отчетности, предоставляемые платформой «Битрикс24». Эти инструменты позволяют нам принимать более обоснованные стратегические решения на основе данных и анализа.
Также отмечаем высокий уровень технической поддержки со стороны исполнителя. Мы всегда могли рассчитывать на оперативную помощь и консультации, что сделало процесс перехода на новую систему гладким и безболезненным.
Мы уверены, что корпоративный портал на платформе «Битрикс24» принесет значительные плоды в будущем. Мы рекомендуем сервисы на платформе «Битрикс24» всем компаниям, которые ищут современное и мощное решение для управления бизнесом.
Благодарим команду разработчиков за отличную работу!