Внедрение Битрикс24 для национального союза производителей молока «СОЮЗМОЛОКО»

1.Краткая информация о клиенте:

Компания: Национальный союз производителей молока «СОЮЗМОЛОКО»

Сайт: https://souzmoloko.ru/

Сфера деятельности: представление и защита общих, в том числе профессиональных, интересов членов союза

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Число сотрудников: 15-25

Город: г. Москва

Крупнейшее в России объединение производителей и переработчиков молока, представляющее их интересы в органах власти и на международном уровне. Основано в 2008 году, включает в свой состав более 300 предприятий молочной отрасли.

Цель деятельности: обеспечение экономически выгодных условий производства и переработки молока, а также стимулирование повышения качества и эффективности работы российской молочной отрасли. Для игроков рынка и потенциальных инвесторов СОЮЗМОЛОКО служит признанным экспертным и аналитическим центром.

СОЮЗМОЛОКО представляет интересы молочного бизнеса в федеральных и региональных органах власти, общественных и международных организациях, в том числе в РСПП и ТПП РФ, участвует в Рабочей группе Государственного совета по направлению «Сельское хозяйство», в общественных советах при Минсельхозе России и Россельхознадзоре, а также в ТК 470 и МТК 532. С 2019 года на базе СОЮЗМОЛОКО действует Национальный комитет Международной молочной федерации (The International Dairy Federation - IDF).

2. Почему клиент выбрал Битрикс24? С какими задачами пришел к нам?

Заявка на настройку портала от СОЮЗМОЛОКО попала к нам через общую систему распределения заявок. Специалисты нашей компании провели презентацию, продемонстрировали настроенный портал, где уже был реализован подходящий функционал, заказчика устроило соотношение цена/качество, и команда ORGbit приступила к работе.

Основная задача ¾ автоматизация всех бизнес-процессов. У заказчика была организована система стандартного документооборота, где использовался Excel для ведения базы данных членов союза, а задачи, например, юристу на проверку договора ставились в устной форме. Необходимо было автоматизировать (по возможно оптимизировать) все бизнес-процессы и внедрить процесс постановки рабочих задач.

3. Процесс внедрения

1. Аудит бизнес-процессов и составление плана внедрения Битрикс24

Со стороны заказчика была создана рабочая группа из Менеджер по внутренним коммуникациям и Юриста, которые подробно рассказали о бизнес-процессах компании и предоставили все протоколы, по которым компания работает. На основании вводных данных аналитик составил подробное ТЗ. Отметим, что данный проект изначально не относится к числу стандартных, так как предназначен больше для организации внутреннего документооборота, чем для ведения коммерческой деятельности, в связи с чем нужно было разложить бизнес-процессы заказчика на микро подпроцессы, а также продумать всю автоматизацию на каждом шаге внесения новых данных в систему. Основная сложность была в первоначальном аудите бизнес-процессов, так как заказчик раньше не сталкивался с автоматизацией ни в каком виде, поэтому понадобилось больше сессий аудита, а во врем настройки портала проводились дополнительные сессии. Однако, наш аналитик отлично справился с этой задачей, ниже представлен результат ТЗ:

2. Создание структуры компании и настройка прав доступа для сотрудников:

3. Настройка уникальных полей в карточках Лид/Сделка/Контакт/Компания

В карточку сделки, например, были добавлены поля, из которых удобно подтягивать данные для автоматического формирования протоколов собрания:

4. Настройка автоматизации для воронок (4шт.) с помощью функций «роботы» и «триггеры»

Например, воронка «Договорные работы – Заказчик». Данная воронка максимально автоматизирована, при завершении каждого логического блока действий и внесении Юристом отметки о завершении данных блоков, срабатывают триггеры и переносят карточку на следующий этап, где настроен пул Задач. Так же на завершающем этапе создается элемент списка, которые формирует список договоров и связан со сделкой:

5. Создание универсальных списков

Например, список «Входящие: журнал регистрации договоров». Элементы данного списка (строки) создаются автоматически после внесения всех данных о договоре в карточку Сделки в воронке «Договорные работы – Заказчик», что является оптимизацией ведения реестра входящих договоров. Если вносить данные вручную, то карточка списка выглядит следующим образом:

6. Настройка смарт-процесса по согласованию договоров

Представлен в виде канбана со стадиями согласования и доработки:

На каждой стадии настроен мини-бизнес процесс, что позволяет быстро вносить исправления и доработки даже самим заказчиком:

Так же на стадии «Успех» настроен робот, который запускает бизнес-процесс в сделках, благодаря чему при завершении согласования договора карточка сделки, к которой привязан данный договор, переходит на следующий этап.

7. Создание рабочих групп по каждому направлению сделки

Это помогает рабочей группе отслеживать статусы всех поставленных задач по определенному направлению, так же размещать новости, касательно работы данной группы или назначать встречи, приглашения на которые рассылаются автоматически. Это решает проблему отслеживания выполнения задач всеми членами рабочей группы.

8. Обучение сотрудников:

- Ликбез по Битрикс24 для всех членов команды

- Личное обучение через Zoom членов команды по их уникальному пользовательскому сценарию

- Подготовка мини видео-инструкций и предоставление текстовых инструкций из базы знаний по запросу

Сотрудники СОЮЗМОЛОКО ранее не работали с CRM-системами, обучение новым механизмам не всегда давалось с первого раза, что абсолютно нормально, иногда требовалось объяснить работу портала разными способами, но самое главное, что на протяжении всего процесса внедрения, сотрудники проявляли упорство в обучении и справились с переходом на новый автоматизированный формат работы. Было приятно вести дела с таким коллективом.

4. Достигнутые результаты

- Благодаря грамотному и последовательому аудиту бизнес-процессов с разными членами команды заказчика было составлено ТЗ, которое так же поможет заказчику, если он планирует полную автоматизацию или оптимизацию уже настроенных бизнес-процессов

-  Большая часть бизнес-процессов, которая ранее осуществлялась в письменной или устной форме была перенесены в CRM и автоматизирована

- Уникальные карточки Лидов/Сделок/Контактов/Компаний, автоматические задачи, уведомления и триггеры перехода на стадии помогают быстро и эффективно каталогизировать членов союза, а также вести договорную работу с заказчиками и исполнителями

- Журнал регистрации входящих договоров ведется в автоматическом режиме

- Теперь все члены рабочей группы видят статусы задач по определенному направлению работы

5. Преимущества от внедрения

- Быстрое отслеживание истории взаимодействия с Членами союза, которые были, например, исключены или не внесли платеж

- Отпала необходимость внесения данных в журнал договоров, теперь все автоматизировано

- Задачи теперь не теряются, а по каждому направлению группа ответственных может отслеживать, какие задачи выполнены, а какие нет

- Перевод большинства процессов в виртуальное пространство и их автоматизация расширяет горизонты оптимизации, что значительно сэкономит время сотрудников при выполнении рутинных задач

- Внедрение IT в бизнес-процессы компании ¾ больше времени для развития новых направлений в деятельности СЮОЗМОЛОКО