Деловой Партнёр Охраны Труда

Кейс ДПОТ

1. Краткая информация о клиенте

• сфера деятельности- Комплекс услуг и обучение в области охраны труда и производственной безопасности
• число сотрудников (число сотрудников, работающих с Битрикс24) - 52 чел
• количество офисов/филиалов, география - 1 филиал, г. Томск
  

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

• опишите ситуацию до внедрения Битрикс24 – какие задачи, проблемы сложно или невозможно было решать - у клиента уже был Битрикс, но не использовался активно, было много багов и вопросов по работе. Куча уведомлений, отсутствовала четкая логика работы, отсутствовала автоматизация связки с производством, не было четких показателей в crm для контроля сотрудников, текущие источники трафика были подключены некорректно
• какие критерии играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24? - наличие раздела Задачи и Проекты, возможность автоматической связки отдела продаж и производства, гибкая настройка роботов и автоматических действий, возможность использовать Битрикс как корпоративный портал
• почему клиент выбрал именно вашу компанию - потому что у нас комплексный подход к внедрению с очень глубоким погружением, мы делаем проект целиком (от создания логики, интеграции всех каналов трафика и коммуникации до обучения сотрудников и обучения сбору аналитики), у нас большой опыт внедрения Битрикс за плечами, большой штат аналитиков, у клиента есть знакомые, кому мы также проводили внедрение

3. Процесс внедрения, особенности проекта

• проблемы какого отдела/отделов решались в первую очередь? - в первую очередь решались проблемы отдела продаж, но также важно было оцифровать работу проектного отдела по реализации услуг
• с какими техническими сложностями пришлось столкнуться - технических сложностей не возникло - без проблем интегрировали сайт, социальные сети, телефонию, вотсап. Пришлось покопаться в создании бизнес-процессов в блоке CRM, но все сложности были решены
• какие действия применялись для обучения и вовлечения пользователей - было проведено 4 обучения с сотрудниками (2 онлайн-обучения с сотрудниками отдела продаж, 1 обучение по аналитике с руководителем, 1 обучение с сотрудниками по работе в Битрикс как в корпоративном портале, записаны отдельные видео-уроки по работе с различными вариациями организации реализации услуг, был создан чат для прямой коммуникации со всеми пользователями портала, был подготовлен видео плейлист для менеджеров, размещен на закрытом youtube канале
• насколько активно топ-менеджмент использует возможности облачной версии Б24 - топ-менеджмент пользуется Битрикс24 каждый день - фиксирует счетчики, проводит планерки на основании показателей и аналитики в Битрикс 24, считает показатели конверсии и использует Битрикс при выплате заработной платы сотрудникам, пользуется кастомными отчетами - дашбордом и отчетом по лимитам сделок
• были ли сложности во внедрении - прописать какие и как преодолели - были сложности в стандартной интеграции 1С с Битрикс - сложности было устранены после общения с технической поддержкой Битрикс, были сложности с пониманием менеджеров системы (преодолели постоянными созвонами с менеджерами и руководителями, записью дополнительных видео-уроков), были сложности с просмотром узких показателей - дополнительно ввели кастомные поля по переходам в статусы - смогли решить проблему автоматического сбора аналитики конверсии из этапа в этап, были сложности с реализацией проектной работы - описали и реализовали работу по 4 различным направлениям, автоматической постановкой задач из срм, автоматической постановкой задач из канбана задач

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

• какая функциональность активнее всего используется? - самый активный - блок CRM, менеджеры работают каждый день только в Битрикс24, второй по активности - блок Задачи и Проекты - в нем фиксируется вся проектная работа, активно используются Календарь, Чаты и Звонки, Живая лента, Диск
• какие задачи решаются? - решаются задачи ежедневной работы менеджеров отдела продаж, ежедневной работы проектного отдела, контроля за работой отделов, взаимосвязь отделов, контроль за реализацией услуг, задачи бронирования переговорных комнат и выстраивания коммуникации между отделами
• приведите реальные примеры использования функционала (например, система постановки и контроля задач, CRM, телефония, совместная работа над документами и т.д.) - к нам поступает новая заявка - создается Лид (интеграция сайта/инстаграм/вк/фб/вотсап/телефонии и Битрикс24) - менеджер перезванивает клиенту используя Битрикс и телефонию Манго, интегрированную в Битрикс, далее конвертирует Лид в Сделку+Контакт+Компанию, назначает и проводит КЭВ, готовит предложение, выставляет счет (через стандартную интеграцию с 1С), отправляет документы по почте из карточки сделки, менеджеру ставится автоматическая задача по контролю обратной связи от клиента, контролю оплаты, после получения предоплаты менеджер крепит файлы в карточку сделки, фиксирует в ней все детали - далее сделка автоматически генерирует задачу на производство, производственники реализуют услугу, при закрытии задачи автоматически сделка двигается на этап контроля актов, менеджер собирает ОС, контролирует акты и дебиторскую задолженность. После завершения сделки - она копируется в другую воронку для работы фермеров, выявления потребности на другие наши услуги, все купленные услуги сохраняются в карточке контакта и по ним можно сегментировать базу. Также настроена система условного отказа - когда менеджер планирует закрыть клиента - руководителю автоматически ставится задача на проверку - далее руководитель просто выбирает - были нарушения или не было - если нарушения были - сделка автоматически возвращается сотруднику в работу, если же нарушений не было - сделка идет в воронку Подогрева и там автоматически ставятся задачи для коммуникации с потерянным клиентом.
• были ли сложности с вовлечением в работу с Битрикс24 (прописать какие и как преодолели) - глобальных сложностей не было - для сотрудников выстроена удобная система, также подписан Регламент по работе в Битрикс24

5. Преимущества от внедрения

• преимущества, которые можно измерить и оценить (например, скорость принятия решений в каком-то отделе заметно сократилась, или стало удобнее обсуждать вопросы, обмениваться документами в рамках проектных групп, меньше времени тратится на отслеживание выполнения задач) - Удалось сократить средний цикл сделки, Точки контроля теперь очевидны для руководителя, Аналитика по рекламе стала управляемой, Выросла скорость обработки входящих заявок, Увеличилась конверсия, Заказчик уверенно управляет отделом продаж ориентируясь на показатели в CRM, выросла лояльность клиентов и процент повторных продаж, вырос оборот и прибыль компании, сократили время работы менеджера с рутинными задачами по производству - теперь они автоматически ставятся в системе
• нематериальные выгоды (эмоциональные) – коллектив стал дружнее, сплоченнее, повысилась мотивация к работе и т.д. - сотрудники стали четко понимать процесс продажи - видеть следующий шаг, не держать в голове ненужную информацию, коллектив стал сплоченней - потому что четко появилась граница зон ответственности, вся информация в Битрикс и каждый может подстраховать друг друга, сотрудникам не нужно описывать всю ситуацию по работе с клиентом - достаточно просто скинуть ссылку на сделку - в ней фиксируется вся история коммуникации, у сотрудников высвободилось больше времени и они берут большую загрузку

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Комментарии заказчика:

1. Глубокое погружение в наши бизнес-процессы

2. Искренняя заинтересованность в том, чтобы помочь нам оцифровать и автоматизировать процессы правильно

3. Качественное и понятное обучение в несколько итераций
4. Удобная система коммуникации
5. Четкое выполнение договоренностей

6. Быстрая реакция на обращения

7. Полное вникание в проект