Сотрудники могут обращаться к работодателю за документами. В том числе за справкой 2‑НДФЛ. Она показывает заработок специалиста и нужна, чтобы человек мог получить кредит или оформить налоговый вычет.
Если команда большая, подготовка документов вручную занимает много времени бухгалтеров или кадровых специалистов. Сотрудники устают от рутинных операций, ошибаются, задерживают справки.
С подобной проблемой столкнулась крупная продуктовая сеть с более чем 400 магазинами и штатом более четырех тысяч человек. Тогда бизнес решил автоматизировать процесс и обратился к специалистам Gagnidze Dynamics.
Читайте в материале, как с помощью Битрикс24 специалисты Gagnidze Dynamics автоматизировали выдачу справок и сократили время на подготовку документов с недели до суток.
Что такое 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ — это документ, который показывает заработок человека за год и объем налога, который удержала компания с дохода специалиста.
Оформлять документ по просьбе сотрудника — обязанность работодателя. По трудовому законодательству выдача справки 2 ндфл работнику должна занимать не больше трех рабочих дней с момента письменного запроса.
Справку запрашивают в разных ситуациях: когда берут кредит или ипотеку, готовят визу для выезда за границу, подают документы на налоговый вычет или оформляют льготы. Часто такие ситуации не терпят задержек. Специалисты ожидают, что работодатель выполнит свою обязанность вовремя.
быстро, без программирования.
С какой проблемой столкнулась продуктовая сеть
Крупная продуктовая сеть с штатом в четыре тысячи человек столкнулась с проблемой. Часто специалисты запрашивали у работодателя 2‑НДФЛ. Запросы в бумажном виде принимал и обрабатывал отдел бухгалтерии. Процесс выглядел так:
- Сотрудник магазина писал бумажное заявление на выдачу справки, передавал его управляющему филиала.
- Управляющий отправлял бумагу в головной офис. Магазины находятся в разных регионах страны, поэтому заявление могло идти не один день.
- В бухгалтерии принимали заявление и откладывали его в очередь. Когда у одного из сотрудников отдела освобождалось время, он рассматривал запрос.
- Если в заявлении все было правильно, специалист вручную формировал справку в программе «1С» — на это уходило время. Затем сотрудник передавал документ на подпись бухгалтеру.
- После согласования справка отправлялась в папку с исходящей корреспонденцией. Дальше 2‑НДФЛ доставлялась заказчику.
Процесс был длинным и сложным, в нем участвовало много людей. Документы в среднем готовили от семи до десяти дней. Иногда бухгалтеры допускали ошибки, и сотрудники получали справки с опечатками. В этом случае специалистам приходилось запускать процесс заново и ждать еще минимум неделю.
Как автоматизировали процесс
Чтобы наладить процесс, специалисты Gagnidze Dynamics помогли сети внедрить Битрикс24 и настроить интеграцию с «1С». Порядок выдачи справок 2‑НДФЛ стал выглядеть так:
- Сотрудник обращается к управляющему магазином за документом. Руководитель заполняет короткую форму в Битрикс24: выбирает тип справки и период. Система автоматически генерирует заполненное заявление на выдачу справки — его нужно только распечатать, заверить подписью сотрудника и занести в архив.
- Битрикс24 передает запрос в «1C». Программа периодически проверяет, нет ли новых запросов в системе. Когда система находит заявку, она понимает, какому сотруднику нужен документ и за какое время. Затем автоматически формирует справку с полными данными специалиста по готовому шаблону.
- Бухгалтер распечатывает документ из Битрикс24, подписывает бумагу.
- Справку доставляют заказчику.
Теперь процесс не зависит от того, найдет ли сотрудник бухгалтерии свободное время. Справка оформляется автоматически.
Какие результаты получил бизнес
Срок передачи бумажного документа в среднем сократился до одних суток — столько времени нужно, если магазин находится далеко. В остальных случаях заказчик получает документ еще быстрее. Время ожидания справки для сотрудника сократилось больше чем в семь раз.
При этом оформление справки теперь не требует участия человека. В результате за год компания экономит 200 часов работы сотрудников отдела бухгалтерии.
- Количество ошибок упало практически до нуля. Система работает по заранее установленным алгоритмам, не отвлекается и не допускает опечаток.
- Бухгалтеры смогли сосредоточиться на ответственных задачах. В компании начали внедрять электронные больничные листы и автоматизировать другие процессы.
- Появился удобный реестр всех выданных справок. Теперь можно быстро найти информацию и собрать статистику. Если сотрудник потерял справку, он может повторно скачать ее из системы — не нужно заново подавать заявление.
Частые вопросы
Да, электронная справка имеет полную юридическую силу, если ее подписывают квалифицированной электронной подписью работодателя. Многие государственные органы и банки уже принимают документы именно в таком виде.
Но есть нюанс: некоторые учреждения, например органы соцзащиты, до сих пор требуют оригинал справки на бумаге с живой подписью. Поэтому стоит уточнить, куда и в каком виде нужна справка, перед тем как выдавать электронный вариант.
Закон не ограничивает количество запросов. Сотрудник может требовать документ столько раз, сколько ему нужно — за текущий квартал, за прошлые годы, за отдельные месяцы. Работодатель должен выдать все эти справки. На практике люди запрашивают документы не так часто.
Что в итоге
- Справка 2-НДФЛ — документ, который сотрудники могут запросить у работодателя. Трудовое законодательство обязывает компанию выдать справку в течение трех рабочих дней с момента письменного запроса.
- Ручная выдача справки 2‑НДФЛ работодателем занимает много времени. Продуктовая сеть с четырьмя тысячами сотрудников тратила на подготовку одного документа от семи до десяти дней.
- Заявления шли из регионов в головной офис, бухгалтеры формировали справки вручную в «1С» и отправляли их заказчику. В процессе выдачи справки 2-НДФЛ сотруднику по запросу участвовало много людей, возникали ошибки и задержки.
- Специалисты Gagnidze Dynamics настроили интеграцию между Битрикс24 и «1С». Теперь управляющий магазином заполняет короткую форму, система автоматически формирует документ и отправляет его на подпись. Компания экономит 200 часов работы бухгалтерии в год.