Найти сильного специалиста может быть сложно. Нанять сотрудника быстро и так, чтобы он сразу начал работать, — задача еще труднее. Компании тратят месяцы, чтобы пополнить штат: размещают вакансию, вручную обрабатывают отклики, проводят собеседования, а потом несколько недель вводят новичка в курс дела.
С такой же ситуацией столкнулась компания Overplan, когда решила нанять Sales Development Representative (SDR) — специалиста по первичной квалификации лидов. Вместо того чтобы действовать по старой схеме, команда решила выстроить внутри своего Битрикс24 полноценную систему: автоматизированную воронку подбора персонала, структурированный онбординг и аналитику. Что получилось — узнавайте в этом кейсе.
Чтобы реализовать проект максимально профессионально, команда Overplan привлекла специалистов BrickPoint Consulting — партнеров Сергея и Алексея. Вместе сформулировали цели:
- Закрыть вакансию SDR быстро и качественно.
- Построить автоматизированную воронку подбора в Битрикс24: с аналитикой, логикой и возможностью масштабирования.
- Разработать структурированный онбординг для нового сотрудника, также в рамках основного рабочего инструмента CRM Битрикс24.
- Снизить ежедневную нагрузку на руководителя отдела продаж (РОПа): включать его только в ключевые этапы найма и адаптации новых сотрудников отдела.
- Сделать процесс повторяемым, прозрачным и легко адаптируемым для других ролей.
Проект разбили на два этапа: сначала выстроили воронку найма, затем — систему онбординга.
Как автоматизировали воронку подбора персонала
Воронка подбора персонала — это последовательность этапов, через которые проходит кандидат: от первого отклика до выхода на работу.
Чем четче выстроена воронка, тем меньше времени тратит команда на ручную работу и тем проще отсеять неподходящих кандидатов на раннем этапе.
Специалисты настроили HR-воронку в Битрикс24 и цифровизировали шесть шагов: отклик → анкетирование → видеоинтервью → финальное интервью → решение → выход. Заявки от соискателей с агрегаторов вакансий попадают в систему автоматически. Когда кандидат оказывается в воронке, Битрикс24 отправляет ему опросник.
У каждого кандидата есть своя карточка, куда попадает резюме и контактные данные. Там же сохраняются ответы, которые соискатель оставляет в опроснике.
Те, кто не проходит по ключевым вопросам, отсеиваются автоматически — рекрутеры не тратят на них время. Причины отказа фиксируются в структурированном виде: это дает основу для аналитики и помогает точнее нанимать в будущем.
В итоге получилась не просто воронка, а готовая система: кандидатов можно добавлять вручную или по API из любого источника — с сайта компании, с Avito, Superjob, hh.ru. При этом все соискатели с резюме и контактами сохраняются в системе. Эта база становится кадровым резервом бизнеса.
Почти сразу после запуска воронки Overplan нашел двух перспективных кандидатов. Обоих специалистов решили перевести в онбординг. Ниже — о том, как автоматизировали адаптацию сотрудников.
Как автоматизировали онбординг
Процесс онбординга автоматизировали через шаблон задачи в Битрикс24 на пять рабочих дней. Как только сотрудник выходит на работу, система сама создает задачу со всем нужным содержимым — руководитель в это не вмешивается.
Каждый день — отдельный этап с четкой структурой. Новичок изучает продукт, скрипты продаж и процессы, делает первые практические шаги по поиску компаний и контактов, встречается с РОПом.
Все нужные материалы новый сотрудник может найти в задаче по онбордингу. Внутри:
- Подзадачи с дедлайнами и чек-листами.
- Материалы для самостоятельного изучения.
- Выполнение заданий и проверка с РОПом.
- Места для заметок и отчетов.
Дополнительно в онбординг встроены записи тренингов. Например, «Поиск компаний и ЛПР в Telegram, LinkedIn, каталогах, открытых источниках».
Все действия сотрудника фиксируются прямо в задаче. Это и база знаний, и инструмент оценки прогресса.
Какой результат получил бизнес
Компания Overplan закрыла наем меньше чем за 30 дней, а новые сотрудники начали приносить результат уже на второй неделе. РОП смог распределить нагрузку по поиску и адаптации специалистов — система теперь сама ведет кандидатов по этапам, а руководитель подключается столько в ключевые моменты.
Oveplan получил готовый рабочий процесс внутри своей CRM, который теперь можно применять повторно. Решение готово для найма других сотрудников, не только SDR.
Частые вопросы
Да, и часто небольшим компаниям он дается даже проще. Чем меньше команда, тем быстрее можно настроить воронку и запустить процесс. При этом выгода та же: руководитель перестает тратить время на ручную обработку откликов и контроль каждого шага адаптации — система делает это сама.
Это зависит от сложности процессов и количества этапов, которые нужно автоматизировать. Overplan настроил воронку найма и онбординг за один проект — и сразу проверил систему в деле: первый же запуск закрыл вакансию меньше чем за 30 дней.
Если процессы в компании уже описаны и понятно, кто за что отвечает, настройка идет быстрее. Если нет — стоит сначала разобраться с логикой найма, а потом переносить ее в систему. Тогда автоматизация действительно упростит работу, а не просто перенесет хаос в CRM.
Что в итоге
- Автоматизация найма снимает нагрузку с руководителя. Система сама ведет кандидата по этапам, отправляет опросники и фиксирует причины отказа — РОП подключается только в ключевые моменты.
- Воронка подбора персонала — что это простыми словами? Последовательность этапов от первого отклика до выхода сотрудника на работу.
- Онбординг можно выстроить внутри того же инструмента. Шаблон задачи в Битрикс24 запускается автоматически при выходе нового сотрудника — все материалы и чек-листы уже внутри.
- Overplan закрыл вакансию меньше чем за 30 дней. Новые сотрудники начали приносить результат уже на второй неделе.