Каждый руководитель сталкивался с ситуациями, когда сотрудники срывают задачи, не укладываются в дедлайны или не понимают, кто за что отвечает. Чаще всего у этих проблем одна причина: в компании не выстроена система управления персоналом.
В результате руководитель погружается в операционку и тратит время на то, чтобы разруливать ситуации, а не развивать бизнес. Решить проблему помогут инструменты автоматизации. Они возьмут на себя рутину: напомнят о задачах, зафиксируют результаты, соберут отчеты. А у руководителя освободится время для стратегических решений.
В статье рассказываем, какие принципы и методы управления деятельностью сотрудников работают на практике и как использовать инструменты автоматизации, чтобы они помогали бизнесу.
Что такое управление работой сотрудников
Менеджмент, или управление сотрудниками, — это процессы, которые помогают организовать команду так, чтобы она добивалась поставленных бизнес-целей.
Обычно в управление сотрудниками входит:
Подбор и адаптация персонала. Компания определяет, какие специалисты нужны, формулирует требования и ищет подходящих кандидатов. Грамотный онбординг помогает сотрудникам меньше ошибаться в первые дни работы и снижает текучесть на этапе испытательного срока.
Мотивация и развитие сотрудников. Люди работают лучше, когда видят перспективы роста, получают справедливое вознаграждение и признание. А компании, которые инвестируют в развитие персонала, получают более квалифицированных и вовлеченных работников.
Оценка. Помогает понять, кто работает эффективно, а кому нужна поддержка. По результатам оценки можно повысить работника, выдать премию или назначить дополнительное обучение.
Постановка задач и контроль их выполнения. Каждый сотрудник должен четко понимать, что от него требуют, в какие сроки и какого результата ожидают. Без контроля даже опытные работники могут распыляться, делать все и сразу и в результате не успевать ничего. Чтобы избежать хаоса, руководитель распределяет задачи, отслеживает прогресс и корректирует работу. Когда есть четкая картинка, сотрудники меньше ошибаются, а общая производительность команды растет.
Формирование корпоративной культуры. Атмосфера в компании напрямую влияет на результаты работы. Когда сотрудники разделяют ценности бизнеса, работают в комфортной обстановке и чувствуют себя частью команды, они показывают более высокие результаты.
Процесс управления условиями работы сотрудников различается в зависимости от масштаба бизнеса. В небольшой компании владелец обычно совмещает роли руководителя, HR-специалиста и наставника. В средних и крупных компаниях управление становится «комплексным». Подбором, адаптацией, обучением и мотивацией сотрудников занимаются отдельные специалисты. Руководители подразделений больше времени уделяют стратегии и планированию, а рутинные задачи передают автоматизированным системам.
Независимо от масштаба компании система управления персоналом помогает достигать общей цели: обеспечивать компанию компетентными сотрудниками, которые будут решать бизнес-задачи.
Какие принципы помогают эффективно управлять командой
Чтобы управление деятельностью сотрудников приносило результат, важно придерживаться базовых принципов.
Ставить четкие цели и задачи
Что это означает на практике. Сотрудники должны понимать, что от них требуется и к какому результату нужно прийти. Для этого цели формулируют по методике SMART — они должны быть измеримыми, достижимыми, актуальными, релевантными и с четким сроком.
Почему это важно. Когда цели размыты, сотрудникам сложнее расставлять приоритеты: часть времени может уходить на второстепенные задачи. Четкие ориентиры помогают команде двигаться в одном направлении и увереннее принимать решения.
Делегировать полномочия
Что это означает на практике. Руководитель передает сотрудникам часть задач и ответственности, чтобы они могли самостоятельно принимать решения в рамках своих компетенций.
Почему это важно. 73% руководителей признались, что на них завязано большинство бизнес-процессов компании. Из-за этого команде приходится ждать согласований по каждому шагу. А сам руководитель тонет в задачах, которые мог бы решить кто-то другой. В результате сотрудники не развиваются, а управленец рискует выгореть.
Давать обратную связь
Что это означает на практике. Руководитель регулярно общается с каждым сотрудником: обсуждает результаты работы, подсказывает, что можно улучшить, узнает, с какими трудностями сталкивается человек.
Почему это важно. Без регулярной связи сотрудник может месяцами делать что-то не так и узнать об этом только на ежегодной оценке. Или, наоборот, не слышать, что работает хорошо, и терять мотивацию. По данным исследования института Gallup, 80% сотрудников, которые получают регулярную обратную связь, полностью вовлечены в работу.
Выстраивать справедливую систему мотивации
Что это означает на практике. Вознаграждение сотрудника зависит от его результатов и вклада в общее дело. При этом система мотивации прозрачна: каждый понимает, за что получает бонусы или другое поощрение.
Почему это важно. Когда усилия никак не влияют на доход или признание, люди перестают стараться. Справедливая система мотивации создает здоровую конкуренцию и помогает сотрудникам оставаться вовлеченными.
Развивать сотрудников
Что это означает на практике. Компания вкладывает в обучение команды: оплачивает курсы, проводит внутренние тренинги и дает возможности для роста. Для каждого сотрудника составляют индивидуальный план развития и прописывают конкретные навыки, которые нужно прокачать.
Почему это важно. Рынок быстро меняется, и текущих знаний завтра может быть недостаточно. Компании, которые не развивают людей, либо теряют их, либо получают отстающую команду. А вот сотрудники, которые видят возможности для развития, более лояльны к компании и реже уходят к конкурентам.
Какие есть методы управления персоналом
Методы управления сотрудниками помогают руководителю организовывать работу команды, мотивировать людей и достигать целей бизнеса. В зависимости от компании, корпоративной культуры и задач подходы могут различаться: от строгих регламентов до гибких методологий.
Административные методы
Основаны на власти и дисциплине, и сотрудники обязаны выполнять установленные правила. Работу регламентируют приказы, распоряжения, должностные инструкции, системы контроля.
Административные методы эффективны в компаниях с жесткой иерархией, там, где важна безопасность или строгие стандарты. Например, сеть ресторанов использует чек-листы, чтобы контролировать качество обслуживания. Официант строго следует регламенту: приветствует гостя, предлагает меню, уточняет предпочтения. Управляющий проверяет, как сотрудники соблюдают стандарты, и фиксирует нарушения.
Экономические методы
Подразумевают разные виды материальной мотивации: базовый оклад, премии, соцпакет. Их используют в любой сфере, главное — связать результаты с вознаграждением, чтобы у сотрудников был стимул работать лучше. Например, IT-компания внедрила систему квартальных бонусов за выполнение OKR. Команда разработки получает дополнительные 20% к зарплате, если выпускает продукт раньше срока и достигает целевых показателей по количеству активных пользователей.
Социально-психологические методы
Направлены на создание комфортной среды и нематериальную мотивацию. Сюда относятся признание достижений, корпоративные мероприятия, командообразование, обучение и развитие.
Социально-психологические методы эффективны в сферах, где важны креативность и высокая вовлеченность сотрудников: в стартапах, маркетинге, IT. Особенно хорошо работают, когда закрыт базовый уровень дохода и люди хотят чего-то большего, чем просто деньги. Например, компания ввела «стену славы» с фотографиями лучших сотрудников месяца или раз в квартал проводит тимбилдинги и обучающие семинары. Это повышает лояльность персонала и снижает текучесть кадров. Как правило, на практике сочетают все три метода, потому что каждый по отдельности дает лишь часть результата.
Современные подходы к управлению
Помимо классических методов, компании используют современные методологии управления командами.
Agile. Гибкий подход, которые появился в IT-сфере, а затем перешел и в управление персоналом. Суть в том, что люди и их взаимодействие важнее, чем строгие регламенты и инструменты. На практике это означает:
- создавать условия, чтобы сотрудники чувствовали себя ценными;
- научить людей спокойно принимать изменения и адаптироваться к ним;
- проводить постоянное обучение, чтобы мотивировать сотрудников;
- давать развивающую обратную связь, поддерживать личностный рост работников.
Agile хорошо работает в сфере IT, маркетинге, продуктовых командах — там, где нужно быстро адаптироваться к изменениям.
OKR. Методика «Цели и ключевые результаты» (Objectives and Key Results) помогает синхронизировать работу всей организации. Компания и каждая команда ставят цели и прописывают ключевые результаты, по которым будут оценивать прогресс.
Например, отдел маркетинга ставит цель на квартал — повысить узнаваемость бренда. Ключевыми результатами будут:
- рост трафика на сайте с 50 до 80 тысяч посетителей;
- рост количества подписчиков в соцсетях с трех до пяти тысяч;
- выход трех публикаций в профильных СМИ.
В конце квартала план сверяют с фактическими результатами, разбирают, что пошло не так и что можно улучшить.
OKR подойдет компаниям, которые хотят быстро расти и работают в условиях постоянных изменений: стартапам, маркетинговым агентствам, IT.
Холакратия. При таком подходе в компании нет традиционных менеджеров и должностей. Команды самоорганизуются, распределяют роли и принимают решения коллективно. Метод подходит зрелым командам, которые умеют работать самостоятельно и готовы к экспериментам.
Современные методологии не заменяют базовые, а дополняют их и помогают компаниям быстрее адаптироваться к изменениям рынка.
Как автоматизировать управление сотрудниками в Битрикс24
Чтобы освободить руководителя от рутины и повысить эффективность команды, можно автоматизировать некоторые управленческие процессы, например с помощью Битрикс24. На платформе есть инструменты, чтобы адаптировать новичков, ставить сотрудникам задачи, контролировать их выполнение, общаться с командой.
работайте с файлами в одном месте.
Задачи и проекты
Платформа собирает всю рабочую информацию в едином пространстве: не нужно устраивать дополнительные встречи или вручную рассылать напоминания. Вот как это работает:
1. Руководитель создает задачу, например разработать рекламный баннер для клиента, и указывает ключевые параметры: цель, сроки, исполнителей, наблюдателей.
2. Участники процесса, например маркетолог, дизайнер и копирайтер, обсуждают детали прямо в чате задачи, прикрепляют материалы, вносят правки и согласовывают их асинхронно. Система автоматически напоминает о дедлайнах, а исполнитель получает уведомление и видит все изменения в карточке задачи.
3. Чтобы наглядно видеть все процессы, можно использовать канбан-доски. Руководитель в любой момент видит, на каком этапе находится задача, может оценить объем работы, отследить, сколько времени ушло на каждый этап и сколько задач у каждого сотрудника. Это помогает выявить узкие места и перераспределить нагрузку, если кто-то из работников не справляется.
Рутинные процессы по задачам можно автоматизировать. Например, роботы отправляют уведомления и добавляют участников. Триггеры отслеживают изменения и обновляют статусы задач.
Коммуникация и обратная связь
Чтобы не отвлекаться на посторонние сервисы, все общение с командой можно перенести в Битрикс24. Здесь есть чаты по задачам и групповые, коллабы и каналы, чтобы обсуждать рабочие вопросы, делиться файлами и принимать оперативные решения.
Для встреч один на один, где руководитель дает обратную связь, или командных планерок подходят видеозвонки. Встречи можно записывать и параллельно вести протокол разговора или совместно редактировать документы.
Аналитика и отчеты
Отчеты показывают, что сделано вовремя, какие задачи просрочены, сколько новых проектов появилось. Все ключевые показатели руководитель увидит на дашборде — это помогает объективно оценивать работу команды.
База знаний и адаптация
В Битрикс24 можно сделать базу знаний. Это справочник, в котором собрана вся информация о компании, регламенты, графики работы, шаблоны отчетов. Новый сотрудник сможет самостоятельно найти ответы на вопросы и не отвлекать коллег.
В Битрикс24 также удобно спланировать онбординг нового сотрудника — прописать этапы и задачи, подключить команду, отследить прогресс.
Частые вопросы
Выбирайте исполнителя с подходящими компетенциями и опытом. Четко формулируйте задачу: что нужно сделать, какого результата ожидаете и к какому сроку. Передавайте не только задачу, но и полномочия, например откройте доступ к базе данных, дайте право принимать решения в рамках проекта.
Контролируйте промежуточные этапы, а не каждый шаг работы. Договоритесь, когда сотрудник отчитывается о прогрессе. После завершения дайте обратную связь — отметьте, что получилось хорошо, и обсудите, что можно улучшить в следующий раз.
Используйте конкретные показатели, а не общие впечатления. Для разных ролей подходят разные метрики. Например, менеджера по продажам оценивают по количеству закрытых сделок и среднему чеку и циклу, а дизайнера — по числу выполненных в срок задач или качеству работы по мнению заказчика.
Сочетайте количественные метрики с качественной оценкой. Смотрите на KPI по задачам, анализируйте результаты проектов, обратную связь от коллег и клиентов.
Оценивайте не только результат, но и то, как сотрудник его достиг. Специалист может выполнить план, но при этом перессориться с командой. Это тоже результат, но не совсем тот, которого вы, возможно, ожидали.
Регулярность зависит от опыта сотрудника и сложности задач. Новичкам обратная связь нужна после каждой закрытой задачи. Так они учатся и быстрее выходят на нужный уровень. Опытным специалистам достаточно давать обратную связь раз в две-четыре недели.
Обязательно проводите регулярные встречи один на один. Раз в неделю обсуждайте текущие задачи и сложности. Раз в квартал проводите более глубокую беседу об успехах и зонах роста, а раз в год — аттестацию или перформанс-ревью, чтобы оценить результаты за период.
Обратная связь должна быть своевременной. Если сотрудник допустил ошибку, обсудите ее сразу, а не через месяц на плановой встрече. То же и с успехами — отмечайте достижения в моменте, это усиливает мотивацию.
Что в итоге
- Управление персоналом — это все, что помогает организовать работу сотрудников так, чтобы компания достигала поставленных целей.
- В управление персоналом входят процессы подбора и адаптации новых сотрудников, развитие и оценка, постановка задач, формирование корпоративной культуры.
- Чтобы эффективно управлять командой, важно придерживаться базовых принципов:
- Организовывать работу команды помогают методы управления. На практике используют традиционные — административные, экономические, социально-психологические — и современные подходы. Какие выбрать, зависит от специфики бизнеса.
- Некоторые управленческие процессы можно автоматизировать. Это освобождает руководителя от рутины и делает команду эффективнее. Например, в Битрикс24 можно ставить задачи и контролировать их выполнение, фиксировать рабочее время сотрудников. Чтобы общаться с командой, есть чаты и каналы. А база знаний поможет новичкам быстро адаптироваться в компании.
• ставить четкие цели и задачи;
• делегировать полномочия;
• регулярно давать развивающую обратную связь;
• выстраивать справедливую мотивацию;
• развивать сотрудников.