«ИТ-зоопарк компании»: сколько бизнес может терять на цифровых сервисах

Сколько сервисов нужно компаниям

По оценке iKS-Consulting, компании нужно минимум пять категорий сервисов:

• CRM-система;
• таск-трекер;
• конструктор сайтов;
• мессенджер с видеоконференциями;
• комплексные платформы для совместной работы.

Последний тип инструментов может частично закрывать функции предыдущих, а также включать облачное хранилище и онлайн-редактор документов. По мере роста штата список расширяется.

Крупные компании часто используют несколько сервисов в рамках одной категории. Например, оплачивают два таск-трекера для разных команд.

Чем больше отдельных сервисов, тем больше сложностей с контролем. Компании приходится следить за безопасностью: каждый отдельный инструмент — потенциальная точка входа для мошенников.

Кроме того, страдает коммуникация между командами. Если сотрудники пользуются разными инструментами, им сложнее передавать информацию — и это влияет на эффективность всей компании.

Если бизнес работает в одном онлайн-сервисе, который объединяет разные продукты, это сокращает и риски, и затраты компании. О расходах — в следующей главе.

Сколько стоят сервисы для совместной работы

iKS-Consulting проверили, во сколько обходится один и тот же набор цифровых инструментов, если собирать его из отдельных сервисов, а не брать готовую платформу. Для этого аналитики смоделировали восемь компаний разного размера, от 15 до 500 сотрудников, и под каждую собрали больше 50 возможных связок конкретных продуктов, которые вместе закрывают все нужные категории.

Аналитики узнавали цены методом «тайного покупателя». От имени условных компаний специалисты отправили больше 100 запросов 15 поставщикам. Вилку цен — от самой дешевой до самой дорогой связки — для каждого сценария сравнили с тарифом Битрикс24, где все функции закрывает одна лицензия.

В сценарии на 15 сотрудников разница минимальна: 58 716 рублей у Битрикс24 против 58 860 рублей у самой дешевой из других связок — около 144 рублей в год. На этом масштабе выбор инструмента почти не сказывается на бюджете.

Скачок между 30 и 50 сотрудниками объясняется не только ростом числа лицензий, но и тем, что в набор добавляются новые категории сервисов — рассылки и КЭДО.

На 200 сотрудниках самой дорогой была другая комбинация — на основе «Яндекс 360» с продвинутым тарифом и трекера Kaiten — она обошлась в 5,52 миллиона рублей. А для 250 сотрудников самой затратной оказалась связка на базе «Мегаплана», YouGile и Sendsay — 4,13 миллиона рублей.

Максимальная разница между стоимостью отдельных решений и комплексной платформы ощущается при штате до 500 человек. Она может доходить до 7,6 миллиона рублей в год.

Главный вывод: разница между Битрикс24 и другими связками растет неравномерно. На компаниях до 15-30 человек она составляет сотни рублей и почти не влияет на бюджет. А дальше, по мере роста штата, она увеличивается очень быстро. Причины этого разбираем в следующей главе.

Почему расходы быстро увеличиваются с ростом компании

Дело в том, что большинство сервисов берут плату за каждого пользователя. Если компания подключает к системе нового сотрудника, она платит больше за инструмент. При линейном росте штата счет за цифровые системы увеличивается с такими же пропорциями.

У Битрикс24 другая модель: тариф действует не на человека, а на всю компанию, с лимитом пользователей — 5, 50, 100, 250 или 500. Поэтому цена меняется не плавно, а скачками: в сценариях на 15, 30 и 50 человек компания платит одну и ту же сумму, потому что укладывается в один и тот же лимит.

Есть и расходы за рамками самих лицензий: интеграции между разрозненными сервисами и администрирование всего набора. В исследование они не вошли, но на практике это тоже статья бюджета, и чем больше сервисов в стеке, тем она заметнее.

Что еще влияет на стоимость. Помимо модели тарификации на итоговую сумму влияют условия оплаты:

• Годовая подписка вместо помесячной снижает итоговую стоимость набора на 25-30%. Среди сервисов с самыми высокими годовыми скидками — YouGile (40%), «Мегаплан» и Битрикс24 (по 30%).
• У части поставщиков — например, «МТС Линк», «Контур Толк», HRlink — нет помесячных тарифов, только годовые. Это стоит учитывать при планировании бюджета.
• Бесплатный тариф с ограниченным функционалом есть только у 7 из 15 рассмотренных сервисов. У «Яндекс 360», VK WorkSpace, HRlink и «Контур Толка» его нет.

Все это нужно учитывать: иначе цена всех сервисов в итоге может быть сильно выше.

Когда отдельный сервис выгоднее, чем все в одном

Не всегда компаниям подходят платформы, которые объединяют несколько продуктов сразу. Иногда рациональнее использовать узкоспециализированные инструменты — моносервисы. Аналитики iKS-Consulting выделяют пять таких ситуаций:

1. Компания уже купила лицензии, и сотрудники привыкли работать в конкретных сервисах. Смена всего стека обходится дороже, чем кажется на бумаге: нужно перенести данные, заново всех обучить и справиться с ошибками переходного периода. Иногда дешевле доработать то, что уже есть, чем переезжать на новую платформу.
2. Бизнесу нужно закрыть одну конкретную задачу — например, подключить для сотрудников сервис для вебинаров или добавить к ИТ-набору функции КЭДО.
3. Нужна более глубокая функциональность в одной области, чем дают экосистемы. В сценариях исследования от 100 сотрудников такие специализированные сервисы часто идут в дополнение к базовому набору.
4. Бизнес-процессов пока немного, и экосистема не нужна — обычно это компании на 15-30 человек с пятью базовыми категориями сервисов.
5. Инструмент нужно запустить быстро. В этом случае легче подключить один сервис, чем переводить всю компанию на единую площадку.

Как сократить расходы на подписки

Для начала нужно определить, на какие сервисы уходит бюджет бизнеса. Если инструментов много, сделать это может быть непросто: в этом случае счета приходят от множества поставщиков, в разное время и по своим правилам. В итоге точную сумму, которую компания тратит на подписки, может не знать никто, даже финансовый директор. Вот короткий чек-лист, который поможет взять все под контроль:

1. Выпишите все сервисы, которыми пользуются команды. Лучше всего оформить их в таблицу — и около каждого подписать отдел, категорию и стоимость в месяц.
2. Найдите пересечения по функциям. Например, проверьте, есть ли в наборе организации несколько мессенджеров, таск-трекеров или серверов видеоконференций. Разберитесь, почему так получилось и можно ли перевести все в один инструмент — это сократит расходы и упростит коммуникацию.
3. Сложите все суммы к году и отметьте, где можно перейти на годовую оплату вместо помесячной. Разница может достигать 25-30%, как показало исследование iKS-Consulting.
4. Определите, как изменится сумма при найме 10, 30 или 50 новых сотрудников — особенно если сервисы берут оплату за пользователя: тогда рост штата напрямую увеличивает счет.
5. Сравните получившуюся сумму с тарифом на компанию у комплексной платформы, который не зависит от числа пользователей внутри лимита.

Когда вы соберете все данные, можно принимать решение. Есть несколько вариантов, как сократить расходы:

• Договоритесь о переходе на годовую оплату. По данным iKS-Consulting, это снижает стоимость стека на 25-30%. У многих подрядчиков именно на годовой тариф самая большая скидка.
• Перейдите на онлайн-сервис, который объединяет сразу несколько нужных продуктов. Как показывают данные, это помогает снизить бюджеты на ИТ-инфраструктуру — особенно при масштабировании бизнеса.

Частые вопросы