Когда у задачи в Битрикс24 истекает срок, она переходит в статус «Просрочена». Если исполнитель оставит ее в таком состоянии, показатель его эффективности снизится. Но это нетрудно предотвратить: достаточно согласовать новый срок в чате задачи, продлить дедлайн, если есть права, и завершить дело.
В статье подробнее расскажем о том, как двигать сроки, чтобы эффективность не падала.
Что делать исполнителю, если просрочил задачу
Сначала нужно сообщить постановщику о том, что работа не выполнена в срок. Чем раньше постановщик узнает о ситуации, тем проще ему будет найти решение и предотвратить критичные последствия.
- Откройте карточку задачи. Оцените, что уже сделали и сколько времени нужно, чтобы выполнить оставшуюся часть работы. Это поможет выбрать новую дату.
- Напишите в чат задачи. Нажмите @ и выберите того, кому нужно сообщить о задержке, а затем введите текст. Объясните, почему не уложились в срок, предложите новый и согласуйте его с постановщиком.
- Обновите крайний срок в карточке задачи. Это нужно сделать, чтобы просроченная задача не влияла на ваш показатель эффективности. Если у вас нет права менять дату — попросите об этом постановщика.
- Завершите задачу. Когда выполните работу, переведите карточку в статус «Готово». Если выполнили только часть дела, зафиксируйте в чате промежуточный результат и договоритесь о следующем шаге.
Кто может менять крайний срок
Это зависит от настроек в карточке задачи.
- Постановщик по умолчанию всегда может менять дедлайн в поле «Крайний срок».
- Исполнитель может менять дату, если постановщик включил опцию «Разрешить исполнителю менять крайний срок», когда создавал карточку задачи. Без этой настройки поле крайнего срока для исполнителя недоступно.
Как продлить срок и перенести дедлайн: пошагово
Если постановщик разрешил исполнителю менять крайний срок, тот может:
- Открыть карточку задачи.
- Нажать на поле «Крайний срок» и выбрать новую дату.
- Заполнить комментарий, если исполнитель включил опцию «Запрашивать причину», когда создавал задачу.
- Сохранить изменения. После этого все участники задачи получат уведомление о том, что срок перенесли.
В мобильном приложении все работает так же. Нужно открыть задачу, нажать на поле с датой и выбрать новый срок.
Если постановщик не включил опцию «Разрешить исполнителю менять крайний срок», тот может написать в чат задачи и попросить обновить срок.
В Битрикс24 есть дополнительные настройки крайнего срока:
- «Пропускать выходные дни». Если дедлайн выпадает на выходной, система автоматически сдвинет его на ближайший рабочий день с учетом производственного календаря компании.
- «Ограничить перенос». Постановщик может разрешить исполнителю переносить задачу, но указать допустимое количество раз или период, в течение которого это можно делать. После выхода за лимит изменить срок сможет только он сам.
Последствия просроченных задач: счетчики, замечания и эффективность
В Битрикс24 есть инструмент «Эффективность», который показывает, насколько сотрудник выполняет задачи вовремя. Показатель рассчитывается на основе двух параметров:
- количество задач, которые сотрудник сделал за период;
- количество задач, которые он не успел выполнить в срок.
Каждая просроченная задача — это одно замечание. Если отложить одну и ту же задачу несколько раз, например продлить срок и снова не успеть, каждое нарушение учитывается отдельно.
Формула расчета:
Эффективность = 100% − (Замечания к задачам / Всего в работе за период) × 100%
По умолчанию эффективность равна 100% и снижается с каждым замечанием. Например, если сотрудник за месяц выполнил 10 задач, но в двух случаях нарушил срок, его эффективность составит 80%.
Чтобы замечание перестало учитываться, нужно подвинуть срок в карточке задачи или завершить работу. После этого счетчик обновляется автоматически.
Два технических нюанса:
- Замечание не появляется, если задачу создали с уже прошедшей датой крайнего срока.
- Задачи, которые сотрудник поставил сам себе, в расчете эффективности не участвуют.
Инструмент «Эффективность для KPI» доступен не на всех тарифах Битрикс24. Чтобы проверить, есть ли он у вас, откройте настройки портала или обратитесь в техподдержку.
Как закрыть просроченную задачу
Завершить задачу могут исполнитель, постановщик, руководитель постановщика или руководитель исполнителя, а также администратор портала. Для этого нужно выполнить все условия в задаче. Это может быть чек-лист — список шагов в карточке, которые нужно отмечать по мере выполнения. Или подзадачи — отдельные задачи внутри главной. После того как все пункты в чек-листе или подзадачи будут сделаны, в карточке появится кнопка «Завершить».
Если постановщик включил опцию «Проконтролировать задачу после завершения», она не закрывается. Задача переходит к нему на проверку, и он либо подтверждает результат, либо возвращает ее на доработку.
Включить эту опцию можно в карточке задачи: нажать «Настройки» рядом с полем «Крайний срок» и выбрать «Проконтролировать задачу после завершения».
Что делать руководителю с просроченными задачами сотрудника
Просроченные задачи специалистов руководитель видит в нескольких местах.
В режиме «Сроки»
Задачи автоматически распределяются по колонкам в зависимости от дедлайна. Все задачи с истекшим сроком попадают в колонку «Просрочены». Чтобы перейти в этот режим, откройте раздел «Задачи и Проекты» и выберите «Сроки» в верхнем меню.
В карточке сотрудника
В ней отображается общее количество просроченных задач. Чтобы открыть карточку, нужно нажать на аватарку сотрудника в правом верхнем углу и выбрать «Профиль».
В разделе «Руковожу»
Руководитель может посмотреть сводку по каждому подчиненному: сколько задач у него в работе, сколько он просрочил, какой у него показатель эффективности сейчас.
Если руководитель видит, что у сотрудника несколько просроченных задач, ему стоит разобраться в причинах. Они могут быть разными: дело перестало быть актуальным, исполнитель перегружен или ждет чьего-то согласования.
Если руководитель не хочет, чтобы сотрудник переносил дедлайны, он может отключить опцию «Разрешить исполнителю менять крайний срок». А если нужен более гибкий контроль, он может включить опцию «Ограничить перенос» и задать допустимое количество переносов или дней, на которые можно сдвинуть задачу.
Как перестать упускать сроки
Настроить систему так, чтобы с ней было проще соблюдать дедлайны, можно с помощью нескольких инструментов Битрикс24. Разберем, как это сделать.
- Включить режим «Сроки». Он автоматически сортирует задачи по колонкам в зависимости от дедлайна. Так проще увидеть, что нужно сделать сегодня, что — на этой неделе, а где срок уже истек.
- Настроить напоминания. Битрикс24 уведомляет о приближении дедлайна, а когда его нарушают — подсвечивает задачу красным. Можно выбрать, кому придет напоминание: исполнителю, постановщику или соисполнителям. Еще есть возможность настроить, когда оно придет: в конкретную дату и время, или за несколько часов или день перед крайним сроком.
- Включить автопропуск выходных. Если дедлайн выпадает на выходной или праздник, опция «Пропускать выходные дни» автоматически переносит крайний срок на ближайший рабочий день. При этом задача не становится просроченной из-за того, что крайний срок был в нерабочий день.
- Смотреть задачи на канбан-доске. Она упорядочивает все задачи. Исполнитель видит, что и на каком этапе, все ли он успевает закончить в срок. А руководитель анализирует нагрузку всех членов команды.
- Использовать мобильное приложение. Через смартфон можно переносить сроки, смотреть статус задачи и писать комментарии. Это удобно, если сотрудник часто в дороге или на встречах не в офисе.
Частые вопросы
Такая задача влияет на счетчик просроченных дел и общий показатель эффективности, который рассчитывается автоматически. Руководитель видит эти данные в разделе «Руковожу».
Если задачу закрыть или перенести крайний срок на будущую дату, замечание перестает учитываться. Показатель эффективности пересчитывается автоматически. Технические исключения: замечание не возникает, если задачу создали с уже прошедшей датой, а также для задач, которые сотрудник поставил себе сам.
Счетчик просроченных задач нельзя убрать или обнулить. Нужно либо завершить работу над задачей, либо перенести крайний срок на будущую дату. Это может сделать постановщик, руководитель, администратор портала — или исполнитель, если это отметили в настройках. После этого система пересчитывает показатель и перестает учитывать задачу как просроченную.
Да, но только если постановщик включил в задаче опцию «Разрешить исполнителю менять крайний срок». Если постановщик не сделал этого, исполнитель может написать ему об этом.
Нужно выполнить работу, закрыть пункты чек-листа или подзадачи, а затем нажать «Завершить» в карточке задачи. Если постановщик включил опцию «Проконтролировать задачу после завершения», задача перейдет к нему на проверку.
Да. Каждая просроченная задача добавляет замечание, которое снижает показатель эффективности. Он рассчитывается по формуле: 100% − (Замечания / Всего задач в работе за период) × 100%. Руководитель видит этот показатель в разделе «Руковожу».
Стоит заново оценить, актуальна ли задача. Если это так — нужно согласовать реалистичный срок и уточнить у сотрудника, что мешает завершить работу.
Если постановщик не хочет, чтобы исполнитель переносил срок, он может отключить опцию «Разрешить исполнителю менять крайний срок». Или настроить ограничение на число переносов и добавлять руководителя в наблюдатели.
Да. В Битрикс24 все изменения в задаче автоматически фиксируются в ее карточке. Руководитель может в любой момент открыть задачу, посмотреть историю изменений и увидеть, кто, когда и на какую дату перенес крайний срок.
Еще можно использовать раздел «Руковожу» — там отображается количество просроченных задач по каждому подчиненному.
Что в итоге
- Просроченные задачи снижают показатель эффективности в Битрикс24. Чтобы поменять дедлайн, исполнителю нужно написать в чат задачи, согласовать новый срок и обновить дедлайн в карточке. Если он не может сам сдвинуть срок, нужно попросить об этом постановщика.
- Руководитель может видеть просроченные задачи в режиме «Сроки» и в разделе «Руковожу». Если сотрудник неоднократно переносит сроки — это повод разобраться в причинах.
- Контролировать переносы можно через настройки: отключить для исполнителя возможность менять дедлайн или ограничить число переносов.
- Чтобы просроченных задач было меньше, можно использовать встроенные инструменты Битрикс24: режим «Сроки», напоминания, автопропуск выходных, канбан-доски и мобильное приложение. Они помогают расставлять приоритеты, не пропускать дедлайны и оперативно реагировать на изменения в карточках задач.