Результаты проектов зависят от того, как общаются коллеги. Насколько быстро и точно передают информацию, как часто сверяют планы и сохраняют ли нужные данные — все это влияет на успех.
Чтобы правильно организовать коммуникацию в проектных командах, руководители составляют планы коммуникаций. Разбираем, что это такое и какие элементы включают модели. А еще рассказываем, какие инструменты помогают специалистам трудиться сообща.
Что такое план коммуникаций проекта
План коммуникаций проекта — это документ, в котором фиксируют правила общения команды. В нем описывают, как коллеги обмениваются информацией: где переписываются, в каком виде хранят знания, как описывают задачи, как часто собираются на встречи.
Обычно документ составляют на старте работы — после того как определяют цели, сроки и состав команды. Зачем нужен план коммуникаций в проекте:
- Экономить время команды. Коллеги понимают: файлы находятся в одной папке, встречи проходят по расписанию, срочные вопросы нужно решать в специальном чате. В результате специалисты тратят меньше ресурсов на то, чтобы найти информацию и договориться между собой, и могут сосредоточиться на работе.
- Выстроить понятные процессы. Руководитель фиксирует в плане, как команда должна работать и общаться между собой, чего он ожидает от специалистов. В итоге коллеги понимают правила и свою роль, могут действовать уверенно и спокойно работать.
- Повысить прозрачность работы. Когда есть четкие регламенты, обмениваться статусами задач и сообщать о проблемах проще. Коллеги знают, что нужно делать в разных ситуациях, быстро сообщают о трудностях и вместе находят решения.
Что входит в план коммуникаций
Чтобы план работал, в него нужно включить несколько обязательных элементов. Разберем их по порядку.
Участники проекта
В плане перечисляют всех, кто связан с проектом: команду исполнителей, заказчика, руководство, внешних подрядчиков, консультантов. Для каждого участника добавляют контакты и зону ответственности. Также прописывают, по каким принципам коллеги взаимодействуют с командой.
Каналы коммуникации
В плане указывают, в каких инструментах команда передает информацию. Обычно коллеги используют несколько сервисов:
- Обсуждают идеи и решают вопросы в корпоративных мессенджерах.
- Общаются с подрядчиками и заказчиками по электронной почте.
- Проводят встречи на платформах для видеоконференций.
- Работают вместе в онлайн-документах.
- Описывают задачи в таск-трекерах.
Правила командного общения
В плане прописывают, как нужно обсуждать идеи, решать вопросы и давать обратную связь. Указывают, какие каналы для этого подходят. Например, что предложения можно оставлять в чате «Фидбек», согласования проводить по почте, отчитываться о результатах на встречах.
Также фиксируют график регулярных коммуникаций. Описывают, как часто проходят планерки и встречи, сколько времени они занимают и что нужно на них рассказать. Кроме того, в плане определяют, как действовать в экстренных случаях, если возникли непредвиденные трудности. Фиксируют, кому нужно обязательно сообщить о проблеме и как это сделать.
Какие инструменты используют в коммуникации
Команды используют разные инструменты, чтобы общаться и трудиться вместе. Разберем основные типы на примере Битрикс24 — онлайн-сервиса, который объединяет все нужные возможности для совместной работы.
Корпоративный мессенджер
В мессенджере создают чаты для всей команды, отдельных подразделений или конкретных задач. Участники обмениваются информацией, проводят опросы, делятся файлами, отправляют голосовые и видеосообщения.
Лучше, когда коллеги переписываются в специальном рабочем сервисе. Это вопрос безопасности. В корпоративный мессенджер можно попасть только по приглашению — посторонние не могут получить доступ к данным. При этом информацию шифруют и дополнительно защищают с помощью двухфакторной аутентификации. Подхода, при котором для входа в систему нужно подтвердить личность дважды: ввести пароль и код из мобильного приложения
Кроме того, рабочие мессенджеры часто бесшовно соединяются с другими инструментами. Например, в Битрикс24 прямо из чатов можно запускать видеозвонки, ставить задачи или планировать встречи в календаре. Все действия происходят в одном месте — не нужно переключаться между разными приложениями.
Сервисы для онлайн-звонков
На видеоконференциях команда обсуждает сложные вопросы и планирует работу. На встрече можно быстро договориться с коллегами, где бы они ни находились.
Сервисы для звонков поддерживают демонстрацию экрана, записывают встречи, позволяют работать с файлами прямо во время разговора. На платформе Битрикс24 Синк AI участники могут «поднимать руку», чтобы высказаться, обмениваться сообщениями в чате. Инструмент работает без ограничений по времени.
Кроме того, после встречи участники получат резюме от искусственного интеллекта. BitrixGPT пришлет расшифровку встречи, зафиксирует договоренности и даст рекомендации каждому специалисту.
Таск-трекеры
Таск-трекеры — это системы управления задачами. Обычно они выглядят как сервисы с набором карточек: в них описывают дела, назначают ответственных, устанавливают сроки. Поручения сортируют в виде списка, располагают на канбан-досках или диаграммах Ганта.
В таск-трекере Битрикс24 управлять проектом можно так, как удобно. Например, использовать методологию Scrum. Вести бэклог, формировать спринты и рассчитывать нагрузку при помощи сторипоинтов.
Еще одна возможность таск-трекера Битрикс24 — Коллабы. Это пространство для совместной работы, куда можно пригласить внешних исполнителей: подрядчиков и фрилансеров. Они получат доступ только к задачам и файлам своего проекта, но не увидят внутреннюю информацию компании.
Электронная почта
Почта остается важным каналом коммуникации даже в эпоху мессенджеров. Ее используют, чтобы переписываться с внешними подрядчиками и заказчиками, отправлять документы, акты и отчеты.
В Битрикс24 почта работает в связке с другими инструментами платформы. Прямо из писем сотрудники ставят задачи и встречи — система автоматически переносит темы, тексты и файлы. Важные сообщения специалисты могут пересылать в мессенджер коллегам. Переписка доступна с компьютера и в мобильном приложении.
Онлайн-редактор документов
Команды часто вместе работают над документами: готовят планы, отчеты, презентации. Если каждый редактирует свою версию файла, потом сложно свести все правки воедино.
В Битрикс24 Документах специалисты могут синхронно дополнять файлы: текстовые документы, презентации, таблицы. Система поддерживает все популярные форматы и автоматически сохраняет правки — результаты работы не потеряются.
Все файлы сохраняются в облачном хранилище компании. Команда в любой момент может найти нужный документ, проверить права доступа и открыть его с любого устройства.
Онлайн-доски
Виртуальные доски помогают визуализировать идеи, проводить мозговые штурмы, планировать работу. На них добавляют стикеры с заметками, рисуют схемы, прикрепляют изображения.
Команды могут работать на досках в Битрикс24. Достаточно создать пустое пространство или выбрать шаблон. Есть более 20 готовых сценариев: SWOT, OKR, JTBD, Blueprint, Lean Canvas.
Чтобы заполнять доску вместе с коллегами, достаточно отправить им ссылку. Система сохраняет историю версий — команда видит, кто и когда вносил правки, может вернуть предыдущую версию файла.
Как составить план коммуникаций проекта
Разберем по шагам, как создать план управления коммуникациями проекта и сразу применить его на практике.
Шаг 1. Определите участников проекта
Подумайте, кто заинтересован в проекте и может на него влиять. Запишите заказчика и его представителей, руководство вашей компании, внешних подрядчиков, консультантов, штатных исполнителей. Для каждого участника определите роль в проекте и зафиксируйте, как можно связаться с коллегой.
Шаг 2. Подумайте, какие задачи коммуникации будет решать команда
Определите, как часто и зачем коллеги будут общаться друг с другом. От этого будет зависеть выбор инструментов для коммуникации. Какие могут быть задачи у специалистов:
- Сверять планы. Узнавать, кто что делает, где возникли проблемы, какие задачи блокируют работу.
- Информировать руководителя. Рассказывать о результатах работы и вовремя просить о помощи.
- Хранить и отслеживать задачи. Фиксировать все задачи и определять, кто за них отвечает.
- Работать в файлах. Делиться документами и вместе их редактировать.
- Решать срочные вопросы. Рассказывать о проблемах и быстро получать помощь.
- Документировать процессы. Хранить инструкции, регламенты, требования к проекту.
Когда вы понимаете, какие задачи коммуникации стоят перед командой, проще выбрать подходящие инструменты для каждой из них.
Шаг 3. Выберите нужные каналы коммуникации
Для каждой задачи подберите свой канал связи. Важно, чтобы инструменты не дублировали друг друга и не создавали хаос. Например, если обсуждать задачи одновременно в чате, по почте и на встречах, информация потеряется, а команда запутается.
Вот какие каналы можно использовать для разных целей:
- Для планерок — сервис для видеозвонков. Еженедельные созвоны помогают команде держать руку на пульсе проекта.
- Для оперативных вопросов — корпоративный мессенджер. Коллеги быстро получают ответы и не отвлекаются на долгие переписки. Важно договориться, в каких случаях писать в общий чат, а когда — лично.
- Для контроля за задачами — таск-трекер. В нем все видят, кто за что отвечает, какие сроки горят и где возникли сложности. Это помогает не терять фокус и не забывать о важных делах.
- Для работы с документами — облачные редакторы файлов. В них команда сможет работать над таблицами или презентациями синхронно.
Выбирая каналы, ориентируйтесь на привычки команды и возможности компании. Если коллеги уже работают в каком-то инструменте, не стоит переходить на новый без веских причин.
Шаг 4. Пропишите правила общения
Инструменты не работают сами по себе — нужны четкие договоренности, как ими пользоваться. Иначе одни коллеги будут писать в чат, другие — звонить, третьи — ждать, пока их позовут на встречу. Пропишите правила для каждого канала. Вот что стоит зафиксировать:
- Как быстро отвечать на сообщения. Например, в мессенджере — до часа, в комментариях к задачам — до двух часов.
- Когда использовать каждый канал. Объясните, в каких случаях писать в общий чат, когда создавать задачу, а когда назначать встречу.
- Как оформлять сообщения. Попросите коллег писать понятно: начинать с сути, избегать длинных текстов без структуры, использовать списки и выделения.
- Как фиксировать решения. Договоритесь, где хранить итоги встреч, договоренности, важные выводы. Например, результаты планерок записывать в общий документ, а решения по задачам — в комментарии к ним.
Правила лучше оформить в виде короткой инструкции и показать всем участникам проекта в самом начале работы.
Шаг 5. Составьте расписание встреч
Регулярные точки синхронизации помогают команде держать фокус и вовремя замечать проблемы. Определите, какие встречи нужны проекту, и зафиксируйте их в графике.
Пропишите в плане коммуникаций, когда проходят регулярные встречи, кто в них участвует и какие вопросы обсуждает команда. Это поможет коллегам заранее планировать время и готовиться.
Шаг 6. Зафиксируйте план
Соберите всю информацию в одном месте, чтобы каждый участник проекта мог быстро найти нужные контакты, понять правила общения и узнать расписание встреч.
Покажите план всей команде. Убедитесь, что коллеги понимают, как общаться, и готовы следовать договоренностям. Если возникают вопросы — уточните детали и внесите правки.
Частые вопросы
Да, можно, особенно если проекты похожи по структуре, составу команды и задачам. Универсальный план экономит время: не нужно каждый раз с нуля прописывать правила и объяснять, как пользоваться инструментами.
Однако если меняется состав команды, подключаются внешние подрядчики или проект сильно отличается по срокам и приоритетам, то план стоит адаптировать под конкретную ситуацию.
Лучше всего создать шаблон на основе успешного проекта. Зафиксируйте в нем общую структуру: какие разделы должны быть, какие форматы встреч использовать, какие инструменты подключать. Потом корректируйте шаблон по мере необходимости. Меняйте график встреч, добавляйте нужные каналы связи или прописывайте дополнительные правила.
Сначала выясните причину. Возможно, план не подходит команде и его нужно скорректировать. Уточните, что мешает коллегам, и измените подход.
Решить проблему может автоматизация. Настройте напоминания в календаре за час до встречи. Включите автоматические уведомления из таск-трекера о дедлайнах. Чем меньше коллеги прикладывают усилий, чтобы следовать плану, тем выше вероятность, что они его соблюдают.
Что в итоге
- План коммуникаций помогает команде работать сообща. В нем фиксируют правила общения: где переписываются коллеги, как часто проводят встречи, где хранят файлы и задачи.
- В план включают несколько обязательных элементов. Список участников с контактами и ролями, каналы коммуникации для разных задач. Всю информацию собирают в один документ, который показывают команде в начале проекта.
- Для совместной работы команды используют разные инструменты. Корпоративные мессенджеры, сервисы видеозвонков, таск-трекеры, облачные редакторы документов. Главное — не дублировать каналы и договориться, когда использовать каждый из них.
- Чтобы составить план, нужно определить участников проекта и понять задачи коммуникации. Выбрать каналы связи, прописать правила общения, составить расписание встреч и зафиксировать все в в одном месте.
- Пример плана коммуникаций проекта можно использовать в разных ситуациях. Создайте шаблон на основе успешного опыта и адаптируйте его, когда нужно.