Как сделать канбан-доску в Excel и Google Таблицах: пошаговая сборка с формулами

Когда канбан-доску стоит собирать в таблице

Канбан — это схема из колонок, которые отражают этапы работы, и карточек задач.

Команда заводит карточки в левой колонке. Сотрудники работают над задачами и постепенно двигают их по колонкам от начала к завершению. Руководитель следит за прогрессом проекта и видит, чем занят каждый специалист.

Обычно канбан ведут в онлайн-сервисах. Они позволяют автоматизировать процесс, учитывать и структурировать сотни задач и помещать много информации в каждую карточку. Но начать можно и с таблиц — вот несколько случаев, когда их может быть достаточно:

• Команда пробует метод канбана и хочет понять, подойдет ли он ей.
• В отделе работает до пяти человек.
• Этап цифровизации в отделе только начался, и команда начинает с инструментов, которые уже знакомы.
• Новые задачи появляются редко.

Большим командам со множеством задач лучше сразу использовать онлайн-сервис с канбан-доской. В нем специалисты работают над проектами в общем пространстве, ставят задачи и записывают в карточки все подробности. Битрикс24 позволяет сотрудникам автоматизировать рутинные действия за счет встроенных инструментов, а руководителям — быстро замечать и исправлять узкие места.

Из чего состоит канбан-доска в таблице

На канбан-доске в Excel и Google Таблицах доску можно настроить так, чтобы она подсвечивала просроченные задачи и показывала, когда в колонке превышен лимит. Задачи попадают в канбан с помощью формул и операторов вроде ФИЛЬТР и СЧЁТЕСЛИ, а некоторые задачи можно решить с помощью форматирования.

Чтобы настроить таблицу, понадобится три листа — один для доски и два вспомогательных, из которых она будет брать нужную информацию.

• Лист «Доска» — это сама канбан-доска, которая состоит из столбцов с этапами и карточек задач. Каждая карточка занимает отдельную ячейку в столбце с соответствующим этапом. С помощью формул и связей задачи в таблице могут перемещаться между колонками.
• Лист «Задачи» — это страница, на которой команда заводит новые задачи и выставляет их статусы и сроки. Благодаря настройкам задачи автоматически появляются в нужной колонке на канбан-доске.
• Лист «Списки» — это источник, откуда «Доска» и «Задачи» берут информацию. Обычно в него вносят исполнителей и статусы задач.

При работе с таблицами команда чаще пользуется листом с задачами, а руководитель — листом с доской. Сотрудники вносят актуальную информацию в список задач, а канбан отражает изменения.

Чем канбан-доска в Excel отличается от доски в Google Таблицах

Разница между двумя видами таблиц в том, насколько полноценно они воспроизводят функциональность канбана. В Google Таблицах можно реализовать не все функции, зато их легче настроить и они подходят для совместной работы. В Excel есть больше возможностей для канбана, но в нем неудобно работать совместно.

Подробнее о преимуществах и недостатках двух вариантов рассказали в таблице.

Как сделать канбан-доску в Excel

Канбан можно собрать в Excel или Google Таблицах по похожим принципам. Разница будет в том, как настроить таблицы в разных программах. Сначала разберем, как создать канбан-доску в Экселе.

Шаг 1. Создать основу

Для начала нужно создать три листа: «Доска», «Задачи» и «Списки». Для этого надо нажать на значок «+» внизу страницы, дважды кликнуть по названию листов и переименовать их.

Шаг 2. Настроить лист с задачами

Когда пользователь будет заполнять лист «Задачи», на канбане будут появляться новые карточки. Для этого на листе «Задачи» нужно создать четыре столбца: «Задача», «Статус», «Исполнитель» и «Срок». Из них можно сделать умную таблицу.

Для этого надо вписать названия столбцов в первую строку, кликнуть по любому из них и нажать Ctrl + T. В появившемся окне поставить галочку в поле «Таблица с заголовками» и нажать «OK». Расположение данных в таблице менять не нужно.

Затем надо перейти на вкладку «Конструктор таблиц» и в поле «Имя таблицы» заменить «Таблица 1» на «Задача». Это нужно, чтобы в будущем канбан верно считывал источник информации.

Шаг 3. Настроить списки

Лист «Списки» нужен, чтобы автоматизировать работу с доской. Он хранит данные, из которых позже будут сформированы выпадающие списки для листа с задачами.

На листе «Списки» в первой строке нужно вписать названия двух столбцов — «Статусы» и «Исполнители». Затем заполнить каждый из них по принципу «одна строка — один элемент». В статусах можно указать классические этапы канбана — «Нужно сделать», «В работе» и «Готово» — либо те, которые использует компания. В столбец с исполнителями надо добавить имена сотрудников.

Шаг 4. Создать выпадающие списки в задачах

Переходим на лист «Задачи». Здесь нужно выделить столбец «Статус», перейти на вкладку «Данные» и выбрать опцию «Проверка данных».

В появившемся окне нужно выбрать в поле «Тип данных» — «Список», а в поле «Источник» указать диапазон ячеек со статусами. Чтобы верно внести ячейки, надо переключиться на лист «Списки», не закрывая окно с источниками, выделить диапазон и нажать «ОК».

Для столбца «Исполнитель» надо повторить то же самое, но в поле с источником указать диапазон из столбца «Исполнители».

Теперь сотрудники смогут выбирать статус и исполнителя на странице с задачами из выпадающего списка.

Теперь нужно заполнить столбцы тестовыми задачами, статусами, исполнителями и сроками. Так сразу будет видно, верно ли канбан отражает задачи на следующих этапах настройки.

В столбце «Срок» можно выставить формат ячеек «Дата», чтобы их было удобнее заполнять. Для этого выделите нужные ячейки, кликните правой кнопкой мыши, выберите «Формат ячеек».

Затем на вкладке «Число» выберите формат «Дата» и укажите, как она будет отражаться.

Шаг 5. Добавить фильтр по исполнителю

Благодаря ему сотрудники смогут быстро выделять свои задачи среди общего списка. Эта функция работает только в компьютерной версии Excel — настроить ее в браузере не получится.

Чтобы добавить фильтр, нужно нажать на любую ячейку на листе «Задачи» и выбрать «Конструктор таблиц» → «Вставить срез» → «Исполнитель». Появится панель с кнопками-фильтрами.

Здесь нужно назначить исполнителей для задач, если это еще не сделано. Все они появятся на панели. Если нажать на одно из имен, таблица покажет задачи конкретного исполнителя.

Шаг 6. Перенести задачи на канбан

Таблицу нужно настроить так, чтобы задачи автоматически дублировались на лист с доской и перемещались между столбцами при смене статуса. Для этого на листе «Доска» надо выписать статусы задач во вторую строку через один столбец — в B2, D2, F2, H2 и так далее. Пустые столбцы визуально разделяют колонки, а первая строка останется под лимиты задач. Столбец А также должен быть пустым — первому столбцу канбана нужно находиться там же, где расположены статусы на листе задач.

В ячейку B4 надо вставить формулу (работает в версиях 2026 и 2019 года):

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Задачи[Задача];АГРЕГАТ(15;6;(СТРОКА(Задачи[Задача])-МИН(СТРОКА(Задачи[Задача]))+1)/(Задачи[Статус]=B$2);СТРОКА(A1)));"")

Ее нужно скопировать в D4, F4 и H4 и протянуть вниз на 30-40 строк во всех четырех столбцах. Эта формула подтягивает задачи с соседнего листа и распределяет их по колонкам в соответствии со статусом.

Важно скопировать данные именно из ячейки, а не из строки формул. Тогда Excel поправит значение с учетом столбца. Если все настроено правильно, в канбане появятся первые «карточки» и автоматически распределятся по колонкам.

Теперь нужно убедиться, что статусы и задачи совпадают. Для этого можно заполнить еще несколько ячеек на листе «Задачи» и убедиться, что они появляются на листе «Доска» в нужных колонках.

Шаг 7. Настроить уведомления о сроках

Таблицы не смогут отправить полноценное уведомление на рабочий стол, но могут подсветить строку, если задача будет просрочена. Чтобы настроить эту функцию, нужно выделить все строки с задачами на листе «Доска». Для этого надо перейти на вкладку «Главная», нажать «Условное форматирование» и выбрать «Создать правило».

В появившемся окне нужно выбрать «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». В пустое поле вставить это правило:

=И(B4<>"";СЧЁТЕСЛИМН(Задачи!A;B4;Задачи!D;"<"&СЕГОДНЯ();Задачи!D;"<>";Задачи!B;"<>Готово")>0)

Затем нажать «Формат». На вкладке «Заливка» выбрать красный или другой цвет, которым таблица будет подсвечивать просроченные задачи.

Теперь можно поставить даты для тестовых задач и проверить, что все работает. Таблица должна подсветить красным просроченные дела на листе с задачами и на самом канбане.

Так просроченные задачи отразятся на листе с задачами

А так — на канбан-доске

Шаг 8. Добавить WIP-лимиты

Лимиты помогают руководителю увидеть, когда на одном из этапов скопилось слишком много задач. Это значит, что команда перегружена или столкнулась с проблемами. Таблица посчитает количество задач в каждом столбце и подсветит красным те, в которых заполнено слишком много ячеек.

Чтобы настроить эту функцию, нужно добавить в первую строку каждого столбца формулу:

=СЧЁТЕСЛИ(Задачи!B:B;"Нужно сделать")&"/4"

Чтобы формула правильно показывала количество задач, ее нужно отредактировать для каждого столбца. Для этого надо заменить:

• Статус «Нужно сделать» на подходящий этап. Он должен соответствовать названию колонки. В нашем примере это «Нужно сделать», «В работе» и «Готово».
• Последнюю цифру на значение лимита для конкретного этапа. Это максимальное количество задач, которое должно находиться в колонке.

Затем выделить ячейку с формулой, перейти на вкладку «Главная», выбрать «Условное форматирование» и нажать «Создать правило».

Выбрать «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» и вставить в нее правило:

=СЧЁТЕСЛИ(Задачи!B:B;"Нужно сделать")>4

Нажать «Формат» и выбрать красный цвет заливки или любой другой, которым таблица будет подсвечивать лимит.

Теперь таблица окрасит ячейку в красный, если в ней накопится слишком много задач. Так будет выглядеть готовая канбан-таблица:

Руководитель может ввести WIP-лимиты, чтобы сфокусировать сотрудников на текущих задачах, сократить число незавершенных проектов и ускорить движение карточек по канбан-доске.

Самый простой способ определить лимит для стадии «В работе» — метод Team Capacity. Это емкость команды — показатель реального рабочего времени или усилий, которые специалисты способны потратить на выполнение задач в рамках спринта или итерации. Для этого количество сотрудников, которые работают на этом этапе, умножают на коэффициент вовлеченности. Он составляет от 0,5 до 1 с учетом встреч и других дел.

Для стадии «На согласовании» WIP-лимит определяют исходя из числа участников, которые принимают решения, умноженного на 1,5-2.

Сам по себе лимит не решает проблему — важно понять, на каком этапе возникает узкое место и почему задачи перестают двигаться. Если команда регулярно превышает WIP-лимит, стоит проверить процесс: например, отследить, не берут ли сотрудники новые задачи до того, как завершили предыдущие.

Максим Сиваконь

предприниматель, эксперт по разработке индивидуальных решений в CRM для крупного бизнеса

Как собрать канбан-доску в Google Таблицах

Google Таблицы подходят для совместной работы лучше, чем Excel. Руководителю достаточно создать таблицу на корпоративном диске и дать сотрудникам доступ. Она будет автоматически сохранять изменения и историю версий, а сотрудники могут оставлять комментарии к ячейкам. Вот как можно создать канбан-доску в Гугл Таблице.

Шаг 1. Создать таблицу

Как и в Excel, канбан в Google Таблицах состоит из трех листов: «Доска», «Задачи» и «Списки». Нужно нажать «+» внизу экрана, создать и переименовать их.

Шаг 2. Настроить задачи

На листе «Задачи» в отдельные ячейки первой строки нужно внести задачи и их характеристики: A1 — «Задача», B1 — «Статус», C1 — «Исполнитель», D1 — «Срок». В Google нет умных таблиц, поэтому можно просто выделить жирным и закрепить верхнюю строку, чтобы она всегда оставалась наверху страницы. Для этого надо кликнуть на ячейку 1, перейти на вкладку «Вид», выбрать «Закрепить» и нажать «1 строку».

Шаг 3. Создать списки

На листе «Списки» нужно создать и заполнить два столбца: «Статусы» и «Исполнители». Верхнюю строку можно закрепить для удобства.

Шаг 4. Настроить статусы и исполнителей

На листе «Задачи» нужно выделить столбец «Статус», выбрать «Вставка» и нажать «Раскрывающийся список». Справа откроется панель правил.

В поле «Критерии» надо выбрать «Раскрывающийся список (из диапазона)» и под ним указать диапазон «Списки!A2:A4» или выделить прямо на странице со списками все статусы, не считая заголовка. А затем выбрать цвет для каждого статуса и нажать «Готово».

Теперь статусы задач будут окрашены в разные цвета и их можно выбирать из списка.

Для столбца «Исполнитель» нужно будет повторить то же самое с диапазоном «Списки!B2:B6» или другим подходящим. Затем заполнить столбцы.

Для колонки «Срок» выберите формат «Дата». Для этого выделите ячейки, зайдите в «Формат» — «Числа» — «Дата».

Шаг 5. Настроить доску и приоритеты

В ячейки B2, D2 и F2 впишите статусы задач. Можно раскрасить ячейки со статусами теми же цветами, которыми они обозначаются на листе с задачами.

Затем в B4 надо вставить формулу:

=IFERROR(QUERY('Задачи'!A2:D;"select A where B='Нужно сделать' and A is not null order by D";0);"")

Она будет переносить задачи в канбан и сразу сортировать их по срочности: чем ближе дедлайн, тем выше задача располагается в столбце.

Формулу нужно продублировать в D4 и F4, а вместо «Нужно сделать» вписать соответствующие статусы — например, «В работе» и «Готово».

Важно. Не стоит заполнять строки под формулой или протягивать формулу вниз. Функция QUERY работает с массивом данных. Если ей не хватит места, чтобы разместить массив, в ячейке появится ошибка.

Теперь таблица переносит задачи с одного листа на другой и при этом ставит выше те, что нужно сделать раньше. Это можно проверить, если выставить одинаковый статус, но разные сроки для всех задач.

Так выглядит лист с задачами. Они расположены сверху вниз, но даты в столбце с дедлайнами следуют не по порядку

При этом на самом канбане задачи располагаются в том порядке, в котором их желательно выполнять

Шаг 6. Подключить счетчики и лимиты

В ячейку B3 нужно вставить эту формулу, а затем скопировать ее в соответствующие ячейки столбцов D и F:

=COUNTIF('Задачи'!B2:B;B2)

Затем можно сделать так, чтобы таблица подсвечивала ячейку, если в ней слишком много задач. Для этого надо выделить ячейку со счетчиком, выбрать «Формат» → «Условное форматирование» → «Больше». В свободном поле указать лимит задач, а в поле ниже выбрать цвет. И повторить эти действия для остальных счетчиков.

Теперь таблица окрасит цветом счетчик, если задач будет больше, чем команда может выполнить. Например, если в настройках задали лимит пять, ячейка подсветится, как только задач станет шесть.

Шаг 7. Настроить доступы

Нужно настроить доступ к таблице с помощью «Файл» → «Поделиться» → «Открыть доступ».

Во всплывшем окне можно указать Google-почты коллег и их роли доступа. Ролей в Google Таблицах три:

• Читатель — может только просматривать файл.
• Комментатор — может оставлять комментарии, но не может вносить изменения.
• Редактор — может вносить изменения в файл.

Когда владелец документа открывает сотрудникам доступ, они получают уведомления на почту. К уведомлениям можно добавить сопроводительные сообщения. Если пользователя отметят в документе через символ @, он также получит уведомление.

Шаг 8. Защитить файл от изменений

Для этого нужно зайти на вкладку «Данные», выбрать «Защитить листы и диапазоны» и указать, что именно нужно защитить. Например, чтобы защитить сам канбан, мы выбираем вариант «Лист» → «Доска» → «Задать разрешение».

Появится окно. В нем нужно указать пользователей, которые смогут вносить изменения. Для этого выберите вариант «Выбрать, кто может редактировать этот диапазон» → «Настроить».

Только указанные редакторы смогут изменять защищенные листы, ячейки или диапазоны. Остальная команда не сможет случайно внести изменения в эту часть документа, даже если у пользователей есть редакторский доступ.

Таким образом нужно защитить:

• лист «Доска»;
• диапазон «'Доска'!A1»;
• лист «Списки».

Историю изменений файла можно посмотреть через «Файл» → «История версий».

Какие метрики можно считать в Excel и Google Таблицах

И в Excel, и в Google Таблицах можно быстро смотреть, сколько задач находится на каждом этапе и на канбане в целом. Чтобы получить больше метрик, нужно добавлять новые колонки и правила.

Сколько времени уходит на каждую задачу

Например, можно отследить, насколько быстро команда закрывает задачи. Для этого нужно внести на лист с задачами колонки с двумя датами — когда задачу поставили и когда завершили. Затем вычесть одну дату из другой с помощью формулы F2-E2, в которой F2 — ячейка с датой постановки задачи, а F2 — с датой завершения.

В Google Таблицах это выглядит так:

Нагрузка сотрудников

Кроме этого, можно рассчитать, сколько задач находится в работе у каждого сотрудника. Совсем автоматизировать расчет не удастся, но можно быстро прикинуть с помощью формулы.

Для Google Таблиц нужно вставить в любую свободную ячейку формулу:

=COUNTIF(Задачи!C:C;Списки!B2)

В этой формуле С — это столбец с исполнителями, которым назначены задачи, а B2 — ячейка с именем сотрудника на листе со списками. Формула считает, сколько раз указанное имя повторяется в столбце с исполнителями. Google Таблицы не распознают имя из выпадающего списка, поэтому исполнителя нужно выбирать на листе со списками.

Excel же узнает имя в выпадающем списке, но не принимает вводные на английском, поэтому формула будет другая:

=СЧЁТЕСЛИ(Задачи!C:C;Списки!C2)

Вставьте ее в любую свободную ячейку, и она покажет, сколько задач поставлено конкретному человеку.

Какие ограничения у канбан-доски в таблице

Канбан-доска в Excel или Google Таблицах уступает специальным сервисам по многим параметрам.

• Статус карточки нужно менять из списка, задачу нельзя перетащить мышкой между колонками.
• К задаче невозможно прикрепить файл, чек-лист или другую задачу.
• Таблица не напоминает о просроченных делах, только подсвечивает ячейку.
• Исполнителя нельзя посмотреть или отфильтровать на самой доске, для этого нужно заходить на отдельный лист.
• Невозможно разграничить права доступа. Сотрудники видят задачи друг друга, из-за этого может возникать путаница или конфликты в коллективе.
• У задачи нет истории: кто и когда менял статус, видно только в истории версий всего файла.
• Канбан-доску неудобно просматривать с мобильного телефона.
• Таблица строится из множества формул, из-за этого она становится хрупкой. Если сотрудник попытается добавить больше возможностей или неаккуратно внесет изменения, он может поломать настройки.

Ключевая проблема канбан-доски в Excel или Google Таблицах в том, что она не до конца автоматизирует работу. Специальные сервисы умеют автоматически перемещать карточки между этапами, хранить в задаче всю историю взаимодействия, менять сроки, колонки и исполнителей, отправлять уведомления и запускать другие процессы, когда сотрудники взаимодействуют с канбаном.

Как перенести доску из таблицы в сервис

Если команда решит перейти на специальный сервис для канбана, она может перенести часть информации из таблиц в новый инструмент. Для этого можно:

• Воспользоваться шаблоном импорта, который предлагает сервис, и скопировать задачи туда. Дальше система сама трансформирует их в карточки.
• Выгрузить Google-таблицу в формате CSV UTF-8 или Excel-таблицу в формате CSV и импортировать ее в сервис.

Затем нужно убедиться, что система все скопировала верно, и первое время сверяться с оригинальной таблицей.

Как устроена канбан-доска в Битрикс24

Канбан-доска в Битрикс24 заточена под командную работу. Система отправляет уведомления, следит за сроками, сохраняет историю изменений и позволяет максимально автоматизировать работу. Карточки с задачами можно просто переносить мышью в соседние колонки. Дальше система действует в зависимости от настроек — разберем, как чаще всего выглядит работа с канбан-доской в Битрикс24.

Руководитель ставит задачу

Он описывает, что нужно сделать, прикрепляет файлы и ссылки — например, чек-лист или вложенную задачу, назначает исполнителя и срок. Также руководитель может добавить условие, при котором задача считается завершенной. Например, сотрудник должен прикрепить файл с макетом сайта, чтобы перенести задачу на следующий этап.

Система сразу создает чат задачи, который хранит историю взаимодействия. Так выглядит готовая карточка:

Исполнитель получает задачу

Как только руководитель указал сотрудника исполнителем, тому приходит уведомление. Он видит информацию в карточке задачи и ориентируется на срок. Специалист может просматривать свои задачи на канбан-доске отдела или на личной доске, для которой он сам может настроить колонки.

Система автоматизирует работу

С задачей могут быть связаны несколько сотрудников. В таком случае каждый из них видит, как идет процесс. Когда один специалист заканчивает свою часть работы, он переводит задачу на следующую стадию. Система автоматически передает ее следующему ответственному и меняет срок.

Доску можно настроить для работы HR-отдела, службы поддержки, маркетинга или отдела продаж. Для рекрутинга и продаж канбан работает как воронка. Столбцы отвечают за этапы найма или продажи, а карточки содержат информацию о кандидате или клиенте.

Битрикс24 предлагает готовые шаблоны досок и настроек. Пользоваться канбаном можно на компьютере, в браузере или в мобильном приложении.

Частые вопросы