Индивидуальные предприниматели могут вести бумажный документооборот: распечатывать договоры, ездить к клиентам за подписями, отправлять бумаги почтой. Это отнимает силы и время, которые нужны, чтобы развивать бизнес.
Электронный документооборот решает эту проблему: позволяет создавать и подписывать документы,а также обмениваться ими за несколько минут. Разбираемся, как подключить ЭДО для ИП и работать с цифровыми бумагами.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот — система, которая позволяет работать с документами в цифровом виде. С помощью ЭДО предприниматели могут создавать и подписывать цифровые бумаги, обмениваться ими с контрагентами и сотрудниками, передавать отчетность в госорганы.
Цифровые заявления, приказы, счета-фактуры, договоры в ЭДО имеют ту же юридическую силу, что и их бумажные версии. Чтобы работать с электронными бумагами, нужны три элемента:
- Специальный сервис ЭДО, в котором можно работать с документами: создавать, подписывать, отправлять и получать. Например, КЭДО Битрикс24.
- Электронная цифровая подпись (ЭП), чтобы заверять цифровые бумаги на компьютере.
- Оператор ЭДО — специальный сервис, аккредитованный ФНС РФ. Он хранит историю изменений каждого цифрового документа.
Электронный документооборот для ИП решает главные проблемы традиционного документооборота. Система сохраняет время и финансы, а еще снижает риск, что потеряются важные бумаги. Она помогает:
Экономить деньги. Не нужно печатать договоры, носить их на подпись и отправлять почтой. Документ можно подготовить и подписать с рабочего компьютера. ЭДО снижает затраты на бумагу, принтер, картриджи, канцелярию и чернила.
Ускорять бизнес-процессы. Чтобы подготовить, проверить и отправить бумажный документ, нужно много времени. С файлами в цифровом варианте работать быстрее. А чем скорее партнеры, сотрудники или клиенты принимают бумаги, тем быстрее вы можете запускать проекты и принимать оплату.
Снижать риски. Бумажные документы легко испортить или потерять в офисе. В электронном виде договоры и приказы проще хранить и находить, когда нужно.
Кто должен работать по ЭДО
Закон не требует от всех индивидуальных предпринимателей вести электронный документооборот. Например, если компания работает только с физлицами, достаточно подключить кассу и выдавать чеки.
Но есть ряд случаев, в которых ИП должны перейти на электронный документооборот. К ним относятся ситуации, когда бизнес:
Сотрудничает с маркетплейсами. Большинство популярных площадок, например Ozon, Wildberries, «Яндекс Маркет», принимают документы только в электронном виде.
Производит и продает товары с маркировкой. Лекарства, обувь, одежду и некоторые другие товары нужно отмечать в системе «Честный ЗНАК» Государственная система, которая отслеживает путь товара от производителя до покупателя. Подтверждает, что товар не подделка . С 2022 года все операции с маркированными товарами — приемка, отгрузка, возврат — оформляют только через ЭДО.
Продает продукцию животного происхождения. Если ИП торгует мясом, рыбой, молочными продуктами, нужно оформлять ветеринарные документы в системе «Меркурий» Государственный сервис, который учитывает продукцию животного происхождения . Сделать это можно только в электронном виде.
Участвует в госзакупках. ИП должен подписывать и передавать все документы в цифровом виде с электронной подписью.
Даже если ваш бизнес не попадает в эти категории, ЭДО может пригодиться. Чем больше заказов и клиентов, тем сложнее вести бумажный документооборот. Система поможет организовать и упростить процессы.
Чтобы работать было еще проще, попробуйте Битрикс24. Это платформа с таск-трекером, мессенджером, CRM, AI-ботом и другими инструментами. Одна площадка вместо десятков сервисов.
Как ИП подключить ЭДО
Вы можете самостоятельно подключить ЭДО, чтобы упростить работу с документами. Подготовили пошаговую инструкцию, как это сделать.
Шаг №1. Получите электронную подпись. Есть три типа ЭП:
- Простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждает, что документ получил и подписал конкретный человек. Она нужна, чтобы заверять внутренние инструкции, служебные записки или распоряжения.
- Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) — подтверждает, что документ подписал конкретный человек и что текст не редактировали после того, как заверили. Подходит, чтобы работать с актами приемки или договорами с контрагентами. Но НЭП не принимают в государственных ведомствах.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — подтверждает, что документ заверила конкретная личность и что бумагу не редактировали после того, как подписали. КЭП создают с помощью аккредитованных Минцифры РФ программ: у нее самая высокая степень защиты. Такую подпись принимают госорганы.
Обычно в ЭДО используют КЭП. Чтобы получить защищенную подпись, нужно обратиться в сертифицированный центр. Перечень таких организаций есть на портале Минцифры.
Шаг №2. Выберите оператора ЭДО. Оператор ЭДО — это сервис, через который происходит обмен электронными документами. Полный список операторов ищите на сайте ФНС. Когда будете выбирать организацию, обратите внимание:
- Можно ли связать ЭДО с вашими цифровыми сервисами, например CRM.
- Сколько стоит подключение и есть ли специальные тарифы для ИП.
- Отвечает ли система требованиям ФНС. Решение должно поддерживать работу с XML — это документы в формате текста, который понимают и люди, и компьютеры.
Шаг №3. Заключите договор с оператором ЭДО. После этого вы получите доступ к системе и личному кабинету, где можно отправлять и получать документы. Для регистрации могут запросить ИНН и данные индивидуального предпринимателя.
Шаг №4. Подключите КЭП к сервису ЭДО. Сначала нужно установить и настроить сертификат КЭП на вашем компьютере. Затем потребуется войти в личный кабинет ЭДО и привязать сертификат КЭП к вашей учетной записи.
Частые вопросы
Да, с одной частью документов вы можете работать в электронном виде, а с другой — традиционным способом, в бумажном формате. Обычно этот этап проходят, когда переводят процессы на ЭДО.
Многие предприниматели поступают так: сначала переводят в ЭДО простые документы: акты, счета, договоры с постоянными клиентами. А сложную отчетность или документы для госорганов оставляют в бумажном виде, пока осваивают систему.
Изучите свой документооборот. Посчитайте, сколько бумаг отправляете в месяц, какие типы договоров используете чаще всего, сколько времени тратите на печать, подписи и доставку.
Составьте план внедрения. Определите, какие документы переведете в ЭДО в первую очередь — обычно это акты выполненных работ, счета и простые договоры. Выберите 3-5 постоянных клиентов, которых знаете и с кем работаете давно, — предложите им попробовать электронный формат.
Подберите техническое решение. Изучите операторов ЭДО: сравните тарифы, посмотрите, какие форматы документов поддерживает система, есть ли интеграция с вашими рабочими программами. Если сомневаетесь, начните с бесплатного пробного периода.
Подготовьте контрагентов и партнеров. Расскажите, как будет работать новая система, проведите мини-обучение. Заранее предупредите клиентов о своих планах.
Что в итоге
- ЭДО — это система, которая позволяет создавать, подписывать, отправлять и получать документы в цифровом виде. Индивидуальные предприниматели могут подключить электронный документооборот.
- Бизнес должен работать по ЭДО, если сотрудничает с маркетплейсами, продает маркированные товары или продукцию животного происхождения, а также участвует в госзакупках.
- Чтобы работать через ЭДО, нужно получить квалифицированную электронную подпись. Выбрать оператора, зарегистрироваться в системе и подключить подпись к учетной записи.