Работу компании можно представить в виде алгоритма. Команда выполняет цепочки действий, чтобы достигать целей. Например, чтобы получить прибыль, сначала закупает материалы, потом производит товар, затем его продает. Доходит до конца и начинает сначала. Такие сценарии называют бизнес-процессами.
Чтобы компания получала высокие результаты, нужно правильно настроить бизнес-процессы. Для этого важно понимать, по каким алгоритмам действует команда. Разобраться в них проще, когда перед глазами есть схемы: кто, когда и в каком порядке решает задачи.
Изобразить бизнес-процессы помогает специальный инструмент — нотация BPMN. Разбираемся, что это такое, зачем она нужна предпринимателям и как ей пользоваться.
Что такое нотация BPMN
Нотация BPMN (Business Process Model and Notation) — это набор правил и символов, который нужен, чтобы строить модели бизнес-процессов.
Описывать, как работает компания, можно по-разному. Например, можно составлять текстовые инструкции для каждого бизнес-процесса. Это будут документы на несколько страниц: читать, изучать и обновлять их будет сложно. Проще работать со схемами и диаграммами. Чтобы их составлять, используют нотации — специальные графические языки, которые вместо букв предлагают символы, геометрические фигуры и блоки.
Есть несколько видов нотаций — каждая решает свои задачи. Например, IDEF0 показывает, какие факторы влияют на процесс, а EPC описывает, какие события запускают работу. С помощью BPMN можно изобразить, кто что делает, в каком порядке и при каких условиях.
Нотацию BPMN разработали в 2004 году. В 2010 году язык дополнили — появилась BPMN 2.0. Сейчас вторую версию используют компании по всему миру.
Зачем нужна нотация BPMN. Обычно язык используют в бизнес-аналитике. BPMN-диаграмма описывает всю цепочку рабочих задач на одной схеме: так можно сразу увидеть, на каких этапах возникают проблемы и как ускорить процесс.
Пример. Руководитель IT-команды Михаил хочет узнать, можно ли выпускать обновления сайта быстрее. Чтобы разобраться, он рисует BPMN-схему процесса.
Оказывается, что готовый релиз проходит через четыре согласования. Сначала его проверяет старший разработчик, потом руководитель команды, затем архитектор, и только после этого — тестировщик. Каждый этап длится несколько дней.
Тогда Михаил объединяет первые три проверки в одну встречу. Теперь старший разработчик, руководитель команды и архитектор встречаются и обсуждают код. После этого релиз сразу уходит тестировщику. Команда выпускает обновления в два раза быстрее.При этом BPMN 2.0 — это международный язык, который понимают во всем мире. Схемы можно передавать коллегам из других стран, если нужно объяснить, как работают процессы в компании.
Пример. Логистическая компания «Доставка» открывает филиал в Германии. В нем нужно настроить процессы по тем же принципам, что действуют в России.
Операционный директор Елена отправляет немецким коллегам BPMN-диаграммы. Местная команда сразу понимает, как принимать заказы, планировать маршруты и работать с клиентами. Филиал открывается за месяц вместо обычных трех.Качественная работа с клиентами — еще один международный стандарт. Все покупатели хотят, чтобы компании учитывали их интересы и помнили о договоренностях. Хранить контакты и историю обращений поможет CRM Битрикс24. Система упорядочит клиентскую базу и подскажет менеджерам, что можно предложить каждому заказчику.
Какие элементы есть в нотации BPMN 2.0
В нотации BPMN 2.0 много разных элементов. Мы расскажем про пять основных групп — их достаточно, чтобы изобразить бизнес-процесс.
Группа №1. События
Показывают, что происходит в процессе — когда он начинается, заканчивается или меняется. Все события рисуют в виде кругов с разными символами внутри.
Стартовое событие запускает процесс. Это может быть сообщение от клиента или даже начало рабочего дня. Первое событие рисуют тонким кругом.
Промежуточное событие происходит внутри процесса. Например, согласование от руководителя или ответ покупателя. Его изображают двойным кругом.
Конечное событие завершает процесс. Это любое последнее действие — например, отказ от покупки или, наоборот, успешная сделка. Его рисуют кругом с широкой окантовкой.
Группа №2. Действия
Действия показывают, что делают сотрудники в процессе. Эти элементы рисуют в виде прямоугольников с закругленными углами. Иногда к ним добавляют маркеры или символы типовых задач.
Разберем некоторые из маркеров и задач. Бывает, в схемах используют знаки:
Подпроцесс. Маркет показывает, что внутри действия есть набор задач. Например, в «Обработать заявку» может быть «Проверить данные», «Рассчитать стоимость», «Подготовить предложения».
Цикл. Указывает, что действие нужно повторить несколько раз. Например, «Проверить качество товара» для каждой единицы в партии.
Также часто в действиях прописывают типовые задачи. Чтобы не прописывать их отдельно словами, используют шаблонные символы:
«Закрашенный конверт». Отправить сообщение.
«Таблица». Эта задача называется «бизнес-правило». Она предлагает специалисту определить, отвечает ли клиент, продукт или ситуация условиям, которые действуют в компании. Например, сначала проверить, подходит ли клиент под правила кредитования, и только потом выдать заем.
Группа №3. Шлюзы
Шлюзы показывают, как меняется порядок задач в зависимости от условий. Их рисуют в виде ромбов с символами внутри.
Эксклюзивный шлюз предлагает выбрать один путь из нескольких. Читается как «ИЛИ». Например, заявка может быть или одобрена, или отклонена.
Неэксклюзивный шлюз проверяет условие и направляет процесс по разным путям. Читается как «И/ИЛИ». Например, если сумма заказа больше 10 000 рублей, нужно дополнительно его согласовать.
Параллельный шлюз показывает, что несколько действий могут происходить одновременно. Читается как «И». Например, пока один сотрудник готовит документы, другой заказывает материалы.
Группа №4. Потоки
Потоки соединяют элементы диаграммы и показывают последовательность действий. Их рисуют в виде стрелок разных типов.
Поток управления показывает, в каком порядке выполняют действия. Например, сначала проверяют заявку от клиента, потом готовят предложение для заказчика. Рисуют сплошной стрелкой.
Поток сообщений описывает, как участники процесса обмениваются информацией. Например, клиент отправляет заявку, а менеджер — ответ. Рисуют пунктирной стрелкой.
Ассоциация связывает элементы диаграммы с дополнительной информацией. Например, связывает задачу с комментарием или документом. Рисуют точечной линией.
Группа №5. Артефакты
Артефакты дополняют диаграмму объяснениями и комментариями.
Все эти элементы размещают в пуле на дорожках. Пул — вся рабочая область, где расписывают процесс.
Дорожки — это области для исполнителей действий. Ими могут быть подразделения, команды или отдельные сотрудники.
Как смоделировать бизнес-процесс в нотации BPMN 2.0
Показываем на примере процесса «Собрать заказ для покупателя» в магазине электроники «Гаджет». В компании работают менеджеры по продажам и специалисты по закупкам. Всю информацию по запросам покупателей и заказам поставщиков они складывают в одну программу. Рассказываем, как нарисовать BPMN-диаграмму этого процесса пошагово.
Шаг №1. Определить участников процесса
Сначала нужно выяснить, кто участвует в процессе и за что отвечает. Участников нужно расположить на «дорожках».
В сборке заказа в магазине «Гаджет» участвуют:
- Менеджер по продажам — создает заказ и работает с покупателями.
- Менеджер по закупкам — заказывает товар у поставщиков.
Шаг №2. Описать порядок действий
Выпишите все задачи в том порядке, в котором они происходят. Не думайте пока о символах — просто составьте список. Последовательность для сборки заказа в «Гаджете»:
- Менеджер получает заказ от покупателя.
- Менеджер создает заказ в CRM.
- Менеджер проверяет, есть ли товар на складе.
- Если товар есть — менеджер резервирует его.
- Если товара нет — менеджер создает запрос в отдел закупок.
Шаг №3. Найти точки принятия решений
Определите места, где процесс может пойти по разным путям. Эти точки станут шлюзами на диаграмме. Точка решений в сборке заказа в «Гаджете» — проверка: есть товар на складе или нет.
Шаг №4. Добавить события запуска и завершения
Решите, что запускает процесс и когда он заканчивается. Это будут стартовое и конечное событие. В нашем примере это:
- Стартовое событие: «Получили заказ».
- Конечное событие: «Зарезервировали товар» или «Заказали товар у поставщика».
Шаг №5. Нарисовать BPMN-модель
Дальше нужно объединить все элементы в одну схему. Для процесса в магазине «Гаджет» она будет выглядеть так:
Дорожка менеджера по закупкам продолжается в другом пуле. Процесс закупки можно продолжить в той же схеме, но удобнее, когда у каждого процесса есть своя диаграмма.
Шаг №6. Проверить диаграмму с командой
Покажите готовую BPMN-схему всем участникам процесса. Возможно, у них возникнут вопросы и дополнения. Если что-то будет непонятно или неточно — упростите или добавьте недостающие элементы.
Улучшайте бизнес-процессы вместе с командой: придумывайте, как упростить работу, успевать больше и уставать меньше. В этом поможет наш чек-лист по продуктивности. Забирайте в Telegram-канале и подписывайтесь — там много полезного.
Частые вопросы
Модели можно рисовать от руки на бумаге или белой доске. Главное — использовать элементы из нотации. Также подойдут любые компьютерные редакторы: Figma, PowerPoint или Битрикс24 Доски.
Совет: выбирайте цифровой инструмент, где уже есть готовые геометрические фигуры и стрелки. Так будет проще создавать схему — рисовать элементы с нуля не придется.
Да, BPMN подходит, чтобы изображать процессы в любых компаниях. Начинайте с простых схем: обработки заказов, найма персонала, работы с поставщиками. На старте используйте только базовые элементы нотации, не усложняйте. Когда вы и команда привыкнете к схемам, можно детализировать процессы.
Главное преимущество для малого бизнеса — BPMN помогает масштабироваться. Предпринимателю не нужно держать все бизнес-процессы в голове, он может нарисовать схемы на бумаге или в цифровом редакторе и взглянуть на модели со стороны. Так легче улучшать работу и находить «узкие места».
Что в итоге
- BPMN — что это? Нотация BPMN — набор элементов, с помощью которых можно описать бизнес-процесс. Модели показывают, в каком порядке специалисты, команды или отделы решают задачи компании.
- Модели помогают предпринимателям находить проблемы в работе или рассказывать коллегам о процессах в компании.
- Основные элементы BPMN — события, действия, шлюзы, потоки и артефакты. В каждом наборе свои геометрические фигуры и символы с четким значением.
- Чтобы смоделировать бизнес-процесс, определите его участников, опишите их действия, найдите точки решений. Нарисуйте схему и согласуйте ее с командой.