Компании-импортеры принимают заказы на продукцию зарубежных производителей, затем покупают и доставляют товары клиентам из России. Для этого находят поставщиков, договариваются о цене, организуют логистику.
В процессах участвуют специалисты из разных отделов, которые общаются с клиентами и делятся информацией друг с другом, управляют проектами и решают спорные ситуации. Чтобы команды работали эффективно, нужно связать и автоматизировать процессы продаж, закупок, логистики и сопровождения покупателей.
С этим запросом к студии автоматизации «Виноград» обратилась крупная компания, которая импортирует оборудование из Китая. В этой статье — о том, как мы наладили связи между отделами, организовали работу с клиентской базой и подключили искусственный интеллект.
С какими задачами пришел импортер
В студию автоматизации «Виноград» обратилась компания, которая импортирует оборудование из Китая. Ее клиенты — российские организации, которые заказывают IT-оборудование.
Часто бренд привозит для заказчиков десятки товарных единиц: процессоров, оперативной памяти, жестких дисков, блоков питания. Каждая деталь может отдельно закупаться у разных поставщиков. Иногда импортер договаривается с производителями о покупке готовых и индивидуальных конфигураций железа.
Чтобы выполнить один заказ, в работу включаются сразу три отдела:
- Команда продаж. Обрабатывает запрос, выявляет потребности, уточняет детали заказа, формирует конфигурацию. Собирает данные от отдела закупок и составляет коммерческое предложение, выставляет счет, заключает договор и в целом ведет переговоры с клиентом. Поддерживает связь с покупателями, информирует о статусе заказа и отвечает на вопросы.
- Специалисты по закупкам. Размещают заказы поставщикам в Китае, договариваются с исполнителями, сопровождают процесс отгрузки от производителей.
- Логистический отдел. Организует доставку из Китая в Россию и передачу заказа клиентам. Ищет перевозчиков, оценивает логистические маршруты и согласует решения по транспортировке с заказчиками.
Раньше вся работа шла в таблицах. На каждый заказ составлялся свой документ с расчетами и кучей вкладок. Коммуникацию команды вели в мессенджерах, по почте и по телефону.
Главная проблема была в том, что информацию по заказам приходилось собирать вручную. Было сложно отследить, на каком этапе находится каждый заказ и когда один отдел передает работу другому. Все контролировалось вручную, и из-за этого трудно было держать под контролем все заказы одновременно.
Компания-импортер решила исправить ситуацию: внедрить автоматизацию процессов в логистике и связать процессы сразу в трех командах с помощью Битрикс24.
целых отделов. Просто, быстро, без программирования.
Как автоматизировали процессы
Специалисты студии автоматизации «Виноград» перенесли рабочие процессы команд в Битрикс24. У отделов появились свои пространства, которые синхронизируются между собой. Например, теперь, когда менеджер по продажам закрывает сделку, информация о заказе автоматически передается в отделы закупок и логистики. Специалистам не нужно переспрашивать детали или искать данные в чатах — все статусы уже есть в системе.
При этом у каждой команды появились свои сценарии автоматизации управления логистикой. Ниже — о том, что мы сделали для специалистов.
Отдел продаж
Организовали работу с клиентской базой. Импортеру важно эффективно обрабатывать заявки от новых покупателей и поддерживать отношения с постоянными клиентами. Теперь в этом помогает CRM. У команды появилась воронка продаж. В ней фиксируют все обращения, сохраняют лиды и ведут сделки.
Чтобы менеджеры не теряли связь с покупателями, Битрикс24 отслеживает даты контактов с каждым клиентом. Если с потенциальным заказчиком не общались больше установленного срока — например, месяца — CRM автоматически ставит задачу связаться с клиентом.
Кроме того, система сегментирует аудиторию по частоте и количеству продаж. Битрикс24 оценивает периодичность запросов и заказов. В зависимости от этого напоминает о клиентах, которые давно не покупали, и предлагает создать сделку для проработки потенциального заказчика.
Также система показывает аналитику по клиентам, которые много раз делали запросы, но ничего не покупали. Битрикс24 не предлагает отказываться от этих заказчиков, но обращает на них внимание.
Автоматизировали подготовку коммерческих предложений. Раньше это была одна из самых трудозатратных задач для менеджеров. Сотрудникам нужно было получить и синхронизировать информацию от разных отделов:
- От продаж — что нужно закупить.
- От закупок — сколько стоит, когда закупят и откуда отгрузят.
- От логистики — сколько будет стоить доставка и когда привезут заказ.
Считать коммерческое предложение можно только после того, как все отделы соберут и предоставят данные от нужных подрядчиков.
Мы решили сделать коммуникацию эффективнее. Теперь Битрикс24 вмешивается в процесс, если он отклоняется от нормы. Например, когда поставщик задерживает ответ, система уведомляет об этом закупщика и менеджера по продажам.
Кроме того, мы автоматизировали расчет КП. Для этого учли три фактора:
- Курс валют. Закупка может идти в юанях и долларах, а продажа — в рублях. В предложении важно это учитывать.
- Стоимость логистики. Доставка зависит от веса, габаритов, способа перевозки и таможенных пошлин.
- Финансовые показатели. Для каждого предложения рассчитывается валовая прибыль, маржинальность и учитываются кредитные средства, если компания использует заемные деньги для закупки.
Теперь Битрикс24 автоматически готовит предложения для клиентов. Менеджеры по продажам по-прежнему указывают, что необходимо заказать: какие товары, номенклатуры и конфигурации. Дальше отдел закупок сообщает цены и валюту, а система считает все остальное. Отдел логистики указывает стоимость доставки, и команда получает финальные цены для КП. Оформлять предложение вручную больше не нужно.
Автоматизировали процесс сопровождения заказов. Команда продаж уведомляет клиентов о статусах заказов и отвечает на вопросы. Специалистам важно, чтобы они могли быстро получить информацию и сообщить ее заказчикам. Раньше сотрудники вручную узнавали данные в чатах — на это требовалось много времени.
Мы перевели процессы всех отделов в Битрикс24, поэтому теперь все нужные данные находятся в одном месте. Менеджеры могут в любой момент зайти в пространства других команд и посмотреть информацию по каждому заказу.
Кроме того, когда статус меняется в пространствах закупщиков или логистов, отдел продаж получает уведомления. Не нужно спрашивать коллег или искать данные в чатах — все обновления приходят автоматически.
Отдел закупок
Внедрили контроль сроков в закупках. Отдел продаж заключает сделку и передает заказ закупщикам. Они размещают заявки на оборудование у поставщиков и ведут процесс.
Теперь Битрикс24 помогает специалистам контролировать задачи. Система следит за датами и автоматически напоминает сотрудникам о важных этапах: нужно связаться с поставщиками, запросить и получить инвойсы, провести оплаты, проверить готовность товара.
Отдел логистики
Настроили пространство для команды. У логистов появилась своя воронка с разными этапами: от отправки из Китая и прохождения таможни до доставки на склад и передачи клиенту. На одном из этапов специалисты вместе с отделом закупки предоставляют информацию о стоимости доставки.
Специалисты перемещают по этим шагам карточки заказов. В них фиксируют всю информацию.
Упростили расчет доставки. Чтобы выбрать лучший способ доставки груза, специалистам нужно понимать габариты и вес каждой позиции. Раньше логистам приходилось вручную искать характеристики деталей, изучать сайты производителей, переводить информацию с китайского.
Команда вместе со специалистами заказчика внедрила автоматизацию бизнес-процессов в логистике с помощью искусственного интеллекта. Для этого использовали платформу Make и языковую модель от OpenAI. Через REST API данные из Битрикс24 передаются в нейросеть, которая рассчитывает габариты и возвращает ответы обратно в систему.
- Когда менеджер по продажам запускает смарт-процесс «Расчет КП», он указывает, какие детали заказал покупатель. Битрикс24 сохраняет эту информацию.
- Если сделка оказывается успешной, заказ попадает в нейросеть. Искусственный интеллект узнает названия товаров и автоматически рассчитывает их вес и габариты.
- Данные возвращаются в Битрикс24. Система передает информацию специалистам по логистике. Весь процесс занимает две — три минуты.
Теперь сотрудникам не нужно тратить время на рутину. Они получают готовые данные и сразу могут оформлять доставку.
Какой результат получил бизнес
У компании-импортера появился один Битрикс24 для всего бизнеса. Теперь информация собирается в одном пространстве.
Система дает аналитику по процессам и результатам. Компания понимает, сколько запросов получает, сколько предложений выставляет и подтверждает, какое количество договоров заключает за период. Появилась возможность считать финансовые показатели не только в разрезе поступлений денежных средств на расчетный счет, но и по отдельным проектам.
Теперь компания быстрее обрабатывает запросы клиентов и эффективнее передает информацию между отделами. Все процессы стали прозрачными: каждый сотрудник видит, на каком этапе находится работа, и может быстро решать возникающие вопросы.
Все это приводит к улучшению качества обслуживания клиентов. В результате бизнес не теряет заказчиков.
Частые вопросы
Да, можно автоматизировать отдельные участки работы. Но если процессы связаны между собой, лучше настраивать их вместе. Например, логистика зависит от закупок: пока специалисты не нашли поставщика, договариваться с перевозчиком рано.
Когда все процессы автоматизированы и связаны, информация передается между отделами автоматически. Сотрудникам не нужно переспрашивать коллег или искать данные в чатах. Это экономит время и снижает количество ошибок.
Скорость зависит от сложности процессов и готовности компании. Если у компании есть регламенты и понятные этапы работы, внедрить программу можно быстро. В нашем кейсе процессы были стандартизированы, их не пришлось придумывать с нуля. В таблицах уже прописали все хитрые формулы расчета стоимости товара, и было понятно, как переносить их в Битрикс24. А вот процесс ведения заказа от продаж до сопровождения пришлось адаптировать под Битрикс24.
Базовую автоматизацию можно запустить за несколько недель: настроить воронки, связать отделы, перенести расчеты из таблиц. Сложные доработки — например, интеграция с нейросетью — требуют дополнительного времени.
Что в итоге
- Компания из России импортирует оборудование из Китая. Чтобы доставлять заказы, в работу включаются четыре отдела: команды продаж, закупок, логистики и сопровождения клиентов.
- Раньше информация терялась в разных таблицах и чатах. Искать данные приходилось вручную — на это требовалось много времени.
- Студия автоматизации «Виноград» объединила процессы всех четырех команд в одном Битрикс24. Теперь специалисты ведут работу в цифровой системе, не теряют данные и всегда понимают, на каком этапе находится заказ.