Чем больше становится бизнес, тем сложнее его контролировать. Нужно отслеживать объем продаж, оценивать загрузку сотрудников и наблюдать, как меняется прибыль каждого направления компании. Комплексная система аналитики становится необходимостью — без нее руководители принимают решения на основе опыта и догадок, а не точных данных.
С этой потребностью столкнулся Mojem — российский производитель полиграфии, сувенирной продукции и корпоративных товаров с индивидуальным дизайном. Компания развивается с 2011 года и за это время сильно разрослась. Сейчас команда принимает сотни заказов в неделю и работает с десятком видов вещей.
При таких объемах стандартной отчетности стало не хватать. Руководителям подразделений потребовался инструмент, который будет охватывать множество показателей: от объемов продаж и загрузки производства до эффективности работы менеджеров и себестоимости каждого продукта. Mojem обратился за решением к команде «ПУСК».
В этом материале читайте о том, какие отчеты вошли в комплексную систему и как с их помощью Mojem оптимизировал производство и снизил издержки на 24%.
С какой задачей обратился производитель
Клиенты Mojem — другие компании. Бренды заказывают у производителя товары со своими логотипами и дизайнами. Например, делают фирменные футболки для сотрудников или готовят термокружки в подарок партнерам.
Mojem работает с большим количеством разных товаров: от бутылок и зарядных устройств до флагов и зонтов. Для этого компания развивает более десяти отдельных производств. Например, где-то занимаются печатью по пластику, а где-то наносят вышивку на ткань.
Каждое из этих направлений нужно контролировать. Раньше следить за показателями производств было сложно. Компания использовала для этого стандартный отчет в Битрикс24. Он показывал: объемы производства по разным типам печати, уровень трудозатрат на каждый вид производства, себестоимость продукции и прибыльность типов печати.
С ростом бизнеса этих данных стало не хватать. Кроме того, были и проблемы в подготовке отчетности. Сотрудники собирали информацию вручную — часто забывали внести цифры или ошибались в них. А работники производств и вовсе отчитывались только устно.
В результате бизнес сталкивался с большим количеством «слепых пятен» в процессах. Руководителям приходилось ждать отчеты или собирать факты самостоятельно по кусочкам. Чтобы изменить эту ситуацию, Mojem обратился к команде «ПУСК».
Какую систему аналитики получил производитель
Мы разделили работу компании на три части: производство, продажи и менеджмент. Для каждого направления настроили автоматический сбор данных и подготовку отчетности. У нас получилось 21 поле.
Мы продумали всю систему на базе штатного конструктора отчетов Битрикс24. Аналитику по всем направлениям собрали в одном окне. Рассмотрим подробнее, что вошло в список отчетов.
Отчеты отдела производства. Бизнес получил доступ к аналитике по всем ключевым процессам работы над заказами. Например, появилась возможность следить за востребованностью разных типов печати, выгружать статистику ошибок в задачах каждого исполнителя, следить за нагрузкой сотрудников.
Цифры в отчетах подсказывают, как оптимизировать загрузку оборудования и контролировать себестоимость продукции, указывают на узкие места в производстве и рабочем процессе.
Отчеты отдела продаж. Команда получила инструмент, чтобы глубже анализировать результаты работы. Например, видеть, какое количество качественных лидов пришло за период, как отличается загрузка и эффективность разных менеджеров.
Отчеты для руководителей. Менеджмент получил доступ к комплексным отчетам, которые позволяют контролировать ключевые показатели, анализировать мотивацию персонала, сегментировать клиентов и отслеживать проблемные сделки.
Теперь руководители могут следить за ситуацией в компании в режиме реального времени. В любой момент можно перейти в отчет и получить ответы, например, о том, как идут дела в продажах и справляется ли производство с количеством заказов.
Какие кастомизации отчетов в Битрикс24 помогли Mojem сократить издержки на 24%
Мы помогли производителю увидеть полную картину о состоянии бизнеса. Теперь руководители понимают, сколько ресурсов организация задействует и что может заработать.
- Менеджмент получил доступ к оцифрованной, актуальной и точной информации. Руководители могут в любой момент посмотреть в отчетах, сколько новых заказов пришло в компанию и сколько ресурсов уйдет на каждый из них.
- В аналитике перестали появляться ошибки. Все цифры для отчетности автоматически подтягиваются из Битрикс24. Это значит, что информация попадает в нужный график и не дублируется в нескольких отчетах.
- Сотрудникам больше не надо тратить время на подготовку аналитики. Программа собирает данные автоматически, а значит специалистам не надо отвлекаться от своих задач.
Система отчетности повлияла на результаты производителя. Компания выяснила, какие типы печати приносят больше всего прибыли. Например, оказалось, что шелкография популярнее цифровой печати на ткани в семь раз. Бизнес выделил это направление как приоритетное и стал его продвигать. Кроме того, Mojem выяснил, какие товары приносят убытки — их исключили из ассортимента.
Изменился и подход к управлению персоналом. Сотрудники перестали перерабатывать. У Mojem получилось равномерно распределить нагрузку на персонал, чтобы каждый успевал выполнять задачи в срок.
Также бизнес внедрил систему KPI. Теперь премии рассчитываются на основе реальных данных и результатов, а не субъективных оценок.
Частые вопросы
Выбор зависит от специфики компании, но есть документы, которые нужны почти всем. Например:
- Финансовые отчеты показывают доходы и расходы бизнеса — они помогают понять, зарабатывает организация или теряет деньги.
- Маркетинговая аналитика подсказывает, насколько эффективно работают рекламные кампании: сколько лидов приводят каналы и по какой стоимости.
Также компании используют операционную аналитику. Например, отчеты по складу показывают остатки товаров и помогают вовремя заказать продукцию у поставщиков. HR-аналитика подсказывает, как долго сотрудники остаются в компании и насколько высокая мотивация у специалистов.
Сроки зависят от масштаба бизнеса и сложности задачи. Простую систему с пятью — семью отчетами можно настроить за несколько недель. Комплексная аналитика, как в случае с Mojem, требует больше времени: от одного до трех месяцев.
Кроме того, после запуска может потребоваться время на доработки — когда команда начинает пользоваться отчетами, иногда выясняется, что нужны дополнительные поля или другая группировка данных. Зато после настройки система работает автономно и экономит десятки часов рабочего времени каждый месяц.
Что в итоге
- Mojem — производитель полиграфической и сувенирной продукции. Компания работает на рынке с 2011 года.
- Когда бизнес начал расти, стандартных отчетов стало не хватать. Сотрудники собирали данные вручную и ошибались в цифрах. Руководители не видели полную картину бизнеса.
- Интегратор «ПУСК» автоматизировал подготовку отчетности в Битрикс24. Теперь производитель может принимать решения на основе 21 отчета.
- Автоматизация убрала ошибки и освободила время. Система сама забирает цифры из Битрикс24 и не дублирует информацию. Сотрудники больше не тратят время на подготовку отчетов и понимают, в каком состоянии находится бизнес.