Автоматизированная система работы с оценщиком
Внедрение корпоративного портала 1С Битрикс. Кастомизация. Дизайн. Создание новых сущностей CRM.
Компания, оказывающая услуги по оценке недвижимости выиграла тендер на проведение работ по оценке недвижимости, в результате чего был заключен контракт с Департаментом экономической политики и развития города Москвы. Одним из требований Департамента было наличие автоматизированной системы по работе с оценщиком. Сроки сжатые – 1 календарный месяц.
До внедрения битрикс24 работа осуществлялась вручную, что осложняло контроль и отвлекало много ресурсов. Внедрение системы позволило сократить затраты времени более чем в 4 раза, сократить количество сотрудников, вовлеченных в процессы оценки в 3 раза и обеспечить полный контроль на каждом этапе работы.
Было принято решение – строить автоматизированную систему оценки объектов недвижимости на редакции 1С Битрикс: Корпоративный портал.
Были переработаны логика и структура CRM. Отключены стандартные сущности и введены новые: задание и отчет (отчет не соответствует термину, принятому в Битрикс24, задание лишь частично напоминает Лид). Связи между новыми сущностями созданы путем модификации стандартных связей Битрикс24 между лидом и сделкой.
Значительно переработан дизайн. Созданы новые поля сущностей. Настроены бизнес процессы для CRM. Разработана карта объектов, в которую информация автоматически поступает из CRM, возможны поиск и сортировка объектов на карте по десяткам параметров.
Одним из с требований заказчика, были простота работы в системе и интуитивно-понятный интерфейс. В системе работают специалисты различных профилей и различных структур. Необходимо было разработать интерфейс, которым смогли бы управлять пользователи без специальной подготовки. Дизайн стандартного шаблона Битрикс24 не предусматривал большого количества полей в сущностях. В сущности были добавлены вкладки, чтобы внесение информации было удобным, а таблицы с большим количеством полей выгляди компактно.
Готовый продукт – это система, основанная на цепочке бизнес-процессов. Ролевая модель. Отображение информации для каждой группы пользователей в соответствии с компетенцией. Особая роль для сотрудников проверяющего органа.
Схема работы. Менеджеры загружают в базу информацию об объектах недвижимости с десятками параметров. Корректность информации проверяется системой в автоматическом режиме. Если все заполнено правильно и в полном объеме, объект отображается на карте и автоматически ставятся задачи другим участникам процесса оценки: выезд, осмотр, фотосъемка и т.п. На основании данных, полученных в результате перечисленных действий, ответственные сотрудники вносят информацию в систему. Когда собрана вся информация, формируется отчет об оценке и ряд документов, а также на почту сотрудников контролирующего органа поступают уведомления о готовности отчета по заданию.
Сотрудники контролирующего органа заходят в систему и проверяют соответствие отчета всем необходимым требованиям и меняют статус на «Отчет принят» или «Отправлен на доработку», с комментарием о том, что необходимо доработать.
Система обеспечивает полнофункциональный поиск, сортировку по заданиям, отчетам, действиям сотрудников, контролирует затраченное время на проведение каждой операции, отражает действия в живой ленте, позволяет сотрудникам общаться средствами Битрикс24 во время выполнения задания, формирует пакет документов в форматах: pdf, doc, html, которые могут заверяться электронной подписью. Особый пакет документов для бухгалтера готовится в автоматическом режиме. По нажатию одной кнопки, на основе данных, внесенных в систему, формируются акты, отчеты, счета.
Таким образом, система обеспечивает автоматизацию всех процессов оценки недвижимости.
Это был первый опыт глобального изменения CRM Корпоративного портала. Подходящих инструкций по созданию новых сущностей в CRM найти не удалось. Пришлось искать собственное решение. Как результат: Корпоративный портал показал себя удивительно гибкой и удобной системой, позволившей выполнить все нестандартные требования заказчика.
Заказчик получил желаемый продукт, позволивший автоматизировать и контролировать работу сотрудников, а также предоставлять контролирующим органам сформированный пакет документов в соответствии с требованиями законодательства.
