Киа Моторс РУС

Клиент: «KIA Motors Rus» - официальный импортер автомобилей KIA в России, выполняет дистрибьюторские и маркетинговые функции южнокорейской автомобилестроительной компании на территории Российской Федерации.

На текущий момент компания «ФМФ» оказывает полную техническую поддержку заказчику.

Перед началом работ были поставлены следующие цели:

·         Минимизация «непродуктивных» затрат времени;

·         Оптимизация повседневных операций;

·         Снижение финансовых затрат на расходные материалы.

Которые помогли решить такие задачи, как:

·         Снижение затрат времени на поиск документов;

·         Снижение затрат времени на поиск контактов сотрудников;

·         Создание инструмента для управления мобильной связью;

·         Создание инструмента для резервирования переговорных;

·         Создание инструмента для электронного документооборота;

·         Создание инструмента для регистрации корреспонденции;

·         Создание инструмента для отдела HR по приёму и увольнению сотрудников;

·         Создание инструмента для оповещения сотрудников о новостях и вакансиях компании;

Наша компания предложила следующее решение:

Создание корпоративного web-портала, основными бизнес-процессами которого являются:

«График отсутствия» - сервис, позволяющий пользователям HR контролировать посещаемость сотрудников компании, составлять и выгружать отчеты.

«Управление мобильной связью» - сервис, позволяющей регулировать и отслеживать затраты сотрудников на мобильную связь, автоматически утверждать вычеты из заработной платы за превышение лимита, выгружать отчеты и оповещать сотрудников о превышениях.

«Документы» - сервис, содержащий в себе библиотеку документов компании.

«Отпуска и командировки» - автоматизация процесса организации отпуска и командировок.

Электронное согласование отпусков. В первый рабочий день января каждого года система производит рассылку информационного письмо всем сотрудникам о необходимости планирования отпуска, в течении двух месяцев.

В системе реализованы три очереди согласования:

·         Согласующие плана отпуска;

·         Согласующие планового отпуска;

·         Согласующие внепланового отпуска.

Электронное согласование командировок исключило ошибки в процессе организации командировок, которые приводят к задержке согласования, к потере документов.

Уменьшило трудозатраты сотрудников компании на процесс организации командировок.

Позволило осуществить переход с бумажных носителей на электронные.

«Корреспонденция» - сервис, предназначенный для регистрации входящей и исходящей корреспонденции с возможностью поиска документов:

·         По номеру;

·         По дате;

·         По адресату;

·         По адресанту;

·         По типу корреспонденции.

«HR» - сервис, предназначенный для приема и увольнения сотрудников. В системе хранятся анкеты сотрудников и формы запроса доступов. Для каждого нового сотрудника формируются цели на испытательный срок.

«Журнал посещаемости» - автоматизированный процесс учета рабочего времени, в рамках которого система записывает в «Журнал посещаемости» вход и выход сотрудника из офиса. В системе формируется excel-отчет посещаемости каждого сотрудника. Отчет отправляется сотруднику и его руководителю за каждые неделю, месяц.

Доработка визуальной части Корпоративного портала:

- Обновление шрифта по брендбуку компании;

- Изменение визуальной части портала (по разработанным макетам дизайна);

- Доработка структуры разделов;

- Разработка дополнительных функциональных модулей: «Сказать спасибо!», Новые сотрудники, «Официальная информация».

Результаты:

Исключены финансовые затраты на расходные материалы (бумагу, чернила для принтера);

Исключены «непродуктивные» затраты времени на повседневные операции.

Уменьшен жизненный цикл реализации бизнес-процессов.