Корпоративный портал для АО "ГОЗНАК"

О компании

АО "Гознак" – лидер российского рынка в области производства защищенной продукции. Компания производит защищенную банкнотную бумагу, монеты, паспорта и почтовые марки, а также федеральные специальные, акцизные марки и другую продукцию.

Число сотрудников: до 100

Тип лицензии Битрикс24: Корпоративный портал 100

Работа над проектом. Выполненные задачи

Над проектом работали в несколько этапов.

На первом этапе сделали разворот коробочной версии Битрикс24 и произвели базовые настройки:

• создали структуру компании и добавили пользователей на портал

• произведи настройку CRM - создали сущности Компании и Сделки

по просьбе клиента в карточках сущностей добавили поля специально для дирекции по цифровому развитию. Сделали эти поля недоступными для других пользователей системы.

• настроили воронки CRM

для работы дирекции по цифровому развитию настроили проектную воронку CRM с начальными, промежуточными и финальными стадиями. Начальная стадия – квалификация проекта, промежуточные – Презентация/демонстрация, Выставлено КП или Отложен, финальными же стадиями воронки стали Успешная сделка, Сделка провалена и Анализ причины провала.

• настроили права доступа сотрудников к CRM

В рамках этой задачи мы настроили роли и права доступов для каждой роли. Всего настроили 4 роли: руководитель, администратор, менеджер и гость. Руководителю доступны все действия (чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт и импорт) над всеми настроенными сущностями в CRM. У администратора аналогичные возможности, за исключением экспорта и импорта. Менеджер может читать сущности свои и своего отдела, а вот добавлять и изменять может только свои карточки. Удалять, экспортировать и импортировать менеджер не может. И, наконец, у гостя еще меньше прав – доступ только к чтению сущностей. Любое редактирование, экспорт и импорт гостю запрещены.

Второй этап работ был очень плодотворным. Во время второго этапа мы финализировали настройку карточек CRM – в основном, убрали ненужные статусы для сущностей. 

Далее мы приступили к созданию CRM-формы “Заявка на техническую поддержку/оформление электронной подписи” на сайте. Схема работы была такой: нужные поля выводились в форме, а после заполнения в систему падал лид. Затем Лид конвертировался в Сделку в направлении “Оформление ЭП” и, когда лид доходил до этапа заключения договора, в шаблон договора автоматически подтягивались данные из компании, которые клиент указал при заполнении CRM-формы.

Следующей нашей задачей было создание бизнес-процессов. Кратко о них. 

Первый БП – формирование договора на рутокен. Если заявитель указывает, что не принес с собой рутокен (физический носитель для записывания ЭЦП на него), то менеджер вручную запускает Бизнес-процесс “Оформление ЭЦП”. После запуска Бизнес-процесса, в направлении “Оформление рутокена” создается новая карточка сделки. Второй БП отправляет письма из системы клиентам с номерами обращений. Третий бизнес-процесс настроен для оповещения клиентов о дате встречи. И последний БП отправляет заявителю информацию о движении его заявки.

Также мы проработали шаблоны документов. Первым делом автоматизировали формирование договора – когда в направлении “Оформление “ЭЦП” создается сделка и переходит на этап “Подписание договора”, менеджер заполняет необходимую информацию, та подтягивается в заготовленный шаблон договора и выделяется желтым цветом. Аналогично построено формирование счет-фактуры, акта оказанных услуг, спецификации и документа с данными заявителя.

Не оставили без внимания и новых сотрудников компании. Для них создано три базы знаний на основании схем от заказчика. 

Для упрощения работы менеджеров выполнили доработку на портале – сделали доступным поиск компании по ИНН при создании лида/сделки.

В рамках второго этапа также создали чат-бота для клиентов, настроили синхронизацию сайта и портала Битрикс24, осуществили интеграцию с телефонией, реализовали возможность построения отчетов по заявкам и внедрили отдел продаж в структуру портала. А также сделали визуальные отметки на просроченных карточках.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Самое приятное преимущество от внедрения – это отдел продаж, который активно работает в одном поле с остальной компанией. Ранее отдел работал в отдельном портале и был отрезан от всей компании. Сейчас же они активно участвуют в жизни остальных коллег, что позволяет всем находиться в едином информационном поле.

Также активно используется доработка поиска по сайту. Причина этого проста – раньше  все внутренние регламенты и инструкции писались в Ворде и Экселе, а теперь они сделаны на основе сайтов Битрикс24. Все регламенты оформлены понятно для визуального восприятия. Только вот их количество измеряется даже не десятками. Поэтому мы доработали поиск по сайту – сотрудники оценили сократившиееся время обращения к нужным инструкциям.

Преимущества от внедрения

В первую очередь внедрение корпоративной сети привнесло эмоциональную составляющую –  коллектив стал более сплоченным, ведь работа проходит в едином пространстве. Руководители и коллеги видят чем заняты и живут сотрудники разных отделов.    

В качестве практического преимущества отметим процесс обучения новых сотрудников. Он ускорился, ведь работа с регламентами и инструкциями в одном месте ликвидирует потерю  времени на поиск нужной информации. А еще время создания инструкций также уменьшилось благодаря удобному инструменту сайтов.

С клиентом до сих пор продолжаем сотрудничество и с радостью беремся за интересные задачи!